第1篇 公司檔案管理規(guī)定范本
公司檔案管理規(guī)定
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監(jiān)、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準?？偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。
②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第2篇 x物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
第3篇 投資公司檔案管理規(guī)定辦法
投資公司檔案管理規(guī)定
外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一條 為加強外商投資企業(yè)(包括中外合資經營企業(yè)、中外合作經營企業(yè)、外資企業(yè))的檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護企業(yè)的合法權益,根據《中華人民共和國檔案法》和國家有關外商投資企業(yè)的法律、法規(guī),特制定本規(guī)定。
第二條 外商投資企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來的各項活動中形成的對本企業(yè)以及對國家、社會具有利用、保存價值的各種文件材料(包括不同載體形式)。
第三條 外商投資企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,受國家法律保護。企業(yè)承擔保護檔案的義務。
第四條 外商投資企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分,是維護企業(yè)經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作,是國家全部檔案工作的組成部分。其主要任務是貫徹執(zhí)行國家檔案工作的有關法律、法規(guī),建立健全本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度;統一管理本企業(yè)的檔案,并對本企業(yè)所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
第五條 外商投資企業(yè)應當加強對其檔案工作的領導,把企業(yè)檔案工作列入企業(yè)管理計劃,并確定管理檔案的部門和人員負責本企業(yè)的檔案工作。
負責管理檔案的人員應有檔案專業(yè)知識、技能和企業(yè)管理知識。
各級政府檔案行政管理部門和上級主管部門,有權對本級行政區(qū)域內或本系統、本行業(yè)的下屬外商投資企業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和檢查,承擔有關服務工作。
第六條 外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.外商投資企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.董事會或聯合管理機構形成的文件材料;
3.財務、會計及其管理方面的文件材料;
4.勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料;
5.經營管理方面的文件材料;
6.生產技術管理方面的文件材料;
7.產品生產方面的文件材料;
8.儀器、設備方面的文件材料;
9.基本建設方面的文件材料;
10.科學技術研究、技術引進、技術轉讓方面的文件材料;
11.教育培訓方面的文件材料;
12.情報信息方面的文件材料;
13.*黨組織和工會組織的文件材料;
14.其它具有利用和保存價值的文件材料。
第七條 外商投資企業(yè)各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,按本企業(yè)的規(guī)定,定期向檔案部門或指定的部門移交,任何個人不得據為已有。
第八條 外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國家標準、規(guī)范和國際先進方法,進行科學分類和整理。
第九條 外商投資企業(yè)應當有庫房和必要的設施及保護設備保管檔案,確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件的企業(yè),可委托主管部門或當地國家檔案館代為保管。檔案代管單位必須保障代管檔案的安全,做好代管檔案的所有者利用檔案的各項服務工作。
第十條 外商投資企業(yè)應當根據檔案的實際價值和國家有關規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠查考利用及研究價值的永久保存;在一定時期內有查考利用價值的長期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長。
第十一條 外商投資企業(yè)對保管到期的檔案應當進行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負責人、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負責,直接對檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案列出銷毀清單,報經董事會審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會計檔案按《中華人民共和國會計法》的有關規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 外商投資企業(yè)的中外各方都有利用檔案的權利,應當建立健全并嚴格執(zhí)行檔案利用制度,防止失密和泄密。
中國政府有關部門依法執(zhí)行公務需要查閱企業(yè)檔案時,企業(yè)應予提供。
第十三條 外商投資企業(yè)終止、解散后,中外合資經營企業(yè)、中外合作經營企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當地國家檔案館移交。外資企業(yè)的檔案按以下情況,分別處理:
1.外資企業(yè)延長期限、分立、合并或其它事項變更的,該企業(yè)的檔案向變更后的企業(yè)移交。
2.外資企業(yè)期滿或依法宣告破產的,該企業(yè)的檔案按第十一條規(guī)定執(zhí)行。
3.外資企業(yè)因違反法律、行政規(guī)章被依法責令關閉的,按照有關機關的決定處理。
4.原企業(yè)根據需要可保存有關檔案的復制件。
第十四條 有下列行為之一的,根據情節(jié)輕重,給予行政處分或處罰;造成損失的,根據檔案的價值和數量,責令賠償;構成犯罪的,應當依法追究當事人的責任:
1.損毀、丟失或擅自銷毀應當歸檔保存的文件材料和檔案的;
2.涂改、偽造檔案的;
3.私自出賣、倒賣檔案的;
4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;
5.檔案工作人員玩忽職守造成損失的。
第十五條 香港、澳門、臺灣地區(qū)的公司、企業(yè)和其它經濟組織或者個人在中國大陸舉辦的企業(yè)比照本規(guī)定執(zhí)行。
第十六條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
第4篇 學校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
為加強對公司檔案工作的管理,使檔案工作各環(huán)節(jié)實現規(guī)范化、制度化和科學化管理,有效地保護和利用檔案,充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用,為公司的發(fā)展提供服務,特制定本制度。
一、組織管理
(一)機構設置
1.公司行政辦公室下設檔案室,負責全公司檔案管理工作。由公司行政辦公室專人負責管理。
2.公司各部門辦公室人員,負責本部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,受公司檔案室指導。
