愛暮家養(yǎng)老院辦公區(qū)管理規(guī)定

北京市海淀區(qū)愛暮家養(yǎng)老院

制度編號：AM—AD—120—[2009]1030—A

編寫人：

批準：

辦公區(qū)管理規(guī)定

一、目的：為規(guī)范辦公區(qū)管理，保持良好的辦公秩序和環(huán)境，特制定本規(guī)定。

二、適用范圍：辦公區(qū)域全體員工。辦公區(qū)域，即B座東配樓一至三層（醫(yī)療保健室內醫(yī)生辦公室屬辦公區(qū)域，其它屬營業(yè)區(qū)域，圖書館、會議室、會客室視為辦公區(qū)域，其它屬營業(yè)區(qū)域。）；工程辦公室；房務及餐飲辦公室；中控室；客服中心工位；門崗。

三、規(guī)定范圍：

3.1辦公區(qū)員工行為、舉止；

3.2辦公區(qū)清潔、衛(wèi)生；

3.3辦公區(qū)鑰匙；

3.4節(jié)能管理；

3.5辦公區(qū)安全、保衛(wèi)。

四、內容

4.1行為規(guī)范：

4.1.1辦公區(qū)工作人員應嚴格遵守養(yǎng)老院的作息安排，上下班實行考勤制度。（具體規(guī)定詳見《考

勤休假管理制度》）；

4.1.2員工在工作時間內不得擅離崗位，午休結束后應按時返回工作崗位。因公外出必須事前請假并做好外出登記，如有未獲批準外出或人員外出并沒有登記等情況，對擅離崗位人員處予每人100元/次的處罰（具體規(guī)定詳見《考勤休假管理制度》）；

4.1.3養(yǎng)老院組織的各項會議或活動，與會人員應提前3-5分鐘到場，遲到者將給予處罰。

4.1.4員工上班時須著職業(yè)服，衣服要整潔、得體并佩戴證章。（具體規(guī)定詳見《員工著裝規(guī)定》。男員工必須刮凈胡須，發(fā)長不得覆蓋耳朵或衣領；女員工的頭發(fā)必須梳理整齊，業(yè)務部門的女員工，發(fā)長不得過肩，不可編辮子，不得染指甲或染發(fā)，不得燙發(fā)，不化濃妝，須淡妝上崗；員工不準戴手鐲、耳環(huán)等飾物；

4.1.5客服中心接到致高管人員的電話時，應仔細詢問對方姓名，單位，來電事由等，了解基本情況后，再致電高管人員，詢問是否接聽（另有交代的除外）。原則上，不允許未經(jīng)詢問直接將陌生拜訪電話轉接高管人員；

4.1.6辦公電話須在鈴響三聲內接聽，接聽外部來電時需統(tǒng)一問候語：“您好！愛暮家”；接聽內部來電時須統(tǒng)一問候語：“您好！××部門”。通話過程中，語言清晰、簡練，音量適中，時間不宜過長；態(tài)度要熱情、有禮貌、有耐心；

4.1.7辦公區(qū)手機鈴聲應調低，會議期間關閉手機或者設定在震動狀態(tài)；

4.1.8不得將與工作無關的物品帶入養(yǎng)老院；

4.1.9所有外部來訪人員需在門崗進行登記（已辦理完離職交接手續(xù)的人視為外來人員），門崗在開門前應判別來訪者身份，保險員、推銷員等不得進入，門崗確認拜訪對象在辦公室內并得到許可后方可發(fā)放臨時出入證允許來訪人員進入；明確訪客身份后，門崗轉由客服中心安排等候及會面，非特殊原因不應允許外來人員直接進入辦公區(qū)域，尤其是機房、財務部、高管辦公室。

任何人不可私帶他人進入養(yǎng)老院參觀，違者將根據(jù)《員工獎懲制度》給予處罰；凡出入辦公室不關門或未經(jīng)養(yǎng)老院領導批準私自放入外來人員者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予50元/次處罰；

4.1.10辦公區(qū)嚴禁大聲喧嘩、嘻笑打鬧、聚堆聊天；不得使用不文明語言,待人接物文明禮貌、主動熱情，做到來有迎聲，問有回聲，走有送聲。非緊急情況,不得在辦公區(qū)奔跑，喊人；

