醫(yī)院聲像檔案管理細(xì)則范例

醫(yī)院聲像檔案管理細(xì)則

1、目的

為加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理,妥善收集與保管醫(yī)院重要會(huì)議、活動(dòng)拍攝的照片、圖片、錄像等聲像資料,制定本細(xì)則。

2、適用范圍

2.1本細(xì)則適用于醫(yī)院各類聲像資料的管理,包括醫(yī)院召開的重要會(huì)議的聲像資料(含數(shù)碼照片、錄像資料,下同)、外事活動(dòng)的聲像資料、重要培訓(xùn)與學(xué)術(shù)講座的聲像資料、科研成果及開展的新技術(shù)、新項(xiàng)目聲像資料。

2.2本細(xì)則僅針對(duì)聲像檔案的管理,從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。

3、工作程序

3.1會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)的組織部門需指定專人(以下簡(jiǎn)稱采集人)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)聲像資料的采集與整理。

3.2會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)結(jié)束15個(gè)工作日內(nèi),采集人根據(jù)要求,將聲像資料制作成冊(cè)連同底片(含電子版文件)送交檔案室統(tǒng)一管理。

3.3認(rèn)真執(zhí)行聲像資料歸檔交接手續(xù),聲像資料采集人應(yīng)為聲像資料附以簡(jiǎn)要文字說明,包括標(biāo)題、人員姓名、排列順序、時(shí)間、地點(diǎn)等基本信息。

3.4各部門(科室)采集人送交的聲像資料(包括底片、電子版文件),由檔案室進(jìn)行分類、編號(hào),填寫目錄,按聲像資料的介質(zhì)規(guī)格大小分別采用“簿、冊(cè)、袋、盒”,并輔以文字說明,按照時(shí)間順序進(jìn)行保存。

3.5借閱聲像資料應(yīng)履行借閱手續(xù),資料檔案不經(jīng)允許不得反拍,更不得涂抹損壞。檔案歸還時(shí),檔案管理人員要認(rèn)真檢查,發(fā)現(xiàn)以上問題,視情節(jié)輕重給予經(jīng)濟(jì)處罰。

3.6聲像資料檔案要分級(jí)進(jìn)行管理,對(duì)珍貴的歷史照片應(yīng)列為重點(diǎn)保護(hù)范圍,妥善保存,原則上不予外借。如因公務(wù)確需借閱,應(yīng)經(jīng)院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3.7集團(tuán)重要會(huì)議、活動(dòng)的聲像資料,除醫(yī)院存檔外,應(yīng)復(fù)制一份報(bào)集團(tuán)人事行政部存檔備案,執(zhí)行《重要事項(xiàng)管理制度》。