某客運(yùn)公司信息管理規(guī)定

客運(yùn)公司信息管理規(guī)定

快捷、準(zhǔn)確的信息傳遞和處理是公司實(shí)施正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的前提和基礎(chǔ)。為確實(shí)加強(qiáng)公司的信息管理,有效調(diào)度和合理利用資源,提高公司整體工作效率,特制定本規(guī)定如下:

一、信息分類

1、日常信息,指電話、傳真、短信、報(bào)刊及郵發(fā)管理等日常行政管理中上傳下達(dá)傳遞的信息;

2、經(jīng)營(yíng)信息,指經(jīng)營(yíng)日?qǐng)?bào)、管理者動(dòng)態(tài)管理信息、營(yíng)運(yùn)秩序動(dòng)態(tài)信息等日常經(jīng)營(yíng)管理信息;

3、安全信息,指公司客運(yùn)車和生產(chǎn)輔助車發(fā)生的交通事故情況及處理的信息等;

4、監(jiān)控信息,指公司調(diào)度中心視頻監(jiān)控信息、服務(wù)熱線信息、gprs系統(tǒng)監(jiān)控信息等;

5、財(cái)務(wù)信息,指公司的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、考核通報(bào)、財(cái)務(wù)情況通報(bào)等;

6、重大緊急信息,指重大突發(fā)性事件、重要社會(huì)動(dòng)態(tài)、緊急災(zāi)情、疫情以及其他重要緊急情況。

二、信息管理原則

1、首問(wèn)原則。收到、發(fā)現(xiàn)相關(guān)信息的第一人,是信息處理的首問(wèn)責(zé)任人,有義務(wù)和責(zé)任按規(guī)定及時(shí)地報(bào)送、處理信息。

2、對(duì)口原則。各部門按照職能應(yīng)該報(bào)送和處理的信息,要嚴(yán)格按規(guī)定上報(bào)、處理,不得相互推諉,杜絕遲報(bào)、漏報(bào)、瞞報(bào)的現(xiàn)象。

3、限時(shí)原則。各部門必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上報(bào)和處理各種信息。

4、準(zhǔn)確原則。各部門在報(bào)送各種信息時(shí)要全面反映真實(shí)情況,重要數(shù)據(jù)要力求準(zhǔn)確。

5、保密原則。信息的報(bào)送要做到內(nèi)外有別,對(duì)各類信息除按規(guī)定上報(bào)外,不得隨意外泄。對(duì)新聞媒體的公開(kāi)報(bào)道的信息,須按公司規(guī)定報(bào)批。

6、追究原則。各部門要層層建立信息管理責(zé)任制,實(shí)行責(zé)任追究。對(duì)遲報(bào)、漏報(bào)、謊報(bào)、瞞報(bào)各種信息給公司的管理或形象造成影響的,公司將對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以嚴(yán)肅處理。

三、信息管理要求

(一)日常信息管理要求

1、電話:

接聽(tīng)人員應(yīng)按規(guī)范禮貌地接聽(tīng)來(lái)電,做好電話記錄,并及時(shí)通知、傳達(dá)、反饋相關(guān)人員。涉及到公司公務(wù)問(wèn)題,接聽(tīng)人應(yīng)按相關(guān)程序報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)交相關(guān)部室處理,并隨時(shí)進(jìn)行督辦處理結(jié)果。

2、傳真:

接收到傳真應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)部室和人員,涉及到公司須處理的問(wèn)題,應(yīng)按程序報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示,再轉(zhuǎn)交責(zé)任部室處理,并督辦處理結(jié)果,及時(shí)將情況反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3、報(bào)刊郵件:

總經(jīng)理辦公室每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊、雜志、信件分發(fā)至各高管層、各部門、分部,各部門、分部文員及時(shí)分發(fā)給相關(guān)人員。

4、短信:

收到問(wèn)候性短信應(yīng)禮貌性回復(fù);收到領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)工作性短信,應(yīng)按照短信的要求及時(shí)處理,并及時(shí)回復(fù)處理結(jié)果。

(二)經(jīng)營(yíng)信息管理要求

1、經(jīng)營(yíng)日表:

(1)經(jīng)營(yíng)日?qǐng)?bào)的發(fā)送責(zé)任部門為安全運(yùn)營(yíng)部,每天中午12點(diǎn)鐘前以辦公自動(dòng)化方式發(fā)送前一天的經(jīng)營(yíng)日?qǐng)?bào)表,發(fā)送范圍為公司高管層、總辦主任、安全運(yùn)營(yíng)部經(jīng)理、各分部經(jīng)理。

