技術(shù)公司費用報銷管理規(guī)定
深圳市第三空間信息技術(shù)有限公司
費用報銷管理規(guī)定
為了加強統(tǒng)一管理，特制定公司費用支出標(biāo)準，目的是對各項費用開支進行監(jiān)督管理，并適合于各部門及所有員工。
第一條
管理目標(biāo)
1.控制差旅費、交通費、招待費、通訊費、餐費補貼支出在部門預(yù)算范圍內(nèi)
2.培養(yǎng)員工良好的費用控制意識
第二條
適用部門及員工
1.適合公司各級總監(jiān)、經(jīng)理、主管及員工
2.公司高層管理人員
第三條
差旅費支出標(biāo)準管理程序
1.出差員工費用標(biāo)準
1.1交通工具乘坐標(biāo)準
職務(wù)
火車
輪船
飛機
所有出差員工
硬席
三等
經(jīng)濟艙
1.2出差住宿標(biāo)準(以每日計算)
職務(wù)
酒店標(biāo)準(國外)
酒店房價
出差交通&伙食補貼
北京/上海/廣州/深圳
其他地區(qū)
部門總監(jiān)(含營銷大區(qū)總監(jiān))
三星級350300100高級區(qū)域經(jīng)理
三星級30025080區(qū)域經(jīng)理
二星級25022060非營銷中心的其它部門經(jīng)理
二星級25022080其他員工
二星級220****01.2.1凡到北京、上海、廣州、深圳出差須到公司定點酒店入住，或者到與定點酒店同級酒店入住。(深圳為深圳海景酒店)
1.2.2除部門總監(jiān)及公司其他高級管理人員外，如2人同性同時出差，須同住一間標(biāo)準房，住房標(biāo)準為兩人中標(biāo)準最高的一人為額度。
1.2.3補貼天數(shù)從出差當(dāng)天計算至回程的前一天。
1.2.4其他員工到設(shè)有辦事處的地方出差,安排在辦事處住宿。
1.2.5營銷人員在駐地省內(nèi)出差,能當(dāng)天來回的,應(yīng)回駐地辦事處住宿.1.2.6隨同總經(jīng)理級以上人員出差的其他人員，已按照實際支出報銷差旅費，將不再發(fā)放出差補貼。
1.2.7出差期間統(tǒng)一安排食宿的(如會議或培訓(xùn)班)，由行政人事部負責(zé)，出差人員按實際支出報銷差旅費。
1.2.8補貼發(fā)放方法是報銷時直接計入報銷費用。
1.2.9每月5日為截止日(CLOSE
DATE)，所有差旅費用單據(jù)必須每月5日前寄回。
1.2.10特殊情況，須由總經(jīng)理審批。
1.3駐外補貼標(biāo)準
1.3.1派駐外地人員享受駐外補貼40元/天(派駐外地人員指家庭不在派駐地的人員，不含客服人員)。
1.3.2派駐外地人員出差按規(guī)定發(fā)放出差補貼時，必須停發(fā)駐外補貼。
1.4申請審批程序
1.4.1員工出差前應(yīng)填寫出差申請表(營銷中心人員除外)，按要求寫明原因、目的地、交通方式、時間、住宿地等。
1.4.2先呈報總經(jīng)理批準后,方可安排出差行程。
1.4.3公司高層管理人員按實際工作需求出差。
1.4.4根據(jù)出差路程、時間、乘座交通工具的實際情況，填寫借支單。省內(nèi)出差每人每次最高借支金額不超過(含)叁千元，省外出差每人每次最高借支金額不超過(含)一萬元，如借款金額超過一萬元的必須提供書面報告申請。
1.4.5營銷和市場人員借支在預(yù)算范圍內(nèi)無需經(jīng)總經(jīng)理批準。超過預(yù)算范圍的經(jīng)總經(jīng)理批準方可借支。
1.4.6其他人員借支都須經(jīng)總經(jīng)理批準。
1.4.7出差員工憑已簽名同意的出差申請表及借支單到財務(wù)部辦理借支手續(xù)，財務(wù)部審核所有單據(jù)簽字手續(xù)是否齊全，經(jīng)總經(jīng)理簽字確認后，方可借支現(xiàn)金。
1.4.8營銷中心區(qū)域經(jīng)理長時間出差的，可由財務(wù)部按每月費用預(yù)算代辦借支手續(xù)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由財務(wù)部辦理匯款手續(xù)，一般在月中或月末辦理。
1.4.9辦事處人員經(jīng)辦事處負責(zé)人同意后安排出差，可按上述出差費用標(biāo)準執(zhí)行。
1.5報銷審批程序
1.5.1出差員工在回到公司后七天內(nèi)，必須到財務(wù)部辦理報銷，延遲一天，按借款金額的1%收取罰金。
1.5.2出差員工須自行分類粘貼發(fā)票，準確計算發(fā)票金額，按差旅費報銷單格式填寫，并在出差人欄簽字后，交本部門經(jīng)理或主管審查，部門主管審查后，在部門主管欄確認簽字。