4.1.11辦公區(qū)域、圖書館、會議室、會客室、更衣室、衛(wèi)生間內嚴禁吸煙，辦公時間在辦公區(qū)域內嚴禁吃東西；

4.1.12下班或辦公室無人時，須關閉所有用電器具，將資料、印章、票據(jù)鎖入抽屜內，抽屜內嚴禁存放現(xiàn)金，關窗、鎖門后方可離開；

4.1.13要愛護養(yǎng)老院固定資產(chǎn)，發(fā)現(xiàn)損壞應及時向人力行政部報修，無法修復的由人力行政部按資產(chǎn)報廢流程做報廢處理。因故意或使用不當損壞公物者，應予以相應賠償；

4.1.14辦公電話只能用于工作聯(lián)系用，工作期間接聽私人電話應務求簡短，嚴禁利用辦公電話撥打私人電話，尤其是長途電話，

否則，一經(jīng)查實，將按違紀處理，同時給予所產(chǎn)生話費十倍處罰；

4.1.15節(jié)約使用紙張，對內存檔或傳閱的文件應使用一面作廢的紙張；

4.1.16飲水機放置于辦公區(qū)域內，供員工和客人飲用。而飲水杯是供給客人使用的，辦公區(qū)員工應自帶水杯。

4.2會議室、圖書館及會客室管理

4.2.1人力行政部負責會議室及會客室管理，圖書館管理人員在業(yè)務上接受辦公室協(xié)調指導；

4.2.2因工作需要使用圖書館及需提供會議設備的，應提前與服務部預約；

4.2.3使用會議室、會客室及圖書館時，應愛護該場所內的公用設施，保持環(huán)境衛(wèi)生，用畢恢復原貌；

4.2.4圖書館內所有設施由服務部管理，未經(jīng)允許，不得擅自挪用。

4.3辦公設施管理

4.3.1辦公區(qū)域設施由人力行政部統(tǒng)一規(guī)劃管理，各部門需調整辦公設施時，應向人力行政部提出申請，由人力行政部進行辦公區(qū)內部調配，辦公區(qū)沒有的資源由人力行政部填寫《辦公設備配置（轉移）單》協(xié)調服務部給予配備調整或由人力行政部申請購買。所有設施新購、調配、轉移等必須遵循《固定資產(chǎn)管理制度》要求；

4.3.2辦公桌是養(yǎng)老院的固定資產(chǎn)，由人力行政部統(tǒng)一管理，員工個人未經(jīng)許可，不得擅自調換；如有特殊要求，需報人力行政部批準；

4.3.3辦公桌面須保持整潔。電腦應按統(tǒng)一要求擺放：主機擺放在辦公桌下或電腦桌內，顯示器擺放在臺面中間，保持電腦清潔；

4.3.4辦公區(qū)各類工程設施出現(xiàn)問題時，各部門首先上報人力行政部，再由人力行政部通知工程人員給予維修。

4.4辦公區(qū)清潔、衛(wèi)生規(guī)定

4.4.1衛(wèi)生管理責任劃分

4.4.1.1養(yǎng)老院辦公區(qū)域范圍內環(huán)境衛(wèi)生由人力行政部歸口管理，人力行政部行政管理人員監(jiān)督保潔員對養(yǎng)老院辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進行日常清潔工作，制定衛(wèi)生清潔標準，指導養(yǎng)老院各部門衛(wèi)生責任區(qū)的衛(wèi)生維護工作，并定期組織檢查、考核和評比工作；

4.4.1.2養(yǎng)老院各部門以辦公區(qū)域劃分衛(wèi)生責任區(qū)，按本規(guī)定有關衛(wèi)生維護要求負責本部門辦公區(qū)域范圍內環(huán)境衛(wèi)生的日常維護工作。公共辦公區(qū)域的衛(wèi)生維護工作由人力行政部負責；

4.4.1.3養(yǎng)老院員工以個人辦公區(qū)域劃分衛(wèi)生責任區(qū)，按本規(guī)定有關衛(wèi)生維護要求負責個人辦公區(qū)域范圍內環(huán)境衛(wèi)生的日常維護工作。養(yǎng)老院領導辦公區(qū)域衛(wèi)生維護工作由人力行政部負責（地毯清洗工作除外）；

4.4.1.4各部門負責各自辦公室內衛(wèi)生，樓道、樓梯、公共衛(wèi)生間以及尚未分配到各部門的公共辦公區(qū)域衛(wèi)生由人力行政部負責，各部門及員工個人對所使用的公共辦公區(qū)域公共設施承擔維護責任。

4.4.2衛(wèi)生清潔要求

4.4.2.1辦公室嚴格要求保潔人員按日常保潔細則執(zhí)行（保潔細則另見《養(yǎng)老院日常保潔計劃》），保持地面、墻面、門窗、燈具、辦公家具、辦公設備、辦公器具日常清潔整齊，無灰塵，無損壞。

