第1篇 文件管理規(guī)章章程格式
小編給大家整理了一份文件管理規(guī)章章程,希望對大家有用。
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定,結(jié)合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導'批示'、'擬辦意見'辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構(gòu)設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍的文件,須經(jīng)領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術、管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經(jīng)分管領導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關指示精神,有關文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā);
10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔:
(1)上級機關來文,包括上級對單位報告、申請的批復;
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;
(4)支部黨代表大會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業(yè)務科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實施及修改 本辦法經(jīng)決策會通過后實施,修改時亦同。
第2篇 三級文件：物業(yè)社區(qū)戶外宣傳張貼管理作業(yè)指導書
物業(yè)三級文件:社區(qū)戶外宣傳、張貼管理作業(yè)指導書
1、目的
對物業(yè)小區(qū)的環(huán)境整潔加強管理,整治社區(qū)環(huán)境。
2、范圍
適用于各管理處社區(qū)戶外宣傳、張貼管理。
3、職責
3.1管理人員負責對小區(qū)內(nèi)業(yè)主和私自制作、安裝、宣傳板塊門牌,宣傳畫等進行清除。3.2公共秩序維護員負責對外來廣告宣傳、小張貼畫進入小區(qū)的控制及清除。
4、方法和過程控制
4.1社區(qū)內(nèi)嚴禁私自安裝任何廣告牌、宣傳畫及公司標識、標牌。
4.2由物業(yè)管理處張貼的海報、宣傳畫、公告等,應統(tǒng)一制作,在指定位置張貼。
4.3管理處應定期、定時由專人制作宣傳資料,貼到指定的位置,以求達到和業(yè)主溝通的功能。
4.4戶外各類公共標識,交通指引等應遵照國家有關標準或規(guī)定設計、設置,沒有國家統(tǒng)一規(guī)定的,應統(tǒng)一設計制作。
4.5公共秩序維護員對來訪人員應做詳細認定,特別對做業(yè)務、搬家、做家政服務人員、家裝公司等提示,小區(qū)內(nèi)不允許私自張貼宣傳物品,發(fā)放傳單,卡片等,如有發(fā)現(xiàn)須立即上報,由班組長或部門主管對其進行處理。
4.6保潔員對已經(jīng)貼到公共部位或業(yè)主門庭上的傳單等應做清除,如發(fā)現(xiàn)有人做禁止張貼的行為,應制止并及時聯(lián)系公共秩序維護員報到管理處。
4.7任何單位及個人如張貼、懸掛各類出版物、廣告招貼、標牌、條幅懸掛,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)任何工種、管理人員應制止,并及時聯(lián)系管理處。
4.8各業(yè)戶不可于窗戶上裝置任何廣告形式的招貼或牌匾,如發(fā)現(xiàn)應立即告知客戶服務員處理。
4.9宣傳欄管理規(guī)定
4.9.1任一部門如有向小區(qū)發(fā)布通知、海報及其他內(nèi)容的宣傳信息均需先擬好草稿,請部門經(jīng)理審批,正式稿出來后要加蓋公章后方可發(fā)布。
4.9.2文件發(fā)布的位置要同社區(qū)服務員(客戶服務員)結(jié)合,由社區(qū)服務員(客戶服務員)統(tǒng)一管理。
4.9.3宣傳欄內(nèi)容要求健康、向上,并張貼整齊,紙張規(guī)范,不允許亂張貼。
4.9.4板報為每月兩次更新內(nèi)容。
4.9.5保潔部負責宣傳欄的衛(wèi)生。
4.9.6社區(qū)服務員(客戶服務員)要隨時觀察宣傳欄內(nèi)容的有效性,對過期內(nèi)容及時撤掉。
5、相關文件
無
6、質(zhì)量記錄表格
無
第3篇 工藝文件管理
1、內(nèi)容與適用范圍
本制度規(guī)定了工藝文件的編制,工藝文件的會簽,工藝文件的貫徹保密。
2、工藝文件的編制
2.1工藝文件是企業(yè)進行工藝管理,組織生產(chǎn),指導操作的技術依據(jù),工藝文件的編制必須正確、完整、統(tǒng)一。
2.2工藝文件的編制應簡明易懂,避免繁瑣,但必須確保產(chǎn)品質(zhì)量,實現(xiàn)安全生產(chǎn),具有較好的經(jīng)濟效益。
2.3根據(jù)產(chǎn)品類型,確定必備的工藝文件。
2.3.1樣機試制必備的工藝文件。
工藝方案:產(chǎn)品零部件工藝路線表:自制件明細表,外協(xié)件明細表,外購及企業(yè)標準工具明細表,工裝設計任務書,專用工藝裝備圖,專用工藝裝備驗證單,材料消耗工藝定額明細表,材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結(jié)等有關文件。
2.3.2小批量生產(chǎn)必備工藝文件對照產(chǎn)品系列鑒定資料要求由技術科酌情自定。
2.3.3批量生產(chǎn)必備工藝文件--除了小批量生產(chǎn)的工藝文件外,各工序還必須有工藝守則及工序質(zhì)量管理表,由產(chǎn)品主管工藝員根據(jù)實際需要確定。
2.4工藝文件的編制分工
產(chǎn)品工藝文件由技術科負責編制、審核。
3、工藝文件的會簽、驗證和審批
3.1工藝文件會簽、技術科的工藝文件由所屬車間負責會簽、互相制約。
3.2工藝文件的驗證,樣機試制及小批量生產(chǎn)的工藝文件,均應進行驗證,由車間負責人、技術科會同質(zhì)檢人員,負責收集整理試制過程中的情況,進行一次可行性鑒定,然后由技術科認真進行修訂,經(jīng)修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件,是工廠工藝文件工作的法規(guī),各級人員都必須嚴格遵守。
3.3工藝文件的審批與簽字
根據(jù)新的工藝文件統(tǒng)一格式規(guī)定,每一種工藝文件必須統(tǒng)一編制,審核,會.