1.5.3出差員工須先將已由部門經(jīng)理或主管審批的差旅費報銷單送交財務(wù)部審核，財務(wù)部會計根據(jù)差旅費費用標(biāo)準檢查單據(jù)是否遵照公司制度執(zhí)行，檢查無誤后在會計欄簽字，送財務(wù)經(jīng)理做最后的審核，財務(wù)經(jīng)理審核確認后，在審核欄簽字。
1.5.4財務(wù)部將差旅費報銷單審查完畢，在每周的星期五匯總后送交總經(jīng)理審批，在負責(zé)人欄簽字。
1.5.5財務(wù)部于每周的星期五統(tǒng)一辦理差旅費報銷，出差員工必須在這個工作日內(nèi)報銷沖帳，結(jié)清借支款項。
1.6單據(jù)控制標(biāo)準
1.6.1出差員工必須獲取正規(guī)的車船飛機、住宿、餐飲發(fā)票，不允許拿白條、普通收據(jù)前來報銷。
1.6.2出差員工不得遺失發(fā)票單據(jù)，否則財務(wù)不予受理。
1.6.3車船飛機票、住宿發(fā)票內(nèi)容必須與前往的省市地區(qū)地名相一致，非前往地區(qū)的車船飛機票、住宿發(fā)票不予受理。
1.6.4發(fā)票單據(jù)不得有損壞、污漬等情況，否則財務(wù)不予受理。
1.6.5差旅費報銷不得使用其他報銷單，填寫金額數(shù)字必須與發(fā)票單據(jù)保持一致。否則報銷人必須重新填寫。
1.6.6報銷單簽字手續(xù)必須齊全，否則財務(wù)不給予報銷或沖帳。若簽字主管不在公司本部，由上級主管代簽。
1.6.7對于超出費用標(biāo)準和不獲批準的費用支出，完全由報銷人個人承擔(dān)，若報銷發(fā)票單據(jù)金額已開，無法更正的情況下，報銷人必須繳回超標(biāo)準支出部分的現(xiàn)金。
第四條
市內(nèi)辦公交通費支出標(biāo)準管理程序
1.市內(nèi)辦公交通費報銷標(biāo)準
1.1除營銷人員外，各部門人員在部門預(yù)算范圍內(nèi)據(jù)實報銷。
1.2客服中心人員(含各地辦事處)原則上不享受交通費用報銷，若確因工作需要而需出外辦事，由此產(chǎn)生的交通費用據(jù)實報銷。
2.報銷審批程序
2.1各部門必須每月在費用預(yù)算中列出市內(nèi)交通費，經(jīng)公司直屬副總經(jīng)理或直屬財務(wù)總監(jiān)審核同意后實施。
2.2報銷人員必須獲取正式市內(nèi)交通發(fā)票，按費用報銷單格式正確填寫，并在報銷人欄簽字，普通員工需經(jīng)理主管證明，由主管經(jīng)理審批欄簽字確認。
2.3報銷人員必須在用途欄，填寫何種原因乘坐的士或巴士，并于每月25日統(tǒng)一送交財務(wù)部報銷。
2.4財務(wù)部會計根據(jù)公司費用支出標(biāo)準，審查每筆費用開支，在復(fù)核欄簽字，財務(wù)經(jīng)理審核后在會計主管欄簽字。
2.5財務(wù)部審查所有報銷憑證完畢送交總經(jīng)理審批，同時定于每月30日統(tǒng)一發(fā)放報銷現(xiàn)金。
2.6超預(yù)算要報總經(jīng)理審批。
3.單據(jù)控制標(biāo)準
3.1交通費報銷只適合有對外業(yè)務(wù)聯(lián)系或公共政府部門交往的員工。
3.2本市員工報銷單據(jù)不得有其他城市的的士或巴士車票(派駐外地人員可用派駐地的市內(nèi)交通發(fā)票)。
3.3報銷人在領(lǐng)取現(xiàn)金時，必須在原單據(jù)領(lǐng)款人欄簽字。
3.4營銷中心人員每月可報銷市內(nèi)交通費300元。
第五條
招待費支出標(biāo)準管理程序
1.招待費報銷標(biāo)準
1.1招待費標(biāo)準
職務(wù)
招待(每次限額)
部門總監(jiān)(含營銷大區(qū)總監(jiān))
1500高級區(qū)域經(jīng)理
1000區(qū)域經(jīng)理
800非營銷中心的其它部門經(jīng)理
8001.2申請審批程序
1.2.1營銷、市場部因業(yè)務(wù)需要招待運營商、政府機關(guān)或客戶的，必須每月在費用預(yù)算中列出招待費，經(jīng)總經(jīng)理審核同意后實施。
1.2.2其他部門若因特殊情況需有業(yè)務(wù)招待的，應(yīng)先填寫業(yè)務(wù)招待審批表，經(jīng)總經(jīng)理審核同意后實施。
1.2.3若特殊情況緊急在預(yù)算外有業(yè)務(wù)招待的，應(yīng)事先撥打電話口頭匯報公司總經(jīng)理，經(jīng)確認同意后，在次日補辦業(yè)務(wù)招待審批單。
1.2.4各地辦事處負責(zé)人如在預(yù)算外有業(yè)務(wù)招待的，須事先提出追加預(yù)算金額，經(jīng)總經(jīng)理審核同意后實施。