(二)管理職能
1.執(zhí)行國家及學校有關檔案工作的方針政策。
2.統籌、協調、組織和管理全公司的檔案工作。
3.保證檔案的完整、準確、系統和安全。
4.做好檔案的收集、整理、分類、保管、統計、銷毀、保密、補充、修改及提供利用工作。
5.參與主要項目和技術引進項目檔案材料的審查、驗收、整理及設備開箱驗收資料的歸檔工作。
二、檔案的收集、立卷、歸檔
1.凡以公司名義發(fā)出的公文一律由行政辦公室統一收集管理。
2.如有某項工作由幾個部門共同參與辦理,在工作中所形成的材料,應由主辦部門收集歸卷。
3.公司工作人員外出學習、考察、參加上級機關召開的會議等公務活動,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
4.本公司召開會議,由會議主辦部門專人將會議材料和檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
5.歸檔工作應做到主動、及時、手續(xù)齊備。文件材料按年度、機構問題和保管期限進行分類,要求分類準確,組卷合理,案卷裝訂及編目符合要求。
6.公司檔案室按年度搜集、催交各部門未按時歸檔或歸檔不全的文件材料。
三、檔案的借閱
1.建立借閱登記簿,按規(guī)定辦好借閱登記和借閱手續(xù)。涉及密級檔案或查閱非本部門檔案時,須填寫《檔案查閱審批單》。
2.查閱檔案中有關本單位會議記錄簿及核心機密檔案,須經總經理批準方可查閱。外單位借閱檔案須持介紹信,注明查閱檔案的內容和用途,總經理或行政辦公室主任同意方可查閱,并要求在檔案室內查閱,密集資料一律不外借。查閱本部門檔案需由部門負責人同意,借閱本部門業(yè)務以外的檔案時,須由行政辦公室主任同意方可查閱。
3.從檔案室借出檔案材料,檔案員要講明注意事項,借閱人不得自行轉接他人,不準拆毀、涂改、標記、抽頁、污損、拍照和復印等。
4.各部門人員只限查閱本部門檔案,摘錄檔案內容,須經主管領導同意,方可摘錄。
5.借閱檔案一般不超過三天,如有特殊情況不能歸還時,要申明理由辦理續(xù)借手續(xù)。對無故不按期歸還者,要視其情節(jié)給予一定處罰。
6.借閱人歸還檔案時,檔案員應逐卷逐頁清點檢查。如果發(fā)現缺頁或損壞,必須向當事人當面提出,經雙方核準后,方可履行手續(xù)。
7.證書和獎狀等實物檔案一般不借閱原件,只借影印印件。凡正在研制的科研項目的技術文件材料,一律不準對外借閱。
四、檔案的保管和鑒定
1.歸檔后的檔案應按專業(yè)特點和文件材料形成規(guī)律進行分類、編號、組卷、登帳、入庫、上架管理。
2.檔案上架要按年度、保管期限分別排列,做到排列系統,主次分明,便于查找。
3.底圖檔案一律裝袋平放,嚴禁折疊,藍圖檔案裝訂成冊。
4.檔案人員要熟悉和掌握各類檔案,每季檢查核對一次。發(fā)現丟失、泄密、霉爛、蟲蛀、鼠咬等要及時修復,采取補救措施,底圖因年久破損而影響復制質量,應由歸檔部門重新描制。
5.檔案室內應保持適宜的溫度(14-18)、濕度(50%-60%),嚴禁煙火和存放食物,要經常除塵、通風。堅持做到七防:防火、防光、防塵、防潮、防蟲、防污染、防盜。
6.對已到保管期限和失去保管價值的檔案,要按規(guī)定進行鑒定銷毀,并填寫清冊,檔案室應組織鑒定小組進行鑒定。
7.檔案人員要愛護檔案,不準隨意折卷、撕頁、涂改勾畫,對違反檔案管理標準的行為,有關部門要嚴肅處理。
五、檔案的保密和銷毀
1.檔案工作人員要嚴格遵守黨和國家安全保密守則,不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍,不得向外透漏檔案機密。
2.公司的歷史資料、圖紙和重要資料等,不準到處亂放。檔案的銷毀由檔案室會同有關部門,對超過保管期限的檔案,依據國家有關規(guī)定和檔案的本身利用查考價值提出存毀意見。
3.檔案的銷毀須鑒定小組嚴格審查鑒定,編制銷毀清冊,由批準人、鑒定人和銷毀人簽字后方可銷毀。
4.檔案銷毀的有關手續(xù)要注明立卷永久保管,銷毀的案卷必須在《案卷目錄》、《統計帳》上注銷。
六、檔案的交接
1.公司檔案管理主要范圍為文書管理、人事資料管理、公司執(zhí)照、工程資料等。文書管理包含黨群、行政轉發(fā)或下發(fā)的各類文件、會議記錄、會議紀要、照片、音像等材料及公司制訂的工作條例、章程、制度等文字材料;人事資料管理包含人事部下發(fā)的各類文件、制定的各項管理規(guī)定、聘任決定、員工人事檔案等;公司執(zhí)照包含**省大學城物業(yè)經營有限責任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構代碼證(正、副本)、統計登記證(正、副本);工程資料包含工程合同、工程驗收報告等資料。
2.**省大學城物業(yè)經營有限責任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構代碼證(正、副本)、統計登記證(正、副本),由行政辦公室檔案室負責保管。各部門因辦理公務時需要提供以上證照的原件或復印件時,須填寫《物業(yè)公司證照借用審批單》。使用過程中妥善保管,一般借用期限為三天以內,做好借用登記。
3.公司員工檔案實行人事代理制在市人才中心代理。
4.存檔流程:公司各部門指定專人負責各部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,由公司檔室指導。公司各部門的文件材料均由各部門自行收集、積累、整理、立卷,對本部門制定的規(guī)章制度或收到涉及公司或本部門相關的學校及校外文件,按文件要求進行處理后,按年度在次年年初送交公司檔案室存檔,部門領導要對存檔文件進行把關。歸檔應是原件,份數為一份,要求材料完整準確,有保存價值,有歷史記載性,不重復。認真履行交接手續(xù),檔案員與各部門要在交接憑據上簽字,以便存查。
5.公司各部門在本年度年終時,對本年度涉及公司或本部門相關的學校及校外文件尚未歸檔及仍在處理流程中的文件進行等級,
第5篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定2
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(二)
一、檔案分類
所屬部門、項目部需進行檔案分類,明確各類檔案的保管人,并結合公司實際,將檔案分為以下類別:
檔案的分類
類別號檔案的類別名稱檔案涉及部門/項目部備注
1l合同/協議公司、項目部、財務部
2l公司文件/通知公司、項目部
3l上級公司文件公司
4l政府主管部門文件公司、項目部
5l相關部門文件公司、項目部
6l政策法規(guī)文件公司、項目部
7l工程開發(fā)圖紙、資料項目部
8l業(yè)戶檔案、資料項目部
9l日常工作資料公司、項目部、各部門日常工作中各部
門、各專業(yè)涉及的文檔資料(含質量認證要求記錄),按質量認證文件要求管理。
9l1客服日常工作資料客服專業(yè)
9l2工程日常工作資料工程專業(yè)
9l3保安日常工作資料保安專業(yè)
9l4保潔日常工作資料保潔專業(yè)
9l5綠化日常工作資料綠化專業(yè)
9l6財務日常工作資料項目部財務
二、檔案編號
1、檔案盒/文件夾統一編號:
(1)檔案盒/文件夾編號構成:類別號-部門/項目部識別號-檔案盒序號
(2)檔案盒/文件夾編號說明:
類別號:1l-9l,9l1-9l6
部門/項目部識別號:gs-公司;gsc-公司財務;gsr-公司人力;gsz-公司綜合計劃;gy-國英項目部;ty-桃園項目部;qsy-清上園項目部。
③檔案盒/文件夾序號:各部門、項目部、各專業(yè)確定,以檔案存放地點或保管人為單位對所管理的檔案盒/文件夾排序。
如:1l-gy-03,代表國英項目部合同類檔案,合同檔案盒的排序為03;9l1-ty-05,代表桃園項目部工程日常工作類檔案,該檔案盒的排序為05;
2、檔案盒/文件夾內文件編號:
在檔案盒/文件夾編號下所列文件目錄的序號即為此盒/夾內文件的編號。
三、建立檔案盒/文件夾明細單
整理所有的檔案盒/文件夾,按要求統一編號并填寫《**物業(yè)部門/項目部檔案盒/文件夾明細單》
四、建立檔案盒內存檔文件目錄
整理每個檔案盒/文件夾內所有文件,分別填入《**物業(yè)部門/項目部×××檔案盒/文件夾文件存檔目錄》,其中的編號即為該檔案盒/文件夾在附件2中的編號,其中的序號即為該文件在此檔案盒/文件夾的編號,同時在該文件右上方用筆標注所排序號,使文件編號與文件存檔目錄相符。