簽,審查及標準化五個程序,并履行簽字手續(xù)。
3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。
3.3.2審核一一由技術科科長。
3.3.3會簽一一由相互制約單位履行,具體按3.1條貫徹執(zhí)行。
3.3.4審查一一產(chǎn)品工藝統(tǒng)一由技術副廠長進行審查,并履行簽字手續(xù)。
3.3.5標準化一一為了確保產(chǎn)品工藝文件正確完整,統(tǒng)一標準審查工作。一律由標準化員承擔,并履行簽字手續(xù)。
3.3.6非產(chǎn)品工藝文件的審查由車間主任簽字,標準化由標準化員簽字。
4、工藝文件的貫徹與實施..
4.1工藝文件是企業(yè)工藝工作的法規(guī),各級人員都必須嚴格遵守,認真貫徹執(zhí)行。
4.2技術科對車間工藝文件執(zhí)行情況及工藝紀律的貫徹情況,要定期組織檢查督促及時向技術副廠長作出報告。
4.3車間主任對工藝文件在本車間正確貫徹執(zhí)行負責,要教育車間職工嚴格按工藝文件進行操作。
4.4生產(chǎn)班組是貫徹實施工藝的基層單位,要堅持按設計圖樣、工藝文件,技術標準組織生產(chǎn),對執(zhí)行中的問題和需要作出改進的建議,應及時向車間主任提出,未經(jīng)許可,不得擅自不按工藝加工。
4.5質(zhì)檢人員應按上述'三按'進行質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)員工不按工藝操作時,有權制止,并及時反映給車間領導處理。..
4.6技術科對工藝文件不全與差錯,工藝措施不力,工藝文件的實施、工藝管理混亂負責。
5、工藝文件修改
5.1工藝文件修改一般原則。..
5.1.1工藝文件需要修改時,一般由技術部門下達工藝文件更改通知單,憑更改通知單修改。
5.1.2保證修改后的文件正確統(tǒng)一。
5.1.3工藝文件修改通知單下達后,需修改的文件應在規(guī)定日期內(nèi)部修改完畢。
5.1.4由于臨時性的設備、工藝裝備或材料等問題,需臨時修改工藝時,應填寫“臨時脫離工藝通知單”,經(jīng)有關部門會簽和批準后生效,但不能修改正式工藝文件。
5.2工藝文件修改程序
5.2.1填寫工藝文件更改通知單,其格式應符合文件的更改程序規(guī)定。
5.2.2工藝文件更改通知單應經(jīng)有關部門會簽并經(jīng)審核和批準后才能下發(fā)。
5.2.3按批準的工藝文件更改通知單要求進行修改。
5.3修改方法
5.3.1修改時不得涂改,應將更改部分用細實線劃去,使劃去部分仍能看清,然后在附件填寫更改后的內(nèi)容。
5.3.2在更改部位附近標注本次修改所用標記,標記符號應按更改通知單中的規(guī)定。
5.3.3修改時必須在被改文件表尾的更改欄內(nèi)填寫本次更改的標記、更改次數(shù)、更改通知單的編號,日期和修改人簽字。
5.3.4在下列情況下,工藝文件修改后需更改描曬。
5.3.4.1經(jīng)多次修改,文件已模糊不清。
5.3.4.2雖初次修改,但修改內(nèi)容較多,修改后文件已不清晰。
5.3.5更新描的底圖,更改欄內(nèi)應按以下規(guī)定填寫。
5.3.5.1'標記'欄填寫重描寫前本次更改所用的標記。
5.3.5.2'處數(shù)'欄填寫'重描'字樣。
5.3.5.3'更改文件號'欄填寫重描前本次更改通知單編號。
5.3.5.4'簽字'和'日期'欄內(nèi),負責復核的工藝人員簽上姓名和日期。
5.3.5換發(fā)新描曬的工藝文件時,舊工藝文件必須收回存檔備查,而且新的文件應加區(qū)分標記,嚴禁新舊兩種文件混用。
6、工藝文件的保管和處理胃
6.1凡保管的工藝文件應及時登記,根據(jù)順序分類捕,裝訂或袋裝保管。
6.2技術科應常備全套文件復制件
6.3凡需曬發(fā)的工藝文件,必須經(jīng)技術科審批后方可發(fā)放。
6.4工藝文件由技術科統(tǒng)一保管,失效廢除的工藝文件應蓋'作廢'章后單獨存檔五年以上備查。-
6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標準,簽字手續(xù)齊全。
7、工藝文件的借用與保密
7.1未經(jīng)批準,對外不準借用工藝文件。
7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續(xù),并限期歸還,歸還時應清點。
7.3借閱者應保證工藝文件的完整、無缺,不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失,不得轉(zhuǎn)借,否則,一律作違反工藝紀律處理。
第4篇 物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序5
物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序(五)
1.目的
為了保證政府、公司及公司的文件精神得到有效的貫徹落實,規(guī)范公司內(nèi)部的文件收發(fā)、存檔管理。
2.適用范圍
本程序適用于公司內(nèi)部文件的收發(fā),上級或外來文件的收文及公司對外文件的發(fā)送工作。
3.職責
3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部門。
3.2 公司其他職能部門或所屬各管理項目負責配合本程序的實施。
4.程序
4.1公司內(nèi)部文件的收發(fā)
4.1.1由公司總經(jīng)理室下發(fā)各部門(項目)的文件(通知),由公司行政部負責依據(jù)總經(jīng)理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,經(jīng)總經(jīng)理室審閱定稿后下發(fā)各部門(項目)執(zhí)行。
4.1.2由公司各職能部門下發(fā)各項目的文件(通知),由發(fā)文部門負責起草,交行政部打印,打印稿由發(fā)文部門負責校對定稿,下發(fā)有關項目執(zhí)行,并將文件(貳份)交公司行政部備案、歸檔。
4.1.3所有公司總經(jīng)理室或職能部門下發(fā)的文件(通知),必須實行簽收制度,公司職能部門(項目)在收到文件(通知)后,必須在《文件簽收記錄》上簽字確認,以便有效地落實文件(通知)精神。
4.1.4公司總經(jīng)理室的文件(通知)精神落實情況,由行政部負責督辦,公司職能部門的文件督辦由發(fā)文部門負責。
4.2上級文件的簽收和閱辦
4.2.1所有政府機關和公司公司及兄弟公司通過郵寄、送達或會議發(fā)放(由參會人員帶回公司)的上級文件資料,均由公司行政部負責簽收或參會人員直接送達公司行政部。
