房地產(chǎn)公司文件管理程序11（2篇范文）

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房地產(chǎn)公司文件管理程序11

第1篇房地產(chǎn)公司文件管理程序11

房地產(chǎn)公司文件管理程序(十一)

1.目的及范圍:建立公司文件制作、審核、批準、發(fā)放、回收及更新、保存等程序,確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。

2.職責:

2.1總經(jīng)理室負責公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督,并受理各部門有關(guān)文件延誤的投訴;

2.2各部室資料員負責文件管理的具體工作,即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。

3.工作流程:

3.1文件分類:

3.1.1通用文件:指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件,分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。

a.內(nèi)部文件:即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報告、工作聯(lián)系函、通知、會議文件、周記、制度文件等

b.外來文件:即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等

c.外送文件:即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等

3.1.2專用文件:指只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專門文件。

分為技術(shù)文件、財務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。

a.技術(shù)文件:即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文件。如報批文件、標準圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。

b.財務(wù)文件:即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業(yè)材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關(guān)的財務(wù)報告等。

c.人事資料:即公司員工在應聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。

d.合同文件:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設(shè)計合同、售樓合同等。

e.簽價單:即審計核算部在簽價認價時專用的文件。

f.決算資料:即審計核算部在辦理工程結(jié)算審核過程中產(chǎn)生的文件。

3.1.3記錄:即公司各項質(zhì)量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等

3.2總要求:

3.2.1文件處理必須做到及時、準確、安全。

3.2.2內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規(guī)定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第二章'文件格式')

3.2.3各部室資料員為公司文件流轉(zhuǎn)的進出口,文件不允許由擬寫人直接送領(lǐng)導者個人,因特殊情況必須越過傳遞的,應于事后按程序補辦登記。

3.2.4各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初,根據(jù)以往本部門文件的運轉(zhuǎn)情況,預計當年可能形成的文件,擬制或修訂立卷類目。

3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據(jù)3.2.4訂立的立卷類目,將空白的文件清單置于該類目的最前面;隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內(nèi),并按文件收進順序填寫文件清單。

3.2.6文件的管理一般要經(jīng)過如下幾個環(huán)節(jié):

a.編制:文件由相關(guān)部門或個人擬寫,所在部室資料員進行編號登記;若以公司名義對外行文則由總經(jīng)理秘書編號。

b.批準:文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應的批準人審核簽發(fā);需要多個部門批準的,須進行會簽,簽發(fā)時須注明簽發(fā)時間;應用軟件的使用權(quán)限需報送總經(jīng)理批準。

c.登記:收發(fā)文(除便條、介紹信、回執(zhí)等)應登記在相應的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。來圖加蓋受控分發(fā)號。

d.用印:公司印章由總經(jīng)理秘書保管,部門公章由各部室資料員保管。用印時,應以相關(guān)部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為依據(jù)。

e.發(fā)放:各部室資料員根據(jù)批準的發(fā)放范圍進行分發(fā)。制度文件換版時,由總經(jīng)理室或相關(guān)部門根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。

f.傳閱:分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發(fā)出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼,各部門資料員在所在部門布告欄上張貼;傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章,填寫需傳閱人員名單,傳閱人員閱畢簽字。

g.更改:技術(shù)文件需要更改時,應由發(fā)布該文件的個人或部門提出,并填寫《文件更改申請單》,通過資料員報原審批人批準,并由原文件發(fā)布部門按原發(fā)放范圍下發(fā),同時作好登記。

h.版本公布:制度文件換版時,由總經(jīng)理室主任編制最新版本號;總經(jīng)理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文件版本情況并給予公布。

i.回收:文件持有人因離職或工作調(diào)動不再符合持有資格時,所在部門資料員負責及時收回。

j.歸卷:各部室資料員要做好平時歸卷和定期歸卷工作。平時歸卷即隨時將發(fā)放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內(nèi);定期歸卷即一個較長時間段后,對手頭的所有文件進行清理,對無存檔價值的文件材料可備文件夾單獨存放。聯(lián)合辦理的文件原件由主辦部門歸卷,其他部門保存復印件。涉及付款的合同和請示單原件由財務(wù)計統(tǒng)部保存。

k.借閱:文件需要借閱或復印時,借閱人應填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位,如遇特殊情況,需經(jīng)部門經(jīng)理批準。

l.保護:文件不管處于使用或是保存狀態(tài),都要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整。歸卷時,復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印。

m.歸檔:各部室按規(guī)定的歸檔時間將整理過的有保存價值的文件向圖書檔案室移交,無歸檔或存查價值的文件,經(jīng)鑒別和主管部門領(lǐng)導確認后銷毀。

