置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
一、管理總則:
1、檔案管理是公司的一項十分重要的基礎工作,是公司的無形資產(chǎn)和信息資源,是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。
2、公司全部形成的檔案歸公司所有,公司對檔案具有所有權、使用權、監(jiān)督權和處置權。
3、公司實行人工檔案、電腦檔案和實物檔案并行管理,相互補充。
4、實行分級管理制;內部按一級文檔和二級文檔分層管理;檔案專管人員專管和部門內部分工管理;
所有檔案分類管理的'四分'管理方式。在檔案管理過程中要求做到全面準確并確保使用管理過程中的安全和保密。
二、檔案范圍:
凡屬下列對象均納入公司檔案管理范圍,并按性質暫分為如下幾大類:
1、公司檔案:包括公司的申報文件、注冊文件、證照印章、正式文件、正式函件、會議紀要、重要
合同協(xié)議、制度文件、公司簡報等。
2、財務檔案:包括帳冊、帳簿、原始憑證、報表、記帳憑證、合同協(xié)議、納稅資料、驗資資料、審
計資料、銀行資料、工商資料等。
3、人事檔案:包括公司員工在公司就職期間和管理過程中形成的全部招聘、應聘、入職、晉升、考
核、離職、作息、社保、培訓、獎懲、審批、表單、合同、協(xié)議、證書、計劃、總結、崗位說明書、目標責任及其相關資料和表單、報表。
4、行政檔案:包括行政后勤管理過程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統(tǒng)計報表、登記
臺帳、工作表單、合同協(xié)議,以及相關收文、簡報、審批文函等。
5、政策檔案:包括各類相關法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場信息、資源信息等文
件資料。
6、綜合檔案:包括以上未包含的其它文檔資料。
公司檔案按保存性質分為如下:
1、電子檔案:包括以計算機硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。
2、實物檔案:包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實物檔案,如各類電腦軟件、照片、圖
冊、手冊、樣品、音像帶等。
3、本文檔案:以打印出來的有文字的紙張形式保存的檔案。
三、檔案分類
檔案管理內容龐雜,涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過程,因此,必須建立和采用一套較科學、適用、嚴謹、安全的管理方法,則首先應從實際出發(fā)對全部檔案進行科學合理的分類,對其全程實施規(guī)范管理。
(一)管理范圍分類:(見上述分類)
(二)管理手段分類:
1、文本檔案:即以文字資料形式保存的全部文檔。
2、電腦檔案:即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。
3、實物檔案:即以其它實物形式保存的全部文檔。
(三)管理責任分類:
1、分級管理:即各公司按本規(guī)范建立的檔案管理體系。
2、分層管理:即各公司內部按一級檔案和二級檔案的管理。
(1)一級檔案:即由各公司指定專人負責管理的全部原始文檔。
(2)二級檔案:即由各部門和各員工在日常工作中配發(fā)、復制、備份、下載、轉移以及從公司外部
收集、整理、積累、保存、形成的,并由其個人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。
3、分工管理:即由公司檔案專管人員專管和部門內部分工管理。
4、分類管理:即按檔案性質和實際適用口徑進行的檔案分類。
(四)管理目錄分類管理:即按檔案性質和實際適用口徑進行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實物檔案,均須由各公司統(tǒng)一編制審定'公司檔案分類目錄'進行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致,以便于檢索。
四、管理程序
(一)文本檔案的管理程序:
1、一級檔案管理程序及說明(如圖示):
2、二級檔案管理程序及說明(如圖示):
(二)電腦檔案的管理程序及說明:(如圖示)
五、職責分工
(一)人工檔案管理分工:
1、公司人事檔案和行政檔案、實物檔案由檔案總務負責。
2、公司財務檔案由公司財務部經(jīng)理負責。
3、公司檔案/綜合檔案/項目檔案/政策檔案由公司機要室負責。
(二)電腦檔案管理分工:
1、各公司行政部門電腦中的檔案,由行政助理負責。
2、各公司之各部門電腦中的檔案,由各部門經(jīng)理負責。
3、各公司副總經(jīng)理人員電腦中的檔案由其秘書負責;無秘書的由總經(jīng)辦主任負責。
六、管理要求
(一)領導責任:
1、各級負責人須強化檔案管理觀念,帶頭認真執(zhí)行有關文檔管理規(guī)范,杜絕意識淡化、有章不循、重人輕已、作風粗疏等現(xiàn)象。
2、各級負責人均對所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負有管理、指導、監(jiān)督、檢查的職責,不可推諉。
3、各級負責人的日常檔案管理必須納入公司統(tǒng)一管理,并主動接受公司的檢查、監(jiān)督和指導。
(二)日常使用管理:
1、制作:
(1)各文案寫作人和文印制作人,必須按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要準確,以便存查;時間、作者、落款要明確,以明確責任和功勞;制作排版要規(guī)范。
(2)對有特殊背景、特殊情況的存檔文件,必須在電腦文檔上,或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注,以備存查和備忘。
2、使用:
(1)檔案專管人員統(tǒng)一執(zhí)行公司下發(fā)的'公司檔案分類目錄'和'檔案借調登記表',按此要求進行日常分類管理和使用管理;所有員工一律配發(fā)公司統(tǒng)一制作的'檔案分類明細表'供二級檔案的有序管理;業(yè)務部門和人員由公司統(tǒng)一配發(fā)并執(zhí)行'外送文件資料簽冊'。
(2)公司檔案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單,計有:公司檔案分類目錄、檔案分類明細表、外送文件資料簽收冊、檔案借調登記表。
(3)各公司一級檔案一律裝柜、裝袋(盒),鑰匙由機要室負責人管理;各部門檔案盡量裝柜、裝袋(盒),鑰匙由檔案負責人管理。
(4)為保證文檔安全守密,各員工須嚴格履行保密職責,特別要嚴把制作、復制關,公司副總以下人員復印資料,必須由檔案管理人員如實登記。載有重要內容的舊打印紙,應及時銷毀,禁止重復使用。
(5)各公司電腦(尤其是主電腦)必須安裝并適時更新殺毒軟件,拒絕使用有毒軟盤、移動硬盤,確保文檔安全。
(6)認真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系,包括:檔案分類明細表、分類建(歸)檔、分類建夾,并隨時清整文件資料和抽屜、案頭,杜絕亂丟亂放。
3、歸檔:
(1)所有人員在工作中形成的文檔要及時歸檔;蓋章后須留存一份給專管人員存檔。
(2)公司定期對各子公司一、二級文檔及部門電腦檔案進行檢查;每年底,公司將對各公司、部門、人員的人工、電腦和實物檔案進行大檢查(包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等)。