4.2.2公司行政部收到文件資料后,必須做好收文登記記錄,應根據(jù)文件資料內(nèi)容的輕重緩急,認真填寫《公司文件傳閱單》,粘貼于文件封頁之左上角,呈總經(jīng)理室閱示。由總經(jīng)理室在《公司文件傳閱單》上作出批示。
4.2.3公司行政部根據(jù)總經(jīng)理室的批示及指定的閱辦范圍、對象逐一送交相關部門(人員)傳閱,并保證主要牽頭(扎口)的部門(人員)優(yōu)先傳閱。文件所有的傳閱人員應于閱后在《公司文件傳閱單》上簽明傳閱人和傳閱日期。
4.2.4所有傳閱文件在傳閱結(jié)束后,行政部應負責將文件及時地收回,并協(xié)助總經(jīng)理室做好文件精神落實的督辦工作。
4.3公司對外發(fā)送的文件
4.3.1所有以公司名義對外發(fā)送的報告、請示、信函等文件均應加蓋公司公章,所有以公司部門(項目)名義對外發(fā)送的文件應加蓋部門(項目)印章。
4.3.2以公司名義對外的文件,原則上由公司行政部(也可由文件內(nèi)容的主要職能部門)負責起草。行政部將文件草稿打印校對后由行政部(或相應的職能部門)呈公司總經(jīng)理室審閱定稿,并加蓋公章。
4.3.3以部門名義對外發(fā)送的文件,打印校對后,應交總經(jīng)理室修改認可后方可加蓋部門印章。
4.3.4以受托管理項目名義對外發(fā)送的文件,打印校對后,應交公司管業(yè)部修改認可后方可加蓋項目印章(如有)。
4.3.5所有對外文件均應視文件主送和抄送抄報單位情況再增加份數(shù)公司留檔,來確定文件的原件份數(shù),以免發(fā)生少送或浪費。
4.4項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的來信
4.4.1公司各部門(項目)收到項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函,收件部門(項目)應負責及時地予以登記。
4.4.2根據(jù)信函內(nèi)容,收件部門(項目)應該或可以解決(答復)的,部門(項目)負責人應負責協(xié)調(diào)解決或回復。回復操作參照本程序4.3條要求執(zhí)行。
4.4.3如收到投訴函件,則應參照公司《麗景花園投訴處理程序》執(zhí)行。
4.4.4項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函處理完畢后,負責處理的部門(項目)應將信函原件及處理意見、結(jié)果及相應的資料原件(或復印件)裝訂后存入項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的檔案中備查。
4.5本程序所述的文件資料,由公司行政部負責按照文書檔案的登記、立卷、歸檔的要求進行管理。
4.6本程序所述的文件資料,行政部及其他職能部門(項目)負責人必須按照文件的內(nèi)容及公司的要求做好文件資料的保密工作。
4.7公司行政部應按照公司檔案管理要求,做好收發(fā)文件的登記和備查。
5.記錄
5.1《公司文件傳閱單》;
5.2《發(fā)文記錄》;
5.3《收文記錄》;
5.4《文件簽收記錄》。
第5篇 物業(yè)管理體系文件內(nèi)部審核程序
物業(yè)綜合管理體系文件內(nèi)部審核程序
1.目的:確保管理體系有效實施、保持和改進。
2.范圍:管理體系所覆蓋的所有區(qū)域。
3.職責:
4.操作規(guī)程:
工作流程圖說明記錄
1、品質(zhì)管理部編制《年度內(nèi)審計劃》(每年至少一次),包括:確定審核目的、范圍、依據(jù)、頻次、辦法、受審部門、內(nèi)審時間,上報管理者代表審核。
2、管理者代表簽署意見后報公司總經(jīng)理審批。
3、當組織機構(gòu)管理體系發(fā)生重大變化、法律法規(guī)及其它外部要求變更等情況發(fā)生時,由管理者代表及時組織進行內(nèi)部審核。
4、內(nèi)審組長和內(nèi)審組成員由管理者代表任命。
5、內(nèi)審組長編制本次《審核實施計劃》,包括:審核組成員、時間、地點、受審部門、審核要點、審核報告分發(fā)范圍、日期等,交管理者代表審核,報公司總經(jīng)理審批。
6、內(nèi)審組長組織編寫《內(nèi)審檢查表》,包括:審核項目、依據(jù)、方法等。
7、內(nèi)審組長于內(nèi)審實施前10天通知受審部門。
8、受審部門如有異議,應于內(nèi)審前3天通知內(nèi)審組長。
9、內(nèi)審的首次會議由公司領導、內(nèi)審組成員及各部門負責人參加,與會者簽到并將會議記錄在公司品質(zhì)管理部歸檔。
10、首次會議內(nèi)容:由組長介紹內(nèi)審目的、范圍、依據(jù)、方式、組員、日程等。
11、首次會議后應進行現(xiàn)場審核,并將管理體系運行效果及不符合項記錄在《內(nèi)審檢查表》中。
12、內(nèi)審組需每日召開內(nèi)審會議,對當日的審核情況進行核對。
13、現(xiàn)場審核結(jié)束后,審核組長召開內(nèi)審小組審核會議,對審核結(jié)果進行全面分析,確定不合格項,填寫《不合格項分布表》。
14、審核組長于一周內(nèi)完成《內(nèi)部管理體系審核報告》,報告內(nèi)容包括:審核目的、范圍、方法、依據(jù)、審核組成員、受審核方代表名單、審核計劃實施情況、不合格項分布情況分析、不合格數(shù)量及嚴重程度、存在的主要問題分析、對體系的有效性、符合性的結(jié)論及今后應改進的地方。
15、將此報告交管理者代表審核,上報公司總經(jīng)理審批。
16、召開內(nèi)審末次會議,公司領導、內(nèi)審組成員及各部門領導到會并簽到、公司品質(zhì)管理部將會議紀錄存檔。
17、會上內(nèi)審組組長通報檢查結(jié)果,宣讀《內(nèi)部管理體系審核報告》,提出完成糾正措施的要求及日期。
18、公司品質(zhì)管理部將《內(nèi)部管理體系審核報告》發(fā)放到各相關部門,并將內(nèi)審結(jié)果提交公司管理評審。
《審核實施計劃》 c*8.2-02-f01-01
《內(nèi)審檢查表》 c*8.2-02-f02-01
《不合格項分布表》 c*8.2-02-f03-01
《內(nèi)部管理體系審核報告》c*8.2-02-f04-01
第6篇 物業(yè)程序文件：儀器儀表管理控制程序
物業(yè)程序文件:儀器儀表管理控制程序
1、目的
對監(jiān)視和測量用儀器儀表進行控制,確保監(jiān)視和測量結(jié)果的有效性。
2、范圍
適用于對服務提供和服務過程進行監(jiān)視和測量用的儀器儀表的管理。
3、定義
無
4 、職責
責任人職責
品質(zhì)管理部負責公司標準檢測儀器儀表(母表)的管理。
負責公司儀器儀表的管理,及組織對各部門儀器儀表定期進行檢測、校驗。
管理處負責本管理處儀器儀表的購置、使用、管理。
管理處使用部門負責使用、搬運、調(diào)試、維護及日常檢查。
5 方法及過程控制
