某某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定

某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范對記錄進行設(shè)計、編號標識、收集、編目、查閱、申購、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責和方法,以證明各項服務(wù)活動符合規(guī)定的要求,并為公司管理體系的有效運行提供可追溯性的證據(jù)。

2.0適用范圍

本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。

3.0職責

3.1物業(yè)品質(zhì)部職責

3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門,負責制定本制度。

3.1.2負責記錄的編號標識、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理;

3.1.3負責監(jiān)督、指導各部門有關(guān)記錄的設(shè)計、填寫和管理;

3.1.4負責歸口管理項目記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱管理。

3.2各單位職責

3.2.1各部門負責本部門歸口管理的記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱、管理。

3.2.2負責按要求填寫各種記錄。

3.2.3負責按要求及時提供本部門的有關(guān)記錄以供查詢。

4.0控制程序

4.1記錄的設(shè)計、編號、編目管理

4.1.1設(shè)計:

(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目,需要增加表格的由使用部門制定,填寫《質(zhì)量記錄增減申請表》經(jīng)項目負責人審核,品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號后遞公司領(lǐng)導審批,經(jīng)公司批準后使用。

(2)質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個體體現(xiàn),在提出增加質(zhì)量記錄表格申請時,必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。

(3)當已發(fā)布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時,使用部門可提出申請增減質(zhì)量記錄表格,經(jīng)品質(zhì)部審核,公司領(lǐng)導批準后方可使用。

4.1.2修改:已發(fā)布的表格不能適應(yīng)工作需要,使用部門可填寫《質(zhì)量記錄更改申請表》提出更改申請,并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。

4.1.2編號:記錄表格由品質(zhì)部按《文件控制程序》對各種記錄表格進行編號。

4.1.3編目

(1)品質(zhì)部負責對記錄進行編目,制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。

(2)各部門負責編制本部門的《質(zhì)量記錄一覽表》。

4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理

4.2.1發(fā)放、收集

(1)空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理,各部門根據(jù)需要填寫《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負責人審批后報品質(zhì)部。

(2)每月20日前,各單位遞交《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》,品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位,申請單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。

(3)品質(zhì)部要及時掌握存記錄情況,根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫《質(zhì)量記錄印刷申請表》報公司領(lǐng)導審批后組織印刷。

4.2.2歸檔保管

(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔,下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。

(2)各部門應(yīng)按記錄的分類制定記錄歸檔清單,并將歸檔清單報品質(zhì)部,歸檔記錄由各部門保管存放。

4.2.3借閱

(1)歸檔記錄借閱,由借閱人提出申請,經(jīng)品質(zhì)部負責人批準后,品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。

(2)在工作現(xiàn)場借閱記錄應(yīng)經(jīng)使用部門負責人批準后方可借閱,一般情況下嚴禁將工作記錄帶出使用場所。

(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內(nèi)外部審核等),經(jīng)記錄保管部門負責人批準后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負責人保存,并負責按期收回被借記錄。

(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進行檢查,及時追回借出文件,防止文件丟失情況發(fā)生。

(5)行政人事部在有員工離職或調(diào)離工作崗位的,要及時知會相關(guān)部門查閱是否有借出文件,以便及時收回借出文件。

4.3記錄的填寫、更改、使用保管

4.3.1填寫、更改

(1)記錄應(yīng)填寫及時、清晰、準確,不能隨意涂改,除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格,如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。

(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應(yīng)追究當事人責任。

4.3.2使用保管

(1)工作現(xiàn)場的記錄應(yīng)用按月進行裝訂,保持文件記錄的完整、清潔。

(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場,如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。

(3)記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進行保管。

5.0支持文件

5.1《文件控制程序》

6.0質(zhì)量記錄

6.1《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》wy/qr-wy-017

6.2《質(zhì)量記錄印刷申請表》wy/qr-wy-018

6.3《質(zhì)量記錄一覽表》wy/qr-wy-001

6.4《文件借閱登記表》wy/qr-wy-019

6.5《質(zhì)量記錄更改申請表》wy/qr-wy-020

6.6《質(zhì)量記錄增減申請表》wy/qr-wy-021

6.7《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》wy/qr-wy-022