hse管理體系認證審核程序

hse管理體系認證是依據(jù)審核準則,由獲得認可資格的認證機構對受審核方的hse管理體系實施認證及認證評定,確認受審核方的hse管理體系的符合性及有效性,并頒發(fā)認證證書與認證標志的過程。

認證審核實施基本過程包括:申請及受理、預審核、認證審核、糾正措施的跟蹤、審批發(fā)證與證后監(jiān)督六個方面(圖1)

圖1 hse管理體系認證工作流程圖

一、認證的申請及受理

1.提出申請

符合hse管理體系認證基本條件的企業(yè)如果需要認證,則應以書面形式向認證機構提出申請。

申請hse管理體系認證的企業(yè)應具備下列基本條件:

(1)申請方需要具備獨立的管理職能或為獨立核算的實體;

(2)已按sy/t6276-1997標準含職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系標準建立了hse/osh管理體系,實施運行至少三個月,并完成至少兩次內(nèi)部審核和一次管理評審;

(3)當年無特大事故(工業(yè)、交通、火災、污染、職業(yè)衛(wèi)生),近兩年內(nèi)千人死亡率,千人重傷率達到考核標準,其他安全、環(huán)保和健康指標達標、符合國家和地方要求。

2.申請組織應提交的文件

申請組織應提交的文件

申請組織在擬申請認證審核前三個月,應向認證機構提交下列文件資料,以供認證機構評審申請組織是否具備認證審核的條件:

(1)hse/osh認證書面申請書,申請認證范圍;

(2)申請方同意遵守認證要求,提供評價所需要的信息;

(3)具備獨立管理職能或獨立核算實體的證明復印件(如:營業(yè)執(zhí)照)及有關人力資源和技術資源;

(4)主要活動、產(chǎn)品和服務的工藝流程圖;

(5)hse/osh管理手冊、程序文件(含作業(yè)文件和記錄清單)必要時,提交作業(yè)文件;

(6)健康、安全與環(huán)境初始評價報告(含主要危害和影響場所清單);

(7)已編制的項目hse作業(yè)計劃書、風險評價報告清單;

(8)近兩年未發(fā)生重大及以上事故的上級主管部門的證明。

3.申請受理

認證機構收到申請材料之日起一個月內(nèi)作出是否受理申請的決定,并制定審核計劃,對申請材料進行審查,判斷企業(yè)是否符合認證審核的條件。對未通過審查的企業(yè),認證機構通知企業(yè)進行補充、糾正;不具備條件的;認證機構簽發(fā)不受理通知書;認證機構應說明不受理的理由。對于通過審查的組織,簽發(fā)受理申請通知書。

4.合同評審

申請受理后,雙方簽訂hse管理體系認證合同。認證機構應就申請方提出的條件和要求進行評審,確保:

(1)認證機構的各項要求規(guī)定明確,形成文件并得到理解;

(2)認證機構和申請組織在理解上的分歧已被消除;

(3)認證機構有能力在擬認證的范圍和活動現(xiàn)場內(nèi)實施認證并能滿足申請方的其他具體要求(如申請組織使用的語言,申請方認證范圍內(nèi)所涉的專業(yè)等)。

5.認證各方的職責

在認證過程中,應對認證各方的職責加以明確。

1)審核組的責任

挑選審核組成員,保證審核組具備實施審核的經(jīng)驗與技能,應考慮到:

(1)審核員的資格要求;

(2)所需人數(shù),小組成員的語言能力和技能;

(3)有待審核的組織、過程、活動或職能的類型;

(4)認證與認可機構的要求;

(5)小組成員與受審核方之間可能存在的利益沖突。

2)認證機構的責任

(1)決定是否需要審核;

(2)與受審核方接觸,取得充分合作并啟動審核;

(3)確定審核目的;

(4)選派審核組長,對審核組的組成予以審批;

(5)與審核組長商定審核范圍;

(6)提供開展審核所需要的權限與資源;

(7)批準健康、安全與環(huán)境管理體系審核準則;

(8)批準審核計劃;

(9)接受審核報告。

3)受審核的責任

受審核方的責任和活動應包括:

(1)視需要向員工傳達審核的目的與范圍;

(2)選派負責勝任的人員配合審核組的工作,擔任現(xiàn)場向導,讓審核員了解健康、安全及其他有關要求;

(3)向審核組提供必要的條件,保證審核的有效進行;

(4)應審核員的要求,為他們提供接觸設施、員工、有關信息和記錄的便利條件;

(5)協(xié)助審核組實現(xiàn)審核目的;

(6)接受審核報告副本。

二、審核的策劃與準備

認證機構在接受申請方的認證申請后,為保證審核工作的有效性,應做好審核前的策劃與準備工作,主要包括與受審核方確定審核范圍、組建審核組、制定審核計劃、編制審核工作文件等。