5.1 監(jiān)視和測量設備的采購
各項目如需增添、更新儀器儀表時,按《采購控制程序》要求執(zhí)行。
5.2 監(jiān)視和測量設備的初次校準
5.2.1對新購入的涉及安全、健康和貿(mào)易結(jié)算的儀器儀表由品質(zhì)管理部尋找有資格的國家計量檢定部門(能夠溯源到國際或國家標準的測量標準,以下同),報品質(zhì)管理部審核后,報送檢定,并由檢定部門出具鑒定結(jié)果證書;其它儀器儀表每年由品質(zhì)管理部組織各管理處,以公司通過專業(yè)機構(gòu)檢測的標準儀器儀表(母表)為標準進行檢測。儀器儀表應按公司《儀器儀表臺帳》規(guī)定的檢定周期進行檢定。
5.2.2儀器儀表分類說明:
每年需要外送專業(yè)機構(gòu)檢定儀器、儀表:計量保證器具,列入強制檢定的工作計量器具,作為公司檢定標準表。
每年需要進行內(nèi)部檢定儀器、儀表:通用的、有準確度要求的儀表,指用于客戶服務的儀表,有萬用表、兆歐表、鉗形表、壓力表、泳池水質(zhì)測試儀、接地電阻測試儀等。
每年需要進行功能性檢查儀器、儀表:精度要求不高的,對服務質(zhì)量影響較小的儀器儀表,如:直流電阻儀、紅外線測溫儀、溫濕度計等。
5.2.3檢定合格后,由各管理處在《儀器儀表臺帳》上進行編號登記,并報品質(zhì)部備案,具體編號方法如下:
5.2.3.1儀器儀表的編號形式:** - yy -zz-vv
5.2.3.2上述編號中'**'為各管理處簡稱的漢語拼音字頭(大寫)。
其中:假日廣場-- jr 世貿(mào)廣場--sm 城市花園-ch
都市花園--dh 新城-*c 美樹麗舍-ms
水 晶 城--s j 東 麗 湖-dl
5.2.3.3上述編號中'yy'為該儀表所安裝設備系統(tǒng)簡稱的漢語拼音字頭(大寫)。其中:供電系統(tǒng)--gd消防系統(tǒng)-*f
自動噴淋系統(tǒng)--pl 供水系統(tǒng)-gs
中央空調(diào)系統(tǒng)-kt供暖系統(tǒng)-gn
生活熱水系統(tǒng)-sh電梯部分-dt
5.2.3.4上述編號中'zz'為該儀表具體類型簡稱的漢語拼音字頭(大寫)。其中:溫度計-wd電壓表-dy 電流表-dl
溫濕度計-sd電能表-dn水流量表-sb
兆歐表(搖表)-yb
5.2.3.5上述編號中'vv'為儀表的具體序列號,以阿拉伯數(shù)字表示,暫設為兩位數(shù),以01為起始號。
5.2.4檢定后由管理處工程部對經(jīng)檢定的儀器儀表進行標識(應包括檢定狀態(tài)、有效期限及檢定部門/人等),然后使用。
5.3 儀器儀表的周期檢定
5.3.1管理處工程部對所有儀器儀表應制定周期檢定頻度并在《儀器儀表臺帳》中進行登記。
5.3.2儀器儀表根據(jù)周期檢定頻度執(zhí)行周期檢定,按《儀器儀表臺帳》中規(guī)定的檢定方式(外檢/自檢)進行檢定。
5.3.3需外檢的儀器儀表由管理處工程部按《儀器儀表臺帳》規(guī)定,在有效期內(nèi)報品質(zhì)管理部審核后,報送有資格的國家計量檢定部門進行檢定,并出具鑒定結(jié)果證書,由管理處工程部保存并報品質(zhì)管理部備案。
5.3.4自檢的儀器儀表由品質(zhì)管理部具有檢定資質(zhì)的專業(yè)人員,組織管理處指定人員,按公司《儀器儀表檢定操作規(guī)程》要求進行自檢,并填寫《儀器儀表自檢記錄》。
5.3.5外檢/自檢情況均需在《儀器儀表臺帳》中進行記載。
5.4儀器儀表的使用、搬運、調(diào)試和維護
5.4.1 責任人應嚴格按照使用說明書使用檢測、測量設備,以確保儀器儀表的測量和監(jiān)控能力與要求相一致,避免可能使校準失效的調(diào)整,并對檢測、測量設備進行維護和保養(yǎng)。
5.4.2測量儀器在使用前,使用人應檢查是否工作正常。若儀器不能正常工作,先由使用人進行調(diào)試,調(diào)試后正常則可以使用;若經(jīng)使用者調(diào)試儀器仍不能正常工作,報本管理處工程部對設備進行處理(維修或報廢),并在《儀器儀表臺帳》中進行記載。
5.4.3對在線使用的儀表,使用部門要定期(根據(jù)各專業(yè)作業(yè)指導書)進行巡檢,并對儀表狀態(tài)進行記載(記入各相關質(zhì)量記錄)。
5.4.4 使用人在儀器儀表的搬運、調(diào)試和維護過程中,要遵守使用說明書的要求,防止其損壞或失效。
5.5 儀器儀表偏離校準狀態(tài)的控制
5.5.1 在周期檢定中發(fā)現(xiàn)有不合格的儀器儀表時,外檢儀器儀表由管理處工程部填寫《儀器儀表不合格通知單》,并通知相關部門;自檢儀器儀表由檢定人員填寫《儀器儀表不合格通知單》,報告本管理處工程部。
5.5.2在日常巡查中發(fā)現(xiàn)儀器儀表異常時,巡查人員在相關質(zhì)量記錄中進行記錄,并填寫《儀器儀表不合格通知單》及時通知管理處工程部。
5.5.3當使用者發(fā)現(xiàn)測量儀器和儀表偏離校準狀態(tài)時,應停止檢測工作,及時填寫《儀器儀表不合格通知單》,報告管理處工程部。
5.5.4管理處工程部對以上不合格或異常儀器儀表計量器具進行相應處理(維修或報廢),并評價以往測量結(jié)果的有效性,采取必要的措施記錄在《儀器儀表不合格通知單》中,如有涉及安全或貿(mào)易結(jié)算時需上報管理處經(jīng)理,采取相應措施。
5.6 儀器儀表的保管與保存
管理處工程部應將待檢定和暫不使用的儀器儀表予以標識、妥善保管和保存,并在《儀器儀表臺帳》中注明,下次使用前必須經(jīng)檢定合格后方可使用。
5.7儀器儀表的維修
管理處工程部對在日常使用和周期檢定、校準中發(fā)現(xiàn)的不合格儀器儀表進行維修。工程部不能進行維修的由管理處報品質(zhì)管理部批準后,送專業(yè)檢修機構(gòu)進行修理,并在《儀器儀表臺帳》中注明。所有儀器儀表在維修后都要重新按規(guī)定進行外檢或自檢,檢定合格后,需重新進行標識,方可正常使用。
5.8儀器儀表的報廢
當發(fā)現(xiàn)儀器儀表由于長期使用不能維修或其它原因?qū)е聯(lián)p壞而不能通過維修恢復其精度要求時,由所在的使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢單》,屬固定資產(chǎn)的儀器儀表由管理處經(jīng)理確認,辦公室、品質(zhì)管理部、財務部審核,總經(jīng)理批準后進行標識、隔離和處置;屬非固定資產(chǎn)的儀器儀表由管理處經(jīng)理審核,辦公室、品質(zhì)管理部、財務部批準后進行標識、隔離和處置,所有報廢儀器儀表應在《儀器儀表臺帳》中注明。
6.相關文件
tjzzwy7.4-z01《采購控制程序》
tjzzwy7.6-g01-01《儀器儀表檢定操作業(yè)指導書》
7.相關記錄
tjzzwy7.6-g01-f1 《儀器儀表臺帳》
