物業(yè)倉庫管理程序文件

物業(yè)程序文件:倉庫管理程序

1、目的

對倉庫物資的儲存、保護、進、出庫進行有效控制,保持產(chǎn)品的有效特性。

2、使用范圍

適用于物業(yè)公司本部及各管理處倉庫的進、出貨檢驗及倉庫管理。

3、定義

無

4、職責(zé)

4.1辦公室行政組負(fù)責(zé)物業(yè)本部倉庫的管理,及對各管理處倉庫管理工作進行督導(dǎo)。

4.2根據(jù)財務(wù)管理制度,各管理處必須設(shè)立專職資產(chǎn)管理員。

4.3各管理處資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)對入庫物資的驗證、搬運、貯存及記錄、管理工作,管理處經(jīng)理對本項目倉庫管理結(jié)果負(fù)責(zé)。

5、方法和過程控制

5.1物品搬運

5.1.1貨物進入管理處、本部管轄區(qū),供貨人必須在門崗、庫房入口處登記,管理處將事件記錄在《安全員值班情況記錄表》上,必要時送貨人由保安跟隨。

5.1.2資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)指揮搬運活動、監(jiān)督搬運人員使用合適的搬運工具,采用適當(dāng)?shù)陌徇\方法,防止物品在搬運過程中發(fā)生損壞。

5.1.3在送貨過程中,如出現(xiàn)破壞公司管理區(qū)域內(nèi)物品設(shè)施時,要求供貨人照價賠償,若對方不予賠償或有違法行為立即報知管理處經(jīng)理處理。

5.1.4對易燃、易爆、易碎物品要做到輕拿輕放。

5.1.5資產(chǎn)管理員需要對大宗物品清理搬運時,由其主管負(fù)責(zé)安排人力。

5.2入庫手續(xù)

5.2.1入庫檢驗

5.2.1.1資產(chǎn)管理員依據(jù)公司最終批準(zhǔn)的《月度備用物品計劃表》、《公司資產(chǎn)購置、領(lǐng)用登記卡》或其他單項采購批件、審查實物和發(fā)貨票或送貨單內(nèi)容是否一致,是則進行檢驗、否則拒收。

5.2.1.2檢驗:

5.2.1.2.1對批量采購的數(shù)量超過100個(含100個)的物品,采取抽檢的方式進行檢驗,按總數(shù)的10%比例進行抽檢;數(shù)量10-100個的物品抽取數(shù)量不得少于10個;數(shù)量少于10個的物品必須逐一進行驗證,驗證合格后填寫《(物資/材料/用品)入庫單》并簽字;入庫單由直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字,作為第二監(jiān)督人。

5.2.1.2.2驗證必須核對數(shù)量、合格證檢查、外觀檢查、開包檢查,根據(jù)情況,采用其他檢驗方式包括開試驗、試用等。

5.2.1.2.3對涉及安全性能的產(chǎn)品如電器類、水暖器材、消防用具類、電工和化工原料必須有合格證。

5.2.1.2.4對小五金類、絕緣器材類、標(biāo)準(zhǔn)件類和其他雜項類應(yīng)該對規(guī)格、型號和數(shù)量與采購文件是否一致,外觀和包裝有無破損等進行確認(rèn)。

5.2.1.2.5對設(shè)備的檢驗由資產(chǎn)管理員會同工程部領(lǐng)班以上人員共同進行檢驗,

5.2.1.3任何資產(chǎn)完成入庫手續(xù)后,若在出庫/第一次使用時發(fā)現(xiàn)任何質(zhì)量問題,資產(chǎn)管理員將承擔(dān)工作失誤的責(zé)任。

5.3地產(chǎn)轉(zhuǎn)來、客戶饋贈物品

5.3.1對地產(chǎn)轉(zhuǎn)來有明細(xì)帳目的物品

資產(chǎn)管理員按實物與明細(xì)進行核對,無誤的填制《(物資/材料/用品)入庫單》簽字,并請地產(chǎn)交接人員簽字確認(rèn)。

5.3.2無帳目明細(xì)物品

管理處經(jīng)理應(yīng)現(xiàn)場要求資產(chǎn)管理員與地產(chǎn)人員共同進行現(xiàn)場盤點,編制明細(xì)。之后按上條要求填制《(物資/材料/用品)入庫單》。否則物業(yè)不負(fù)責(zé)管理。

5.4倉庫管理

5.4.1多倉庫項目,資產(chǎn)管理員每天兩次以上巡查、檢查所有倉庫及其中物品,填寫《庫房巡查登記表》,發(fā)現(xiàn)異常情況馬上報上級管理人員。

5.4.2倉庫空間分割與標(biāo)識

5.4.2.1將倉庫分為合格品擺放區(qū)、物耗綜合區(qū)(日常使用中損壞待維修的工具)、不合格物品區(qū)(擺放待更換或退貨的不合格)、閑置物品區(qū)(報廢物品、地產(chǎn)遺留物品等,可用小標(biāo)識類標(biāo)識)。

