第1篇 原材料采購(gòu)管理規(guī)定模版

原材料采購(gòu)管理規(guī)定【1】

第一條為了加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制,規(guī)范采購(gòu)行為,保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行,以最大限度地降低采購(gòu)成本,特制定本辦法。

第二條本辦法對(duì)本公司所有材料物資的采購(gòu)均適用,公司控股子公司參照?qǐng)?zhí)行。

第三條采購(gòu)流程及職責(zé)分工

一、采購(gòu)流程:

1、生產(chǎn)部根據(jù)設(shè)備狀況滾動(dòng)編制月度、季度、年度生產(chǎn)計(jì)劃包括主要材料(玻璃、鋁框、接線盒、背板等)月度、季度消耗總量、單位產(chǎn)品材料消耗量及原輔材料安全庫(kù)存量,經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

2、采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、單位消耗量、安全庫(kù)存量、實(shí)時(shí)庫(kù)存量、采購(gòu)周期及供求狀況定期編制原輔材料采購(gòu)計(jì)劃,經(jīng)分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長(zhǎng)核準(zhǔn)后進(jìn)行詢價(jià);辦公用品由需求部門申請(qǐng),綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu),其余物資采購(gòu)包括修理用備件、機(jī)器設(shè)備及工具、辦公設(shè)備、家具、低值易耗品等由需求部門申請(qǐng),采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)。

3、采購(gòu)審批權(quán)限:公司原輔材料采購(gòu)計(jì)劃,由分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長(zhǎng)核準(zhǔn);其余物品采購(gòu)計(jì)劃或采購(gòu)申請(qǐng)由需求部門申請(qǐng),經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批、董事長(zhǎng)核準(zhǔn)后執(zhí)行;大宗機(jī)器設(shè)備等巨額采購(gòu)還需呈報(bào)公司董事會(huì)決議通過(guò)后執(zhí)行。

4、采購(gòu)人員進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)、比較分析報(bào)審,原輔材料、修理用備件、機(jī)器設(shè)備及工具、辦公設(shè)備、家具、低值易耗品等定價(jià)須經(jīng)公司物資價(jià)格監(jiān)查組審議通過(guò)后執(zhí)行采購(gòu)。

5、成立物資采購(gòu)監(jiān)查組。物資監(jiān)查組的工作職責(zé):參與公司供應(yīng)商的選擇;負(fù)責(zé)公司采購(gòu)物資價(jià)格的審定等,監(jiān)查組由董事長(zhǎng)任組長(zhǎng),總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)為成員的四人監(jiān)查組。供應(yīng)商評(píng)價(jià)采用現(xiàn)場(chǎng)考察和資質(zhì)審查相結(jié)合,但參與現(xiàn)場(chǎng)考察人員和參與其資質(zhì)審查人員不得重復(fù);供應(yīng)商評(píng)審采用比較記名投票方式,董事長(zhǎng)一人兩票制,其余人員一人一票制,全數(shù)為五票,少數(shù)服從多數(shù)。經(jīng)監(jiān)查組審查通過(guò)的采購(gòu)價(jià)格才能執(zhí)行。

6、定期或即時(shí)簽訂購(gòu)銷合同,日常由采購(gòu)人員聯(lián)系發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨數(shù)量及交貨地點(diǎn)等事項(xiàng)。

7、倉(cāng)庫(kù)收貨、品管人員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨。

二、職責(zé)分工:

1、銷售部門負(fù)責(zé)公司月度、季度、年度銷售計(jì)劃的制定和修正;

2、生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)公司月度、季度、年度生產(chǎn)計(jì)劃的制定和修正;

3、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)公司所有材料物資的采購(gòu),同時(shí)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、交貨期限、實(shí)際庫(kù)存數(shù)量及安全庫(kù)存量定期或適時(shí)進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng);

4、品管部門負(fù)責(zé)采購(gòu)貨物的質(zhì)量參數(shù)以及進(jìn)倉(cāng)貨物的品質(zhì)檢驗(yàn);

5、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)流程及購(gòu)銷合同、單據(jù)的審核,同時(shí)負(fù)責(zé)相關(guān)資金的落實(shí)安排;

6、倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)貨物的數(shù)量驗(yàn)收、發(fā)放及實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)量反饋等;

7、總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)申請(qǐng)及其購(gòu)銷合同的簽批,包括主要材料、修理備用件、辦公設(shè)備、低值易耗品等貨物采購(gòu)供應(yīng)商的選擇及其接洽;