tjzzwy7.6-g01-f2 《儀器儀表自檢記錄》
tjzzwy7.6-g01-f3《儀器儀表不合格通知單》
第7篇 公司文件、檔案質(zhì)量管理過程
某公司文件、檔案質(zhì)量管理過程
目標:*檔案管理全年不出現(xiàn)10次錯漏現(xiàn)象;
*倉庫管理年無事故率100%
1 文件管理:
文件管理包括:對文件的制定、編寫、發(fā)放、回收、作廢的管理和控制,具體操作步驟按《文件控制程序》條款5.1流程的步驟進行。
2 檔案入庫流程
流程說明:
2.1各部門將需要保管的資料經(jīng)文員整理后,移交給檔案管理員。由文員填寫移交表格 。
2.2合同類文件必須復印一份到財務部,并填寫《文檔簽收表》。
2.3檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號。
2.4檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。
2.5對檔案管理員的考評按行政部的月考評,每月1次。
3 檔案管理:
3.1傳統(tǒng)文件、記錄的管理按照按《文件控制程序》、《質(zhì)量記錄的控制程序》執(zhí)行;
3.2電子文檔的管理參見《文件控制程序》條款5.10執(zhí)行;
第8篇 企業(yè)經(jīng)營部文件檔案管理控制程序
公司經(jīng)營部文件檔案管理控制程序
經(jīng)營部檔案定義:從經(jīng)銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發(fā)貨記錄<包括產(chǎn)品、宣傳資料、展廳設備>、部門合同評審資料、空白合同、經(jīng)營部會議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃<工作報告>、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。
一、目的
通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動的可追溯性,有效督導經(jīng)營部職員嚴格執(zhí)行相關工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。
二、適用范圍
適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導文件。
三、管理職責
3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。
3.2檔案管理員負責經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調(diào);負責客戶定單的傳真、確認工作。
3.3經(jīng)營部主管負責檔案管理員的工作指導、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負責經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關經(jīng)營資料評審程序監(jiān)督管理。
3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。
3.5財務部負責經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負責經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。
3.6總經(jīng)理負責財務部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負責經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負責經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。
3.7董事長負責財務部對經(jīng)濟類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報告的審批。
四、管理程序
4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。
4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。
4.3客戶反饋情況的書面報告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃(工作報告)經(jīng)有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。
4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。
4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。
4.6經(jīng)營部投標文件經(jīng)公司領導確認標書內(nèi)容之日起存檔。
4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產(chǎn)品之日起存檔。
4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。
4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。
4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進行核對后方可進行文件轉(zhuǎn)化處理。
4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應反饋至經(jīng)營部負責人進行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負責人應調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。
4.12檔案管理員應對不完整的文件監(jiān)督并催促相關人員或領導補充完整進行轉(zhuǎn)化并管理。
4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進行檔案管理。
4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。
4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。
4.16財務部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關經(jīng)濟類檔案資料。