(2)明日運(yùn)力安排,由各分部根據(jù)當(dāng)日游客進(jìn)山的情況,結(jié)合歷史同期客人進(jìn)山情況,提出次日本分部運(yùn)力安排計(jì)劃報(bào)安全運(yùn)營(yíng)部匯總,安全運(yùn)營(yíng)部匯總后報(bào)安全運(yùn)營(yíng)分管領(lǐng)導(dǎo)審定后,由調(diào)度中心于5點(diǎn)前用移動(dòng)短信平臺(tái)發(fā)送給總經(jīng)理、高管層和相關(guān)分部。

(3)每日進(jìn)山短信,每日熱線員登錄武陵源旅游網(wǎng)查詢核心景區(qū)的一次進(jìn)山人數(shù),然后編發(fā)每日進(jìn)山人數(shù)短信,于次日9點(diǎn)前按照規(guī)定范圍發(fā)送。

(4)車輛運(yùn)行日志、調(diào)度日志,由分部有關(guān)崗位人員按照崗位職責(zé)如實(shí)填寫(xiě)上交,分部文員負(fù)責(zé)分類、統(tǒng)計(jì)、復(fù)核,核算出當(dāng)日本分部的人力、運(yùn)力、運(yùn)行里程數(shù)、實(shí)載率,作為編發(fā)經(jīng)營(yíng)日?qǐng)?bào)表和核算員工工資的依據(jù)。

2、管理人員動(dòng)態(tài)信息:

主要是指安全運(yùn)營(yíng)線的基層管理人員履行崗位管理職責(zé)的動(dòng)態(tài)情況,也是對(duì)安全運(yùn)營(yíng)線管理人員實(shí)行行為考核的主要方式和依據(jù)。第二天上午9:30之前,各分部經(jīng)理應(yīng)將本分部管理崗位的管理日志進(jìn)行查閱,對(duì)履行職責(zé)情況報(bào)安全運(yùn)營(yíng)部匯總后,由熱線員編入經(jīng)營(yíng)日?qǐng)?bào)表中,發(fā)現(xiàn)履行職責(zé)不正常的情況應(yīng)登記上報(bào),作為以后處理的依據(jù)。

3、營(yíng)運(yùn)秩序動(dòng)態(tài)信息:

各分部第一負(fù)責(zé)人是分部個(gè)人稽查、監(jiān)督、考評(píng)情況整理匯總上報(bào)的責(zé)任人,分部文員負(fù)責(zé)具體實(shí)施。對(duì)個(gè)人的稽查結(jié)果,由各分部每日進(jìn)行匯總,并上報(bào)安全運(yùn)營(yíng)部。安全運(yùn)營(yíng)部將營(yíng)運(yùn)秩序動(dòng)態(tài)管理信息錄入公司經(jīng)營(yíng)日?qǐng)?bào)表。

對(duì)個(gè)人月度考評(píng)結(jié)果,經(jīng)分部負(fù)責(zé)人簽字后,于每月28日前報(bào)安全運(yùn)營(yíng)部匯總;安全運(yùn)營(yíng)部在每月30日前報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,報(bào)人力資源部進(jìn)行獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。

分部個(gè)人的年度考評(píng)結(jié)果在每年12月30日前,各分部文員上報(bào)到安全運(yùn)營(yíng)部,安全運(yùn)營(yíng)部匯總后上報(bào)給安全運(yùn)營(yíng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,報(bào)人力資源部審核存檔。

(三) 安全信息管理要求

1、安全報(bào)表管理要求:

(1)安全日?qǐng)?bào)

各分部的安全責(zé)任人(安全經(jīng)理助理、安全員或?qū)Ｂ毞株?duì)長(zhǎng))每日下班前將當(dāng)日的安全情況匯總,以日?qǐng)?bào)方式報(bào)安全運(yùn)營(yíng)部,安全運(yùn)營(yíng)部將稽查情況與分部的日?qǐng)?bào)匯總后編入經(jīng)營(yíng)日?qǐng)?bào)一并發(fā)送。

(2)安全月報(bào)