四、各類檔案保管的基本要求
1、按檔案的存放和使用部門設專人保管,每類檔案必須明確保管責任人。
2、檔案的保管須做到標識清晰,分類明確,易查找。
3、檔案的鑒定必須由公司指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。
4、檔案的借出必須由部門經理、項目部經理確認并經過登記后方可借出。文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。
5、重要檔案資料入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。
6、檔案管理人員應定期檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件丟失和泄密。
7、保管檔案的環(huán)境要求達到防火、防潮、防蟲、防變質等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設施,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文檔管理要求。
第6篇 地產公司檔案文件資料管理規(guī)定
地產公司檔案文件資料管理規(guī)定為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的保護和利用,依據檔案管理規(guī)范,結合公司檔案管理實際情況,特制定檔案資料管理制度如下:第一部分:公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責任部門和責任人公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2. 公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;
3．公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4. 公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;
5. 公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等;
6. 公司的各類申請、請求與相關部門的批復;
7. 財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8. 公司法律事務管理方面的文件材料;
9. 公司各項目的技術圖紙等資料;
10. 反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12. 公司歷年獲獎資料。
第五條 歸檔要求整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。
2. 在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統的排列。
3．案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:1) 對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;2) 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;3) 凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4. 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。
5. 全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據為已有。
第七條 檔案銷毀規(guī)定公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最后經總經理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意后方可借閱。
2. 員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3．借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4. 部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5. 總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案備份規(guī)定公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。
2. 對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。
3．檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據。
第十一條 檔案保密規(guī)定公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
第7篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(試行)
第一章總則
第一條為加強公司的檔案管理,實現檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和現代化,充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經營管理中的作用,根據****工業(yè)區(qū)、**地產控股的有關規(guī)定,結合公司實際情況,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱檔案,是指公司總部及各屬下公司在生產經營、管理過程中形成的對本單位、公司和社會具有保存價值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像資料和實物等不同形式的歷史記錄。
凡是總部及各屬下公司在生產經營和職能活動中形成的,具有保存價值的原始材料,包括收發(fā)文、電、內部資料、會議文件、會議記錄或紀要、本單位編印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計算機軟盤、光盤等,都屬于文件材料的歸檔范圍。
人事檔案、會計檔案由各相關各部門歸檔保管。
第三條在統一領導、分級管理的原則下,總部綜合管理部負責總部檔案的收集、整理和保管,并指導、監(jiān)督各屬下公司檔案管理工作;各屬下公司檔案由各單位行政管理部門負責收集、整理、保管。
第四條各屬下公司必須配備固定的檔案管理人員,負責各公司檔案立卷、歸檔和保管。各屬下公司的檔案管理工作是年終績效考核的重要內容。
第二章歸檔責任和要求
第五條總部及各屬下公司應將文件材料的立卷歸檔工作列入有關人員的職責范圍,分管領導要督促檢查承辦人員做好立卷歸檔工作,確保檔案的齊全、完整、準確。各種文件材料須在規(guī)定時間內完成立卷歸檔,不得積存。
第六條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料,應以保持文件之間的歷史聯系為原則,反映出各公司工作的歷史真實面貌;
(二)案卷內的文件應按照文件的問題、時間順序或重要程度作系統排列。擬定案卷題名要簡明確切,概括反映卷內文件內容。填好案卷封面,編寫卷內文件目錄、張?zhí)枴澐直９芷谙?以便查找利用;
(三)歸檔案卷應依照一定方案排列,按照保管期限分開年度編制案卷目錄;
(四)歸檔的文件材料原則上須是原件(即定稿及其打印正本),沒有原件的可以復印件歸檔,但須加注說明;
(五)需歸檔保存的文件材料,應將底稿隨同印本同時歸入案卷。需長期保存,但使用頻繁的文件可留復印件一至二份,供日常借閱使用,以減少原件的磨損。
(六)項目合同、公司制度建設以及有關公司股權的重要文件應單獨存放,如與其他文件共同存放,必須列出單獨目錄,以便查找。
(七)公司發(fā)文過程中形成的初稿、修改稿應同終稿合并存放。
第七條如發(fā)現歸檔的文件材料的作者、標題、年月日、印章、頁次等標志有錯誤,立卷人員不得在原文上涂改增刪,應在備考表中加以說明。
