管理處計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序

管理處計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序

現(xiàn)代物業(yè)管理發(fā)展的一個(gè)顯著特征是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)在物業(yè)管理企業(yè)的廣泛應(yīng)用。一方面是輔助管理處管理決策職能,降低經(jīng)營管理成本,促進(jìn)信息溝通和利用,提高管理處經(jīng)營水平;另一方面用于物業(yè)管理的業(yè)務(wù)管理服務(wù),提高管理服務(wù)方式和品質(zhì)。

計(jì)算機(jī)應(yīng)用于物業(yè)管理主要有以下方面:

1.辦公自動(dòng)化,編輯、處理、打印各類辦公文檔和表格;

2.進(jìn)行物業(yè)管理服務(wù)信息的搜集和發(fā)布;

3.存儲(chǔ)各類文檔、圖片音像等資料及各類事務(wù)和處理結(jié)果;

4.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)電算化,準(zhǔn)確進(jìn)行各項(xiàng)費(fèi)用的核算和管理;

5.分析匯總各項(xiàng)數(shù)據(jù),為管理服務(wù)規(guī)劃、決策提供依據(jù)。

6.建立管理處網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的交換、處理和共享。

一、辦公電腦軟硬件環(huán)境

根據(jù)物業(yè)管理處具體情況,辦公電腦的配置應(yīng)選用目前已較成熟,使用穩(wěn)定的硬軟件產(chǎn)品。同時(shí)今后在專業(yè)管理處協(xié)助下,根據(jù)管理處發(fā)展需要對(duì)軟硬件進(jìn)行增加和更新。

1、主要硬件配置

1)電腦基本配置(pentiumⅲcpu 128m內(nèi)存 40gb硬盤 52*光驅(qū) 軟驅(qū) 1.44mb15'顯示器);

2)56k以上調(diào)制解調(diào)器或其他網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備;

3)噴墨/激光打印機(jī)(辦公用);

4)針式打印機(jī)(票據(jù)打印用);

5)掃描儀

2、辦公常用軟件

1)操作系統(tǒng)類:中文windows2000;

2)辦公軟件類:microsoft office2000;

3)網(wǎng)絡(luò)類:ie6.0、msn5.0;

4)財(cái)務(wù)軟件類:用友財(cái)務(wù)軟件;

5)多媒體類:realone player、windows media player;

6)病毒安全類:norton antivirus、金山毒霸;

7)圖形類:autocad r14、coreldraw9;

8)物業(yè)管理信息軟件;

9)其他應(yīng)用軟件:winzip、金山詞霸。

二、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于物管企業(yè),不僅是企業(yè)經(jīng)營管理的需要,也是物管企業(yè)服務(wù)效率、手段和方式的提高。網(wǎng)絡(luò)化管理方式是物業(yè)管理企業(yè)走上社會(huì)化、專業(yè)化和市場化,持續(xù)長遠(yuǎn)發(fā)展的必然要求。

物業(yè)管理處網(wǎng)絡(luò)建設(shè)可根據(jù)具體情況,結(jié)合物業(yè)管理的行業(yè)特點(diǎn),在專業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理處的協(xié)助下逐步建設(shè)管理處網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),建立管理處網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。物管企業(yè)網(wǎng)絡(luò)一般由廣域網(wǎng)、管理處內(nèi)部網(wǎng)及社區(qū)網(wǎng)三個(gè)子網(wǎng)組成:

1、廣域網(wǎng)。指企業(yè)接入的國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)(internet)。其作用主要有:

1)物業(yè)管理處外部形象、品牌宣傳。如管理處資質(zhì)、文字或形象標(biāo)志、經(jīng)營業(yè)績、社會(huì)評(píng)價(jià)、企業(yè)文化、管理處公告等;

2)管理服務(wù)信息的介紹。如業(yè)務(wù)拓展,管理物業(yè)、服務(wù)項(xiàng)目、質(zhì)量規(guī)范、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等;

3)物業(yè)管理網(wǎng)上營銷。發(fā)布和接受業(yè)務(wù)信息,尋求物業(yè)管理市場機(jī)會(huì),開拓物業(yè)管理處經(jīng)營活動(dòng);