1.確定審核范圍

審核范圍的確定應從受審核方的管理權限以及活動、產(chǎn)品或服務的領域等方面考慮,審核范圍的最終確定應在預審時完成。

2.任命審核組長

認證機構對申請認證單位應組織專家組,對申請方建立的hse管理體系及運行狀況進行審核。專家組由相應資格的專家組成:hse管理體系審核專家、現(xiàn)場管理專家、環(huán)保技術專家和職業(yè)安全專家。

認證機構根據(jù)受審核方的具體實際情況,指定有較高能力的審核員擔任審核組長,并將文件審核等相關資料交給審核組長,由審核組長代表認證機構進行認證前的準備以及實施認證的各項工作。

審核組長根據(jù)從申請方獲取的信息組建審核組,確定審核組成員的構成及審核組的規(guī)模,考慮是否需要聘請技術專家。

認證機構應將審核組成員以及審核組長的名單通知受審核方,以便得到他們的確認。

3.制定審核計劃

審核組長根據(jù)文件審核以及初訪得到的信息,制定審核計劃,審核組應將審核計劃盡早通知受審核方,在實施正式的現(xiàn)場審核前應與受審核方就存在的分岐進行協(xié)商。

4.編制審核工作文件

審核組應召開會議,進行審核分工,各個審核小組根據(jù)分工編制各自負責部門或要素的工作文件,以便于現(xiàn)場審核的順利進行。

三、預審核

1.預審核的目的

通過對受審核方的hse承諾、方針目標、危害及影響因素,特別是受審核方對審核準備狀況的了解,對有關活動的實施情況進行評審,提出認證審核計劃。

文件審核主要是為了確定被審核方是否建立了文件化的hse管理體系,是否滿足hse管理體系標準及相關法律、法規(guī)的要求,以及管理手冊及支持文件是否符合要求等。如果體系文件出現(xiàn)重大問題,則應通知受審核方。受審核方應進行體系文件的修改或重新遞交。體系文件若無重大的缺陷,則應開始準備預審。

預審是審核人員第一次到受審方現(xiàn)場了解情況,進行詳細溝通的活動。是了解受審核方的基本情況,收集有關資料,對體系運行情況進行預評估。

2.預審的重點內(nèi)容

了解受審核方經(jīng)營的性質、規(guī)模、hse風險的特點及復雜性;了解活動、產(chǎn)品和服務過程中存在的危害和影響因素;評價企業(yè)的內(nèi)審和管理評審的可信度;考察企業(yè)重大危害因素與hse方針、目標、過程控制、應急管理、遵守法律法規(guī)的基本情況。

3.預審的程序

在預審過程中,首先進行文件審核,主要審查文件的結構和控制方法,管理手冊及程序文件是否滿足sy/t6276-1997hse管理體系標準要求,文件之間是否協(xié)調(diào),應將文件審核中發(fā)現(xiàn)的問題,通知受審方,以進行文件的整改。

以文件審核為基礎,著手進行預審的準備工作,包括編制預審計劃、確定審核范圍、確定重點審核的內(nèi)容、所采用的方法,并將此計劃通知受審核方加以確認。預審與認證審核(正式審核)的過程相似,包括首末次會議以及了解和收集客觀證據(jù)的過程,預審發(fā)現(xiàn)的問題應形成“問題清單”,并與受審核方交換意見。

四、認證審核

1.審核的目的

認證審核是判定受審核方的hse管理體系能否推薦認證注冊,驗證受審核方是否有效實施了其hse方針和目標,是否遵守了相應的法律法規(guī)和程序;驗證受審核方的管理體系是否符合標準的要求。審核組對受審核方的hse管理體系的有效性和符合性作出評價和結論。

2.審核的重點

認證審核是在預審的基礎上對受審核方的hse管理體系進行的深入細致的審核。主要側重于審核受審核方hse管理體系的運行機制和持續(xù)改進的績效證據(jù)。至少應包括以下重點:

(1)內(nèi)審的評價。包括內(nèi)審員素質:審核程序、方法、范圍;內(nèi)審的依據(jù);內(nèi)審資源;內(nèi)審的組織和審核質量;糾正措施的及時性和有效性。

(2)評價和風險管理。應評價受審核方危害識別、風險評價的程序、方法的合理性,及風險控制削減措施的有效性。

(3)法律法規(guī)標準的符合性

(4)體系文件的可操作性。

3.審核的程序

認證審核是從首次會議開始至末次會議結束,審核過程依據(jù)審核計劃進行,在末次會議之前,審核組應對審核發(fā)現(xiàn)進行分析和整理,必要時要進行審核的追蹤,并就審核發(fā)現(xiàn)與判斷結果同受審核方的管理者代表及有關人員進行溝通,取得他們的認同。

在末次會議上,審核組長應對體系的整體運行情況作出客觀公正的評價,并明確表示是否推薦注冊或繼續(xù)保持注冊。

4.審核報告

審核報告是審核工作的重要成果,是hse管理體系認證決策的依據(jù),它提供:

(1)審核發(fā)現(xiàn)的可追溯性;

(2)審核中對依據(jù)標準條款展開的信息。

審核報告應在審核組長指導下編寫,審核組長對審核報告的準確性和完整性負責。審核報告涉及的項目主要是審核計劃中已經(jīng)確定的,編寫過程中若有變動,應與受審核方取得聯(lián)系。審核組視具體情況建議是否對受審核方予以注冊、推遲注冊及暫緩注冊。

認證機構根據(jù)專家組對管理體系文件,現(xiàn)場審核的結果及核實該企業(yè)有關近兩年健康、安全與環(huán)境考核指標完成情況,決定可否上報hse管理體系認證審核報告。

審核報告的發(fā)放范圍一般包括受審核方以及上級主管部門,還應考慮是否提交給指導委員會等監(jiān)督機構。

五、糾正措施的跟蹤與批準注冊

1.糾正措施及跟蹤驗證

現(xiàn)場審核的一個重要結果是發(fā)現(xiàn)受審核方的hse管理體系存在一定數(shù)量的不符合項。對這些不符合項,受審核方應根據(jù)審核方的要求采取有效的糾正措施,制訂糾正措施計劃,并在規(guī)定時間加以實施和完成,審核方應對其糾正措施的落實和有效性進行跟蹤驗證。

依據(jù)不符合項的嚴重程度,跟蹤方式可采取以下三種方式:

(1)現(xiàn)場跟蹤驗證;

(2)實施記錄的跟蹤;

(3)實施方案的跟蹤。

糾正措施的完成期限也因不符合的性質而有所不同,一般而言,嚴重不符合項要求在三個月完成,輕微不符合項要求在一個月內(nèi)完成,對于性質極其輕微的不符合項,則可在受審核組離開之前立即完成糾正措施的落實。

2.認證評定及批準注冊

對審核組推薦注冊的企業(yè),認證機構將企業(yè)認證評定后,報請技術委員會就是否能批準注冊進行審定,如審定不能通過,認證機構向其發(fā)書面通知書,將審定結論通知受審核方。

認證的機構對申請認證的企業(yè)進行審核時,應書面通知集團公司hse認證辦公室和該企業(yè)的上級主管部門,上級部門認為有必要可派觀察員參與hse管理體系認證的工作。

審定通過的企業(yè),認證機構將批準注冊的審定意見,報中國石油天然氣集團公司hse認證辦公室審批,認證機構依據(jù)批復結果簽發(fā)hse管理體系認證證書。獲證企業(yè)在取得認證證書后,可通過新聞媒體公布自己獲得hse管理體系認證的信息。

六、證后監(jiān)督與復評

證后監(jiān)督是包括監(jiān)督審核和管理,或在特殊條件下組織復審,對在監(jiān)督審核、管理和復審過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。其中的是驗證獲證企業(yè)的hse管理體系是否持續(xù)符合標準的要求,并在有效運行,從而確認能否繼續(xù)持有和使用認證機構頒發(fā)的認證證書和認證標志。監(jiān)督審核和復審程序應與受審核方進行初次審核的程序一致。受審核方的認證證書有效期滿后,可以提出復評,申請再次認證。

1.監(jiān)督審核

認證機構對獲準認證的受審核方在證書有效期內(nèi)(一般為三年)應定期實施監(jiān)督審核,驗證受審核方的hse管理體系是否持續(xù)地符合標準、體系文件以及法律、法規(guī)和其他要求,是否持續(xù)有效地實現(xiàn)既定的方針和目標。

不同類型的企業(yè)因其本身風險的復雜性及其風險的大小不同,采取監(jiān)督審核的時機、頻次和深度均有所區(qū)別。一般說,獲證后第一次監(jiān)督審核從批準注冊之日起不超過半年。以后兩次例行監(jiān)督審核之間的間隔不超過一年。對某些風險較大的企業(yè),如建筑、化工、石油、煤礦等則應適當增加審核頻次。

2.復審(不定期監(jiān)督審查)

當獲證企業(yè)在認證證書有效期內(nèi)出現(xiàn)以下特殊情況,可能給企業(yè)帶來新的hse風險時,由認證機構組織復審:

(1)獲證企業(yè)的hse管理體系發(fā)生重大變更;

(2)發(fā)生重大事故或公眾投訴;

(3)獲證企業(yè)發(fā)生了影響其認證基礎的更改。

認證機構根據(jù)復審結果,作出換證或認證撤銷的決定。

3.復評

認證證書的有效期限一般為三年,三年有效期滿后,獲證企業(yè)如申請繼續(xù)保持認證注冊,在證書期滿前六個月,應提出復評申請,認證機構應在證書有效期終止前三個月對獲證企業(yè)hse管理體系的運行和保持情況進行審核。經(jīng)復查審核后頒發(fā)新證。有效期滿后,未重新認證的企業(yè)不得繼續(xù)使用認證證書。復評的程序與初次認證審核基本相同。