酒店采購管理制度（十二篇）

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：54

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酒店采購管理制度

第1篇酒店采購管理制度

酒店采購應控制成本、接受財務監(jiān)督及其他部門的監(jiān)督、稽查,全面負責酒店的采購工作。

第一條采購工作基本要求

1、所有采購項目均需酒店總經(jīng)理簽批授權、財務部批準同意。

2、所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。

3、采購人員須對自己采購物品的價格、品質負責。

4、采購人員須每月通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及公司。

5、所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交。

6、采購時間要求:一般物品采購時間為3-5天,急用物品第二天必須采購回來,印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購。

7、采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷。

8、禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜。

9、采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜,對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利。

第二條采購崗位職責

1、了解各部門物品需求及各類物品市場的供應情況,掌握財務部對各種物品的采購成本及采購資金的控制要求,熟悉了解各種物品的采購計劃。降低物資食品采購成本,為酒店提供價格合理質量好的各類物資及食品。

2、了解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動態(tài),會同有關部門根據(jù)實際經(jīng)營情況,合理、科學地根據(jù)采購計劃,對各種物品進行價格調查。

3、搜集市場上各類物質的價格信息,作好資料的存檔工作;積極配合搞好物資食品保管工作,做好物資平衡工作,及時處理呆滯物資,加速物資周轉。

4、大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。

5、主動協(xié)調與酒店內其他各部門的關系,經(jīng)常傾聽使用部門對物資采購工作的意見,及進改進采購工作。

6、協(xié)助客房倉庫作好物質的驗收工作,對質量不合格和價格不符的產品給予退換貨工作。對食品原料進庫前,要嚴格驗收,注意食品的生產期,不進保質期已過一半的食品,確保食品原料的新鮮度。

7、與有關供應商作好積極的溝通,保持良好的合作關系。

8、嚴格執(zhí)行酒店財務制度,遵紀守法,不索賄、不受賄,在平等互利在原則下開展作業(yè)。

第三條臨時物品采購工作程序

1、臨時物品的采購申請:臨時采購物品必須是在營業(yè)部門運行過程中的某些突發(fā)需求(包括客人的某些需求和酒店本身產生的突發(fā)需求,例:工程維修配件等)部門申請人詳細填寫申購單,注明所需采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等

2、臨時物品的采購審批部門負責人簽字審核,檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等必要時進行刪減和增補,并注明急需采購的原因。

3、臨時物品的采購實施:采購員根據(jù)部門所下的申購單直接采購,部門急用的物品采購必須當天完成;采購員將部門所采購物品購回后,需將申購單交給相關部門補簽手續(xù)。

2、臨時物品的采購驗證:采購購回物品后,倉庫及部門負責人驗貨給予優(yōu)先及時驗收,驗收合格入庫后交與申請部門領用。

第四條采購物資驗貨流程

1、無論是供應商或是采購購回的物品必須先驗收再入庫,由庫房根據(jù)申購單驗收貨物,不允許直接將貨物交與使用部門。

2、對于不符合采購申購單的貨物,庫房人員有權拒收,供應商或采購人員辦理入庫驗收手續(xù)后,倉管應開入庫單,并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應商辦理結算手續(xù)。

3、倉管在驗貨過程中對項目質量、規(guī)格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。

4、在驗收過程中,倉管或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求,經(jīng)確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨手續(xù),

5、購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關人員要相互監(jiān)督、相互合作、共同做好工作,對于有爭議的問題應各自向上級報告協(xié)調解決。

第2篇酒店食品原材料采購、驗收制度

酒店食品原材料采購與驗收制度

1了解供應商的企業(yè)資質信用情況。主要審核的資質材料包括:供應商營業(yè)執(zhí)照副本;稅務登記證;一般納稅人證書;組織機構代碼(集團化酒店有其所屬分、子酒店使用集團組織機構代碼的情況);衛(wèi)生許可證;企業(yè)執(zhí)行標準;生產許可證。

2進口商品在國內未進行商標注冊的,進口商要出示承諾書,注明該類商品今后涉及的一切侵權、冒用商標等行為均由進口商承擔。

3供應商為進出口貿易酒店時:中華人民共和國外商投資企業(yè)批準證書或對外貿易經(jīng)營者備案登記表;生產商生產許可證;自有品牌需提供全國工業(yè)產品生產許可證委托加工備案申請書。