4)客戶溝通交流。接受投訴、建議,加強(qiáng)與業(yè)主的溝通交流,了解客戶需求;

5)行業(yè)環(huán)境的觀察與燎望,行業(yè)信息交流,網(wǎng)絡(luò)教育培訓(xùn)。

6)其他企業(yè)管理功能。如網(wǎng)上人才招聘等。

2、管理處內(nèi)部網(wǎng)(intranet)。是物業(yè)管理處及子管理處、各部門的內(nèi)部工作網(wǎng)。其作用主要有:

1)對(duì)分散的各分管理處、部門統(tǒng)一高效的管理,經(jīng)營管理活動(dòng)的指揮、組織和協(xié)調(diào);

2)對(duì)各分管理處或部門的管理監(jiān)控;

3)管理處內(nèi)部電子公告欄,各類信息、通知發(fā)布;

4)提高工作效率和服務(wù)水準(zhǔn),削減中間管理層,簡化文件傳遞等中間環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)管理'扁平化'、無紙化,大大降低管理成本;

5)管理處及各部門數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、傳遞及信息交流,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享;

6)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、教學(xué)培訓(xùn)、工作交流。

3、社區(qū)網(wǎng)(homenet)。是物業(yè)管理處所管理物業(yè)區(qū)域的社區(qū)服務(wù)局域網(wǎng)。其作用主要有:

1)社區(qū)電子公告欄,進(jìn)行如小區(qū)規(guī)章、服務(wù)項(xiàng)目、重要活動(dòng)、社區(qū)文化等小區(qū)管理服務(wù)信息的發(fā)布;

2)交互式物業(yè)管理與服務(wù):自助查詢水電氣、管理費(fèi)、社區(qū)內(nèi)消費(fèi)等費(fèi)用;網(wǎng)上預(yù)約社區(qū)消費(fèi)、家政、維修等服務(wù);

3)網(wǎng)上投訴、意見及建議受理服務(wù);

4)社區(qū)電子商務(wù),如費(fèi)用結(jié)算、網(wǎng)上市場等;

5)網(wǎng)上社區(qū)生活:網(wǎng)上交流、信息、休閑、教育、消費(fèi)等;

6)接入互聯(lián)網(wǎng)或其他局域網(wǎng),實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問,信息傳遞。

三、物業(yè)信息管理軟件

物業(yè)信息管理軟件是物業(yè)管理處對(duì)經(jīng)營管理服務(wù)中涉及的信息資料進(jìn)行收集、傳遞、加工、存儲(chǔ)、計(jì)算等工作的處理系統(tǒng),輔助物業(yè)管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)行,提高物業(yè)管理處對(duì)信息的處理和應(yīng)用水平,提高管理服務(wù)效率和品質(zhì)。目前國內(nèi)較多物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況,自行組織開發(fā)或直接購買成熟的物業(yè)管理軟件系統(tǒng)應(yīng)用于管理服務(wù)工作。

物業(yè)信息管理軟件功能主要包括如下:

1、房產(chǎn)資源管理

管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)樓棟、樓層、房間及配套硬件設(shè)施的物業(yè)基本信息管理,相關(guān)工程及配套資料信息的管理;

2.住戶管理

對(duì)業(yè)主購房、入伙入住、出租、退房相關(guān)信息的管理,可隨時(shí)查詢?nèi)藛T居住情況,加強(qiáng)對(duì)小區(qū)房屋及住戶溝通和管理;

3、收費(fèi)管理

可按各區(qū)域計(jì)算、統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)項(xiàng)費(fèi)用,自動(dòng)檢查費(fèi)用核算記錄的完整性和準(zhǔn)確性,并記錄費(fèi)用收繳等費(fèi)用管理信息,可實(shí)現(xiàn)銀行托收、預(yù)交款、分次付款、自動(dòng)催繳提示等。

4、設(shè)備及維修管理

建立設(shè)備臺(tái)帳,對(duì)設(shè)備維修從申請(qǐng),到派工、維修、驗(yàn)收等實(shí)現(xiàn)過程化管理,自動(dòng)提示到期需保養(yǎng)的設(shè)備,監(jiān)控外包方保養(yǎng)質(zhì)量,統(tǒng)計(jì)設(shè)備維修合格率、及時(shí)率;

