醫(yī)學院會議、會務管理規(guī)定

明昆醫(yī)學院會議、會務管理規(guī)定

為加強會議管理，實現(xiàn)會議管理的規(guī)范化、制度化和科學化，提高會議質量和效率，結合學院實際制定本規(guī)定。

1.學院機關各職能部門、各二級單位擬召開全院性或涉及多個二級單位、部門的工作會議，須向分管院領導報告，經同意后按照職能劃分提前三-五個工作日報黨委辦公室或院長辦公室進行審批，由黨委辦公室或院長辦公室統(tǒng)籌安排后方可召開。

2.會議召集者應填寫《會議申請單》，寫明會議名稱、目的、意義、地點、日期、時間、議題、與會單位及人員、會議規(guī)模、主持人等內容。黨委辦公室或院長辦公室審批同意召開會議的，應對會議的召開提出具體要求。

3.會議召集者應認真做好會前各項準備工作，包括起草出席會議的領導講話材料，指定中心發(fā)言人，發(fā)出會議通知，準備會議材料，布置會議場所，安排會議記錄，準備影像設備，組織宣傳報道等。會議準備的情況應及時告知黨委辦公室或院長辦公室，會議準備過程中有需要協(xié)調解決的事項，由黨委辦公室或院長辦公室負責協(xié)調解決。

4.會議主持人要充分了解會議目的，始終把握會議主題，準確把握開會時間，積極引導會議發(fā)言和討論，隨時注意歸納整理各種意見和建議。

5.參加會議人員應嚴格按照會議要求，會前認真研究會議的目的、宗旨、議題及有關材料，準備會議發(fā)言提綱或詢問事項。會上要積極發(fā)言，各抒己見，允許持有不同觀點和保留意見，但會上如果形成決議，都應認真貫徹執(zhí)行。

6.會議召集者應在會后及時整理，發(fā)布會議紀要或決議，備部門、單位如需要使用會議室，要提前到黨委辦公室或院長辦公室申請，在會議室使用登記薄上簽字，由黨委辦公室或院長辦公室統(tǒng)一安排。參加會議人員要愛護會議室環(huán)境和設施，不得損壞、移動會議室的家具及物品。會議結束后，會議召集者要在會議室管理人員的配合下整理會場，保持清潔，并辦理交接手續(xù)。

8.會議室管理人員要做好會議室的日常管理工作和會議期間的服務保障工作，包括會議室的衛(wèi)生、供水、照明、影像、音響等。

9.涉會人員在會議期間不得使用通訊工具，除特殊情況外，參會人員在會議期間不處理日常工作事務。

10.涉會人員必須嚴格遵守保密規(guī)則，在會議作出的決議沒有正式公布前，不得向外泄露;不得將會議討論的具體情況向外傳播。

11.機關黨群各職能部門、各二級單位組織全院性或涉及多個二級單位、部門的活動，參照本規(guī)定執(zhí)行。

12.本規(guī)定由黨委辦公室和院長辦公室負責解釋。本規(guī)定未規(guī)定事項，按照《明昆醫(yī)學院會議規(guī)則》執(zhí)行。

13.本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，以前的相關規(guī)定及做法與本規(guī)定不一致的，按本規(guī)定執(zhí)行。