集團材料設備供方選擇與管理流程

柏莊置業(yè)集團流程管理文件

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集團材料設備供方選擇與管理流程

1.目的

1.1遵循公平、公正、公開的原則，對材料設備供方的選擇過程實施控制，選擇符合公司業(yè)務要求的采購合作伙伴；健全材料設備供方的履約評價機制，逐步形成穩(wěn)定可靠的外部資源伙伴。

2.適用范圍

2.1適用于房地產(chǎn)開發(fā)過程中，集團采購管理部主持的材料設備類合約：電梯、入戶門、20萬元以上（含20萬元）的電纜及以后時機成熟時經(jīng)集團相關領導審批增加的項目。

3.招投標組織

3.1集團采購招標小組：組長由總裁擔任，集團采購管理部負責人或其授權人任執(zhí)行組長，成員來自于集團財務管理部、集團技術管理部和成本部人員各一名、集團采購管理部1-2人、集團風險管理部1人、項目公司總經(jīng)理或指定代表、項目公司采購部經(jīng)理或經(jīng)執(zhí)行組長同意的授權人、外部專家根據(jù)需要參與，原則上不超過9人，成員總數(shù)原則上應為單數(shù)。

3.2集團采購定標小組：組長-董事長，執(zhí)行組長-總裁，成員分別為集團采購管理部、技術管理部、財務管理部及成本管理部分管領導、項目公司總經(jīng)理、外部專家根據(jù)需要參與、成員總數(shù)原則上應為單數(shù)。

3.3招標小組和定標小組為非常設機構，在每次招標前集團采購管理部上報成員名單，總裁確認。

4.職責

4.1項目公司采購部

4.1.1提出單項材料設備采購計劃申請（對象、進場時間、技術、經(jīng)濟要求）；

4.1.2組織材料設備供方的履約評價。

4.2項目公司總經(jīng)理

4.2.1參與定標。

4.2.2審批供方履約評價。

4.2.3審批本項目材料設備采購計劃。

4.3集團采購管理部及分管領導（每次審批回復時間為2天）

4.3.1集團采購管理部按項目公司提出的單項材料設備采購申請編制單項材料設備采購工作計劃，并及時匯總為集團采購工作計劃；

4.3.2集團采購管理部組織集團采購范圍內(nèi)的材料設備供方采購，包括入圍供方考察、編制招標文件、組織開標評標定標、技術與商務要點談判、協(xié)助供方與項目公司簽訂合同等；

4.3.3集團采購管理部對材料設備供方等級評定進行確認，并組織年度等級評定調(diào)整；

4.3.4集團采購管理部審核項目公司合同金額20萬（含）以上的材料設備采購的招標文件和中標單位。

4.3.5集團采購分管領導審核入圍供方名單及招標文件；

4.3.6集團采購分管領導審核評標結果；

4.3.7集團采購分管領導審批合同；

4.3.8集團采購分管領導審批招標小組會議召集、出差考察、交流學習等組織工作。

注：集團采購分管領導未到崗時，其職責由集團總裁履行；

4.4集團風險管理部

4.4.1風險管理部成員可列席招標評標會議,風險管理部監(jiān)督招投標工作的合規(guī)性和公平性，但不參與具體評標意見。

4.5集團總部成本管理部、財務管理部、技術管理部、招標小組其他成員：

4.5.1配合完成集團采購范圍內(nèi)入圍供方考察、招標文件編制、開標與評標、合同談判等。

4.6集團總裁

4.6.1審批入圍供方名單；

4.6.2審批招標文件。

4.6.3根據(jù)集團定標小組意見確認中標備選單位。

4.7集團董事長

4.7.1審批中標單位，對定標結果具有一票否決權。

現(xiàn)有項目公司部門設置與標準項目公司部門設置對應關系：

5.工作程序

5.1單項工程項目招標工作計劃的提出

5.1.1項目公司采購依據(jù)《材料設備總體合約工作計劃》結合開發(fā)計劃和工程計劃的需求，提出單項材料設備采購計劃申請（對象、進場時間、技術、經(jīng)濟要求），并報集團采購管理部。

5.1.2集團采購管理部管理部按項目公司提出的單項材料設備采購申請，編制集團采購范圍內(nèi)的單項材料設備采購工作計劃；

5.2招標

5.2.1確定入圍單位：

1)集團采購管理部負責收集供方信息，選取企業(yè)資質(zhì)，業(yè)務范圍、業(yè)績及人員配備均符合要求的供方單位進入入圍名單（不少于三家）。對于供方庫中的合格和試用供方，不需要入圍考察，直接進入入圍名單。對于非供方庫的單位，需綜合考察后入圍。其中進行綜合考察選擇入圍投標單位原則上力求每次招標均有新入圍的投標單位參與投標。