1.3報銷審批程序
1.3.1報銷人必須獲取正式的餐飲服務(wù)業(yè)發(fā)票,按費用報銷單格式正確填寫，并在報銷人欄簽字。
1.3.2員工報銷時，應(yīng)提供業(yè)務(wù)招待審批單，否則財務(wù)不予受理。
1.3.3財務(wù)部會計根據(jù)公司費用支出標(biāo)準，審查費用開支是否在預(yù)算范圍內(nèi)或已備有業(yè)務(wù)招待審批單，并在復(fù)核欄簽字，財務(wù)經(jīng)理審核后在會計主管欄簽字。
1.3.4財務(wù)部審查所有報銷憑證完畢，送交總經(jīng)理審批定，并定于每周的星期五統(tǒng)一辦理報銷。
1.4單據(jù)控制標(biāo)準
1.4.1業(yè)務(wù)招待費報銷只適合部門經(jīng)理級或營銷中心員工。
1.4.2報銷單需加附頁，在附頁上要注明因何事、在何地、宴請何人，而且要與業(yè)務(wù)招待審批單內(nèi)容相一致。單筆超過1000元，本人要在發(fā)票后簽字確認。同時要由上一級主管親筆簽字。
1.4.3在無申請和預(yù)算的情況下，發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費由報銷人承擔(dān)。
1.4.4各地辦事處負責(zé)人在超出預(yù)算的情況下，無事先申請追加預(yù)算，發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費由本人承擔(dān)。
第六條
通訊費支出標(biāo)準管理程序
1.通訊費報銷標(biāo)準
職務(wù)
最高金額(元)營銷總監(jiān)及營銷大區(qū)總監(jiān)
1400高級區(qū)域經(jīng)理
1000區(qū)域經(jīng)理
600非營銷中心的其它部門經(jīng)理
3001.1如遇特殊情況(如測試業(yè)務(wù)等)需超出以上相應(yīng)標(biāo)準的，需經(jīng)總經(jīng)理批準后方能報銷。
2.報銷審批程序
1.1報銷人必須獲取電信的話費發(fā)票或購充值卡發(fā)票,按費用報銷單格式正確填寫，并在報銷人欄簽字。
1.2財務(wù)部會計根據(jù)公司費用支出標(biāo)準，審查費用是否在標(biāo)準范圍內(nèi)，并在復(fù)核欄簽字，財務(wù)經(jīng)理審核后在會計主管欄簽字。
1.3報銷人必須在每月的25日前將費用報銷單送交財務(wù)部
1.4財務(wù)部審查所有報銷憑證完畢，匯總送交總經(jīng)理審批，同時定于每月30日統(tǒng)一發(fā)放報銷現(xiàn)金，營銷中心人員隨每月報銷單一起報銷。
3.單據(jù)控制標(biāo)準
3.1各部門經(jīng)理應(yīng)事先將本部門需要配備通訊工具的員工名單送交財務(wù)部備案，并簽字確認。
3.2充值卡須指定到電信營業(yè)部購買，超標(biāo)準的話費單報銷必須打出話費清單，同時在報銷單上注明話費超標(biāo)的原因。
3.3特殊情況，須由總經(jīng)理審批。
第七條
餐費補貼支出標(biāo)準管理程序
1.餐費補貼標(biāo)準及發(fā)放辦法
1.1員工午餐補貼每月150元，駐外人員不享受午餐補貼。
1.2員工在出差期間不享受午餐補貼
1.3員工請事假、病假，休產(chǎn)假、工休假、工傷假及補休期間不享受午餐補貼。
1.4公司行人事政部直接將午餐補貼計入當(dāng)月工資。
第八條
辦事處固定行政費用
辦公費
水電費
電話/上網(wǎng)費
房租
機場-市區(qū)
各辦事處
10020**0**20**00辦事處+客服部
150250500120**001.以上各項為最高限額，低于上述最高限額的據(jù)實報銷，特殊情況由區(qū)總經(jīng)理審批
第九條
附則
1.凡與本規(guī)定相抵的先前有關(guān)的費用管理規(guī)定或條例，均以本規(guī)定為準;
2.本文件自發(fā)放之日起生效實施。
深圳市第三空間信息技術(shù)有限公司出差申請單
申請部門:
200*年*月*日
姓名
職務(wù)
隨行人員
出差地點
出差事由
出差時間
月日至月日共天
交通工具
飛機□
火車□
輪船□
巴士□
部門負責(zé)人
簽批
總經(jīng)理意見
ADM-ST-0009-01深圳市第三空間信息技術(shù)有限公司
招待審批表
部門：
200*年*月*日
申請人
職務(wù)
參加人數(shù)
招待對象
招待人數(shù)
招待時間
招待事由
招待預(yù)算
實際金額
部門經(jīng)理意見
總經(jīng)理意見
備注
如實際金額大于招待預(yù)算的，需公司總經(jīng)理簽名再確認
ADM-ST-0010-01
