國電電力青海新能源開發(fā)有限公司檔案管理規(guī)定

一?? 總? 則

1、為加強公司文書檔案的科學、規(guī)范管理，提高文書檔案工作質量，保證和維護檔案的安全、完整，進一步充分發(fā)揮檔案的功能，提高利用價值為公司經營管理直接服務的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及檔案法實施辦法，結合本公司實際情況特制訂本暫行規(guī)定。

2、本規(guī)定所稱檔案，是指公司在經營、管理活動中形成的各種有保存價值的資料，包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。

3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護公司檔案的義務。

4、公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理，定期歸檔的方式，共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。

二?? 檔案管理的機構和職責

1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理。

2、公司檔案工作實行部門收集整理，檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。

3、各部門為檔案管理的分管部門，由指定專人負責本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。

4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員（兼職）均為公司的檔案管理工作人員，應保持相對的穩(wěn)定，各部門專（兼）職檔案管理員名單須報行政部備案，如有變動須及時通知行政部。

5、檔案管理員出現工作變動或離職，應將其經辦或保管的檔案資料向接辦人移交，嚴禁擅自帶走或銷毀。

6、檔案管理員應當忠于職守，遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》，保守公司秘密，不得向其他人員泄露檔案內容。

三? 檔案的收集

1、堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專（兼）職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負責及時收集、管理本部門的資料，即把好文件“質量關”，要檢查文件及附件是否完整，文書處理程序是否完備，處理的來龍去脈是否注明，文件質量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷，并辦好交接簽收手續(xù)。

2、凡公司發(fā)出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部統(tǒng)一收集管理。

3、一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集、立卷、歸檔。

4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議，在用印時即按合同約定的份數收取歸檔。

5、召開的各種重大會議，由會議主管部門將會議紀要、會議材料、聲像資料等向行政部移交，季度統(tǒng)一向檔案室移交。

6、其他聲像檔案的收集應在聲像資料形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔（歸檔的聲像資料均必須為原版、原件，照片含底片）。

四、歸檔范圍

1、公司應歸檔的資料包括：公司在日常工作和經營活動中形成的有保存和利用、參考價值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。

2、上級部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、批復、命令、條例、規(guī)定等文件材料。

3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關單位來往的文書。

4、公司對內進行管理、規(guī)范事務的正式發(fā)文。

5、重要的會議材料，參加上級部門會議帶回的會議材料，公司內部會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議紀要和會議記錄等。

6、公司的各種工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、簡報及合理化建議等。

7、公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關法律文書等文件材料。

8、公司的財務報表、賬本、憑證等。

9、公司關于員工勞動、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎勵、處分的文件材料。

10、公司工程項目資料及有關報建審批手續(xù)和驗收記錄、證明資料。

11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的報道、照片、錄音、錄像等。

12、凡是加蓋過公章未經正式使用文件資料的必須交回行政部。

五?? 檔案的立卷

1、公司各部門要堅持檔案資料的平時立卷工作。

2、各部門對處理完畢或保存的文件資料，由專（兼）職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。

3、各部門應根據業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

4、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導簽發(fā)的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職檔案人員歸卷。

5、專（兼）職檔案管理員應及時將收集的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負責統(tǒng)一規(guī)范立卷，保證案卷質量，各相關部門專（兼）職檔案人員配合，共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。

五、文件歸檔與移交

1、各部門文檔應于次年三月份以前向檔案室移交；

2、《移交清單》（見附表一）一式二份，清單上需包含的內容：文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。

3、文件移交清單三方簽字為有效。

4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范，具體的分類標準為：先大類（行政管理、經營、科研、后勤），后部門（董事會、行政、人事、財務部、項目部等），再小類（文件在前、資料在后）。

5、保管期限分為永久、長期（50年）、短期（15年）三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件，保管期限分為永久、長期（30年、10年）兩種。

6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是：

（1）從維護公司歷史面貌完整出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，分析和鑒定文件材料的現實作用和歷史作用，以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。