第三章檔案管理和利用
第八條各屬下公司要定期檢查檔案保管狀況,對損壞或變質的檔案應及時修補、復制或采取其他保護措施。
第九條檔案保管期限分為永久、長期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三種,檔案數量不多的單位可只分為長期、短期兩種,對超過保管期限的檔案,必須進行鑒定。鑒定工作由分管領導、工作人員共同進行,經過鑒定,對失去使用、保管價值的檔案,必須編制銷毀清冊,經負責檔案工作的領導審核簽字后,由工作人員銷毀。
第十條總部及各屬下公司行政部門應根據工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,有條件的單位應使用電腦儲存和檢索檔案,逐步實現檔案檢索電子化。
第十一條總部及屬下各公司行政部門應建立檔案的借閱、保密制度。
第十二條各屬下公司或臨時機構因各種原因被撤銷,應在撤銷前指定專人,將該機構在各項工作活動中形成與收集的具有保存利用價值的文件材料進行分類整理、立卷、填寫案卷目錄,在規(guī)定時間內向公司總部移交。
第四章附則
第十七條本規(guī)定由總部綜合管理部負責解釋、修訂。
第十八條本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行。
附件1:文書檔案立卷歸檔辦法
第8篇 置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
一、管理總則:
1、檔案管理是公司的一項十分重要的基礎工作,是公司的無形資產和信息資源,是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。
2、公司全部形成的檔案歸公司所有,公司對檔案具有所有權、使用權、監(jiān)督權和處置權。
3、公司實行人工檔案、電腦檔案和實物檔案并行管理,相互補充。
4、實行分級管理制;內部按一級文檔和二級文檔分層管理;檔案專管人員專管和部門內部分工管理;
所有檔案分類管理的'四分'管理方式。在檔案管理過程中要求做到全面準確并確保使用管理過程中的安全和保密。
二、檔案范圍:
凡屬下列對象均納入公司檔案管理范圍,并按性質暫分為如下幾大類:
1、公司檔案:包括公司的申報文件、注冊文件、證照印章、正式文件、正式函件、會議紀要、重要
合同協議、制度文件、公司簡報等。
2、財務檔案:包括帳冊、帳簿、原始憑證、報表、記帳憑證、合同協議、納稅資料、驗資資料、審
計資料、銀行資料、工商資料等。
3、人事檔案:包括公司員工在公司就職期間和管理過程中形成的全部招聘、應聘、入職、晉升、考
核、離職、作息、社保、培訓、獎懲、審批、表單、合同、協議、證書、計劃、總結、崗位說明書、目標責任及其相關資料和表單、報表。
4、行政檔案:包括行政后勤管理過程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統計報表、登記
臺帳、工作表單、合同協議,以及相關收文、簡報、審批文函等。
5、政策檔案:包括各類相關法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場信息、資源信息等文
件資料。
6、綜合檔案:包括以上未包含的其它文檔資料。
公司檔案按保存性質分為如下:
1、電子檔案:包括以計算機硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。
2、實物檔案:包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實物檔案,如各類電腦軟件、照片、圖
冊、手冊、樣品、音像帶等。
3、本文檔案:以打印出來的有文字的紙張形式保存的檔案。
三、檔案分類
檔案管理內容龐雜,涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過程,因此,必須建立和采用一套較科學、適用、嚴謹、安全的管理方法,則首先應從實際出發(fā)對全部檔案進行科學合理的分類,對其全程實施規(guī)范管理。
(一)管理范圍分類:(見上述分類)
(二)管理手段分類:
1、文本檔案:即以文字資料形式保存的全部文檔。
2、電腦檔案:即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。
3、實物檔案:即以其它實物形式保存的全部文檔。
(三)管理責任分類:
1、分級管理:即各公司按本規(guī)范建立的檔案管理體系。
2、分層管理:即各公司內部按一級檔案和二級檔案的管理。
(1)一級檔案:即由各公司指定專人負責管理的全部原始文檔。
(2)二級檔案:即由各部門和各員工在日常工作中配發(fā)、復制、備份、下載、轉移以及從公司外部
收集、整理、積累、保存、形成的,并由其個人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。
3、分工管理:即由公司檔案專管人員專管和部門內部分工管理。
4、分類管理:即按檔案性質和實際適用口徑進行的檔案分類。
(四)管理目錄分類管理:即按檔案性質和實際適用口徑進行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實物檔案,均須由各公司統一編制審定'公司檔案分類目錄'進行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致,以便于檢索。
四、管理程序
(一)文本檔案的管理程序:
1、一級檔案管理程序及說明(如圖示):
2、二級檔案管理程序及說明(如圖示):
(二)電腦檔案的管理程序及說明:(如圖示)
五、職責分工
(一)人工檔案管理分工:
1、公司人事檔案和行政檔案、實物檔案由檔案總務負責。
2、公司財務檔案由公司財務部經理負責。
3、公司檔案/綜合檔案/項目檔案/政策檔案由公司機要室負責。
(二)電腦檔案管理分工:
1、各公司行政部門電腦中的檔案,由行政助理負責。
2、各公司之各部門電腦中的檔案,由各部門經理負責。
3、各公司副總經理人員電腦中的檔案由其秘書負責;無秘書的由總經辦主任負責。
六、管理要求
(一)領導責任:
1、各級負責人須強化檔案管理觀念,帶頭認真執(zhí)行有關文檔管理規(guī)范,杜絕意識淡化、有章不循、重人輕已、作風粗疏等現象。
2、各級負責人均對所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負有管理、指導、監(jiān)督、檢查的職責,不可推諉。
3、各級負責人的日常檔案管理必須納入公司統一管理,并主動接受公司的檢查、監(jiān)督和指導。
(二)日常使用管理:
1、制作:
(1)各文案寫作人和文印制作人,必須按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要準確,以便存查;時間、作者、落款要明確,以明確責任和功勞;制作排版要規(guī)范。
(2)對有特殊背景、特殊情況的存檔文件,必須在電腦文檔上,或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注,以備存查和備忘。
2、使用:
(1)檔案專管人員統一執(zhí)行公司下發(fā)的'公司檔案分類目錄'和'檔案借調登記表',按此要求進行日常分類管理和使用管理;所有員工一律配發(fā)公司統一制作的'檔案分類明細表'供二級檔案的有序管理;業(yè)務部門和人員由公司統一配發(fā)并執(zhí)行'外送文件資料簽冊'。
(2)公司檔案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單,計有:公司檔案分類目錄、檔案分類明細表、外送文件資料簽收冊、檔案借調登記表。
(3)各公司一級檔案一律裝柜、裝袋(盒),鑰匙由機要室負責人管理;各部門檔案盡量裝柜、裝袋(盒),鑰匙由檔案負責人管理。
(4)為保證文檔安全守密,各員工須嚴格履行保密職責,特別要嚴把制作、復制關,公司副總以下人員復印資料,必須由檔案管理人員如實登記。載有重要內容的舊打印紙,應及時銷毀,禁止重復使用。
(5)各公司電腦(尤其是主電腦)必須安裝并適時更新殺毒軟件,拒絕使用有毒軟盤、移動硬盤,確保文檔安全。
(6)認真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系,包括:檔案分類明細表、分類建(歸)檔、分類建夾,并隨時清整文件資料和抽屜、案頭,杜絕亂丟亂放。