4.4.3衛(wèi)生維護要求

4.4.3.1員工個人辦公區(qū)域環(huán)境維護要求

員工應注意保持所在工作區(qū)域衛(wèi)生環(huán)境的整潔、有序和完好無損，具體要求為：

4.4.3.1.1愛護養(yǎng)老院財產(chǎn)，辦公家具、辦公設備使用時不允許亂寫亂劃；

4.4.3.1.2辦公桌面各種資料、工具、文件、配件等均應放置整齊美觀，對內流通文件不得隨意丟放在桌面，對外往來文件或信函等禁止存放在辦公位上；

4.4.3.1.3文明使用衛(wèi)生間，及時沖洗。嚴禁往水池、抽水馬桶內亂扔垃圾；

4.4.3.1.4嚴禁往洗手池及普通垃圾桶內傾倒飯菜殘渣等；

4.4.3.1.5參加會議（洽談）結束后，應自覺清理好面前的雜物，放置好自已的座位，必要時要及時通知保潔人員進行清潔，恢復會議（洽談室）的潔凈；

4.4.3.1.6下班時，應整理干凈辦公桌上所用物品，座椅置于桌下，所有廢棄物品必須投放于清潔袋中；

4.4.3.1.7保持辦公區(qū)良好工作氛圍，打電話和談話以能聽到為宜，禁止大聲喧嘩或高聲叫喊、影響他人工作，不得聚堆閑談與工作無關的事情。

4.4.3.2各部門辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護要求

各部門應負責維護本部門辦公區(qū)域范圍內環(huán)境衛(wèi)生的整潔、有序和完好無損，具體要求為：

4.4.3.2.1負責按養(yǎng)老院規(guī)定教育和加強本部門人員保護環(huán)境衛(wèi)生的思想意識和行為規(guī)范；

4.4.3.2.2負責本部門共用辦公家具、辦公設備安全衛(wèi)生使用；

4.4.3.2.3本部門共用的各種書籍、資料、工具、文件、配件等均應放置整齊美觀，不隨意堆放物品；

4.4.3.2.4本部門組織會議（洽談）后，應負責清理遺留的雜物，放置好桌椅，通知保潔人員進行清潔，恢復會議（會客室）的潔凈有序；

4.4.3.2.5文件柜里的資料要排放整齊，逾期或廢棄文件要定期處理或銷毀，避免多余物品占用文件柜的使用空間；文件柜頂不得私自擺放任何物品，以保持辦公區(qū)整體形象；

4.4.4.2.6各部門有責任保持部門公告欄（白板）整潔，不得亂涂亂畫，通知通告應粘貼擺正，超過兩周以上的通知應取下存檔；

4.4.3.3公共辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護要求

4.4.3.3.1養(yǎng)老院在圖書館組織（非部門組織）的會議（洽談）后，服務部應負責清理遺留的雜物，放置好桌椅，通知服務人員進行清潔，恢復圖書館的潔凈有序；

4.4.3.3.2公共辦公區(qū)域內須保持整潔，不得任意堆積物品、廢紙箱或垃圾；廢棄物必須放置于規(guī)定的場地或垃圾筐內；嚴禁從窗口向外拋棄廢棄物；

4.4.3.3.3飲水機及洗手間內的公用設施，要愛惜使用。洗手池內不得扔棄污物（如煙頭、廢紙、茶葉、飯菜殘渣、口香糖等）；

4.4.3.3.4嚴禁在辦公區(qū)域（包括前臺接待、走廊、衛(wèi)生間、會議室等場所）內吸煙，自覺維護良好環(huán)境衛(wèi)生；

4.4.3.3.5各類車輛要服從保安人員指揮，按指定車位停放。自行車要停放到指定位置，不得亂放。

4.4.4衛(wèi)生管理工作要求和有關獎懲規(guī)定

4.4.4.1．人力行政部行政管理人員負責衛(wèi)生管理工作，應按本規(guī)定要求負責養(yǎng)老院范圍內的所有環(huán)境衛(wèi)生清潔維護的指導和檢查工作，并有責任和權力要求辦公區(qū)各部門、各員工遵循本規(guī)定的執(zhí)行；

4.4.4.2．人力行政部行政管理人員負責按規(guī)定對保潔人員進行考核和管理；

4.4.4.3．人力行政部行政管理人員應于每天上班前，巡視檢查辦公區(qū)范圍內的所有環(huán)境衛(wèi)生情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決并進行記錄，并于每周一和每月5日前將上周/月衛(wèi)生檢查情況上報部門負責人審核后形成衛(wèi)生通報發(fā)養(yǎng)老院各部門，衛(wèi)生通報內容按責任區(qū)域反映上述各項清潔和維護工作情況，衛(wèi)生評價采用以下標準：