8、董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)機(jī)器設(shè)備、不動(dòng)產(chǎn)購(gòu)置、無(wú)形資產(chǎn)受讓等非經(jīng)常性物資采購(gòu)的接洽、合同簽批等。

第四條一般材料物資、備品的存量最高不得超過(guò)3個(gè)月的用量。

第五條供應(yīng)商評(píng)定控制程序

1、主要材料的含義

主要材料是指構(gòu)成產(chǎn)品的主體、產(chǎn)品之間可以分隔但不影響產(chǎn)品性能材料,主要包括玻

璃、鋁框、接線盒、eva等,輔助材料就是主要材料以外的材料;

2、對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)

2.1、采購(gòu)部根據(jù)同類材料的無(wú)差異控制要求,結(jié)合物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨期等比較,選擇合格的供應(yīng)商,填寫《供應(yīng)商選擇評(píng)定記錄表》。在無(wú)差異或差異可控的基礎(chǔ)上,對(duì)同類材料供應(yīng),應(yīng)盡量選擇幾家合格的供應(yīng)商。經(jīng)采購(gòu)部、監(jiān)查組等相關(guān)機(jī)構(gòu)審查通過(guò)后,錄入《合格供應(yīng)商名單》中材料物資采購(gòu)管理辦法材料物資采購(gòu)管理辦法。

2.2、評(píng)價(jià)供應(yīng)商時(shí)一般可考慮以下因素:

a、供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價(jià)格及付款條件、售后服務(wù)、歷史業(yè)績(jī)等;

b、質(zhì)量保證能力,即質(zhì)量控制體系;

c、業(yè)內(nèi)評(píng)價(jià)、第三方認(rèn)證等;

d、滿足法規(guī)的要求,采購(gòu)產(chǎn)品涉及強(qiáng)制性認(rèn)證的,應(yīng)具有相關(guān)認(rèn)證的證書和質(zhì)量證明等

2.3、對(duì)第一次供應(yīng)材料的供應(yīng)商,除提供充分的背景證明材料外,還需經(jīng)樣品測(cè)試及小

批量試用,經(jīng)測(cè)試合格后才能供貨:

a、新供應(yīng)商根據(jù)相關(guān)要求提供少量材料;

b、交生產(chǎn)車間試用,并填寫《供應(yīng)商評(píng)定記錄表》中相關(guān)欄目,結(jié)果反饋給采購(gòu)部;

c、小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。小批量試用合格的,必要時(shí)再經(jīng)試用,均合格的,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,列入《合格供應(yīng)商名錄》。

3、供應(yīng)商的日常管理

3.1、采購(gòu)部應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的供貨業(yè)績(jī)進(jìn)行跟蹤,及時(shí)與品管部進(jìn)行溝通。供應(yīng)商產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題,采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出《限期整改通知單》限期整改,如兩次發(fā)出“通知單”但質(zhì)量仍沒(méi)有明顯改進(jìn)的,應(yīng)取消其供貨資格。

3.2、采購(gòu)部每年對(duì)合格供應(yīng)商至少進(jìn)行兩次跟蹤復(fù)評(píng),填寫《供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》,評(píng)價(jià)時(shí)按百分制,質(zhì)量評(píng)分占50%,交貨期評(píng)分占10%,價(jià)格及售后服務(wù)占40%。評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)為:一年中平均質(zhì)量合格率達(dá)到98%以上的給予滿分,每降一個(gè)百分點(diǎn)扣5分,但質(zhì)量評(píng)分不能低于35分;交貨期都準(zhǔn)時(shí)交貨的給滿分,經(jīng)常送貨不及時(shí)的,給5分以下;在同等質(zhì)量的基礎(chǔ)上價(jià)格在業(yè)內(nèi)最低的,給35分以上?？傇u(píng)分不能低于80分,若低于80分或質(zhì)量評(píng)分低于35分,應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格;如因特殊情況留用,應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的檢驗(yàn)或驗(yàn)證工作。

3.3、采購(gòu)人員保持與供應(yīng)商及時(shí)溝通,當(dāng)供應(yīng)商的供貨變化會(huì)影響獲證產(chǎn)品一致性時(shí),采購(gòu)部應(yīng)采取相關(guān)措施,以確保該變化符合認(rèn)證規(guī)定的要求。