3、歸檔:
(1)所有人員在工作中形成的文檔要及時歸檔;蓋章后須留存一份給專管人員存檔。
(2)公司定期對各子公司一、二級文檔及部門電腦檔案進行檢查;每年底,公司將對各公司、部門、人員的人工、電腦和實物檔案進行大檢查(包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等)。
第9篇 國電電力新能源公司檔案管理規(guī)定
一 總 則
1、為加強公司文書檔案的科學、規(guī)范管理,提高文書檔案工作質量,保證和維護檔案的安全、完整,進一步充分發(fā)揮檔案的功能,提高利用價值為公司經營管理直接服務的作用,根據《中華人民共和國檔案法》及檔案法實施辦法,結合本公司實際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案,是指公司在經營、管理活動中形成的各種有保存價值的資料,包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護公司檔案的義務。
4、公司的檔案工作實行統一領導,分級管理,定期歸檔的方式,共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二 檔案管理的機構和職責
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門,對公司的檔案資料實行統一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實行部門收集整理,檔案室統一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門,由指定專人負責本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員(兼職)均為公司的檔案管理工作人員,應保持相對的穩(wěn)定,各部門專(兼)職檔案管理員名單須報行政部備案,如有變動須及時通知行政部。
5、檔案管理員出現工作變動或離職,應將其經辦或保管的檔案資料向接辦人移交,嚴禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應當忠于職守,遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》,保守公司秘密,不得向其他人員泄露檔案內容。
三 檔案的收集
1、堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專(兼)職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負責及時收集、管理本部門的資料,即把好文件“質量關”,要檢查文件及附件是否完整,文書處理程序是否完備,處理的來龍去脈是否注明,文件質量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷,并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部統一收集管理。
3、一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協議,在用印時即按合同約定的份數收取歸檔。
5、召開的各種重大會議,由會議主管部門將會議紀要、會議材料、聲像資料等向行政部移交,季度統一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應在聲像資料形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔(歸檔的聲像資料均必須為原版、原件,照片含底片)。
四、歸檔范圍
1、公司應歸檔的資料包括:公司在日常工作和經營活動中形成的有保存和利用、參考價值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、批復、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關單位來往的文書。
4、公司對內進行管理、規(guī)范事務的正式發(fā)文。
5、重要的會議材料,參加上級部門會議帶回的會議材料,公司內部會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議紀要和會議記錄等。
6、公司的各種工作計劃、總結、報告、統計報表、簡報及合理化建議等。
7、公司與有關單位簽訂的合同、協議書和有關法律文書等文件材料。
8、公司的財務報表、賬本、憑證等。
9、公司關于員工勞動、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎勵、處分的文件材料。
10、公司工程項目資料及有關報建審批手續(xù)和驗收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的報道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過公章未經正式使用文件資料的必須交回行政部。
五 檔案的立卷
1、公司各部門要堅持檔案資料的平時立卷工作。
2、各部門對處理完畢或保存的文件資料,由專(兼)職檔案管理員集中統一保管。
3、各部門應根據業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
4、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導簽發(fā)的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職檔案人員歸卷。
5、專(兼)職檔案管理員應及時將收集的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負責統一規(guī)范立卷,保證案卷質量,各相關部門專(兼)職檔案人員配合,共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應于次年三月份以前向檔案室移交;
2、《移交清單》(見附表一)一式二份,清單上需包含的內容:文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統一規(guī)范,具體的分類標準為:先大類(行政管理、經營、科研、后勤),后部門(董事會、行政、人事、財務部、項目部等),再小類(文件在前、資料在后)。
5、保管期限分為永久、長期(50年)、短期(15年)三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件,保管期限分為永久、長期(30年、10年)兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是:
(1)從維護公司歷史面貌完整出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點,分析和鑒定文件材料的現實作用和歷史作用,以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
(2)凡是記錄和反映公司主要經營管理活動、中心工作和基本歷史面貌的,在維護公司權益等方面具有永久性憑證價值和文化價值,對公司有長遠利用價值的各種文件材料應定為永久保管;
(3)凡是記錄和反映公司經營管理活動,在較長時間內對本公司工作有查考利用價值,在維護公司權益方面具有憑證性價值的文件材料,應定為長期保管。
7、案卷質量總的要求是:遵循文件資料的形成規(guī)律和特點,保持文件資料之間的 有機聯系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,放在一起,不得分開;絕密文件單獨立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年;工程資料放在項目驗收年度;其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依次序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
11、卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右下角,背面的左上角打印頁號。