（1）優(yōu)良：連續(xù)三周/月“正常“；

（2）合格：符合各項衛(wèi)生要求；

（3）較差：有一至二項不符合衛(wèi)生要求；

（4）很差：有三項以上不符合衛(wèi)生要求。

衛(wèi)生檢查如有較差或極差情況，應注明責任部門或個人以及衛(wèi)生不符合要求的具體情況。

4.4.4.4．養(yǎng)老院各部門全體人員及保潔人員應積極配合和執(zhí)行上述清潔工作及維護工作，衛(wèi)生考核將作為部門考核和員工考核內容之一，模范遵守或有違反行為，將按以下辦法實施管理和獎懲：

（1）衛(wèi)生評價為“優(yōu)良“部門或個人，將在衛(wèi)生通報上予以表揚，全年“優(yōu)良“部門或個人將評為“優(yōu)秀衛(wèi)生部門“或“優(yōu)秀衛(wèi)生員工“，人力行政部將專項提請養(yǎng)老院給予一定經(jīng)濟獎勵。

（2）衛(wèi)生檢查為“較差“和“很差“的部門或個人，人力行政部行政管理人員應當面指出不足之處并立即要求相關部門和個人進行改正，不聽從指正者將于本周/月衛(wèi)生通報中提出批評。

（3）衛(wèi)生檢查連續(xù)三次以上為“較差“和“很差“的部門或個人，將于本月衛(wèi)生通報中提出批評；月通報二次以上“較差“和“很差“的部門和個人，將記入部門考核和個人考核中，試用人員將記入轉正考核中，并作為有關獎金發(fā)放的考核內容之一；全年“較差“和“很差“次數(shù)最多的部門和個人，將評為“衛(wèi)生最差部門“和“衛(wèi)生最差員工“，并提請養(yǎng)老院于年終獎金中進行一定懲罰減額。

（4）保潔人員的清潔工作不符合養(yǎng)老院衛(wèi)生要求的，第一次給予批評，第二次給予警告，第三次給予勸退處理。

4.5辦公區(qū)鑰匙管理

4.5.1管理組織

4.5.1.1辦公區(qū)鑰匙由人力行政部統(tǒng)一管理；

4.5.1.2門鑰匙由部門負責人管理；

4.5.2管理內容

4.5.2.1保管原則:誰使用，誰負責

4.5.2.2鑰匙領用

4.5.2.2.1人力行政部對鑰匙進行編號（家具鑰匙按家具的資產(chǎn)編號，門鑰匙自行編號）后，張貼在鑰匙上。

4.5.2.2.2員工領用鑰匙需填寫《鑰匙領用登記表》。

4.5.2.3鑰匙分類保管

4.5.2.3.1辦公家具鑰匙（包括文件柜、推柜等）：由使用人保管鑰匙；

4.5.2.3.2大門、會議室等公用鑰匙：由辦公室保管；

4.5.2.3.3獨立辦公室鑰匙：由使用者保管；

4.5.2.3.4保險柜鑰匙：由指定專人保管。

4.5.2.4鑰匙管理

人力行政部對辦公區(qū)域所有鑰匙統(tǒng)一登記造冊，建立詳細的鑰匙領用庫存臺帳，定期

盤點上報鑰匙管理使用狀況，詳細審查離職員工鑰匙退還事宜。

4.5.2.4.1中控室保留辦公區(qū)備用鑰匙一套（財務保險柜備用鑰匙由財務負責人保管），在臨時需要時提供使用；

4.5.2.4.2如需要動用當事人使用鑰匙的備用鑰匙，當事人應填寫《備用鑰匙使用登記表》，由當事人、人力行政部雙方簽字后使用；

4.5.2.4.3如需要動用他人使用鑰匙的備用鑰匙，必須征得主管領導同意后，方可使用備用鑰匙，同時填寫《備用鑰匙使用登記表》；

4.5.2.4.4任何鑰匙不得任意復制或借予他人使用；

4.5.2.4.5領用的鑰匙如有丟失，必須及時報請人力行政部采取補救措施。并予以20元罰款；

4.5.2.4.6人力行政部如需復制鑰匙，應填寫《鑰匙復制申請單》，由人力行政總監(jiān)簽字后方可復制。

4.5.2.4.7辦公區(qū)員工離職或調離時，應將鑰匙退交人力行政部，方可辦理離職、調離手續(xù)；

4.5.2.4.8除人力行政部主管人員因鑰匙管理使用需要外，其他人不得以任何借口擅自加配辦公區(qū)鑰匙、改裝門鎖。一經(jīng)查出，將給予50元的罰款，情節(jié)嚴重者給予解除勞動關系處理。