5、安全、消防管理

外來人員車輛、郵件收發(fā)、物資出入、安全巡查、突發(fā)事件、車行管理、消防檢查等安全消防信息的記錄和統(tǒng)計(jì);

6、綠化清潔管理

綠化植物名稱、品種、數(shù)量及工程施工、改造記錄;清潔工作標(biāo)準(zhǔn)及檢查記錄等信息;

7、客戶服務(wù)

開展社區(qū)文化活動(dòng)記錄;處理業(yè)主建議、投訴和回訪信息,統(tǒng)計(jì)有效投訴率及滿意

率;

8.倉庫管理

物資從申購,到入庫、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等過程化管理,實(shí)時(shí)更新物料庫存數(shù)量,查詢領(lǐng)用、采購物料的詳細(xì)記錄,提示安全庫存;

9、行政管理

管理處架構(gòu)、職責(zé)、文件、會(huì)議、工作計(jì)劃、總結(jié)等管理職能信息記錄;

10、人事管理

人員資料、招聘、考核、培訓(xùn)、薪資福利、員工關(guān)系等信息管理。

四、電腦及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定

1.目的

規(guī)范電腦及網(wǎng)絡(luò)的使用,確保網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全、穩(wěn)定、高效,信息暢通。

2.范圍

管理處各部門

3.職責(zé)

3.1各部門主管對(duì)本部門人員使用電腦及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理。

3.2設(shè)備責(zé)任人對(duì)其所有的電腦設(shè)備使用、管理負(fù)責(zé)。

3.3綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督、實(shí)施。

4.方法與過程控制

4.1電腦設(shè)備管理:

4.1.1電腦設(shè)備包括:筆記本電腦、臺(tái)式電腦主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)、ups、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、mo存儲(chǔ)設(shè)備、調(diào)制解調(diào)器及其他外設(shè)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。

4.1.2各部門指定電腦設(shè)備責(zé)任人,未經(jīng)設(shè)備責(zé)任人及部門主管同意,任何人不得使用電腦設(shè)備。

4.1.3所有電腦設(shè)備的日常清潔保養(yǎng)工作均由該設(shè)備責(zé)任人負(fù)責(zé)。

4.1.4未經(jīng)管理處綜合管理部許可,使用部門或個(gè)人不得擅自維修電腦設(shè)備,不得格式化電腦硬盤,所有電腦設(shè)備的維修均由綜合管理部負(fù)責(zé)。

4.1.5電腦內(nèi)的所有文件、數(shù)據(jù)、資料均屬本管理處所有,不得外傳;對(duì)于打印出來的材料,應(yīng)及時(shí)處理(存檔或銷毀),不得亂扔亂放,以免造成數(shù)據(jù)泄露,如有需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行光盤刻錄需經(jīng)本部門主管同意,并對(duì)刻錄好的光盤進(jìn)行妥善保存。

4.1.6非本機(jī)責(zé)任人,經(jīng)同意使用該電腦后,要注意清理使用后留下的文檔記錄,若修改了設(shè)置的要恢復(fù),不得用電腦干私活,不得拷貝本機(jī)中資料。

4.1.7各部門電腦須設(shè)置開機(jī)密碼及屏幕保護(hù)密碼,報(bào)部門主管及綜合管理部備案。

4.2辦公電腦軟件管理規(guī)定:

4.2.1管理處統(tǒng)一安裝的軟件包括: windows、office、winzip等。

4.2.2各部門或個(gè)人根據(jù)不同需要可安裝:fo*pro、財(cái)務(wù)軟件、photo shop、coreldraw、中英文電子辭典等,經(jīng)本部門主管審核后,綜合管理部主管批準(zhǔn)后,由綜合管理部安排相關(guān)專業(yè)人員負(fù)責(zé)安裝,未經(jīng)批準(zhǔn)各部門不得在管理處電腦設(shè)備上安裝使用任何軟件。

4.2.3未經(jīng)綜合管理部同意、授權(quán),任何人員不能隨意運(yùn)用fo*pro、或其它工具直接打開數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改。

4.3網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及安全管理:

4.3.1服務(wù)器、hub、交換機(jī)、網(wǎng)線、網(wǎng)卡、調(diào)制調(diào)解器為網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的重要設(shè)備,任何人不得擅自對(duì)上述設(shè)備進(jìn)行修改,如遇到問題時(shí),須與綜合管理部聯(lián)系。

4.3.2服務(wù)器數(shù)據(jù)由綜合管理部代為備份,管理處內(nèi)各部門數(shù)據(jù)采取個(gè)人用戶同步備份和定期(每二月一次)光盤刻錄備份相結(jié)合。對(duì)于客戶端,將郵件設(shè)置成傳遞到個(gè)人文件夾,以防郵件丟失。

4.3.3對(duì)于web系統(tǒng),每周備份主目錄;各部門負(fù)責(zé)備份部門子網(wǎng)站;

4.3.4對(duì)于用戶密碼,每三月更換一次,若有人事變動(dòng)情況,則在變動(dòng)后立即更換用戶及密碼;

4.3.5選擇性能價(jià)格比較高的品牌網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,為網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定提供硬件保障;

4.4、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息及權(quán)限管理:

4.4.1內(nèi)部信息網(wǎng)采用安全性保護(hù):拒絕匿名訪問并設(shè)置安全權(quán)限予保護(hù),擁有相應(yīng)權(quán)限的用戶才能夠進(jìn)入管理處內(nèi)部信息網(wǎng)。

4.4.2使用對(duì)相應(yīng)信息文件密碼頁保護(hù),重要文件均設(shè)有密碼保護(hù);

4.4.3各部門在電腦上建立共享文件夾時(shí),必須設(shè)置共享文件夾密碼,共享文件夾應(yīng)放置非保密性資料。

4.5電腦病毒防治:

4.5.1殺病毒軟件磁盤由綜合管理部統(tǒng)一提供,殺病毒軟盤須隨時(shí)處于寫保護(hù)狀態(tài);請(qǐng)勿使用非綜合管理部提供的軟件殺病毒。

4.5.2對(duì)于外來軟盤應(yīng)先殺病毒后使用、應(yīng)盡可能少用外來盤片;在殺病毒軟件版本升級(jí)后,電腦的使用人應(yīng)對(duì)所有使用過的軟、硬盤進(jìn)行一次殺毒。

4.5.3不得在上班時(shí)間瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁或下載數(shù)據(jù)等有可能導(dǎo)致電腦病毒入侵的,更不得瀏覽黃色網(wǎng)站,若擅自行動(dòng)導(dǎo)致病毒感染的,要給予通報(bào)批評(píng)。

4.5.5綜合管理部每月對(duì)各部門的電腦查毒情況進(jìn)行抽查

4.6電腦設(shè)備使用注意事項(xiàng):

4.6.1愛護(hù)電腦,不在顯示器及其他外設(shè)上放置雜物,特別是細(xì)小導(dǎo)電物品。

4.6.2定期清潔電腦設(shè)備,在擦拭時(shí),應(yīng)在電腦完全斷電狀態(tài)下,用擰干的布清潔。

4.6.3嚴(yán)格按照開關(guān)機(jī)程序進(jìn)行開關(guān)機(jī)操作,關(guān)閉電腦后須及時(shí)關(guān)閉ups及打印機(jī)等外設(shè)的開關(guān)和電源。在ups斷電報(bào)警時(shí),應(yīng)及時(shí)保存操作中的文件并按關(guān)機(jī)程序關(guān)機(jī)。

4.6.4離開辦公位一小時(shí)以上,應(yīng)關(guān)閉電腦或至少關(guān)閉顯示器。

4.6.5在辦公位飲用茶水時(shí),請(qǐng)遠(yuǎn)離辦公設(shè)備,勿將液體灑在電腦設(shè)備上,引起短路。

4.6.6發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)通知綜合管理部;在使用過程中若有異常情況出現(xiàn),應(yīng)立即關(guān)閉電腦,并通知綜合管理部派人處理。

4.7電腦整機(jī)及外設(shè)的申購流程:

4.7.1各部門對(duì)電腦整機(jī)的需求按如下評(píng)估流程操作,即部門提出申請(qǐng)--綜合管理部提出意見--確定購買,由綜合管理部填寫《物資申請(qǐng)報(bào)告》--依次報(bào)批。