永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
12、有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。
六、檔案的保管、統計
1、公司檔案資料實行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機構、年度、保存期限、編號次序進行保管,并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護工作,做到“八防”:防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實行計算機監(jiān)控管理,實現檔案管理的規(guī)范化、自動化、現代化。
5、公司檔案室應當加強檔案的管理和利用,定期對檔案的價值進行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內須進行定期檢查,防止檔案的變質、退磁。對重要的聲像檔案應制作光盤保管。嚴禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書檔案的統計
7、文書檔案要建立健全統計制度,對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行統計,統計數據做到準確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄,專題卡片、資料等檢索工具,方便利用,提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時,應嚴格按程序辦理,填寫《查(借)閱檔案審批表》,檔案室負責人對查(借)閱人、查閱檔案內容、查閱時間和歸還時間進行詳細登記后方予查閱。
2、查(借)閱檔案員工應根據申請內容進行查閱,對檔案內容與本身工作無關的檔案,一律不得查閱。
3、檔案查(借)閱的批準人:普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批;秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借,如因工作需要確需外借帶出,普通檔案由行政部經理批準,秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準。對常用的檔案資料,檔案室可提供復印副本供借閱,副本在使用部門使用完畢后,應及時交還檔案室。嚴禁未經允許私自對檔案資料進行復印和復制。
查(借)閱檔案人員須愛護檔案,不得在文件上作任何標記、標志或涂改,不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶,不得在閱覽時吸煙,以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下,經總裁或主管副總裁批準可用于公司內部學習、對外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對超過保管期限和確已失去價值的檔案,檔案工作人員應定期整理,進行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時,由行政部檔案管理員提出銷毀意見,經行政部經理會同相關職能部門經理嚴格審查,并編制檔案銷毀清冊,經公司相關系統總監(jiān)審核,并在會計檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前,應將需銷毀檔案在清單一一列明,報行政部經理審核,經總裁或主管副總裁審批后,方可實施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時須有兩人以上人員進行現場監(jiān)督,并在銷毀清單上簽字確認該檔案確已銷毀。不得一人單獨進行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的,由公司行政部責令限期改正;情節(jié)嚴重的,報請總裁或主管副總裁對負責的主管人員和直接責任人給予處分。
1、將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有,拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對檔案負有領導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
5、未經批準,私自復印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉借,損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對外公布的檔案內容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋,經總裁或主管副總裁審批,修改時亦同。
本規(guī)定施行后,凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2023年10月30日起試實行。
第10篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定12
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)
(一)總則
公司實行“統一領導,各負其責。分級歸檔,集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日?；顒?業(yè)務往來,重要事項、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。其特點是有重要保存價值。包括計算機文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價值的各種信息載體的項目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應嚴格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個工作周期內自己經手的各種檔案資料。任何人不得據為己有。
(二)管理機構和崗位職責
公司的檔案管理工作為總經理負責制。公司設立檔案室,行政人事部門負責公司檔案的集中管理工作。辦公室定期到各部門,復制各部門計算機內所形成的文字資料和圖片資料。每個年度的一月份,到各部門指導督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。各部門的經理為本部門檔案管理的負責人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經辦本部門檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責是,掌握國家有關的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動態(tài),做好信息的傳達工作,根據國家有關的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領導的指示及時調整公司的管理制度;檢查、指導和督促各部門的檔案工作,組織對有關人員的培訓。檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統一進行。保證檔案的齊全完整,并使每個部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個有機的整體。
(三)歸檔范圍
1、各類請示,報告,會議紀要。
2、意向書、協議書、項目申請書,
3、重要的治談和會議記錄、備忘錄,
4、開發(fā)項目機會性分析可行性研究報告
5、公司資信變動情況,
6、外出考察、調查培訓等活動中形成及收集的材料(包影像資料),
7、企業(yè)負責人,名單,及人選情況,
8、合同、章程,
9、向上級單位上報的報告書及批復,
10、有關部門出具的證明制將:
11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負責人證件),