每月25號(hào)前由分部安全員(或安全助理)向安全運(yùn)營(yíng)部報(bào)送經(jīng)分部經(jīng)理簽字確認(rèn)的《安全月報(bào)表》,安全運(yùn)營(yíng)部匯總并送安全運(yùn)營(yíng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后,于每月28號(hào)向總經(jīng)理、運(yùn)管、安全等相關(guān)單位報(bào)《公司安全月報(bào)表》。

2、交通事故信息管理要求:

(1)運(yùn)營(yíng)車輛發(fā)生交通事故,分部應(yīng)按照公司《安全管理辦法》的規(guī)定程序和時(shí)限,向總經(jīng)理、安全運(yùn)營(yíng)分管領(lǐng)導(dǎo)、安全運(yùn)營(yíng)部等部門報(bào)告事故情況,安全運(yùn)營(yíng)部視其情況立即組織現(xiàn)場(chǎng)處理,同時(shí)將事故情況編入當(dāng)日安全日?qǐng)?bào),按規(guī)定范圍發(fā)送;辦公車和生產(chǎn)輔助車發(fā)生事故的,應(yīng)同時(shí)報(bào)告行政分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理辦公室。

(2)發(fā)生重大以上事故,安全運(yùn)營(yíng)部和所涉及分部的負(fù)責(zé)人應(yīng)立即報(bào)告安全運(yùn)營(yíng)分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理,安全運(yùn)營(yíng)分管領(lǐng)導(dǎo)、安全運(yùn)營(yíng)部和所涉及分部的負(fù)責(zé)人應(yīng)在第一時(shí)間以最快的方式趕到現(xiàn)場(chǎng),按照《公司緊急預(yù)案》規(guī)定搞好現(xiàn)場(chǎng)處理,組織人員救助,安全運(yùn)營(yíng)分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)事故性質(zhì),及時(shí)向總經(jīng)理進(jìn)一步報(bào)告情況,分部應(yīng)同時(shí)報(bào)總經(jīng)理辦公室和監(jiān)控中心,總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)向各級(jí)政府、上級(jí)公司等有關(guān)部門報(bào)告,安全運(yùn)營(yíng)部隨后要在事發(fā)后2小時(shí)內(nèi)上報(bào)文字材料。

(四)監(jiān)控信息管理要求

1、視頻監(jiān)控信息:

營(yíng)運(yùn)時(shí)間內(nèi),熱線員應(yīng)通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)力情況隨時(shí)監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)滯留現(xiàn)象及時(shí)調(diào)度最近站場(chǎng)車輛解決。同時(shí),對(duì)各站場(chǎng)工作人員的狀態(tài)、站場(chǎng)管理、駕駛員行車情況實(shí)施監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)違章行為立即電話告之站場(chǎng)當(dāng)事人員,或編輯短信告之駕駛

員,并每天做好監(jiān)控記錄。

2、服務(wù)熱線:

熱線員必須用標(biāo)準(zhǔn)普通話,禮貌、規(guī)范的接聽(tīng)電話,并登記來(lái)電內(nèi)容,及時(shí)處理來(lái)電。特別對(duì)游客丟失物品、游客走失、景區(qū)居民急病、自然災(zāi)害等求助電話,要在10分鐘內(nèi)迅速完成報(bào)告、處理流程。如不屬公司服務(wù)范圍的咨詢電話,要耐心告知其聯(lián)系方式。

3、gprs監(jiān)控系統(tǒng):

gprs監(jiān)控系統(tǒng)信息是公司對(duì)在駛車輛實(shí)施車速管控、保障車輛安全運(yùn)行的主要技術(shù)手段。在車輛運(yùn)行時(shí)段,熱線員應(yīng)開(kāi)啟gprs監(jiān)控系統(tǒng)信息,對(duì)運(yùn)行車輛保持監(jiān)控狀態(tài),發(fā)現(xiàn)超速車輛應(yīng)做好登記,錄制好實(shí)時(shí)監(jiān)控資料,做為以后處罰的依據(jù)。同時(shí),通知所在分部的安全管理人員及時(shí)糾正違章。

4、其他信息系統(tǒng):

熱線員應(yīng)每天檢查網(wǎng)上直播系統(tǒng)、服務(wù)熱線系統(tǒng)、站場(chǎng)信息發(fā)布系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、視窗網(wǎng)站等幾大系統(tǒng)是否正常運(yùn)轉(zhuǎn),內(nèi)容更新是否及時(shí),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告給技術(shù)人員維修恢復(fù)。