全部資質材料應查看正本或清晰的正本復印件,同時留存企業(yè)蓋章復印件。

4供應商經(jīng)營范圍應在資質材料中限定的有效范圍內。商標注冊人應與營業(yè)執(zhí)照注冊人一致、如不一致則需核準轉讓注冊商標證明。

5采購前對所要采購的產品進行抽檢,確保產品的理化、衛(wèi)生、感官等質量指標符合國家法律、法規(guī)和強制性標準規(guī)定。并定期抽檢。

6按進貨批次索要檢疫證明和進貨票據(jù),并詳細記錄進貨來源、品名、數(shù)量、日銷售量,做到一旦發(fā)現(xiàn)問題,可以迅速追溯到生產源頭。

7商品的質檢報告必須是經(jīng)省、地(市)局以上政府部門授權認可的計量認證/審查認可的檢測部門出具的質檢報告,檢測項目必須是按照商品的執(zhí)行標準進行全項檢測。資質材料中注明有效期的以注明期限為終止日期。

8供應商的送貨車輛應保持清潔;商品堆放科學合理,避免造成食品的交叉污染;如對溫度有要求的商品應確定商品的溫度,記錄送貨車輛溫度,并記錄存檔。

9商品的檢驗

1)商品包裝檢查

核對訂貨匯總單,所送商品是否和所定商品一致;紙箱標示是否和商品一致,包裝有無損壞和受潮;外包裝應清潔、形狀完整,無嚴重破損;內包裝應無破損,商品的形狀完好無損;外包裝名稱和包裝內商品名稱一致。

2)商品質量的基本檢查

商品應清潔,并符合企業(yè)相關驗收標準;商品應無損傷、腐爛現(xiàn)象,無寄生蟲或已受蟲害現(xiàn)象;對溫度有要求的商品應確定商品的溫度與包裝上指示溫度一致,冷凍商品沒有曾經(jīng)解凍痕跡。

3)定型包裝食品的驗收

門店收貨時,對定型包裝的熟食鹵味、豆制品等食品應索取產品檢驗合格證和專用送貨單;對運輸工具、包裝日期和產品進行檢查、驗收,同時做好記錄;檢查食品的保質期,確保其在允收期限范圍內;確保包裝完好并符合相關要求,數(shù)量、批次和送貨單一致。

4)非定型包裝食品(包括生鮮食品)的驗收

門店收貨時,非定型包裝產品根據(jù)需要應索取產品檢驗合格證明,專用送貨單據(jù),國家或地方執(zhí)法機構規(guī)定的相關證明文件,如屠宰、加工、檢疫、銷售的許可證明,相關載具的清潔消毒證明等。對運輸工具、加工日期和產品進行驗收,同時做好記錄。

檢查商品的剩余保值期,確保在允收期限內。對保質期較短的生鮮產品須根據(jù)實際情況提高允收期要求。

確保包裝和運輸條件(如溫度、濕度、衛(wèi)生狀況等)符合法定要求,無交叉污染危險,數(shù)量、批次和送貨單一致。

檢查食品的相關質量指標,包括但不局限于外觀、顏色、氣味、新鮮度、中心溫度等指標。

對高風險產品建議根據(jù)產品特點進行定期的理化及微生物檢驗。

建議有條件的超市建立區(qū)域性配送中心,統(tǒng)一食品的驗收、存儲和配送。

5)預包裝商品標示檢查

●國產商品標示檢查應至少具有以下獨立信息(對于最小銷售包裝表面積小于10平方厘米的產品,可以僅標注:產品名稱、生產者名稱和生產日期):

a)食品名稱;

b)配料表;

c)凈含量及固形物含量(固液兩項產品)制造者;

d)生產者和經(jīng)銷者的名稱和地址;

e)日期標志和儲藏指南(產品保質與儲藏條件有關的產品);

f)質量/品質等級(國家,行業(yè)標準中明確規(guī)定質量/品質的產品);

g)產品的標準號。

●進口商品標示檢查應至少具有以下獨立信息:

a)食品名稱;

b)配料表;

c)凈含量及固形物含量;

d)進口食品必須表明原產國、地區(qū)名;

e)總經(jīng)銷者的名稱和地址;

f)日期標志和儲藏指南(產品保質期與儲藏條件有關的產品);

g)進口商品應有中文標識,中文標識應大于外文標識。

保證冷藏食品脫離冷鏈時間不得超過20分鐘,冷凍食品脫離冷鏈i)時間不得超過30分鐘。

第3篇酒店采購驗收制度

酒店采購與驗收制度

第一條:為規(guī)范酒店的原材料采購程序、采購行為和節(jié)約采購成本、滿足酒店經(jīng)營的需求、提高酒店的經(jīng)濟效益、特制定本制度。作為酒店采購人員及部門驗收的標準!

