管理處業(yè)主檔案管理程序

管理處業(yè)主檔案管理程序

一.目的

規(guī)范客戶檔案的管理工作。

二.適用范圍

適用于管理處業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

三.職責(zé)

1.物業(yè)部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

2.行政接待人員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四.程序要點

1.業(yè)主檔案內(nèi)容。

1)經(jīng)業(yè)主簽署的《業(yè)主公約》。

2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

6)《業(yè)主入住驗房表》。

7)《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

10)業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書)。

11)其他應(yīng)保存的資料。

2.檔案盒(夾)的制作。

1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

2)在檔案標(biāo)貼紙上的打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。

3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

3.業(yè)主檔案袋的制作。

1)準(zhǔn)備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

2)將寫有'棟號、樓層號、房號'的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。

4.將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

5.將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

6.按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

7.業(yè)主檔案的跟蹤。

1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,行政接待人員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

b)業(yè)主發(fā)生更替時。

2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個月以上的業(yè)主,行政接待人員應(yīng)至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。

3)對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應(yīng)及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

8.業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

9.業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

10.具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

11.本規(guī)程執(zhí)行情況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績效考評的依據(jù)之一。

12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;

13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;

14.借閱檔案要經(jīng)過批準(zhǔn),并做好記錄。