第1篇 某物業(yè)入伙管理控制程序

公司程序文件版號(hào): a

修改號(hào): 0

ej-qp 3.1 物業(yè)入伙管理控制程序頁(yè)碼: 1/3

1.目的:

使管理人員明確住戶入住的工作步驟,準(zhǔn)確無(wú)誤地辦理手續(xù),確保住戶及時(shí)順利有序地入住。

2.適用范圍:

適用于經(jīng)營(yíng)管理部辦理住戶入住手續(xù)(包括產(chǎn)權(quán)人或單位變更的入住)。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.8、4.9、4.10章

3.2 iso9002第4.8、4.9、4.10章

4.職責(zé):

4.1經(jīng)營(yíng)管理部主任根據(jù)工程維修部對(duì)房屋接管驗(yàn)收情況安排入住工作。

4.2物業(yè)管理員準(zhǔn)備各種文件資料為住戶辦理進(jìn)住手續(xù)。

4.3收費(fèi)員根據(jù)工作內(nèi)容準(zhǔn)備各種收費(fèi)文件向住戶收取物業(yè)管理費(fèi)用。

4.4看房員根據(jù)工作內(nèi)容準(zhǔn)備每套房鑰匙。

5.工作程序:

5.1入住前工作:

5.1.1經(jīng)營(yíng)管理部主任接到副總經(jīng)理的可辦理入住通知后,召集本部工作人員與工程維修部召開(kāi)聯(lián)合會(huì)議,了解房屋現(xiàn)狀,包括施工遺留問(wèn)題、正在整改部位及待整改內(nèi)容詳見(jiàn)《整改通知書(shū)》,并索取“房屋平面圖”及“小區(qū)平面圖”。

5.1.2經(jīng)營(yíng)管理部主任與物業(yè)管理員到開(kāi)發(fā)營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)了解房屋產(chǎn)權(quán)歸屬,并索要《房屋分配單》樣票。

5.1.3經(jīng)營(yíng)管理部主任帶領(lǐng)本部門(mén)人員到入住現(xiàn)場(chǎng)考察。確認(rèn)管理用房,熟悉棟號(hào)。

5.1.4經(jīng)營(yíng)管理部主任,根據(jù)了解的情況,安排本部門(mén)工作人員,各工作人員準(zhǔn)備入住手續(xù)所用的各類(lèi)資料、表格。

5.1.5在綜合辦公室配合下,布置管理用房,張貼辦公指引標(biāo)識(shí)及歡迎住戶入住等標(biāo)語(yǔ)。

5.1.6零星入住的住戶由經(jīng)營(yíng)管理部看房員負(fù)責(zé)接待。

5.2入住手續(xù):

5.2.1住戶持《房屋分配單》來(lái)辦理手續(xù)時(shí),物業(yè)管理員向住戶索取《房屋分配單》、購(gòu)房合同正本、購(gòu)房結(jié)算清單及住戶的身份證、戶口本。檢查《房屋分配單》與購(gòu)房合同上的房屋面積、房號(hào)是否一致。通過(guò)購(gòu)房結(jié)算清單檢查房屋設(shè)施費(fèi)用是否交清,確認(rèn)后將購(gòu)房合同正本退還住戶。

5.2.2確認(rèn)上述程序后,物業(yè)管理員在《房屋分配單登記表》上進(jìn)行登記,向住戶發(fā)放《住戶須知》,當(dāng)場(chǎng)請(qǐng)住戶填寫(xiě)《住戶登記表》,并檢查填寫(xiě)內(nèi)容與身份證、戶口本是否一致。

5.2.3物業(yè)管理員通知看房員帶齊該房全部鑰匙并帶領(lǐng)住戶對(duì)房屋設(shè)施狀況、設(shè)備、數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn),對(duì)鑰匙逐一試用,并檢查熱水、冷水、電表、燃?xì)獗淼讛?shù),一并填入《房屋設(shè)備明細(xì)表》。

5.2.4住戶執(zhí)行5.2.3程序時(shí),收費(fèi)員將住戶姓名、房號(hào)、面積請(qǐng)綜合辦公室人員輸入電腦,打印出《物業(yè)管理委托服務(wù)收費(fèi)表》,并核對(duì)表上金額;物業(yè)管理員填寫(xiě)《物業(yè)管理委托合同》。

5.2.5住戶完成5.2.3程序后,收費(fèi)員向住戶收取費(fèi)用,并開(kāi)具票據(jù),再將收費(fèi)表蓋章后移交物業(yè)管理員。

5.2.6物業(yè)管理員收齊《房屋分配單》、《購(gòu)房結(jié)算清單》、《住戶登記表》、《房屋設(shè)備明細(xì)表》、《物業(yè)管理委托服務(wù)收費(fèi)表》,核實(shí)無(wú)誤后,與住戶簽訂《物業(yè)管理委托合同》。

5.2.7合同簽定后,物業(yè)管理員通知看房員將住戶鑰匙如數(shù)交與住戶,并請(qǐng)住戶在《房屋設(shè)備明細(xì)表》上簽字。

5.2.8如住戶要裝修由物業(yè)管理員陪同住戶到工程維修部,向工程維修部工作人員介紹情況,接洽裝修之事。

5.2.9完成上述程序后,物業(yè)管理員及時(shí)將住戶資料建檔歸案,并綜合辦公室輸入電腦。《物業(yè)管理委托合同》一份存在經(jīng)營(yíng)管理部,另一份由收費(fèi)員與所收費(fèi)用一起交予財(cái)務(wù)部。

5.3房屋產(chǎn)權(quán)單位(人)更改(買(mǎi)賣(mài))后的入住手續(xù)執(zhí)行本章5.2程序。所需文件中《房屋分配單》應(yīng)調(diào)整為《產(chǎn)權(quán)證書(shū)》。

5.4對(duì)于在iso9002質(zhì)量保證體系運(yùn)行前已入住的住戶,物業(yè)管理員應(yīng)保留其原有的文件。

5.5在執(zhí)行本程序全過(guò)程中,工作人員言行應(yīng)執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。

5.6在iso9002質(zhì)量保證體系運(yùn)行前簽定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;運(yùn)行后簽定的合同名稱(chēng)為《物業(yè)管理委托合同》。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《住戶登記表》ej-qr-qp3.1-01

6.2《房屋分配單登記表》ej-qr-qp3.1-02

6.3《房屋設(shè)備明細(xì)表》ej-qr-qp3.1-03

6.4《物業(yè)管理委托服務(wù)收費(fèi)表》ej-qr-qp4.13-03

6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》ej-wi-qp8.1-01`

6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)》ej-wi-qp8.1-02

6.7《整改通知書(shū)》ej-qr-qp4.9-05

6.8《住戶須知》

第2篇 某大廈商場(chǎng)物業(yè)入伙裝修管理資料

大廈商場(chǎng)物業(yè)入伙裝修管理的資料

一、入伙流程

驗(yàn)證→資料發(fā)放→交費(fèi)

二、驗(yàn)證

商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)主或承租人須提供以下資料:

1)購(gòu)房合同或租賃合同復(fù)印件一份;

2)身份證復(fù)印件一份。

三、資料發(fā)放與保管

1)管理處發(fā)給以下資料:

a.住戶手冊(cè)(每個(gè)經(jīng)營(yíng)單位一冊(cè))

b.業(yè)主公約

c.《住宅裝修管理規(guī)定》

d.大廈商場(chǎng)裝修管理規(guī)定

e.臨時(shí)用電管理規(guī)定

f.安裝空調(diào)管理規(guī)定(附空調(diào)安裝平面示意圖)

g.防盜網(wǎng)和防盜窗管理規(guī)定(附式樣平面示意圖)

h.收費(fèi)項(xiàng)目一覽表

i.裝修申請(qǐng)表:申請(qǐng)裝修時(shí)填寫(xiě),并返原件給管理處存檔。

2)管理處按業(yè)主(住戶)的棟號(hào)和房號(hào)進(jìn)行建檔編號(hào),檔案中應(yīng)包括內(nèi)容:

a.承租合同復(fù)印件和承租人身份證復(fù)印件

b.裝修申請(qǐng)表及裝修平面圖等資料

c.營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。

四、交費(fèi)