4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負責人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負責人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調(diào)檔案進行登記并及時督促回收。
4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。
五、獎懲條例
5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準確正規(guī),保證了檔案資料的機密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進行表彰及相應的經(jīng)濟獎勵。
5.2經(jīng)營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。
5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經(jīng)濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。
5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經(jīng)濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。
5.5對于未經(jīng)許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。
第9篇 文件和資料管理程序
文件和資料的管理程序
1.目的
對公司文件和資料進行規(guī)范化管理、控制,以滿足規(guī)定的要求。
2.適用范圍
2.1本程序適用控制公司物業(yè)管理中如下文件:
a.政府法規(guī)、法律、標準等外來文件;
b.程序文件;
c.作業(yè)指導書;
d.公開文件;
e.技術資料。
3.引用文件
3.1質(zhì)量手冊4.5文件和資料的管理。
3.2iso9002標準4.5文件和資料的管理。
4.職責
4.1程序文件由iso9000工作小組負責制定,并由相關授權人員批準,作業(yè)指導書由各職能部門編制,報經(jīng)理批準。
4.2iso9000工作小組負責質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指導書的發(fā)放修改和控制。
4.3物管部負責政府法律、法規(guī)、標準等外來文件和技術資料的接收和借閱。
5.程序
5.1文件和資料的編制和存檔
5.1.1程序文件由iso9000工作小組組織編制,管理者代表審核后,報總經(jīng)理批準。作業(yè)指導書由各職能部門歸口編制,部門經(jīng)理批準,公司質(zhì)量體系文件原件由iso9000工作小組存檔保管。
5.1.2國家法律/法規(guī)、專業(yè)技術標準等外來文件和技術資料由物管部統(tǒng)一接收存檔。
5.1.3公司文件由各職能部門編制,部門經(jīng)理批準,存檔在各職能部門。凡是以物業(yè)管理公司名義對外發(fā)放的文件,必須填好發(fā)文審批單由總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批并蓋章。
5.1.4物管部負責存檔文件和資料分類、編目、登記、上柜。
5.2 文件和資料的發(fā)放
5.2.1公開文件由各職能部門發(fā)放,并填制公開文件發(fā)放登記表。
5.2.2 iso9000工作小組負責編制《質(zhì)量體系文件清單》和《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》,經(jīng)管理者代表批準后發(fā)放。
5.2.3物管部負責編制法律、法規(guī)、標準等外來文件目錄清單,經(jīng)部門負責人審批后發(fā)至各部門。
5.2.4工程部編制技術資料目錄清單,經(jīng)部門負責人審批后發(fā)放至各部門,并負責借閱管理。
5.3文件和資料的借閱及歸還。
5.3.1各部門需借閱文件和資料時,應填用《文件/資料借閱登記表》、經(jīng)部門經(jīng)理批準后,方可辦理借閱手續(xù)。
5.3.2歸還借閱資料時,借閱人應如數(shù)歸還資料,經(jīng)管理員清點無誤后,在《文件/資料借閱登記表》注銷。
5.4 文件和資料的更改。
5.4.1 文件需修改時,各相關部門提出修改申請,說明建議修改內(nèi)容,經(jīng)原審核批準的人員審核批準,并按照5.2文件和資料的發(fā)放程序予以發(fā)布,同時收回作廢文件集中銷毀。
5.4.2作廢文件原件加蓋“作廢”章后,由物管部、iso9000工作小組存放于過期檔案柜。
6.支持文件和質(zhì)量記錄。
6.1外來文件清單
6.2公開文件發(fā)放登記表
6.3質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表
6.4深圳融發(fā)物業(yè)管理有限公司發(fā)文審批單
6.5文件/資料借閱登記
6.6質(zhì)量體系文件清單
6.7 文件修改申請表
第10篇 物業(yè)管理文件控制程序
物業(yè)管理公司文件控制程序
1.0目的
對質(zhì)量體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程進行控制,確保公司所有受控的場合使用的均為相應文件和資料的有效版本。
2.0適用范圍
適用于公司質(zhì)量體系和相關的外來文件(如強制執(zhí)行文件或參考標準、合同、用戶提供的圖紙等)的控制。
3.0引用文件及術語(略)
4.0職責
4.1總經(jīng)理負責批準《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《部門工作手冊》,管理者代表負責審核。
4.2品質(zhì)督察部負責對全公司有關質(zhì)量體系的文件的總體控制。
4.3品質(zhì)督察部負責質(zhì)量手冊、程序文件的發(fā)放控制和正本保管。
4.4各部門負責人或指定一名文件管理人員負責對本部門有關質(zhì)量體系文件的管理。
5.0工作程序
5.1文件和資料的分類
本公司有關質(zhì)量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件,本公司質(zhì)量體系文件和與質(zhì)量體系相關的外來文件均為受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件,如為了投標等其他目的而分發(fā)的質(zhì)量體系文件。
a.