第二條:采購方式及供貨商的確定:

(一)采購方式的確定

1對于用量大、消耗快、周轉頻繁的原材料,可選擇供貨商送貨的方式。

2對于使用平率低,不容易集中采購的貨物可由采購人員采購。

3對于一些特殊的原材料可由外地發(fā)貨,按計劃定期申購。

(二)供貨商的確定原則:

1初選供貨商:要深入細致的進行市場考察,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進行綜合考察,在考察中要重點了解供貨商的實力,專業(yè)化程度,貨物來源,價格、質量極其目前的供貨狀況。

2試用供貨商:對于同類商品找出兩家同時供貨,重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。

3確定供貨商:在使用兩個月的基礎上、由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務人員、廚師長、采購人員組成審查小組,以民主表決的方式集中投票表決來確定。

4簽定供貨合同:確定供貨商后,由總經(jīng)理與供貨商簽定供貨合同,合同的期限不得超過一年。

5供貨商的更換與續(xù)用:在合作的過程中,如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。

第三條:市場調查原則

1由總經(jīng)理、財務人員、采購人員、廚師長每月不少于兩次進行市場調查。調查后需有調查記錄,寫明調查人員,調查時間、地點及調查結果,由全體人員簽字后交會計存檔。

2調查時間、地點的選擇,每項15天調查一次,以批發(fā)市場早市開市期間為調查區(qū)間,不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當日或次日調查。。市場的調查以供貨商所在的市場為準。

3調查的方法和程序。調查組應遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調料、糧油、酒水的原則,單項貨品的調查不應低于三家。調查中要堅持集中調查的原則,調查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。對被調查的商品要詳細的了解產地、規(guī)格、品種、生產日期、保質期等。在詢價后要進行討價還價,切記只記錄買方一口價。

4出實地調查外,當?shù)氐膱罂㈦s志、電視等所刊出的價格,同行報價也是調查的手段和依據(jù)。

5調查結果由調查小組結合實地調查結果和咨詢結果進行綜合討論通過。

6零星物品的調查由總經(jīng)理或委托其他人(采購人員除外)實施。

第四條采購的定價原則:

1對供貨商所供物品的定價:在市場調查的基礎上,每半月制定一次,零星物品的采購價格不定期進行。

2定價程序:由總經(jīng)理同采購人員一起根據(jù)市場調查的結果與供貨商討價還價后予以確認,并由總經(jīng)理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執(zhí)行。

3價格管理原則:對于供貨價格實行最高限價制,根據(jù)不同的貨品,其最高限價范圍如下:

(1)干雜、調料、糧油、等執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的6%。

(2)低質易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數(shù)。

(3)零星物品的價格不得高于市場零售價的5%

(4)魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發(fā)價格的4%

(5)蔬菜平均在一元以下者,其執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的15%。價格在一元以上者,其定價不得高于市場批發(fā)價的10%。

4春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災害性天氣持續(xù)時間較長的月份,由于供貨價格波動太大,其定價原則可適當放寬。

第五條:申購程序

(一)零星物品的申購程序

1、對于經(jīng)常性項目的采購應由所需部門每周固定時間定期報計劃,經(jīng)總經(jīng)理審批后,交由采購人員辦理。

2、需臨時采購的物品由所需部門填寫申購單,經(jīng)部門負責人、總經(jīng)理審批后方可辦理,申購單一式兩份。寫明所需物品的品種、數(shù)量、規(guī)格等。

3、零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由總經(jīng)理在申購單寫明,限時購買。

(二)供貨商送貨的申購程序:

1、需貨部門填寫申購物品清單,由部門負責人簽字后,交采購人員辦理。

2、庫管人員應隨時檢查庫存,當存貨降到最低存貨點時,庫管人員應以書面形式通知采購人員進貨。

3、新進酒水、物料由總經(jīng)理和采購人員簽字以書面形式通知庫管,不需填寫申購單。

4、只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨,其他人員非總經(jīng)理批準不得擅自通知送貨。