第六條供應(yīng)商的選擇所有物品采購(gòu)供應(yīng)商采購(gòu)部門必須建立其背景資料檔案庫(kù),同類

物品采購(gòu)至少準(zhǔn)備兩家或以上數(shù)量供應(yīng)商,以確保供應(yīng)渠道的順暢,供應(yīng)商的選擇從《合格供應(yīng)商名錄》中擇優(yōu)錄用;

第七條價(jià)格確認(rèn)

1、已經(jīng)核定的物料,采購(gòu)人員應(yīng)注重分析,收集信息資料以盡可能降低采購(gòu)成本,其他部門人員若有相關(guān)信息應(yīng)盡可能提供采購(gòu)人員,以供參考;

2、最新采購(gòu)物品或最新供貨的供應(yīng)商其供貨價(jià)格須報(bào)請(qǐng)物資采購(gòu)監(jiān)查組進(jìn)行審議,經(jīng)審議通過(guò)后方可執(zhí)行,已經(jīng)核定物料采購(gòu)價(jià)格通知上調(diào)時(shí),須附價(jià)格上調(diào)原因,采購(gòu)部報(bào)請(qǐng)物資采購(gòu)監(jiān)查組進(jìn)行審議,審議通過(guò)后方可執(zhí)行;

第八條詢價(jià)、比價(jià)、競(jìng)價(jià)

1、根據(jù)物料采購(gòu)的需求,采購(gòu)人員應(yīng)至少選擇三家適合條件的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià),詢價(jià)的內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、報(bào)價(jià)的有效期限、交貨日期、結(jié)算方式、合同形式(長(zhǎng)期合同或即時(shí)合同)等;

2、采購(gòu)部在收到供應(yīng)商反饋信息后,采購(gòu)人員據(jù)此分別品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交期、售后服務(wù)等進(jìn)行比較分析,選擇符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行招投標(biāo),公開(kāi)競(jìng)價(jià);

3、物資采購(gòu)監(jiān)查組審議價(jià)格的過(guò)程嚴(yán)肅認(rèn)真,審議的方法是評(píng)定計(jì)分制,審議的地點(diǎn)必須是公司注冊(cè)地,審議的依據(jù)是供應(yīng)商提交的投標(biāo)書或報(bào)價(jià)單等。

第九條執(zhí)行采購(gòu)

1、采購(gòu)人員接到經(jīng)核準(zhǔn)的“請(qǐng)購(gòu)單”后,應(yīng)與供應(yīng)廠商進(jìn)一步接觸,進(jìn)行正式的質(zhì)量、價(jià)格和后續(xù)服務(wù)談判材料物資采購(gòu)管理辦法文章材料物資采購(gòu)管理辦法出自轉(zhuǎn)載請(qǐng)保留此鏈接!。對(duì)金額較大的或批量采購(gòu),應(yīng)到供方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實(shí)際考察,以充分了解供方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)等,向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向。

2、在采購(gòu)作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后,采購(gòu)人員應(yīng)準(zhǔn)備相應(yīng)買賣合同四份,經(jīng)授權(quán)簽字蓋章后生效,供方留存兩份,需方留存兩份,其中一份采購(gòu)部、一份財(cái)務(wù)部,合同需要列明至少下列條款:

2.1、供應(yīng)商資料:包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;

2.2、采購(gòu)物料的詳細(xì)描述:包括品名、型號(hào)、規(guī)格等,如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明;

2.3、訂單所采購(gòu)的數(shù)量/重量:單位包裝數(shù)量/重量;包裝件數(shù);

2.4、價(jià)格:單價(jià),合計(jì)價(jià)、合同總額,定金或預(yù)付款

2.5、交貨日期:分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量。

2.6、付款方式

2.7、所需的質(zhì)量證明資料(檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報(bào)告等)。

2.8、質(zhì)量保證條款:發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題時(shí)進(jìn)行退換或其他處理方法。

2.9、運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。

3、屬于分批交貨的貨物,采購(gòu)人員根據(jù)實(shí)際需求,出具交貨通知單經(jīng)采購(gòu)部門經(jīng)理審核,加蓋公章后由采購(gòu)人員通知供方發(fā)貨,

采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨,及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。

4、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在其“送貨單”上注明“訂購(gòu)單編號(hào)”及“包裝方式”,以便驗(yàn)收確認(rèn)。5、采購(gòu)部門接到生產(chǎn)部門緊急采購(gòu)案件,應(yīng)立即進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià),按采購(gòu)程序指明專人迅速辦理。