12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內容文稿,
13、企業(yè)代碼證書等。
14、與重要的客戶來往的信件、函電,
15、歷年工作總結,
16、年度預算報告;
(四)立卷程序
根據“誰辦誰立卷”的原則,項目協議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經辦人要建立檔案材料收集袋,隨時積累材料。
對每年年度內各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應劃分永久、長期、短期保管期限。
(五)管理與利用
1、公司辦公室應建立檔案的統計登記表,完善借閱制度。對檔案的收進、移出、保管、利用等隋況進行精確的統計并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設施。定期檢查檔案曲保管情況,對破損或變質的檔案應及時修補和復制。
3、檔案管理人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據工作需要,編日常管理與查詢系統,編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調卷迅速準確,積極為一線部門提供服務。
5、檔案的移交、鑒定與銷毀
各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據移交目錄清點核對,并履行簽字蓋章手續(xù)。移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
各部門在人員發(fā)生變化時,應及時辦理檔案移交手續(xù)。按照工作移交的有關規(guī)定,列出清單,部門經理作為監(jiān)交人,負責清點核對檔案的移交工作。
辦公室應根據保管期限的規(guī)定,定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案應在本單位主管領導主持下,由檔案部門和有關業(yè)務部門組成的鑒定小組共同進行。鑒定結束后應自本單位領導提出鑒定報告。
經過鑒定失去保存價值的檔案,要登記造冊,經本單位領導審批后方可銷毀。銷毀檔案應指定兩人負責監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊簽字。
(六)考核與獎懲
對于將材料散存在個人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應寫出書面報告,上報公司領導做出處理意見。
對于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問題嚴重的,按照《中華人民共和國檔案法”》有關規(guī)定處理。
對于完成好的部門和個人,公司將予以表彰和獎勵。
(七)其它
其它檔案,參照國家檔案局頒發(fā)的有關規(guī)定執(zhí)行。
第11篇 地產公司檔案管理規(guī)定
地產有限公司檔案管理規(guī)定
為使各類檔案完整、準確、系統、及時收集歸檔,使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學化,以及為公司各項工作開展提供信息和依據,特制定本規(guī)定。
一、檔案管理工作的組織
1、在公司的直接領導下,由行政部負責檔案室管理工作,行政秘書兼職檔案管理員;青云項目組、旅順項目組、營銷部、裝修部、人力資源部、行政部、財務部、資產部及所屬公司分別設兼職檔案員,負責本部門檔案的收集、整理及集中管理工作。
2、部門發(fā)生需保存文件時,應先交存部門檔案員,部門檔案員做好接收登記,再由部門檔案員于每月25日報送公司檔案員核對,以確保公司檔案的完整性。公司對部門的檔案管理工作實行導、監(jiān)督。
3、各部門檔案員每天要清理檔案,以免資料堆積,要熟悉部門檔案,作到迅速查找。
4、部門檔案員須向公司檔案員交存檔案原件,部門保存檔案復印件(除特殊檔案,如財務檔案、人事檔案、工程技術檔案等)。
5、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部(辦公室)負責管理,所屬公司證件檔案復印件交存公司檔案室,每月定期向公司檔案室報送檔案匯總情況。
二、檔案的分類
檔案分為文書檔案、工程(設備)檔案、人事檔案、財務檔案、實物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類。
三、檔案的歸檔要求
1、文書檔案應在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案,按照要求收集整理歸檔。
2、人事檔案在本人進入本公司工作后就應建立,由人事部門進行管理。
3、財務檔案應按歸檔范圍要求,按年度整理,財務部門保存五年,然后移交檔案室。
4、公司員工因公外出參觀學習、考察和參加各種會議獲取的重要文件材料、技術圖紙、照片資料等,歸來后,應及時到行政部做文件處理由公司檔案室進行登記、歸檔。
5、實物、聲像一經形成,即需歸檔。
6、各類合同成立或生效后即應將一份原件存檔。
7、基建工程檔案在項目交復驗收后歸檔。
四、借閱檔案的要求
1、總經理借閱檔案可通過檔案管理人員直接提檔。
2、公司其他人員需借閱檔案時,要經部門或項目負責人、公司主管總經理批準,并辦理借閱手續(xù),原則上原件不得帶出檔案室,如原件確需帶出檔案室,須經總經理批準。辦理借出檔案手續(xù)。
3、借閱檔案必須愛護,保持整潔、嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,必須由主管總經理批準方可摘錄和復制。
4、外單位借用我公司檔案時,應持單位介紹信,經公司總經理審批后方可查閱、抄錄和復印。
5、借閱期限不得超過兩星期,到期必須追回,如需再借需辦理續(xù)借手續(xù)。
五、移交、銷毀檔案的要求
1、檔案室接受檔案資料時,移交單位要填寫目錄和檔案交接單,經雙方核實后,交接人應在交接單上簽字,由雙方備查。
2、檔案室對新接收的檔案資料要及時整理歸檔和登記,對銷毀的檔案及時在檔案目錄中注銷,并注明原因和去向。
3、公司各部門和所屬公司如有撤銷、增設或其它變動,其檔案材料歸所屬公司,部門檔案保管員負責將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。
4、根據各類檔案不同保管期限,定期對檔案進行鑒定,進一步正確區(qū)分檔案價值,并將已失去保存價值的檔案,剔出處理。
5、任何部門和個人非經公司允許無權隨意銷毀公司檔案材料。
6、對要銷毀的檔案登記造冊,經相關部門經理審核后,報總經理批準銷毀,銷毀檔案應由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊上簽字,存檔保存。
六、公司各部門檔案員的要求:
1、各部門檔案員嚴格遵守檔案管理工作規(guī)定,按類別存放各類檔案,在每年十二月末,經公司檢查齊全后再整理歸檔,要求在第二年1月底前全部裝訂完畢。
2、做好檔案的保密工作,發(fā)現檔案遺失或出現文件泄密時,要及時向有關領導報告,不得隱瞞。
3、對公司檔案管理工作需按時保質完成,如有困難就及時向有關主管領導報告。不得耽誤工作。
4、有下列行為之一的,根據情節(jié)輕重,給予行政處分,造成損失的,責令賠償損失,構成犯罪的依法追究刑事責任:
a、丟失或者擅自銷毀公司檔案資料。
b、涂改偽造檔案。
c、出賣公司檔案或將公司檔案不經批準擅自出示他人。
d、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。
七、本規(guī)定由圣北公司行政部負責解釋。
八、本規(guī)定自通過之日起施行。
附:1、檔案歸檔范圍
2、檔案管理分工
3、檔案管理表格
4、公司各部門及所屬公司專(兼)職檔案管理員
附表一:檔案借閱申請表
附表二:檔案交接單
附表三:檔案銷毀申請表
第12篇 房地產公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
房地產開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
檔案管理與資料管理
檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、 管理的質量及效率,特制定本規(guī)定。