文件內(nèi)容:
按本單位情況制定的質(zhì)量方針、目標和適用標準描述的質(zhì)量體系;
描述各職能部門為實施質(zhì)量體系要素所開展的活動;
詳細的工作文件,包括各類工作規(guī)程、表格、報告等。
本公司質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件和其他質(zhì)量文件,其層次結(jié)構(gòu)如下圖:
質(zhì)量手冊
(第一級文件)
程序文件
(第二級文件)
其他質(zhì)量文件
(第三級文件)
b. 質(zhì)量體系相關的外來文件包括政府部門或上級管理機構(gòu)發(fā)布的各類強制性法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求,詳細的工作文件等。
5.2質(zhì)量體系文件的控制
5.2.1編制與審批
a.質(zhì)量手冊和程序文件由品質(zhì)督察部負責編寫,由管理者代表組織相關部門及有關人員對初稿進行討論后,《質(zhì)量手冊》、《程序文件》由管理者代表負責最終審核、總經(jīng)理批準;
b.工作規(guī)程由各部門負責人組織編寫,管理者代表審核,總經(jīng)理批準。
c.質(zhì)量文件頁面編排:
――紙張:標準a4紙,頁面設置為:頁邊距上為2.3厘米,下為2厘米,左為2.5厘米,右為2.5厘米。頁眉頁腳均為1.5厘米。
――版式:標題,居中,小二號楷體,;正文,首行縮進二字符,小四楷體。
5.2.2標識與編碼
a. 受控的質(zhì)量手冊、程序文件和工作手冊封面加蓋“受控文件”專用印章,但正本(原稿)上不需蓋章;非受控的質(zhì)量體系文件封面均加蓋“非受控文件”專用印章;
b. 質(zhì)量手冊編碼
cshy/qm/ -01
序號
質(zhì)量手冊代號
加州城市花園公司代號
a)程序文件編碼
cshy/ qp/-□□
順序號
程序文件代號
公司代號
b)作業(yè)文件編碼
cshy/qw/-□□-□□
順序號
部門代碼
公司代號/作業(yè)文件
d)外來文件編碼
外來文件用其原編號作為文件編碼。
e)質(zhì)量記錄編碼
□□-qr-□□
順序號
質(zhì)量記錄
部門代碼
f) 部門記錄編碼:
□□- □□□□-□□
順序號
年號
部門代碼
g) 部門代碼:
*z―行政部
pz―品質(zhì)督察部
kh―客戶服務部
rl―人力資源部
gc―工程維修部
ba―保安部
cw―財務部
sc―市場拓展部
5.2.3復制
受控文件未經(jīng)批準不得復制,質(zhì)量手冊和程序文件的復印由各部門文件控制員填寫《受控文件復印申請表》,經(jīng)品質(zhì)督察部確認后執(zhí)行;工作手冊的復印由使用人向部門文件管理員申請,經(jīng)本部門負責人批準,由部門文件管理員負責執(zhí)行。
5.2.4發(fā)放與保管
a. 受控文件的發(fā)放與保管
――質(zhì)量手冊:品質(zhì)督察部向有關部門或人員發(fā)放,并做好發(fā)放記錄;
――程序文件和工作手冊:由品質(zhì)督察部填寫《文件發(fā)放/回收記錄》發(fā)放到有關的場所和人員,并做好簽收記錄;
――工作手冊:工作手冊正本由品質(zhì)督察部保存,各部門持有的工作手冊由其部門文件管理員負責保存,并保證相關場所或人員現(xiàn)場使用的文件是最新有效版本;
b. 文件破損嚴重影響使用或不慎遺失時,應重新辦理申領手續(xù),由品質(zhì)督察部文件管理員填寫《受控文件復印申請表》后按5.2.3執(zhí)行補發(fā);
c. 文件管理員在發(fā)放文件時,應注意文件分發(fā)號的確定
受控文件的分發(fā)號按照文件的發(fā)放順序,由文件管理員確定,要求每份文件只有一個對應的分發(fā)號。
d. 非受控文件的發(fā)放由有需要的部門提出書面申請,經(jīng)管理者代表批準后,由文件管理員做發(fā)放登記。
5.2.5更改
a.各級人員在工作實踐中發(fā)現(xiàn)有必要對受控文件作出修改,需填寫《文件修改申請單》報原文件編制部門/人員或所在部門負責;
b.修改建議被采納實施時,原文件編制部門的文件管理員須將《文件修改申請單》復印一份交品質(zhì)督察部備案;
c.文件的更改由原文件編制部門或人員負責執(zhí)行,必要時應附有更改說明;
d.更改后的文件按本程序5.2.1條款審核、批準,并注明生效日期;
e.更改后的文件按本程序5.2.2條款標識、編碼后,按5.2.3、5.2.4條款復制和發(fā)放,同時收回舊版文件并作出“作廢文件”標識或銷毀;
f.修改頁應反映出最新狀態(tài),文件每頁的修改狀態(tài)通過阿拉伯數(shù)字(1、2、3……)表示,每頁修改一次,其編號就隨著變更一次,當修改狀態(tài)變更到第10次或質(zhì)量體系文件作重大變更時,該文件需換版,版本狀況用英文大寫字母(a、b、c……)表示。
5.3外來文件的控制
5.3.1評審
對為顧客提供服務所需的外來文件如政府部門或上級管理機構(gòu)發(fā)布的強制性各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等,在使用前由品質(zhì)督察部主管進行評審后使用,各部門填寫《部門使用外來文件清單》。
5.3.2標識
品質(zhì)督察部文件管理員在批準后的《外來文件一覽表》上加蓋受控文件專用印章。
5.3.3發(fā)放與保管
品質(zhì)督察部的文件管理員負責外來文件的發(fā)放和保管,必要時也可張貼在有關的作業(yè)場所,但須做好發(fā)放登記。