5.4.2.1.1入庫檢驗過程中不合格品,放置在不合格物品區(qū)域等待供貨商更換或退貨處理、報廢處理或分配使用。

5.4.2.1.2現(xiàn)有資產(chǎn)在使用過程中損壞應(yīng)放置在物耗綜合區(qū)域等待維修或報廢處理。

5.4.2.1.3報廢物品、地產(chǎn)遺留物品等用小標(biāo)識區(qū)分后放置在閑置物品區(qū)域存儲。

5.4.2.1.4資產(chǎn)管理員將物資分門別類,碼放在固定位置,做到整齊、美觀。

5.4.2.2 倉庫物品分類標(biāo)識應(yīng)安置在明顯位置,分類標(biāo)識符合ci標(biāo)準(zhǔn),進行統(tǒng)一配備,懸掛。

分類標(biāo)識如下:(大標(biāo)識)

工程耗品類物耗綜合區(qū)

工程工具類不合格物品區(qū)

清潔耗品類閑置物品區(qū)

清潔工具類倉庫重地閑人免進

辦公用品類危險品倉庫

嚴(yán)禁吸煙

5.4.3危險品、特品管理

5.4.3.1危險品(易燃、易爆物品,如油漆、涂料等)倉庫充分做好隔離、防火、防爆措施,危險品不得與其他物品同存一個倉庫。

5.4.3.2易燃、易爆物品(如油漆、涂料等)貯存時請按照產(chǎn)品本身貯存方法存放,保持通風(fēng)及溫度的要求。

5.4.3.3對于防潮、防銹和防蝕要求的物品應(yīng)保持存貯現(xiàn)場干燥通風(fēng)、防潮、防雨。

5.4.4倉庫環(huán)境與清潔整齊。

5.4.4.1所有倉庫非公莫入,保持干燥、通風(fēng),嚴(yán)禁吸煙。

5.4.4.2倉庫內(nèi)不得有紙屑雜物等垃圾;庫房內(nèi)貨架、存放的資產(chǎn)需每天進行除塵,保證視覺無塵。

5.4.4.3 保證倉庫通風(fēng),保持庫房內(nèi)溫度、濕度,可延長工程用品使用壽命,防止發(fā)霉、生銹。

5.4.4.4 工程設(shè)備使用后,由使用人對其做好清潔工作,保證設(shè)備潔凈程度,有效改善倉庫清潔。

5.4.4.5 報廢資產(chǎn)、物品應(yīng)及時審批、處理,不準(zhǔn)長期占用房房有效使用空間,必須保證倉庫衛(wèi)生環(huán)境的整潔。

5.5 出庫

各部門或人員到倉庫領(lǐng)取物品時應(yīng)填寫《(物資/材料/用品)出庫單》,出庫單上應(yīng)有領(lǐng)用人及資產(chǎn)管理員兩者的簽字日期。

5.6 盤點

5.6.1資產(chǎn)管理員認(rèn)真,詳細(xì)填寫帳、卡,當(dāng)天帳目當(dāng)天銷,保證帳、卡、物一致。

5.6.2每月20日做好月度資產(chǎn)盤點工作,將盤點(日)累計數(shù)記錄在臺帳中,盤點內(nèi)容記錄在《萬科物業(yè)月度盤點表》上,25日上報總經(jīng)理辦公室行政組及財務(wù)部處;地產(chǎn)轉(zhuǎn)來物品在備注欄標(biāo)明來源。

5.6.3每半年資

產(chǎn)盤點,將通過帳、卡、實物的一一對應(yīng) ,對庫房及使用中的資產(chǎn)進行清點,記錄到《萬科物業(yè)年度資產(chǎn)盤點表》上,年中6月30日以前將上報總經(jīng)理辦公室行政及財務(wù)部處;地產(chǎn)轉(zhuǎn)入物品在備注欄表明來源。

6、支持性文件

無

7、質(zhì)量記錄

tj**wy7.5.5-z01-f1 《(物資/材料/用品)入庫單》

tj**wy7.5.5-z01-f2 《(物資/材料/用品)出庫單》

tj**wy7.5.5-z01-f3《地產(chǎn)轉(zhuǎn)入資產(chǎn)登記表格》

tj**wy7.5.5-z01-f4《庫房巡查登記表》

tj**wy6.3-z01-f2 《**物業(yè)月度盤點表》

tj**wy6.3-z01-f3 《**物業(yè)年度固定資產(chǎn)盤點表》

tj**wy7.4-z01-f1《月度備用物品計劃表》

tj**wy7.4-z01-f2 《月度辦公用品計劃表》

tj**wy7.4-z01-f12《公司資產(chǎn)購置、領(lǐng)用登記卡》