x地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定

地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定

為了加強(qiáng)檔案室管理,提高檔案保管的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:

一、檔案室管理責(zé)任部門和責(zé)任人

公司檔案室管理責(zé)任部門為總經(jīng)理辦公室,責(zé)任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理 員,其它人員不得隨意進(jìn)出檔案室。

二、檔案室存檔范圍

公司形成的各類檔案以及各部門上報(bào)的存檔資料,除此之外的其它物品不得 存放檔案室。

三、檔案柜編號與存放

檔案室共有檔案柜十四列,編號為a―n列,每列分為1―5欄,根據(jù)各部門歸 檔資料分類存放如下:

1、a列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來獎狀、獎杯、證 書、相片、光盤等。

a1-a2:公司獎狀、獎杯、獲獎證書等;

a3:公司歷年活動相片、公司調(diào)研、房展會、部門活動、集團(tuán)、社區(qū)活動及 項(xiàng)目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤資料。

a4:總經(jīng)理辦公室檔案

a5:人力資源部檔案

2、b列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同

b1:公司重要證照

b2-b5:歷年來各部門簽署的合同,根據(jù)時間、部門進(jìn)行分類保存

3、c列為工程前期部檔案(按項(xiàng)目分類)

c1-c5:2006g72地塊文件、z國際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊

4、d列工程前期資料

5、e列為工程項(xiàng)目檔案

6、f列為工程項(xiàng)目檔案

7、g列為營銷部檔案

公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認(rèn)購協(xié)議等(按項(xiàng)目分類)

8、h列為營銷部檔案

公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認(rèn)購協(xié)議等(按項(xiàng)目分類)

9、i列為預(yù)算部檔案

10、j列為預(yù)算部檔案

11、k列為物資部、物管技術(shù)部檔案

k1-k3:物資部各類招投標(biāo)文件

k4-k5:物管技術(shù)部盤點(diǎn)表

12、l列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)

13、m列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)

14、n列為財(cái)務(wù)部檔案

n1:財(cái)務(wù)部歷年財(cái)務(wù)報(bào)表

n2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計(jì)業(yè)務(wù)約定書、稅務(wù)局 與外經(jīng)委等單位來函、其它資料

n3:再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤再投資相關(guān)資料、審計(jì)報(bào)告 、評估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等

n4:銀行資料

n5:增加注冊資本相關(guān)資料、投資方名稱變更相關(guān)資料

四、檔案存放要求

檔案文件根據(jù)內(nèi)容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放 時間及借閱時間的記錄。存放在檔案盒內(nèi)的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標(biāo)明名稱,便于查找。

五、檔案室的清理要求

檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過一年后, 檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。

六、其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。