(五)財(cái)務(wù)信息管理要求

財(cái)務(wù)信息包括財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、考核通報(bào)、月財(cái)務(wù)情況分析、收入日?qǐng)?bào)表和資金周報(bào)表等。

1、當(dāng)月成本考核通報(bào)于次月15日之前上報(bào),非人為原因?qū)е鲁杀究己搜舆t的除外,報(bào)送范圍為公司各高管層、各部室、分部、中心;

2、當(dāng)月財(cái)務(wù)情況分析及報(bào)表于次月10日前上報(bào)(節(jié)假日順延),報(bào)送范圍為公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān);

3、當(dāng)日收入日?qǐng)?bào)表于次日之內(nèi)上報(bào)(節(jié)假日順延),報(bào)送范圍為公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān);

4、資金周報(bào)表于每周初或周末上報(bào)(節(jié)假日順延),報(bào)送范圍為公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)。

(六)重大緊急信息管理要求

1、重大緊急信息內(nèi)容

凡重大突發(fā)性事件、重要社會(huì)動(dòng)態(tài)、緊急災(zāi)情、疫情以及其他重要緊急情況,都屬于緊急信息。具體包括:(1)集體*、請(qǐng)?jiān)浮?、罷工、非法*,械斗、槍殺或雖只有少數(shù)人參加但影響極壞的突發(fā)性事件;(2)爆炸、火災(zāi)、翻車、山體滑坡、車輛事故以及劫車等造成重大傷亡或影響較大的事故;(3)地質(zhì)災(zāi)害、風(fēng)災(zāi)、雪災(zāi)、水災(zāi)、旱災(zāi)以及地震和嚴(yán)重疫情等;(4)在核心景區(qū)內(nèi)發(fā)生堵路、攔車、砸毀環(huán)保車、公司員工與居民之間的打架斗毆等嚴(yán)重影響張家界核心景區(qū)內(nèi)正常旅游秩序和旅游形象的事件。

2、重大緊急信息報(bào)送時(shí)限及程序

根據(jù)《張家界市突發(fā)公共事件總體應(yīng)急預(yù)案》的要求,公司發(fā)生重大突發(fā)事件后,當(dāng)事人必須在第一時(shí)間(限時(shí)事件發(fā)生5分鐘以內(nèi))口頭報(bào)分部或部門負(fù)責(zé)人;分部或部門負(fù)責(zé)人接報(bào)后5分鐘內(nèi)報(bào)公司監(jiān)控中心;監(jiān)控中心接報(bào)后10分鐘內(nèi)報(bào)公司總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理辦公室。

總經(jīng)理辦公室請(qǐng)示公司總經(jīng)理和行政分管領(lǐng)導(dǎo)后,在10分鐘內(nèi)向武陵源區(qū)政府辦公室、上級(jí)公司辦公室電話或傳真報(bào)告,并在2小時(shí)內(nèi)進(jìn)一步作書(shū)面報(bào)告。

四、信息管理責(zé)任追究

各部門要建立信息管理責(zé)任制,公司對(duì)信息上報(bào)情況將組織進(jìn)行不定期稽查。對(duì)于未能準(zhǔn)確履行本崗位信息管理職責(zé),對(duì)虛報(bào)、遲報(bào)、漏報(bào)、謊報(bào)、瞞報(bào)各種信息給公司的管理或形象造成影響的,公司將視其情節(jié),予以嚴(yán)肅處理。

1、凡公司管理人員出現(xiàn)信息管理失誤的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予扣獎(jiǎng)50-100元。

2、凡屬于行為考核的公司基層管理人員,處理信息管理失誤的,涉及到崗位職責(zé)的某一項(xiàng)的,按照其崗位職責(zé)的考核細(xì)則,作為不合格項(xiàng)考核處理。

3、其他員工處理信息報(bào)告處理失誤的,按照信息的重要程度和情節(jié)輕重,給予扣獎(jiǎng)50-100元。

4、公司重大緊急信息沒(méi)有按報(bào)送的時(shí)效和程序要求上報(bào)的,扣除相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月月獎(jiǎng)200元/次,造成重特大影響的提交公司研究處理。

5、凡因信息報(bào)告、處理失誤,導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失,或者給公司形象造成較大影響,按上述處理太輕的,由有關(guān)部門提交總經(jīng)理會(huì)議討論,作出處理決定。造成損失的追究賠償責(zé)任。

五、本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋和修改,自發(fā)文之日起開(kāi)始執(zhí)行。