傳媒公司檔案管理規(guī)定

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(一)公司的檔案范圍

1、企業(yè)行政文書檔案:包括法規(guī)性文件;各種合同及協(xié)議書;會議文件;工作計劃、規(guī)劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

2、企業(yè)管理檔案:包括企業(yè)生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案,固定資產及辦公用品名冊,產品質量、用戶檔案等。

3、企業(yè)技術檔案:包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

4、企業(yè)會計檔案:包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

5、企業(yè)業(yè)務檔案:包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業(yè)務單據等。

6、企業(yè)聲像檔案:包括照片、錄音、錄像檔案等。

(二)公司檔案管理體制

1、公司檔案管理機構:辦公室統(tǒng)一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

2、公司指定專人分管公司檔案工作,保管人須維護檔案的完整與安全,并接受必要的培訓。

(三)立卷歸檔制度

1、檔案的收集:收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務部門將辦(理)完畢的文件材料,經過挑選,立卷,定期移交各檔案室集中保存。

2、歸檔范圍:凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業(yè)務單據,以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

3、歸檔時間:辦(理)完畢的文件,按工作階段性進行歸檔:

(1)按年形成的文件,第二年第一季度歸檔。

(2)凡有法律效用的文件材料,簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

(3)凡是有機密性的文件,隨時形成,隨時歸檔。

(4)項目、科研課題,鑒定,驗收后,兩個月內歸檔。

4、歸檔要求

(1)材料完整齊全。

(2)系統(tǒng)、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料,均要按其不同特征組卷,盡量保持它的內在聯系,并區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

(3)立卷時,要求將文件的正件與附件,印件與定稿,請示與批復等統(tǒng)一立卷,不得分散。

(4)在進行卷內文件排列時,要合理安排文件的先后秩序,按時間先后排列。對于同一事情的同一文件,應統(tǒng)一規(guī)定進行,比如:正件與附件,應正件在前,附件在后等。

(5)由檔案部門對業(yè)務部門加以指導,協(xié)助業(yè)務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續(xù),雙方在移交清冊上簽字。

5、部門歸檔要求

(1)編制立卷項目,將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內,便于次年立卷。

(2)文件按時間順序排列,最近的在最上面。

(3)一個客戶一個立卷,一個項目立一個卷,一個檔案盒。

(4)貿易檔案與往來函件分開放,貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

(5)定時交檔案室:文件量少的,一季交一次,季后第一個月收集。文件量大的,一月交一次。

6、檔案室在收到業(yè)務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

7、記錄檔案文件材料目錄須打印,統(tǒng)一用a4紙。

(四)、檔案管理工作

1、檔案的管理:區(qū)分全宗,正確立檔單位;分類,依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管:公司設立專用文件庫保存檔案。

3、檔案的鑒定:從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值,確定各類檔案的保管期限,編制成表。

4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續(xù),經總經理批準,方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字。

(五)、檔案利用工作

1、凡需調閱檔案,均須填寫檔案借閱單,依據借閱權限和檔案密級,經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記,注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

2、檔案利用方式有:提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務,主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

4、依據國家統(tǒng)計和有關法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。