(一)歸檔適用范圍范圍
凡公司與外界往來及公司與各協作單位之間往來的以及公司經營 管理所必需的有關企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計劃或總結(年、月度)、財務審 計、經營狀況、項目可行研究報告(方案)、各類許可證書、圖紙、 政府批文、公司執(zhí)照(與注冊文件)、會議紀要、備忘錄、請示、決 定、決議、通告、通知、協議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價值的文件資料及重大公關活動的圖片、文字、錄像資料。
(二)管理部門
1、公司行政人事部設綜合檔案資料室,設專職檔案管理人員;各部門設兼 職檔案管理人員(必須報行政人事部備案),負責本部門、企業(yè)日常經 營管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負責定期移交公司綜合 檔案室。
2、公司檔案資料由行政人事部負責綜合監(jiān)督管理,各部門實行專業(yè)對口分 級管理。
(三)移交歸檔與使用
公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時間將有關襠案文件移 交公司綜合檔案室,各部門留存復印件使用(公司所發(fā)文件除外); 需要已經歸檔的原件時,需經批準后履行借閱手續(xù)使用。
2、歸檔時間分與歸口管理部門
2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12 月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。
2.2會計檔案:會計檔案由財務預算部保留一年后,次年三月末歸檔。 2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據人員變動情況隨時歸檔。 2.4基建工程、設備檔案:基建工程(合同、協議、預算書、許可證、 隱蔽資料等)、設備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設備、動力安 裝投入使用后一個月內歸檔,此期間由部門檔案人員進行分類保管。
2.5 各類報告、方案、內部申請批復、內部管理制度規(guī)范、計劃書: 該類檔案在確立形成時由部門留存,同時送交行政人事部留存正 本歸檔。
2.6合同協議類:正本原件需二份以上,在批準簽署后分別由簽署部 門、財務預算部、檔案室各存檔一份。
2.7圖書、期刊、報紙類:在購入或訂購后先列入管理臺帳,后又綜 合檔案室負責分類保管、借閱、歸類、管理。
2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關接待活動圖像、錄音錄象資料 以及外出開會、學習、考察、參觀人員帶回具有保存價值的資料,一 般在該檔案資料形成后一周內交公司行政人事部歸檔。
(三)文件點收
文件結案移送歸檔時,依如下原則點收:
1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。
2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應立即退回經辦部門補辦。
3、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應立即退回經辦部門。 (四)文件整理標準
1、本檔案按問題組卷,一事一卷或一事多卷。
2、對接收的所有檔案及時審查,進行科學分類,排列編號。
3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿, 請示與批復合并一起立卷。
4、卷內文件的排列與編目要科學規(guī)范,便于查找。
(五)檔案分類編號標準
檔案按職能設置十個一級類目,即(1)合同協議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經營管理類;(4)工程技術圖紙類;(5)內部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報告和專項技術研究類;(7)預算項目類;(8)資產設備材料類;(9)會計檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級類目是按檔案的具體內容所反映的問題進行設置。按問題分類,結合年度,一事一卷。 檔案分類一級類目采用漢語拼音字母標識,a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十個一級類目(二級類目由綜合檔案室劃分該類明細科目按統一名稱通知各部門)。 按各項要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現企業(yè)檔案分類的指導思想和分類準則,保持各類檔案的有機聯系和及時、高效提供利用。
根據檔案的形成特點和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進行排架,就是在同一大類內按同一問題的案卷排列在一起,在同一問題內再按永久、長期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個階段不超過三位數。排列時按大類、年度、流水編制案卷順序號,即類、年度大流水編號。
(六)保存期限
保管期限可分為:永久保存、長期保存和短期保存。
(七)檔案借閱
1、無論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進行登記, 注明借閱人姓名、部門、借閱時間、查閱內容及利用目的和效果。
2、查閱檔案原則上在閱檔室進行,一般不得借出。必須借出時,需經檔 案管理部門負責人批準后,方可辦理借閱手續(xù)。
3、查閱人事檔案需經主管人事部門批準,經檔案管理部門負責人批準 后,方可查閱。
4、借閱檔案限與經辦業(yè)務有關者,如借閱與經辦業(yè)務無關案件,應經檔 案管理部門負責人同意。
5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必須愛護,嚴禁涂改;注意安全 和保密,嚴禁擅自復制、抄錄、轉借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復制,必須經檔案管理部門負責人批準。
6、檔案歸還時,經檔案管理人員核查無誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財務以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。
(八)檔案保管標準
檔案入庫前必須經過嚴格檢查,防止錯、漏或夾帶害蟲及有害物質 進行侵蝕。 檔案入庫后要系統化整理,做到排列科學、整齊美觀,便于保管和 利用。
3、檔案室門窗裝具要堅固,檔案管理人員要認真負責,確保檔案安全; 非工作人員不得進入檔案室。 保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與 設施。 每季度對檔案保管情況進行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后 的檔案及時歸回原處。
5、檔案室內嚴禁放置與檔案無關物品,嚴禁在檔案室吸煙。
(九)保密守則(詳見保密規(guī)定)
對保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級規(guī)定》,由主管領導及專職檔案員會同歸檔部門合理劃分密級(絕密、機密、秘密)。
2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無關人員泄露。
3、查閱密級檔案,需經主管領導批準,并履行登記手續(xù),在閱檔室 查閱。未經批準不得借閱、摘抄、翻印、復制。
4、
銷毀檔案要嚴格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進行監(jiān)銷, 任何個人不得將檔案私自處理。
5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現象,須立即向有關部門和領導報告,不 得隱瞞,情節(jié)嚴重者要依法嚴肅處理。
(十)附則