第六條:采購數(shù)量的確定原則:

為提高經(jīng)濟效益,降低成本,減少資金占有,應根據(jù)勤進快銷的原則,按單采購的原則來確定日常的采購數(shù)量。

(一)鮮貨、蔬菜、水發(fā)貨的采購數(shù)量。

1、此類原料實行每日采購,一般要求供貨商送貨。

2、用上述原材料的部門每日營業(yè)結束前,根據(jù)存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間,提出次日的采購數(shù)量。

(二)庫存物品(干雜、調料、燃料、糧油、煙、酒水、低質易耗品等)的采購數(shù)量。

1、此類物品的采購數(shù)量應綜合考慮經(jīng)濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因數(shù),根據(jù)最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量,最低不得低于一天的用量。

2、庫存量的計算公式:

最低庫存量=每日需用量*發(fā)貨天數(shù)

最高庫存量=每日需用量*15天

第七條:貨物的驗收原則:

(一)驗收的質量標準:

根據(jù)本酒店制定的《質量標準進行》驗收

(二)驗收的數(shù)量標準:

根據(jù)采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數(shù)量進行驗收,數(shù)量差異應控制在申購數(shù)量的上下10%左右。

(三)驗收人員:

采購人員、庫房人員、領用部門負責人、監(jiān)督員四人共同驗收。

(四)驗收時間:

每日上午9:30---10:00下午4:30

(五)驗收程序:

1、由庫管人員填寫'入庫單'或'鮮貨食品驗收單'注明所收物品的數(shù)量、單價、金額。

2、入庫單、驗收單填寫完后,由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單或驗收單一式四聯(lián),第一聯(lián)庫管自己留存;第二聯(lián)交財務做為記帳憑證;第三聯(lián)交供貨商作為結帳憑證;第四聯(lián)交總經(jīng)理。

第4篇酒店采購供應制度范本

酒店采購供應制度

一、總則

酒店批量物資(廚房每日采購的非儲備食品材料除外)和酒店零星物品的采購計劃(含分店)必須執(zhí)行分管副總會簽制度。

相關人員在采購、收貨過程中,須遵從商業(yè)道德、努力提高業(yè)務水平,講究文明禮貌;以酒店利益為重,相互監(jiān)督,相互配合,共同把好進貨關,維護酒店的社會形象。

中心倉庫負責物資的保管和收發(fā),各使用部門指定專人憑本部門負責人簽字的領料單到中心倉庫辦理領用手續(xù)。

二、部門物品領用和采購審批存放簽批負責人:

1.總經(jīng)理:(黃世賢、朱玉貴)

2.水療部:(李林)

3.人力資源部:(胡詩琴)

4.財務部:(方娟)

5.保安部:(韓正亞)

6.工程部:(徐建武)

7.營銷部:(周晨)

8.前臺部:(李國賢)

9.客房部:(羅旭東、楊攀)

10.采購部:(王松來)

11.餐飲部前廳:(楊昌球)

12.餐飲部中餐廚房:(楊昌球)

13.餐飲部西餐廚房:(楊昌球)

三、采購項目的申請審批

凡是中心倉庫儲備的各類食品物料均由倉庫根據(jù)庫存及各部門使用情況填寫申購單,經(jīng)總經(jīng)理確認后,交采購部執(zhí)行。

各廚房每日所需之非儲備食品材料由各廚房填寫一式三聯(lián)的零星食品、物品采購申請單,經(jīng)廚師長簽字確認,于16:00前提交采購部,特殊情況下可推遲至17:30分前,填寫清楚后提交采購部。

各部門所需非倉儲之外的物品,由各部門填寫采購申請單一式三聯(lián)、附以申購說明,寫明用途,并經(jīng)部門經(jīng)理簽字提交總經(jīng)理簽批后轉采購部。

本地采購的營業(yè)應急用品和工程所需設備及零配件應提前三天提交采購計劃;需異地購買的物品,至少需提前七天將采購計劃提交采購部。

所有采購項目經(jīng)審批成為有效訂單后,方能實施購買。

附:采購項目申請審批程序:

申請部門填寫采購申請單——部門負責人簽字確認——分管副總簽字——總經(jīng)理批準——中心倉庫確認無庫存——提交采購部

四、采購項目的購買

1、采購部是酒店采購工作的專業(yè)部門,酒店所需物品及各類原材料原則上均由其統(tǒng)一采購,其他部門有參與監(jiān)督,支持配合的權利和義務,但一般不準自行采購。

2、所有采購訂單由采購部經(jīng)理直接落實到采購員實施購買,所有購買活動必須依據(jù)有效訂單規(guī)定的項目、數(shù)量、價格、時限及其他要求進行,并在貨到后交總庫房及相關部門。

3、對于長期使用餐飲、工程物品,一次需5000元以上;對雖長期使用數(shù)量小,金額大于2000元以上的產品,需先期詢價后,方可實施采購。

4、供方的優(yōu)惠、折扣、贈送等須歸酒店所有,嚴禁私拿回扣,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),按雙倍罰款,并按情節(jié)輕重給予解聘、辭退直至開除。

5、對于有特殊要求或需特殊加工的采購項目,需方要作詳細的圖解說明或提供實樣,采購部根據(jù)需方要求按規(guī)定程序選擇合適的供應商實施采購。

6、采購部對內要主動與使用部門保持密切聯(lián)系,樹立服務意識,熟知酒店物品的標準與使用情況;經(jīng)常做好市場調查,掌握市場信息;主動向使用部門推薦適路新產品及質優(yōu)價廉的代用品,積極主動向酒店高級管理層提供市場情況及購買策略。使用部門在工作中要主動與采購部門溝通配合,對掌握供方及購物意向須主動通報采購部,由其進行考核、評定、擇優(yōu)錄用。

7、確屬疑難采購項目,采購部和使用部門雙方須及時聯(lián)系、溝通、研究對策,無力解決的須及時請求酒店領導,不得耽誤。

五、采購項目的結算

需預付貨款的采購項目,在交易前無論金額大小都必須簽訂供銷合同,付款前采購員憑手續(xù)完備的供銷合同填寫付款申請單或支票領用申請單,經(jīng)總經(jīng)理批準確認,向財務部申請付款。

實時付款的供應項目,采購員必須憑有效采購申請?zhí)顚懼鳖I用單或付款申請單報總經(jīng)理簽批,向財務部申請付款。

以現(xiàn)金支付,金額較低的采購項目,先由采購員以核發(fā)的備用金支付,貨到各項手續(xù)辦理完結后向財務部申請作領備用金。

延時付款的供應項目,其付款單據(jù)統(tǒng)一由采購部管理,定時核發(fā)無誤后由財務部付款。對不能提供有效入庫,驗收單據(jù)的貨款結算,財務部有權拒絕付款。

六、采購數(shù)據(jù)文件

采購文件必須說明所訂購產品的資料,包含下列內容:

1.采購計劃,包括《酒店零星食品/物品材料訂購單》、《采購申請表》。

2.《酒店食品、物品直撥驗收單》、《酒店食品、物品入庫驗收單》

3.采購資料在工作結束后由采購部辦公室妥善登記保存。

七、物品的領用手續(xù)

1.廚房所需之非儲備食品材料庫房驗收后,開具《直撥單》,通知各廚房領用并辦理簽字手續(xù)。

2.維修材料由工程部負責驗收并建帳保管,每月憑《維修工作單》的部門聯(lián)出庫,財務聯(lián)辦理部門費用轉移手續(xù)。

3、部門零星專用物品,由采購部采購后入中心庫,部門根據(jù)需要領用。

4、所有食品及物品材料均通過中心倉庫辦理領用手續(xù)。

5、各廚房需根據(jù)酒店菜譜上所列菜品,提供本部門貴重原材料清單,建帳登記使用,財務部每周根據(jù)實際銷售數(shù)量進行核對。

6、餐飲部、客房部應建立二級倉庫保管帳,使用《內部調撥單》辦理各餐廳、樓層的物品領用手續(xù),周末將《內部調撥單》轉財務部進行成本和費用的分配和考核。

7、供應商贈送的酒水和其他酒店所需物品等必須通過驗貨主辦理出入庫手續(xù),視同購入商品進行消耗核算。

8、中心庫須建立辦公用品保管帳,各部門憑領料單辦理領用手續(xù)。

9、客房部、餐飲部、工程部須在每月月底前,向財務部報送各部材料的消耗表,財務部以辦理費用結轉手續(xù)。

10、非經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理特批,嚴禁各部門領用非本部門日常消耗用品。

第5篇酒店采購與各部門協(xié)調制度

酒店采購與各部門的協(xié)調

由于采購業(yè)務牽涉范圍廣泛,相關部門頗多,欲期采購業(yè)務能順利進行,而獲得良好的工作績效,除了采購部門工作人員的努力外,尚需酒店內部有關部門的密切配合,始克有成。