2)（CP點-關鍵控制點）綜合考察分為公司考察、項目考察或作品考察。集團采購綜合考察由集團總部采購管理部組織進行，可要求其他招標小組成員參加。

3)考察結束后，集團總部采購管理部（集團采購）組織填寫《材料設備供方實地考察評估表》），參與考察人員簽字確認。

4)集團總部采購管理部組織填寫《材料設備供方資質(zhì)預審表》，得出考察結論并推薦入圍供方，連同《材料設備供方信息表》、供方考察報告/《材料設備供方實地考察評估表》一起報審。其中，《材料設備供方實地考察評估表》中得分60分以下或供方考察報告評定不合格的供方，視為考察未通過，不予以準入。

5)入圍供方由集團采購分管領導審核，總裁審批。

5.2.2編制招標文件（編制時，應符合《采購類總體合約工作計劃》的要求）：

1)集團總部采購管理部組織編寫招標文件，項目公司設計部和工程部配合完成技術部===分，集團成本管理部配合完成商務部分。招標文件內(nèi)容應至少包括：

a)投標邀請書；

b)投標須知；

c)投標格式；

d)合同文件（主要條款）；

e)材料設備技術要求；

f)材料設備計價規(guī)則及單價說明；

g)評標、定標標準及方法；

h)其它應當說明事項。

（備注：如果招標文件有集團范本，需參考范本編制，改動處須加紅標注；招標文件中需注明集團風險管理部聯(lián)系電話）。

2)（CP點-關鍵控制點）招標文件集團分管領導審核，總裁審批。

5.2.3發(fā)放招標文件及接收投標文件：

1）集團采購管理部負責向投標單位發(fā)放招標文件；集團財務管理部負責收取招標文件工本費、投標保證金。

2）集團采購管理部在招標文件規(guī)定的時間組織招標答疑會（可組織現(xiàn)場答疑，也可采用書面收集問題及書面回答的方式）。答疑會會議紀要經(jīng)集團采購分管領導審批確認后發(fā)給所有投標單位，并存檔。

3)集團采購管理部負責接受投標文件。原則上，公開招標和邀請招標回標單位少于3家時，需再次組織投標單位投標，回標單位達到3家或以上后才能開標。

5.2.4開標及評標：

1)開標：集團總部采購管理部（集團采購）相關人員作好開標記錄；評標會上當眾宣布評審辦法，檢查密封狀況，啟封各參加投標單位的文件和補充函件，在會上向小組成員公布其主要內(nèi)容。

2)評標：集團采購管理部組織評標會，集團總部招標小組成員全體參與，不得無故缺席，會上要求小組成員每人均要發(fā)表意見，評標過程保留記錄，匯總形成評標會議紀要。集團總部采購管理部根據(jù)評標意見填寫《材料設備評標定標審批表》，并與《評標記錄》一同報集團定標小組參考定標。

5.2.5定標：定標小組成員給出定標意見，由執(zhí)行組長提議中標單位，中標單位最終由董事長審批。定標小組人數(shù)應為單數(shù)，遵從少數(shù)服從多數(shù)的原則，但組長有一票否決權。

5.2.6中標單位經(jīng)董事長審批后，集團采購管理部管理部負責向中標單位發(fā)出中標通知書，告知未中標單位，并公示。集團財務管理部向相應單位退還投標保證金。

5.3合同簽訂：

5.3.1中標單位應在接收中標通知書七個工作日內(nèi)到項目公司到項目公司辦理合同簽定手續(xù)，逾期不簽訂合同則由定標小組另選中標單位或招標小組重新招標。招標完成后，招投標結果由集團采購管理部管理部通報各部門，并按規(guī)定公示。

5.3.2集團總部采購管理部應協(xié)助項目公司采購部完成與材料設備供方的合同簽訂，并對重要事項進行交底。項目公司采購部應按照《合同管理指引》組織與中標單位簽訂合同，報集團采購管理部和風險管理部同步審核，集團分管領導審批。

5.3.3如有集團范本，合同必須參考范本編制，改動處須加紅標注。

5.4供方履約評價

5.4.1（CP點-關鍵控制點）在合同履行過程中及完畢后，項目采購部需組織對材料設備供方的履約行為進行評價，基于評價結果，集團采購管理部在年底進行供方庫調(diào)整，具體詳見《工程項目與材料設備供方庫建立與管理指引》。

6.附則

6.1本指引未盡事項參照其它制度的相關規(guī)定執(zhí)行。

6.2本指引由集團簽發(fā)后，自頒布之日起執(zhí)行。

7.支持文件

7.1《項目工程合約框架管理指引》

7.2《項目工程合約策劃管理指引》

7.3《工程項目和材料設備采購招標管理指引》

7.4《工程項目與材料設備供方庫建立與管理指引》

7.5《合同管理指引》

8.相關記錄

8.1《單項采購招標計劃（模板）》

8.2《材料設備供方信息表》

8.3《材料設備供方實地考察評估表（模板）》

8.4《材料設備供方資質(zhì)預審表》

8.5《材料設備技術標評審報告（模板）》

8.6《材料設備經(jīng)濟標評審報告（模板）》

8.7《材料設備招標文件審批表》

8.8《評標記錄》

8.9《材料設備評標定標審批表》

8.10《合同約談記錄》