地產(chǎn)公司工程物資采購管理規(guī)定

地產(chǎn)公司工程物資采購管理規(guī)定

第一節(jié) 概述

第一條 為規(guī)范物資采購行為,加強物資采購的計劃管理,有效地控制工程造價,特制定工程物資采購管理規(guī)定。

第二條 本章所指的物資采購包括建設(shè)工程中所有甲供物資的采購和乙供物資的管理。其中機電工程和單位工程設(shè)備材料總價大于50萬元的甲供物資,采用招標(biāo)方式進行采購,具體操作按照《工程招標(biāo)投標(biāo)管理》執(zhí)行。

第三條 物資采購的行為應(yīng)當(dāng)遵循公平、公開、公正和誠實信用的原則進行。

第二節(jié) 物資采購的分類和計劃編制

第四條 甲供物資:包括鋁板、石材、景觀石材及景觀木材、綠化工程中的大型喬木、灌木、衛(wèi)浴潔具龍頭、廚房電器、電線、電纜、配電箱、不銹鋼管材、水泵、閥門、母線等。

第五條 乙供物資:包括水泥、混凝土、外加劑及抗襲纖維、防水材料、保溫材料、粘結(jié)劑、電氣預(yù)埋盒、pvc電線管、鋼管、鋼骨架pe管、電纜橋架等。

第六條 甲供和乙供物資清單確定:預(yù)算部在工程實施前,結(jié)合設(shè)計文件和圖紙,提交工程中所使用的大宗材料設(shè)備清單(包括材料設(shè)備的品種、規(guī)格和控制性數(shù)量),由總經(jīng)理組織召開會議討論確定甲供和乙供物資的范圍。由預(yù)算部編寫完成《材料設(shè)備采購范圍》后提交總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。

第七條 物資采購計劃編制:根據(jù)工程的開發(fā)進度計劃及《材料設(shè)備采購范圍》清單,物資部組織編制相應(yīng)的甲供物資采購計劃,設(shè)計部、工程管理部和預(yù)算部協(xié)助其編制,計劃報物資副總批準(zhǔn)后執(zhí)行。

第八條 設(shè)備材料的變更:如因設(shè)計等原因造成材料設(shè)備變更的(包括材料設(shè)備的品種、規(guī)格和控制性數(shù)量),相關(guān)部門應(yīng)配合預(yù)算部及時調(diào)整,經(jīng)物資副總審核報總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。

第九條 物資采購計劃的變更:如因工程建設(shè)的原因造成工程進度計劃調(diào)整的,物資部根據(jù)工程管理部提交的進度計劃及時調(diào)整物資采購計劃,經(jīng)物資副總批準(zhǔn)執(zhí)行。

第十條 材料設(shè)備品牌的確定:由設(shè)計部和工程管理部提交材料設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)、外形規(guī)格和色彩等要求,物資部組織選定材料設(shè)備品牌,并提供材料樣品,報設(shè)計部或工程管理部確定。

第三節(jié) 甲供物資供貨商的選擇和評價

第十一條 為了有效地控制材料設(shè)備的質(zhì)量和價格,甲供物資的供應(yīng)商應(yīng)優(yōu)先選擇生產(chǎn)廠商或一級代理商。

第十二條 物資部負(fù)責(zé)組織設(shè)計部、工程管理部等相關(guān)人員對供應(yīng)商進行考察,考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)/供貨能力、質(zhì)量體系、價格、市場應(yīng)用、交通、服務(wù)、信用等情況。考察完成后由物資部提交《供應(yīng)商考核及評估表》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,將合格的供應(yīng)商列入《合格供應(yīng)商一覽表》。供應(yīng)商的評級分為不合格、合格和良好三個等級。主要甲供物資的合格供應(yīng)商應(yīng)保持在三家以上。

第十三條 為了保障市場公平和保持有效的市場競爭,物資副總每年組織一次物資部、設(shè)計部、工程管理部和物管技術(shù)部的相關(guān)人員,對《合格供應(yīng)商一覽表》的供應(yīng)商進行綜合評價,去除不合格的供應(yīng)商,增補合格的供應(yīng)商,并報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。對所有的供應(yīng)商實行科學(xué)的動態(tài)管理。

第四節(jié) 甲供物資采購的程序

第十四條 根據(jù)工程建設(shè)的需要,按照物資采購的計劃安排,物資部經(jīng)理負(fù)責(zé)組織材料設(shè)備的采購。

第十五條 甲供物資采購的操作程序:

(一)采購金額小于3萬元(含3萬元)的材料設(shè)備,物資部從《合格供應(yīng)商一覽表》選擇一家供應(yīng)商報價或從市場直接采購。金額小于3萬元的甲供物資可以不簽訂合同,價格以甲供物資價格審批表形式履行審批程序。

(二)采購金額3萬元以上,50萬元以下(含50萬元)的材料設(shè)備,物資部應(yīng)從《合格供應(yīng)商一覽表》中選擇二到三家供應(yīng)商報價,物資主管負(fù)責(zé)編制比價表,參照設(shè)計部專業(yè)工程師及工程管理部工程師的意見,確定選擇供應(yīng)商的依據(jù),提交預(yù)算部審核,物資主管負(fù)責(zé)洽談并擬訂合同條款,辦理合同審批手續(xù)。

(三)采購金額50萬元以上的材料設(shè)備按工程招標(biāo)投標(biāo)管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。具體內(nèi)容詳見第五章

(四)由設(shè)計部或工程管理部指定的產(chǎn)品或品牌,以及政府部門推薦產(chǎn)品,物資部應(yīng)做出情況說明及價格分析,附上市場同類產(chǎn)品的價格作為依據(jù),履行審批程序。

(五)苗木采購時,園林副總工程師現(xiàn)場確認(rèn)苗木形式,并與物資部主管共同確定價格,并按甲供物資價格審批表形式報批。

第十六條 甲供物資價格審批表審批的程序:物資主管――物資部經(jīng)理――預(yù)算部經(jīng)理――財務(wù)部經(jīng)理――物資副總――財務(wù)副總――總經(jīng)理。

第十七條 甲指乙購物資由物資部組織,按甲供物資的采購流程,選擇確定采購價格和供應(yīng)商。委托承包商按確定的供應(yīng)商和物資品牌進行合同簽訂和物資采購。

第五節(jié) 乙供物資的申報和核價

第十八條 乙供物資的價格由物資部審核,工程管理部負(fù)責(zé)乙供物資的品質(zhì)管理。乙購物資的品牌或樣品由物資部會同設(shè)計部、工程管理部共同確認(rèn)并封樣,作為材料進場驗收的重要依據(jù)。

第十九條 乙供物資核價的操作流程:

(一)金額小于10萬元(含10萬元)的乙供物資,由物資主管核價,物資部經(jīng)理審核,經(jīng)預(yù)算部經(jīng)理確認(rèn)后,報物資副總批準(zhǔn)執(zhí)行。

(二)金額10萬元以上50萬元以下的乙供物資,由物資主管核價,物資部經(jīng)理核定,預(yù)算部經(jīng)理審核,經(jīng)物資副總確認(rèn)后,報總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。

(三)金額50萬元以上的乙供物資,由物資主管核價,物資部經(jīng)理核定,預(yù)算部經(jīng)理審核,經(jīng)物資副總、總經(jīng)理確認(rèn)后,報董事會代表批準(zhǔn)。

(三)乙供物資價格審批流程:承包單位――監(jiān)理公司――工程管理部――物資部――預(yù)算部――物資副總――總經(jīng)理

第二十條 承包商必須嚴(yán)格按物資部核價認(rèn)定的品牌或樣品采購,各類乙購物資必須由物資部審批價格后,承包商方可采購。各類甲指乙購物資采購,承包商必須嚴(yán)格按物資部核定的價格和品牌組織采購。

第二十一條 總金額不超過50萬元的乙供物資提前10天申報;總額超過50萬(含)的乙供物資提前30天申報;同一類材料申報不得超過三次。

第二十二條 由物資部批價的乙供物資,由項目部督責(zé)承包商按照公司要求的表單形式申報,報價必須注明該物資詳細(xì)的使用時間、部位,品種、材質(zhì)、品牌、規(guī)格和數(shù)量。

第二十三條 乙供苗木經(jīng)物資部批價后,由承包商組織采購,苗木進場驗收由項目部組織,物資部須派苗木主管參加,經(jīng)項目部、物資部共同簽認(rèn)的驗收單是乙供苗木驗收合格的依據(jù),同時也是工程管理

部審核竣工圖的憑證。

第六節(jié) 甲供材料設(shè)備的供應(yīng)

第二十四條 物資主管根據(jù)訂貨合同及承包商申報計劃,安排材料設(shè)備的進貨。甲供物資計劃的申報時間原則上參照甲方物資采購合同約定的時間,對于合同中約定不明或者沒有相關(guān)約定時,按以下要求時間申報:

(一)、土建材料:

1、鋼材:提前30天申報月度明細(xì)供貨計劃(工地收貨時間若有變更,提前5天);

2、進戶門:門框提前20天,門扇提前40天;

3、外墻涂料:國產(chǎn)涂料提前15天,進口涂料提前60天;

4、外墻石材、外墻鋁板:國產(chǎn)材料提前30天,進口材料提前90天;

5、其它材料:提前15天。

(二)、水電材料及機電設(shè)備:

1、電線、電纜:提前30天;

2、國產(chǎn)設(shè)備:提前30天;

3、進口設(shè)備:提前90天;

4、其它水電材料:提前15天。

(三)、景觀材料:

1、苗木:提前15天;

2、景觀石材:普通規(guī)格板提前45天;弧形及異型板提前60天;到貨期安排在每年12月-2月份的北方產(chǎn)地的石材,提前90天;

3、芬蘭木、南方松:提前60天;

4、其它景觀材料:提前15天。

(四)、裝修材料:

1、國產(chǎn)材料:提前20天;

2、進口材料:提前90天。

第二十五條 物資部應(yīng)提前24小時通知工程管理部或施工單位做好材料設(shè)備的進場準(zhǔn)備工作。

第二十六條 物資部向供應(yīng)商簽發(fā)甲供物資驗收單,由供應(yīng)商負(fù)責(zé)送貨到施工現(xiàn)場并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

第二十七條 工程管理部組織監(jiān)理、承包商進行驗收,驗收內(nèi)容包括材料設(shè)備的型號、規(guī)格、外觀、質(zhì)量、數(shù)量等,驗收合格后,承包商應(yīng)在4小時內(nèi)安排卸貨并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

第二十八條 甲供物資驗收合格后7天內(nèi)(須復(fù)檢的材料,另加上復(fù)檢所需時間),工程管理部負(fù)責(zé)組織監(jiān)理、承包商辦理相關(guān)交接驗收手續(xù),并將驗收表單報送物資部。

第二十九條 甲供物資驗收不合格的,原則上承包商可以不予卸貨,由物資部主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。

第三十條 甲供物資的供應(yīng)商應(yīng)隨貨提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)保書等。如需檢驗或試驗,則按材料設(shè)備檢驗及試驗的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。訂貨前需要檢驗報告的,由物資部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào);貨到現(xiàn)場需檢驗或送檢的,按規(guī)定可由承包商辦理的,由工程管理部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。

需檢驗才能進入現(xiàn)場的材料,設(shè)備,應(yīng)存放在指定的驗收場地內(nèi)。不得使用有效證件不齊全或檢驗試驗不合格的產(chǎn)品。

第三十一條 驗收不合格的材料設(shè)備,應(yīng)由物資主管協(xié)調(diào)供應(yīng)商在指定的時間內(nèi)搬運出存放地點。

因退貨發(fā)生的一切費用由供貨商承擔(dān)?？梢越导壥褂玫牟牧显O(shè)備,須經(jīng)設(shè)計部或工程管理部同意,報工程副總批準(zhǔn)。如涉及價格調(diào)整,報物資副總批準(zhǔn)。

第三十二條 材料數(shù)量減少分以下三種情況:

(一)合同簽訂前,將報價表中總額減少后,再按規(guī)定辦理。

(二)合同簽訂后,材料設(shè)備未生產(chǎn)出來前,物資主管與供應(yīng)商協(xié)調(diào)變更合同。

(三)合同簽訂后,材料設(shè)備已生產(chǎn)出來或材料設(shè)備已運到工地,物資主管與供應(yīng)商聯(lián)系退貨,如無法退貨,則視責(zé)任情況經(jīng)物資部經(jīng)理簽署意見后,報物資副總批準(zhǔn)處理。

第三十三條 材料的品種更改分以下三種情況處理:

(一)合同簽訂前,按規(guī)定重新辦理。

(二)合同簽訂后,材料設(shè)備未生產(chǎn)出來前或生產(chǎn)出來未發(fā)貨前,物資主管與供應(yīng)商協(xié)商取消合同,不能取消合同的,則視責(zé)任情況經(jīng)物資部經(jīng)理簽署意見后,報物資副總批準(zhǔn)處理。

(三)合同簽訂后,材料設(shè)備已生產(chǎn)出來或材料設(shè)備已運到工地,物資主管與供應(yīng)商聯(lián)系退貨,無法退貨的,則視責(zé)任情況經(jīng)物資部經(jīng)理簽署意見后,報物資副總批準(zhǔn)處理。