6、階段控制及溝通

6.1、采購(gòu)過(guò)程分為請(qǐng)購(gòu)、詢價(jià)、訂購(gòu)、交貨四個(gè)階段,采購(gòu)部應(yīng)協(xié)調(diào)控制采購(gòu)作業(yè)每個(gè)階段的進(jìn)度。

6.2、采購(gòu)人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí),應(yīng)將異常情況反饋給主管上級(jí),說(shuō)明異常原因及預(yù)定完成日期,以便擬訂對(duì)策處理。

7、采購(gòu)作業(yè)方式除一般采購(gòu)作業(yè)方式外,采購(gòu)部門可依據(jù)材料物資使用情況和采購(gòu)特性,選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購(gòu):

7.1、集中計(jì)劃采購(gòu):凡具有共同性的材料物資,可以集中采購(gòu)計(jì)劃交貨的,可核定材料項(xiàng)目,通知生產(chǎn)等部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu),采購(gòu)部門定期集中辦理采購(gòu)。

7.2、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu):凡經(jīng)常性使用,且使用量較大的大宗材料物資,應(yīng)事先選定廠商,議定長(zhǎng)期供貨價(jià)格,報(bào)批準(zhǔn)后通知各部門依需要提出請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃。

8、退貨

經(jīng)檢驗(yàn)不合格的材料物資需要退貨時(shí),倉(cāng)庫(kù)應(yīng)出具紅字“材料入庫(kù)單”或拒絕入庫(kù),同時(shí)書面通知采購(gòu)人員并附有關(guān)“材料檢驗(yàn)報(bào)告”,采購(gòu)應(yīng)及時(shí)同供應(yīng)商溝通進(jìn)行后續(xù)處理。

第十條貨物驗(yàn)收及付款

1、供應(yīng)商交貨時(shí)采購(gòu)部應(yīng)通知倉(cāng)庫(kù),對(duì)實(shí)物清點(diǎn)件數(shù)或稱重,隨貨同行的有關(guān)證件進(jìn)行核對(duì),實(shí)物與請(qǐng)購(gòu)單或采購(gòu)合同內(nèi)容核對(duì)相符后簽收,倉(cāng)庫(kù)出具入庫(kù)單,庫(kù)管員簽字確認(rèn),如發(fā)現(xiàn)不符時(shí),即通知采購(gòu)部會(huì)同處理。

2、對(duì)有質(zhì)量參數(shù)要求的材料物資,品管部派員驗(yàn)收,經(jīng)驗(yàn)收合格后倉(cāng)庫(kù)出具入庫(kù)單,同時(shí)品管人員和庫(kù)管員必須簽字確認(rèn)。

第十一條付款結(jié)算

1、采購(gòu)款項(xiàng)必須按采購(gòu)合同所約定的時(shí)間和方式由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一安排支付。

2、付款申請(qǐng)由采購(gòu)人員提交,提交的內(nèi)容包括:送貨單、入庫(kù)單、對(duì)方開(kāi)具的發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告等,申請(qǐng)付款應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)合同要求進(jìn)行,分清輕重緩急材料物資采購(gòu)管理辦法采購(gòu)管理。申請(qǐng)付款單上應(yīng)注明交貨日、開(kāi)票日、預(yù)付款、已付款、余款等。按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后,方可辦理付款手續(xù)。

3、只有在出現(xiàn)以下情況時(shí)才可由采購(gòu)人員借款或墊款進(jìn)行直接支付:

3.1、緊急采購(gòu)且不能及時(shí)辦理財(cái)務(wù)付款手續(xù);

3.2、外埠采購(gòu)且供應(yīng)商要求立即付款時(shí);

3.3、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試期間臨時(shí)急需材料采購(gòu);

3.4、1000元以下的零星采購(gòu)

第十二條進(jìn)度控制及異常反饋

1、采購(gòu)部應(yīng)注重合同或協(xié)議的到貨時(shí)間要求,掌握到貨進(jìn)度。

2、采購(gòu)人員發(fā)現(xiàn)供貨方交貨日期有延誤時(shí),應(yīng)主動(dòng)與供貨廠商聯(lián)系催貨,對(duì)異常原因及處理對(duì)策,通知生產(chǎn)部協(xié)調(diào)處理。

第十三條質(zhì)量評(píng)價(jià)

就公司所耗用的材料物資質(zhì)量予以關(guān)注,根據(jù)使用效果分別材料、分別供應(yīng)商作出質(zhì)量評(píng)價(jià),以利于供應(yīng)商的優(yōu)選。