5.3.4 外來文件如需復印,須填寫《受控文件復印申請表》,經(jīng)品質(zhì)督察部批準,由文件管理員負責復印和登記。
5.3.5 更改
文件管理員收到新版的外來文件后應及時將其發(fā)放到相關部門、場所。若新版文件是舊版文件的替代,則收回舊版文件,若新版文件是舊版文件的補充,則將新、舊版文件存放在一起。
5.4公開文件的控制
5.4.1每份公開文件(如用戶須知、收費標準、服務項目清單等)上均應有版本號和生效日期,版本號用英文大寫字母(a、b、c……)表示。
5.4.2由文件管理員負責做好公開文件的發(fā)放登記。
5.4.3公開文件的內(nèi)容每發(fā)生一次更改,版本號和生效日期隨之變更一次。文件管理員負責對有固定張貼、發(fā)放地點的公開文件進行更換,同時管理處必須發(fā)出公開告示,確保更改后的公開文件內(nèi)容能及時傳達給用戶及有關人員。
5.5質(zhì)量記錄的控制見《質(zhì)量記錄控制程序》。
6.0相關文件
6.1 《質(zhì)量記錄控制程序》
6.2 《受控文件清單》
6.3 《文件發(fā)放/回收登記表》
6.4 《文件修改申請單》
6.5 《外來文件清單》
第11篇 物業(yè)公司住戶文件提供管理控制程序
公司程序文件 版號: a
修改號: 0
ej-qp 6.4物業(yè)公司提供給住戶的文件管理控制程序頁碼: 1/2
1.目的:
對提供給住戶及住戶管理機構(gòu)的文件的制訂、審批、傳送、查閱實施控制。
2.適用范圍:
適用于公司對所管理的小區(qū)向住戶提供文件的控制。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.5章
3.2 iso9002標準第4.5章
4.職責:
4.1日常管理業(yè)務中需要提供給住戶的文件由各相關部門制訂。
4.2新的物業(yè)項目入住時的住戶公約等文件由經(jīng)營管理部或由副總經(jīng)理指定人員負責制訂。
4.3管理者副代表負責對住戶提供文件進行規(guī)范性審查。
4.4管理者代表負責提供給住戶的文件的審批。
4.5綜合辦公室負責提供給住戶的文件的發(fā)放工作。
5.工作程序:
5.1提供給住戶的文件的制訂:
5.1.1各相關部門在管理業(yè)務工作中需要向住戶發(fā)出文件時,主要是指維修、管理需要住戶配合時;制訂或修訂有關規(guī)章制度需要告知住戶時;需要召開產(chǎn)權人會議時;需向住戶發(fā)出臨時通知時,各相關部門負責文件的起草。
5.1.2根據(jù)物業(yè)管理方案和合同的要求,每年由經(jīng)營管理部應對上年物業(yè)管理費用的收支作出總結(jié),并制訂本年的管理工作計劃。
5.1.3新承接的物業(yè)項目,總經(jīng)理應指定項目小組或特定人員在住戶入住前應準備住戶公約及其它管理文件。詳見ej-qp3.2《物業(yè)的入住管理》。
5.2提供給住戶文件的審批和標識:
5.2.1各相關部門完成文件起草工作后,由管理者副代表進行審查、 批準。
5.2.2文件審批后由綜合辦公室進行打印、標識,并登記在《文件/資料一覽表》上。
5.3提供給住戶的文件的發(fā)放:
5.3.1文件經(jīng)過審批打印后,各相關部門加蓋部門印章之后進行發(fā)放。
5.3.2會議通知、整改通知、收費通知等涉及到全體住戶的文件可通過信箱分發(fā),也可通過張貼方式通知住戶。
5.3.3管理工作報告或費用收支情況等應提供給全體住戶及其代表機構(gòu),可在開會時在小區(qū)宣傳欄公布。
5.4文件更改:
5.4.1提供給住戶的文件發(fā)生修改時,必須經(jīng)原審批人復審,發(fā)放給住戶時需要聲明舊文件作廢。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《文件/資料一覽表》 ej-qr-qp6.4-01
第12篇 某物業(yè)管理公司文件編號規(guī)則
物業(yè)管理公司文件編號規(guī)則
1.0質(zhì)量環(huán)境手冊代碼:zl
2.0部門代碼
2.1客戶服務中心代碼:01
2.2綜合事務部代碼:02
2.3工程技術部代碼:03
2.4環(huán)境管理部代碼:04
2.5護衛(wèi)服務部 代碼:05
2.6財務稽核部代碼:06
3.0質(zhì)量環(huán)境手冊 yshz-zl-××
yshz-表示公司名稱縮寫,zl-質(zhì)量環(huán)境手冊縮寫,××-標準條款號。
3.1程序文件yshz-c*-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,c*-程序文件縮寫,□□-部門代碼,××-流水號。
3.2作業(yè)指導書 yshz-zy-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,zy-作業(yè)指導書縮寫,□□-部門代碼,××-流水號。
3.3記錄 yshz-jl-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,jl-記錄縮寫,□□-部門代碼,××-流水號。
3.4外來文件 yshz-wl-××
yshz-表示公司名稱縮寫,wl-外來文件縮寫,××-流水號。
3.5圖紙 yshz-tz-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,tz-圖紙縮寫,□□-圖紙類別代碼,××-流水號。
其中類別代碼為:
dq--電氣 js--給排水 tj--土建
*f--消防kt--空調(diào)、暖通 yl--園林
編制: 審核: 批準: 日期:
