后勤機關(guān)大院檔案管理規(guī)定

機關(guān)大院檔案管理規(guī)定

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和區(qū)有關(guān)檔案管理的規(guī)定,為了加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè),進一步提高和規(guī)范檔案管理水平,更好地為本局和局屬各單位各項工作服務(wù),結(jié)合本局實際,制訂本管理規(guī)定。

一、管理機構(gòu)

本局各類檔案實行集中統(tǒng)一管理,辦公室負責(zé)檔案室管理,配備兼職檔案管理員一名,負責(zé)檔案室的日常管理和各項具體的檔案業(yè)務(wù)工作。為便于集中統(tǒng)一管理,保證檔案完整安全,各科室設(shè)兼職檔案材料收集員一名,定期收集整理本科室工作中形成的原始檔案、資料,交局辦公室歸檔。

二、檔案人員的職責(zé)任務(wù)

(一)負責(zé)編制本局檔案檢索工具,以及檔案文件資料的收集、分類整理和立卷歸檔工作,熟練掌握和應(yīng)用計算機管理,做好檔案保管、檢索工作,提高工作效率。

(二)負責(zé)接收、保管和提供利用等日常業(yè)務(wù)工作。

(三)負責(zé)接收整理本局在工作和業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料,對有保存價值的文件材料,立卷歸檔。

(四)定期對檔案的保管質(zhì)量,保管期限進行檢查。

(五)負責(zé)對各科室檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。

(六)負責(zé)對失去保存價值的檔案資料進行處理、銷毀。

三、文件資料的收集整理

(一)凡本局各項工作中形成的有保存價值,能夠全面、系統(tǒng)地反映工作情況、精神風(fēng)貌以及成長歷史的各種檔案材料,包括公文、會議材料、合同書、責(zé)任狀、圖表、圖片、基建設(shè)計圖紙、基建施工及驗收資料、維修資料、土地紅線圖、會計資料、說明書等,其原始資料均交檔案室統(tǒng)一負責(zé)管理。

(二)以局名義印發(fā)的各類文件資料,須送兩份至檔案室存檔,檔案人員在每年年底以前,將各類會議的記錄本、發(fā)文編號目錄等歸檔保存。

(三)本局工作人員因公外出參加會議結(jié)束后,辦公室及時將會議文件資料安排傳閱后歸檔保存。

(四)局各科室應(yīng)將打印文件有關(guān)資料的備份轉(zhuǎn)盤定期送交局辦公室歸檔保存。

(五)檔案人員應(yīng)對各類資料進行詳細登記編號,按內(nèi)容分類保管,及時為本局各項工作的開展做好參考資料以及為后勤歸檔工作做好準(zhǔn)備。

四、檔案資料的借閱

(一)本局工作人員有保護檔案的義務(wù)。

(二)查閱檔案資料須首先填寫《查閱檔案登記表》,未履行登記手續(xù)者,檔案室拒絕提供檔案資料。

(三)外單位查閱檔案資料,必須持所在單位介紹信,注明利用者身份和利用檔案的目的、范圍,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,予以查閱。

(四)查閱檔案,只限于在指定場所進行,未經(jīng)批準(zhǔn),不得將案卷帶出本局。

(五)要愛護檔案,不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字,嚴禁明煙。

(六)嚴守黨和國家機密,不得翻閱摘抄利用以外的檔案。

(七)查閱檔案應(yīng)統(tǒng)一抄錄在16開紙上,不準(zhǔn)隨意摘抄在筆記本,如需復(fù)印(部分或全部)應(yīng)事先在申請單上說明,按復(fù)印有關(guān)要求辦理。

(八)查閱檔案、資料者應(yīng)及時將利用效果反饋檔案室,以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律,更好地為機關(guān)工作服務(wù)。

(九)調(diào)離本局的工作人員,必須清理移交檔案資料后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

五、檔案鑒定和銷毀

(一)根據(jù)檔案的使用價值,可將其保存期限分為一年至五年及長久保存等幾個類型。檔案人應(yīng)定期對檔案的保存期限重新做出鑒定意見,并報局檔案鑒定小組(局檔案鑒定小組由分管局長,辦公室負責(zé)人和檔案管理員組成)審批,以確定過期檔案并進行銷毀。日常鑒定工作由檔案管理員負責(zé)。

(二)檔案銷毀時,由檔案員列出需銷毀檔案的清單和撰寫報告并報局檔案鑒定小組審批后方可進行。

(三)銷毀檔案時,要有兩人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀前應(yīng)認真清查核對,在銷毀清冊上鑒章,并將銷毀情況報告局領(lǐng)導(dǎo),銷毀清冊應(yīng)列入檔案保存。