第十四條參與采購(gòu)過(guò)程的各相關(guān)部門,明確分工、明確責(zé)任、互相配合,發(fā)揮互相督促的作用,確保公司利益不受損害。

第十五條參加采購(gòu)的人員要嚴(yán)格自律,加強(qiáng)法制觀念,自覺(jué)抵制不正之風(fēng),任何人不得私下收受回扣或傭金,虛心接受群眾監(jiān)督。

第二十六條本辦法自公布日起執(zhí)行

原材料采購(gòu)管理制度【2】

為加強(qiáng)原材料采購(gòu)的管理,根據(jù)股東會(huì)決議,結(jié)合本公司的實(shí)際情況,制定本制度:

一、材料科是原材料采購(gòu)管理的第一責(zé)任部門,具體工作由材料科會(huì)同財(cái)務(wù)科完成。

二、對(duì)于大宗材料的采購(gòu),必須進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)。通過(guò)考察綜合評(píng)選,采用相對(duì)價(jià)格較低、保證質(zhì)量的材料和設(shè)備。公司各股東都可向市場(chǎng)詢價(jià)或介紹價(jià)格低廉的原材料,原材料價(jià)格采用階段浮動(dòng)價(jià)。供貨商不得惡意競(jìng)標(biāo)已經(jīng)發(fā)現(xiàn)取消其供貨資格,并永不合作。

三 、對(duì)生產(chǎn)所需的原材料應(yīng)根據(jù)需要數(shù)量、規(guī)格、使用時(shí)間等作出采購(gòu)計(jì)劃,周密布署,確保生產(chǎn)需要。

確定材料采購(gòu)供貨方后,應(yīng)簽定詳細(xì)的供貨合同,內(nèi)容包括產(chǎn)地、品牌、等級(jí)、數(shù)量、價(jià)格、型號(hào)、供貨時(shí)間等,按照合同規(guī)定,保證及時(shí)供貨。對(duì)緊缺原材料及時(shí)掌握信息,及時(shí)采購(gòu)或積壓原材料。

四、生產(chǎn)用原材料設(shè)專人管理,原材料進(jìn)場(chǎng)后及時(shí)辦理驗(yàn)收、核實(shí)方量手續(xù)。對(duì)不合格的原材料嚴(yán)禁辦理入庫(kù)手續(xù),材料收料單必須由門衛(wèi)及專職人員二人簽字,并及時(shí)把材料出入庫(kù)手續(xù)送交財(cái)務(wù)部,保證帳物相符、帳帳相符。

五、供貨方應(yīng)及時(shí)提供工程材料設(shè)備的證明和有關(guān)票據(jù),以便結(jié)算入帳。

六、財(cái)務(wù)科嚴(yán)格對(duì)進(jìn)場(chǎng)原材料進(jìn)行監(jiān)督和檢查核實(shí),確保生產(chǎn)成本最小化。

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第2篇 食品公司原材料采購(gòu)入庫(kù)驗(yàn)收管理規(guī)定

食品股份公司原材料采購(gòu)入庫(kù)驗(yàn)收管理規(guī)定

第一條采購(gòu)單處理

倉(cāng)庫(kù)保管員一旦接到采購(gòu)部門轉(zhuǎn)來(lái)的“采購(gòu)單”,即應(yīng)按物資類別、來(lái)源和入庫(kù)時(shí)間等分門別類歸檔存放。

第二條物資標(biāo)簽

物資在待驗(yàn)入庫(kù)前應(yīng)在外包裝上貼好標(biāo)簽,詳細(xì)填寫批量、品名、規(guī)格、數(shù)量及入庫(kù)日期。熱點(diǎn)欄目:2023年個(gè)人總結(jié)

第三條內(nèi)購(gòu)物資入庫(kù)

1.材料入庫(kù)前,保管人員必須對(duì)照“采購(gòu)單”,對(duì)物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、送貨單和發(fā)票等一一清點(diǎn)核對(duì),確認(rèn)無(wú)誤后,將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“請(qǐng)購(gòu)單”。

2.如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與“采購(gòu)單”上所列的內(nèi)容不符,保管人員應(yīng)立即對(duì)通知采購(gòu)人員和主管。在這種情況下原則上不予接受入庫(kù),如采購(gòu)部門要求接收則應(yīng)在單據(jù)上注明實(shí)際收料狀況,并請(qǐng)采購(gòu)部門會(huì)簽。