3.2.7在文件處理時限方面,一般文件2個工作日,加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限,必須先通知文件發(fā)出部門,并說明原因和預計文件處理完結(jié)時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務(wù)計統(tǒng)部等控制性部門的處理時間可根據(jù)實際需要合理延長,但必須將延長的時限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應加強橫向聯(lián)系,發(fā)文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。

3.2.8在文件處理權(quán)限方面,部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應進行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發(fā)文件職責時,由副經(jīng)理替代,必要時可通過電話向正職經(jīng)理請示,有若干個副經(jīng)理的部門應明確指定常務(wù)副經(jīng)理。

3.2.9總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認,以省略各部室二次重復會簽的環(huán)節(jié)。(具體做法參見《合同管理制度》)。

3.2.10總經(jīng)理室負責對文件的傳遞、執(zhí)行情況進行督查,受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴,并定期向總經(jīng)

理匯報;

3.2.11各部室可根據(jù)實際需要制定各類表單,但必須根據(jù)本程序提供的相應表單樣式及要素進行調(diào)整;若需要增設(shè)程序以外的表單,在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意,涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報總經(jīng)室。

3.2.12電子郵件及傳真收發(fā)時應進行登記和存盤,如需要電話確認的應在備注欄做好確認記錄。

3.3分類管理:

3.3.1通用文件:

a.內(nèi)部文件:

a.請示單:即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時限要求的需在文中注明,各級審批人無法實現(xiàn)的需及時向經(jīng)辦人反饋。

報告:即各部室向總經(jīng)理匯報工作情況時使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補充形式。

a)知曉性報告:

b)執(zhí)行性報告:

通知:即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項時使用的文件,一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出,周知性通知由人力資源部發(fā)出。

a)總經(jīng)理室發(fā)文:

b)人力資源部發(fā)文:

d.工作聯(lián)系函:即公司部門之間進行的一般日常工作聯(lián)系時使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門,對方反饋時應同時將反饋情況函告抄送部門。

e.會議性文件:即記載公司經(jīng)理例會、專題例會、工程監(jiān)理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。

f.周記:即各部室每周的工作總結(jié)及計劃、存在問題的文字記錄。

g.制度文件:即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范,其編制、批準、發(fā)放、評審、更改、換版等均須嚴格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準,管理制度和程序文件由管理者代表批準。各部門內(nèi)部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準。

b.外來文件:

a.法律法規(guī):

b.外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等

c.外送文件:如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文件

3.3.2專用文件:

a.技術(shù)文件:

a.圖紙:具體管理詳見《設(shè)計過程管理程序》

b.施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》

b.財務(wù)文件:具體管理詳見《財務(wù)管理制度》

c.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》

d.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》

e.簽價單:具體管理詳見《工程造價管理程序》

f.決算資料:具體管理詳見《工程造價管理程序》

3.3.3記錄:記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執(zhí)行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。

4.相關(guān)文件:

4.1《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)

4.2《設(shè)計過程管理程序》

4.3《施工管理程序》

4.4《財務(wù)管理制度》

4.5《合同管理制度》

4.6《工程造價管理程序》

5.相關(guān)表單:

5.1發(fā)文登記表

5.2收文登記表

5.3文件清單/移交清單

5.4請示單登記表

5.5文件借閱登記表

5.6工作請示單

5.7工作聯(lián)系函

5.8工作周記

5.9蓋章聯(lián)系單

5.10圖紙收發(fā)登記表(見《設(shè)計過程管理程序》)

5.11圖紙作廢通知單(見《設(shè)計過程管理程序》)

5.12圖紙借閱登記表(見《設(shè)計過程管理程序》)

5.13文件更改申請表

編制:包秋霞

日期:2002.4.22審核:林立強、陳衛(wèi)斌

日期:2002.4.28批準:林權(quán)

第2篇房地產(chǎn)公司文件管理程序

房地產(chǎn)公司文件管理程序(十一)

2. 職責:

2.1 總經(jīng)理室負責公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督,并受理各部門有關(guān)文件延誤的投訴;

2.2 各部室資料員負責文件管理的具體工作,即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。

3．工作流程:

3.1 文件分類:

3.1.1 通用文件:指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件,分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。a.內(nèi)部文件:即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報告、工作聯(lián)系函、通知、會議文件、周記、制度文件等b.外來文件:即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等c.外送文件:即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等

3.1.2 專用文件:指只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專門文件。分為技術(shù)文件、財務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。a.技術(shù)文件:即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文件。如報批文件、標準圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。b.財務(wù)文件:即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業(yè)材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關(guān)的財務(wù)報告等。c.人事資料:即公司員工在應聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。d.合同文件:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設(shè)計合同、售樓合同等。e.簽價單:即審計核算部在簽價認價時專用的文件。f.決算資料:即審計核算部在辦理工程結(jié)算審核過程中產(chǎn)生的文件。

3.1.3 記錄:即公司各項質(zhì)量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等

3.2 總要求:

3.2.1 文件處理必須做到及時、準確、安全。

3.2.2 內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)

一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規(guī)定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第,加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限,必須先通知文件發(fā)出部門,并說明原因和預計文件處理完結(jié)時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務(wù)計統(tǒng)部等控制性部門的處理時間可根據(jù)實際需要合理延長,但必須將延長的時限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應加強橫向聯(lián)系,發(fā)文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。

3.2.8 在文件處理權(quán)限方面,部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應進行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發(fā)文件職責時,由副經(jīng)理替代,必要時可通過電話向正職經(jīng)理請示,有若干個副經(jīng)理的部門應明確指定常務(wù)副經(jīng)理。

3.2.9 總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認,以省略各部室二次重復會簽的環(huán)節(jié)。(具體做法參見《合同管理制度》)。

3.2.1 0總經(jīng)理室負責對文件的傳遞、執(zhí)行情況進行督查,受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴,并定期向總經(jīng)理匯報;

3.2.1 1各部室可根據(jù)實際需要制定各類表單,但必須根據(jù)本程序提供的相應表單樣式及要素進行調(diào)整;若需要增設(shè)程序以外的表單,在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意,涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報總經(jīng)室。

3.2.1 2電子郵件及傳真收發(fā)時應進行登記和存盤,如需要電話確認的應在備注欄做好確認記錄。

3.3 分類管理:

3.3.1 通用文件:a.內(nèi)部文件:

a. 請示單:即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時限要求的需在文中注明,各級審批人無法實現(xiàn)的需及時向經(jīng)辦人反饋。報告:即各部室向總經(jīng)理匯報工作情況時使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補充形式。a)知曉性報告:b)執(zhí)行性報告:通知:即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項時使用的文件,一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出,周知性通知由人力資源部發(fā)出。a)總經(jīng)理室發(fā)文:b)人力資源部發(fā)文:

d. 工作聯(lián)系函:即公司部門之間進行的一般日常工作聯(lián)系時使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門,對方反饋時應同時將反饋情況函告抄送部門。

a. 會議性文件:即記載公司經(jīng)理例會、專題例會、工程監(jiān)理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。

a. 周記:即各部室每周的工作總結(jié)及計劃、存在問題的文字記錄。

a. 制度文件:即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范,其編制、批準、發(fā)放、評審、更改、換版等均須嚴格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準,管理制度和程序文件由管理者代表批準。各部門內(nèi)部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準。b.外來文件:

a. 法律法規(guī):

a. 外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等c.外送文件:如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文件

3.3.2 專用文件:a.技術(shù)文件:

a. 圖紙:具體管理詳見《設(shè)計過程管理程序》

a. 施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》b.財務(wù)文件:具體管理詳見《財務(wù)管理制度》c.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》d.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》e.簽價單:具體管理詳見《工程造價管理程序》f.決算資料:具體管理詳見《工程造價管理程序》

3.3 .3記錄:記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執(zhí)行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。

4. 相關(guān)文件:

4.1 《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)

4.2 《設(shè)計過程管理程序》

4.3 《施工管理程序》

4.4 《財務(wù)管理制度》

4.5 《合同管理制度》

4.6 《工程造價管理程序》

5. 相關(guān)表單:

5.1 發(fā)文登記表

5.2 收文登記表

5.3 文件清單/移交清單