（2）凡是記錄和反映公司主要經營管理活動、中心工作和基本歷史面貌的，在維護公司權益等方面具有永久性憑證價值和文化價值，對公司有長遠利用價值的各種文件材料應定為永久保管；

（3）凡是記錄和反映公司經營管理活動，在較長時間內對本公司工作有查考利用價值，在維護公司權益方面具有憑證性價值的文件材料，應定為長期保管。

7、案卷質量總的要求是：遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件資料之間的 有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

8、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，放在一起，不得分開；絕密文件單獨立卷。

9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年；工程資料放在項目驗收年度；其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

10、卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依次序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

11、卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角，背面的左上角打印頁號。

永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

12、有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。

六、檔案的保管、統(tǒng)計

1、公司檔案資料實行專人、專柜、專室管理。

2、公司檔案資料的保管按機構、年度、保存期限、編號次序進行保管，并編制好案卷目錄等工作。

3、檔案管理員須做好檔案資料的保護工作，做到“八防”：防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。

4、公司檔案實行計算機監(jiān)控管理，實現檔案管理的規(guī)范化、自動化、現代化。

5、公司檔案室應當加強檔案的管理和利用，定期對檔案的價值進行鑒定。

6、聲像檔案在保管期限內須進行定期檢查，防止檔案的變質、退磁。對重要的聲像檔案應制作光盤保管。嚴禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。

文書檔案的統(tǒng)計

7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計數據做到準確可靠。

編制案卷目錄、全引目錄，專題卡片、資料等檢索工具，方便利用，提高效率。

七、檔案的查閱、借閱

1、公司員工查閱、借閱檔案資料時，應嚴格按程序辦理，填寫《查（借）閱檔案審批表》，檔案室負責人對查（借）閱人、查閱檔案內容、查閱時間和歸還時間進行詳細登記后方予查閱。

2、查（借）閱檔案員工應根據申請內容進行查閱，對檔案內容與本身工作無關的檔案，一律不得查閱。

3、檔案查（借）閱的批準人：普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批；秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。

4、公司檔案原件原則上不外借，如因工作需要確需外借帶出，普通檔案由行政部經理批準，秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準。對常用的檔案資料，檔案室可提供復印副本供借閱，副本在使用部門使用完畢后，應及時交還檔案室。嚴禁未經允許私自對檔案資料進行復印和復制。

查（借）閱檔案人員須愛護檔案，不得在文件上作任何標記、標志或涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時吸煙，以免造成檔案的損壞。

5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下，經總裁或主管副總裁批準可用于公司內部學習、對外宣傳。

八、檔案的銷毀

1、對超過保管期限和確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期整理，進行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。

2、檔案需要銷毀時，由行政部檔案管理員提出銷毀意見，經行政部經理會同相關職能部門經理嚴格審查，并編制檔案銷毀清冊，經公司相關系統(tǒng)總監(jiān)審核，并在會計檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。

3、其他檔案銷毀前，應將需銷毀檔案在清單一一列明，報行政部經理審核，經總裁或主管副總裁審批后，方可實施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。

4、檔案銷毀時須有兩人以上人員進行現場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認該檔案確已銷毀。不得一人單獨進行檔案的銷毀。

九、罰則

有下列行為之一的，由公司行政部責令限期改正；情節(jié)嚴重的，報請總裁或主管副總裁對負責的主管人員和直接責任人給予處分。

1、將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕移交檔案室歸檔的。

2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。

3、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的。

4、檔案管理員、對檔案負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

5、未經批準，私自復印或銷毀檔案的。

拆件、涂改、勾劃、折疊、轉借，損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。

7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對外公布的檔案內容的。

十、附則

本規(guī)定由行政部制訂和解釋，經總裁或主管副總裁審批，修改時亦同。

本規(guī)定施行后，凡既有的類似制度自行終止。

本規(guī)定自2023年10月30日起試實行。