第四條外購(gòu)物資入庫(kù)

1.材料進(jìn)廠后,保管人員即會(huì)同檢驗(yàn)人員對(duì)照“裝箱單”及“采購(gòu)單”開(kāi)箱核對(duì)材料名稱、規(guī)格和數(shù)量,并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“采購(gòu)單”。

2.開(kāi)箱后,如發(fā)現(xiàn)所裝載材料與“裝箱單”或“采購(gòu)單”記載不符,應(yīng)即通知辦理進(jìn)口人員及采購(gòu)部門處理。

3.如發(fā)現(xiàn)所裝載物料有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等現(xiàn)象,經(jīng)初步估算損失在2000元以上者,保管人員應(yīng)即通知采購(gòu)人員、公證人員等前來(lái)公證并通知代理商前來(lái)處理,此前應(yīng)盡可能維持原來(lái)狀態(tài)以利公證作業(yè)。如未超過(guò)2000元,可按實(shí)際數(shù)量辦理入庫(kù),并在“采購(gòu)單”上注明損失程度和數(shù)量。

4.受損物品經(jīng)公證或代理商確認(rèn)后,保管人員即開(kāi)具“索賠處理單”呈主管批示,再送財(cái)務(wù)部門及采購(gòu)部門辦理索賠。

入庫(kù)以后,保管人員應(yīng)將當(dāng)日所收料品匯總填入“進(jìn)貨日?qǐng)?bào)表”作為入賬依據(jù)。

第五條交貨數(shù)量超額處理

交貨數(shù)量超過(guò)“訂購(gòu)量”部分原則上應(yīng)予退回,但對(duì)于以重量或長(zhǎng)度計(jì)算的材料,其超交量在3%以下時(shí),可在備注欄注明超交數(shù)量,經(jīng)請(qǐng)示采購(gòu)部門主管同意后予以接收。

第六條交貨數(shù)量短缺處理

交貨數(shù)量未達(dá)訂購(gòu)數(shù)量時(shí),原則上應(yīng)予以補(bǔ)足。但經(jīng)請(qǐng)購(gòu)部門主管同意后,可采用財(cái)務(wù)方式解決。屆時(shí)保管部門應(yīng)通知采購(gòu)部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。

第七條急用品入庫(kù)

緊急材料入庫(kù)交貨時(shí),若保管部門尚未收到“請(qǐng)購(gòu)單”,收料人員應(yīng)先詢問(wèn)采購(gòu)部門。確認(rèn)無(wú)誤后,方可辦理入庫(kù)。

第八條驗(yàn)收與退貨

1.為保證企業(yè)產(chǎn)品與服務(wù)的高質(zhì)量,須高度重視來(lái)料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題。質(zhì)量管理部門應(yīng)就材料重要性及特性等,適時(shí)召集使用部門和其他有關(guān)部門按照生產(chǎn)要求制定“材料驗(yàn)收規(guī)范”,呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施,作為采購(gòu)驗(yàn)收依據(jù)。

2.屬外觀等易識(shí)別性質(zhì)檢驗(yàn)的物料,驗(yàn)收應(yīng)于收料后一日內(nèi)完成。

3.屬化學(xué)或物理檢驗(yàn)的材料,檢驗(yàn)部門應(yīng)于收件后三日內(nèi)完成。

4.對(duì)于必須試用才能實(shí)施檢驗(yàn)者,由檢驗(yàn)部門主管于“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”

(表12-11)中注明預(yù)定完成日期,一般不得超過(guò)7天。

5.檢驗(yàn)合格的材料,檢驗(yàn)人員在外包裝上貼合格標(biāo)簽,交保管人員入庫(kù)定位。

6.檢驗(yàn)不合格的材料,檢驗(yàn)人員在外包裝上貼不合格標(biāo)簽,并于“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”上注明具體評(píng)價(jià)意見(jiàn),經(jīng)主管核示處理辦法,轉(zhuǎn)采購(gòu)部門處理并通知請(qǐng)購(gòu)單位,通知保管部門辦理退貨。

7.對(duì)于檢驗(yàn)不合格的材料辦理退貨時(shí),應(yīng)開(kāi)具“材料交運(yùn)單”并附“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”呈主管簽認(rèn),作為出廠憑證。

第九條實(shí)施與修訂

規(guī)定呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施,修訂時(shí)亦同。