1)管理服務(wù)費(fèi):

以購(gòu)房合同或承租合同簽定之日為準(zhǔn),當(dāng)月15日前(含15日)計(jì)收全月管理服務(wù)費(fèi)。當(dāng)月15日以后計(jì)收半月管理服務(wù)費(fèi)。

2)水電周轉(zhuǎn)金(依據(jù)當(dāng)?shù)厥杖?biāo)準(zhǔn)):

a.時(shí)間:辦理入伙時(shí)交納;

b.標(biāo)準(zhǔn):根據(jù)其經(jīng)營(yíng)方式和內(nèi)容所需用電量,在申請(qǐng)裝修時(shí)交納;

c.退款:在供電局和自來(lái)水公司辦理接管托收后,憑收據(jù)到管理處辦理退款手續(xù)(前提:無(wú)拖欠水電費(fèi))。

3)工本費(fèi)。

4)其他:

需由業(yè)主或承租人出錢(qián),由管理處統(tǒng)一進(jìn)行的項(xiàng)目,如:

a.陽(yáng)臺(tái)統(tǒng)一安裝防盜網(wǎng)和防盜窗;

b.室外空調(diào)架;

c.信箱款。

第3篇 物業(yè)入伙管理程序-5

物業(yè)入伙管理程序(五)

1目的

本程序明確了對(duì)物業(yè)的入伙管理實(shí)施控制的職責(zé)、方法和要求,以確保業(yè)主(客戶)準(zhǔn)確而有秩序的入住。

2適用范圍

適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續(xù)。

3相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要素

gb/t19002-iso90024.8 4.9 4.10

4相關(guān)文件

4.1質(zhì)量手冊(cè)第4.8章、4.9章、4.10章

4.2物業(yè)的驗(yàn)收程序

4.3業(yè)主(客戶)維修安裝服務(wù)

4.4物業(yè)裝修管理

4.5提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制

4.6物業(yè)管理費(fèi)用收取

5職責(zé)

5.1物業(yè)管理部負(fù)責(zé)入伙管理中的主要事務(wù)。

5.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)向業(yè)主(客戶)收取管理費(fèi)押金及水電增容費(fèi)等。

5.3機(jī)電工程部負(fù)責(zé)入伙管理中必要的維修服務(wù)。

5.4消防治安部負(fù)責(zé)入伙管理中消防設(shè)施的驗(yàn)收。

5.5經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)制定入伙預(yù)交費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。

6實(shí)施程序

6.1入伙準(zhǔn)備工作

6.1.1物業(yè)管理部在入伙前一個(gè)月應(yīng)制定入伙工作計(jì)劃,該計(jì)劃中應(yīng)明確:

a.入伙時(shí)間;

b.負(fù)責(zé)入伙工作的人員及其職責(zé);

c.入伙手續(xù);

d.入伙過(guò)程中使用的文件和表格。

6.1.2入伙工作計(jì)劃應(yīng)由物業(yè)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。

6.1.3開(kāi)發(fā)商應(yīng)提前一個(gè)月向業(yè)主(客戶)發(fā)出《入伙通知書(shū)》,詳細(xì)說(shuō)明:

a.需業(yè)主(客戶)準(zhǔn)備的證明材料;

b.需業(yè)主(客戶)填寫(xiě)的表格;

c.辦理入伙手續(xù)的程序。

6.1.4辦理入伙手續(xù)的工作現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)張貼入伙公告和明確的指示標(biāo)識(shí),并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)業(yè)主(客戶)辦理入伙手續(xù)時(shí)的各類(lèi)咨詢和引導(dǎo),以便于業(yè)主(客戶)辦理各項(xiàng)手續(xù)。

6.2入伙審查登記

6.2.1管理處應(yīng)建立入伙登記表,管理處對(duì)業(yè)主(客戶)提交的《入伙通知書(shū)》進(jìn)行查驗(yàn),確認(rèn)無(wú)誤后收取《入伙通知書(shū)》,在入伙登記冊(cè)中注明,并向入伙申請(qǐng)人發(fā)放資料,應(yīng)包括:

a.《入住說(shuō)明》;

b.《住戶手冊(cè)》;

c.《住戶公約》;

d.《管理協(xié)議》;

e.《預(yù)交費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)》;

f.《裝修須知》;

g.《住戶登記表》;

h.《裝修審批表》;

i.《驗(yàn)收交接表》。

6.2.2上述發(fā)放的資料應(yīng)在《入伙登記冊(cè)》中由業(yè)主簽收,或由管理人員注明,并按運(yùn)作程序文件《提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制》進(jìn)行控制。

6.2.3在提供給業(yè)主(客戶)的《入住說(shuō)明》中應(yīng)明確由業(yè)主(客戶)填寫(xiě)并提交的資料,一般包括:

a.身份證或工作證復(fù)印件;

b.《業(yè)主(客戶)登記表》;

c.購(gòu)/租房合同的正本及復(fù)印件;

d.已簽署的《住戶公約》、《管理協(xié)議》。

6.2.4管理處對(duì)業(yè)主(客戶)提交的資料進(jìn)行審核驗(yàn)證,驗(yàn)證內(nèi)容包括:

a.表格填寫(xiě)是否完整、正確和清晰;

b.公約和管理協(xié)議是否已簽署;

c.身份證明文件與購(gòu)/租房合同、及《業(yè)主(客戶)登記表》是否一致。

6.2.5審查通過(guò)后,入伙管理員收取購(gòu)/租房合同復(fù)印件、《業(yè)主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份、《管理協(xié)議》一份,在《入住通知書(shū)》注明簽收。

6.3預(yù)交費(fèi)用

6.3.1經(jīng)營(yíng)部應(yīng)根據(jù)政策、法規(guī)及發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的規(guī)定,制定《入伙預(yù)交費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)》。

6.3.2經(jīng)營(yíng)部在審查并接收業(yè)主(客戶)提交的文件后,應(yīng)通知業(yè)主(客戶)去財(cái)務(wù)部交納相關(guān)的預(yù)交費(fèi)用。(或由管理處代收繳后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部)。

6.3.3財(cái)務(wù)部根據(jù)《入伙預(yù)交費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)》向業(yè)主(客戶)收取各項(xiàng)費(fèi)用,并開(kāi)立相應(yīng)票據(jù)給業(yè)主(客戶)。費(fèi)用項(xiàng)目包括:預(yù)交管理費(fèi)押金、水電增容費(fèi)等。裝修保證金及清運(yùn)費(fèi)等由管理處負(fù)責(zé)核收和控制。

6.3.4財(cái)務(wù)部應(yīng)通知管理處已交納預(yù)交費(fèi)用業(yè)主(客戶)的姓名或單位,并由管理處在入伙登記冊(cè)中注明。

6.4發(fā)放鑰匙及房屋驗(yàn)收

6.4.1上述手續(xù)完成后,管理處查驗(yàn)入伙登記表及已簽署的《管理協(xié)議》、及各項(xiàng)收費(fèi)票據(jù)后向業(yè)主(客戶)發(fā)放鑰匙,并在《鑰匙發(fā)放登記表》上登記。同時(shí)應(yīng)和業(yè)主(客戶)協(xié)定驗(yàn)收房屋的時(shí)間和方式。

6.4.2管理處與業(yè)主(客戶)一起驗(yàn)收其名下的物業(yè),登記水、電、氣表底數(shù),雙方在《驗(yàn)收交接表》上簽字確認(rèn)。

6.4.3驗(yàn)收過(guò)程中雙方確認(rèn)需維修的事項(xiàng)由管理處通知相關(guān)部門(mén)。具體參見(jiàn)運(yùn)作程序《業(yè)主(客戶)維修安裝服務(wù)》。

6.5入伙后的裝修管理

6.5.1物業(yè)管理部在提供給業(yè)主(客戶)的文件中應(yīng)明確裝修管理的要求,具體內(nèi)容參見(jiàn)運(yùn)作程序《物業(yè)裝修管理》。

7記錄

7.1入伙通知書(shū)

7.2入伙登記表

7.3住戶登記表

7.4驗(yàn)收交接表