4.5.2.4.9一旦發(fā)現(xiàn)門鎖或鑰匙出現(xiàn)故障，盡早報請人力行政部派人修理，以免造成更大的損失。

4.5.2.5獎懲措施：

4.5.2.5.1如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失情況，該員工需按價賠償其直接損失；

4.5.2.5.2連續(xù)發(fā)現(xiàn)3次丟失鑰匙情況，將記過失一次。

4.5.3附件

4.5.3.1《鑰匙領用登記表》

4.5.3.2《備用鑰匙使用登記表》

4.5.3.3《鑰匙復制申請單》

4.6安全管理

4.6.1各辦公區(qū)域工作人員必須提高警惕，防止不法分子闖入室內。重要的文件、資料要及時送存，個人存放文件、資料要妥善保管，不要亂放亂丟，嚴防泄密；

4.6.2辦公室的鑰匙不得轉交本室以外的人員使用，嚴禁將外人單獨留在辦公室內看書、學習或玩耍。

4.6.3個人辦公桌上的鑰匙要隨身攜帶，人離時注意關鎖門窗；

4.6.4下班后，行政值班經(jīng)理應認真檢查辦公區(qū)安全狀態(tài)，并確保天黑后，核心辦公區(qū)樓道燈處于開啟狀態(tài)；

4.6.5不準在辦公區(qū)內焚燒雜物、紙張，不準亂接電源、燒電爐，人離時注意關閉電源，認真做好防火工作；

4.6.7嚴禁隨意觸動防火、防煙報警設施；嚴禁攜帶危險品進入養(yǎng)老院；

4.6.8下班時，須切斷電腦及其他用電設施電源（含插線板電源）；妥善保管重要物品；

4.6.9來訪客人須在洽談區(qū)等候，會客地點應在洽談區(qū)。特殊情況經(jīng)允許，方可進入辦公室；

4.6.10如攜帶物品（帶包裝）離開，需由辦公室或接待中心確認，開具攜物出門條，門崗方可放行。

4.7節(jié)能管理

4.7.1節(jié)電管理

4.7.1.1夏季室內溫度低于30攝氏度（含）時禁止啟動空調，高于30攝氏度啟動空調后，應將空調溫度設置在26攝氏度；冬季室內溫度低于于16攝氏度時方可啟動空調，啟動空調后，溫度設置不應超過18度；

4.7.1.2各辦公室均應采用節(jié)能燈作為照明光源；

4.7.1.3各部門應做到人走燈滅，避免出現(xiàn)長明燈現(xiàn)象（另有規(guī)定的公共辦公區(qū)域除外）。

4.7.2節(jié)水管理

全體員工均應注重節(jié)約用水，對衛(wèi)生間馬桶或水龍頭出現(xiàn)的長流水情況應及時匯報。

4.7.3其它

4.7.3.1夏季啟用空調后，禁止開窗；

4.7.3.2冬季供暖期間，除每日上午上班后統(tǒng)一的15分鐘通風時間外，其它時間禁止開窗；

4.7.3.3各部門負責人為本部門節(jié)能管理第一責任人；

4.7.3.4各辦公室應指定節(jié)能管理責任人，并報人力行政部備案；

4.7.3.5違反節(jié)能管理各條款規(guī)定的，視為中度違紀；因違反本規(guī)定，違規(guī)操作空調設備造成損壞的，屬嚴重違紀，以上均按《員工獎懲制度》給予處理。

五、處罰措施

5.1養(yǎng)老院全體人員必須嚴格遵守以上規(guī)定。人力行政部負責督查養(yǎng)老院全員執(zhí)行本規(guī)定的情況，經(jīng)指出后仍未改正者，將視情節(jié)輕重處以20-100元不等罰款；損壞公物須照價賠償；對情節(jié)嚴重者除要求賠償損失外，還將根據(jù)《員工獎懲制度》予以處分。

六、制度責任部門：本制度由人力行政部負責解釋。

七、生效日期:本制度自院領導簽字之日起生效。

附件:

附件一：《辦公鑰匙使用狀況報告表》

附件二：《鑰匙領用登記表》

附件三：《備用鑰匙使用登記表》

附件四：《辦公區(qū)域檢查報告》

簽發(fā)人：姚雪