金閣物業(yè)管理處檔案管理

金苑閣物業(yè)管理處檔案管理

檔案的建立與管理要做到(1)檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化;(2)檔案管理員專業(yè)化;(3)檔案管理科學(xué)化;(4)實(shí)行計算機(jī)貯存與原始資料雙檔制。檔案的建立與管理是物業(yè)管理的重要內(nèi)容?？茖W(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案管理將更有力地促進(jìn)物業(yè)管理工作,提高物業(yè)管理水平,最終達(dá)到更好地為住戶服務(wù)的目的。

一、檔案的建立

1、辦公室設(shè)專人負(fù)責(zé)“金苑閣”檔案的建立與管理工作。按照各種檔案對溫度、濕度和照明的要求,建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料室;檔案管理員必須經(jīng)培訓(xùn)并合格后才能上崗。

2、制度檔案建立與管理的工作流程,檔案資料管理規(guī)章制度,檔案管理員崗位責(zé)任制。

3、系統(tǒng)地收集“金苑閣”工程檔案資料,住戶資料、管理檔案及其他檔案,具體內(nèi)容見附表。

二、檔案的管理

1、充分運(yùn)用計算機(jī)管理

在現(xiàn)代信息社會,廣泛地應(yīng)用計算機(jī),參與各行業(yè)、各方面的工作,已成為現(xiàn)代化管理的重要手段,在檔案管理上,充分發(fā)揮計算機(jī)具有的數(shù)據(jù)處理功能,貯存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

計算機(jī)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在:

運(yùn)用計算機(jī)查詢住戶資料。采用目前最先進(jìn)的物業(yè)管理軟件,經(jīng)錄入住戶資料后可以很方便地查詢有關(guān)住戶資料。我們可以清楚地查到樓房名稱、業(yè)主姓名、住戶人數(shù)、面積、房屋類型、結(jié)構(gòu)、家庭成員。如果想知道家庭成員的情況?？蛇M(jìn)一步查詢其姓名、性別、出生年月、籍貫、關(guān)系、工作單位、職務(wù)、戶籍等情況,這將為我們的工作帶來極大的方便。

2、采用計算貯存與原始檔案雙檔制,實(shí)現(xiàn)檔案資料貯存方式多元化,盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤貯存,以利于保存、查找和利用。

3、做到檔案組卷分類科學(xué)化

編制統(tǒng)一的檔案組卷分類說明書,規(guī)定應(yīng)按部分類,以內(nèi)容分類、按同一年度、同一保存期限,同一保存程度的順序進(jìn)行組卷,逐一編號、登記造冊、編緝目錄、分柜保存。住戶檔案資料分類原則,每組按柜、每棟按位、每單位按盒、每戶按冊建檔。

4、加強(qiáng)檔案的安全、保密工作

在設(shè)計建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案室之前,考慮了加強(qiáng)檔案的安全管理,配置消防器材和防盜門、網(wǎng)、檔案柜,符合防盜、防火、防蟲、鼠、防潮的要求。貫徹執(zhí)行國家保密法,管理處部分檔案按其保存程度有重要之分,并以其泄露、遺失會使住戶、管理處利益受到重大、較大損失和不良影響分為絕密、機(jī)密、秘密三級,其他資料檔案,不同密級的檔案在保管和運(yùn)用方面將會區(qū)別對待。

三、檔案的運(yùn)程

1、建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),由一臺主機(jī)網(wǎng)上聯(lián)系多臺終端機(jī),分布在各個辦公室中,常用的檔案應(yīng)用編制計算機(jī)系統(tǒng)軟件并將檔案資料輸入計算機(jī),方便于查閱,密級檔案設(shè)置密碼口令,經(jīng)主任授予口令后方能使用。

2、員工因工作需要借閱檔案,應(yīng)辦理借閱登記手續(xù),并規(guī)定借閱期限。

3、檔案的銷毀,應(yīng)填寫銷毀單,并經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后方可執(zhí)行,銷毀單由檔案員保存。

附表 項(xiàng)目內(nèi)容

建筑與工程檔案

1、社區(qū)規(guī)劃圖,竣工總平面圖

2、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

3、地下管理網(wǎng)竣工圖

4、地質(zhì)勘察報告

5、工程合同及開、竣工報告

6、工程預(yù)結(jié)算

7、圖紙會審記錄

8、工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單

9、竣工驗(yàn)收書

10、主要材料、質(zhì)量保證書

11、水電、氣等設(shè)備的檢驗(yàn)合格書

12、綠化工程竣工圖

13、社區(qū)各類房屋清單

14、出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍

15、社區(qū)公共設(shè)施、設(shè)備及公共場所地清單

16、社區(qū)未完工的房屋、公用設(shè)施、設(shè)備及公共場地的竣工日期

住戶檔案

1、購房合同書

2、入伙通知書

3、夫妻雙方身份證、工作證復(fù)印件

4、商、住戶詳細(xì)資料登記表

5、前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議

6、家庭人員登記表

7、管理費(fèi)銀行托收檔案

裝修檔案

1、裝修申報表

2、裝修管理協(xié)議

3、裝修人員登記表

4、室內(nèi)裝修設(shè)計圖

管理資料

1、管理規(guī)章制度

2、管理處文件、通知、資料、歷次活動記錄

3、部長值班工作記錄

4、商、住戶投訴與回訪記錄

5、員工培訓(xùn)與考核記錄

6、員工個人檔案

7、治安、交通管理記錄

8、綠化管養(yǎng)記錄

9、財務(wù)表及其公布方案

10、業(yè)行會的文件、通知、資料、歷次活動記錄

11、其它有關(guān)管理資料

維修檔案

1、機(jī)電設(shè)備管理維修記錄

2、維修申報、派工記錄

3、維修回訪記錄

4、重大完善、配套工程記錄