第三十四條 材料設(shè)備剩余的處理及甲供物資的調(diào)撥:

材料設(shè)備剩余時,物資主管負(fù)責(zé)聯(lián)系退貨,無法退貨的,則視責(zé)任情況經(jīng)物資部經(jīng)理簽署意見后,報物資副總批準(zhǔn)。

根據(jù)現(xiàn)場情況,由物資部在征詢工程管理部意見后,可在承包商之間進行甲供物資的調(diào)撥,由物資部開具物資調(diào)撥單,經(jīng)雙方簽字后,轉(zhuǎn)回物資部調(diào)帳。

第七節(jié) 款項的支付及資金調(diào)撥

第三十五條 合同款項的支付:

(一)機電設(shè)備工程合同預(yù)付款項及進度款的辦理由工程管理部專業(yè)工程師根據(jù)物資訂貨合同中有關(guān)要求,填寫機電設(shè)備工程款項申報表,報工程管理部經(jīng)理審批,物資部根據(jù)合同相關(guān)條款審核。

(二)材料款的辦理

1.材料預(yù)付款和進度款由負(fù)責(zé)簽訂該材料合同的物資主管負(fù)責(zé)辦理。

2.材料結(jié)算款辦理流程:負(fù)責(zé)簽訂該材料合同的物資主管對結(jié)算材料的價格、數(shù)量、金額及付款依據(jù)進行審核,審核完成后由其辦理付款手續(xù),后由物資部負(fù)責(zé)財務(wù)的主管進行復(fù)核,復(fù)核完成后辦理材料入、出庫手續(xù)。

3.材料款項付款依據(jù)為物資采購合同及相關(guān)工作聯(lián)系單、甲供物資價格審批表(須附上完整的審批意見)。

4.物資部主管根據(jù)承包單位、監(jiān)理及項目部簽字確認(rèn)的甲供物資驗收單,填寫物資款項申報表,按公司規(guī)定程序報批,并辦理材料的驗收入庫。

(三)機電設(shè)備工程付款程序:工程管理部主管――工程管理部經(jīng)理――物資部經(jīng)理――預(yù)算部經(jīng)理――財務(wù)經(jīng)理――物資副總――財務(wù)副總――總經(jīng)理(付款50萬以下)――董事會代表(付款50萬及50萬以上)

(四)物資付款程序:物資部經(jīng)辦人――物資部經(jīng)理――預(yù)算部經(jīng)理――財務(wù)經(jīng)理――物資副總――財務(wù)副總――總經(jīng)理(付款50萬以下)――董事會代表(付款50萬及50萬以上)

第三十六條 工程管理部根據(jù)施工合同、物資采購計劃表及工程進度計劃表,填寫月度甲供物資計劃表,物資部根據(jù)月度甲供物資計劃表填寫月資金計劃報預(yù)算部。

第三十七條 材料設(shè)備進貨的統(tǒng)計:

材料設(shè)備進貨的統(tǒng)計由物資部負(fù)責(zé),詳細(xì)統(tǒng)計已進材料設(shè)備的品種、數(shù)量、規(guī)格、價格及費用承擔(dān)單位,付款情況,并將其填入《材料設(shè)備采購月報表》,于次月5日前送預(yù)算部,財務(wù)部,報物資副總,總經(jīng)理各一份。

第八節(jié) 文件管理

第三十八條 物資主管(主辦)負(fù)責(zé)甲供物資月報表、甲供物資領(lǐng)用月報表、竣工物資表等的填寫,物資部倉庫保管員負(fù)責(zé)庫存物資報表的填寫

。

第三十九條 物資部資料員負(fù)責(zé)各種往來文件及合同的分類、協(xié)理、歸檔、發(fā)放,負(fù)責(zé)各種材料樣本的整理、歸類,并負(fù)責(zé)材料樣品的保管。

第九節(jié) 倉庫管理

第四十條 因工程設(shè)計變更等原因造成的多余物資,無法退回廠家。由項目部出具詳細(xì)情況說明,經(jīng)物資部經(jīng)理及物資副總同意,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能辦理入庫及沖帳手續(xù)。

第四十一條 每月初5日前,物資部負(fù)責(zé)與材料對庫存帳,做到物、卡、帳相符。

第十節(jié) 物業(yè)維修管理

第四十二條 工程竣工交付后,物資部負(fù)責(zé)提供設(shè)備維修卡給物業(yè)公司,提供設(shè)備供貨商或其維修部的相關(guān)資料,提供相關(guān)配件的價格,配合物管技術(shù)部建立維修維護方案。