因此,采購人員必須培養(yǎng)良好人際關系與協(xié)調能力,以期獲得有關部門之合作,而圓滿達成任務。茲將采購部門與酒店內有關部門之協(xié)調關系,敘述如下:

一.與管理部門之協(xié)調關系

在與管理部門的協(xié)調上,采購部門應將與供應商接觸所獲得的市場資訊,提供給管理部門做為經(jīng)營上的依據(jù)。而管理部門則應將景氣預測、稅費結構、匯率趨勢等資訊提供給采購部門參考。

二.與銷售部門之協(xié)調關系

1.銷售部門應提供正確的銷售預測及銷售目標等資料給采購部門,以期采購計劃之有效執(zhí)行。

2.銷售部門研訂產品之價格,必須事先預估銷售成本,尤其是占主要部分之商品成本。在預估商品成本方面,采購部門應提供充分之協(xié)助。

3.銷售部門在與顧客談判特別訂單及無庫存的產品時,必須考慮采購的購運時間,避免造成無法如期交貨的問題。

4.采購部門應將從供應商處所獲得的有關競爭同業(yè)的商品需求資訊,以及其產品之銷售數(shù)量、品質、價格等資訊,提供給銷售部門,以協(xié)助做好競爭策略之擬訂工作。

5.為了互惠起見,酒店在政策上,會要求供應商購買本酒店之產品,在此項政策之執(zhí)行方面,銷售部門與采購部門應密切配合辦理。

三.與品管部門之協(xié)調關系

基本上,采購人員必須熟悉有關品質的標準,以便從供應商處購買到合乎用途的東西。采購人員由于直接與供應商接觸,能幫助品管部門建立供應商所能配合的一套檢驗標準。而品管部門亦應將檢驗結果告知采購人員,借以考核供應商。

總的來說,采購與品管部門之協(xié)調關系如下:

1.品管知識:采購人員應隨時向品管部門學習品管的知識,以便在與供應商接觸時能了解其品質,以期采購適當?shù)纳唐饭T店。

2.品質標準:采購部門應與品管部門保持密切聯(lián)系,以便品管部門隨時提供必要之協(xié)助,使請購規(guī)格與驗收標準能相互吻合。

3.商品驗收:品管部門對于廠商交來之商品不符要求而拒收時,應即通知采購部門,以便采取必要之措施。

4.開發(fā)廠商:采購部門與品管部門應共同開發(fā)供應廠商,以確認廠商是否具備供應所需產品之品質及數(shù)量的能力。

四.與門店倉儲之間協(xié)調關系

大量采購可以降低商品的單位成本,但是相對的,因存量的增加,而提高倉儲成本。因此,為了使整體的采購成本降低,采購部門與門店倉儲部門,必須有良好的溝通與協(xié)調,妥為設計適當?shù)淖畹痛媪考坝嗁忺c。

采購部門應于訂購作業(yè)完成時,將有關交貨時間與數(shù)量等資料通知門店倉儲部門,以便門店倉儲部門能事先準備所需之空間;而門店倉儲部門應定期將存量記錄通知采購部門,以利存量之控制。對于退貨、呆貨、缺貨等問題,采購人員亦應協(xié)助門店倉儲人員處理。

五.與會計部門之協(xié)調關系

每一項采購交易,從訂購開始到交貨、請款、付款為止,都需要作會計處理。會計部門也可為采購部門提供各項有關之計算資料,例如:應付賬款余額統(tǒng)計、實際支出金額與預算金額之比較、商品成本之計算、價差之績效計算等。

不過,在許多酒店與機構中,這些會計工作有時候會由采購部門擔負一些職責。不管這些會計工作由誰執(zhí)行,部門間緊密的協(xié)調與合作,通?？梢詮墓太@得折扣的機會,以及改善買賣關系。

六.與財務部門之協(xié)調關系

采購預算是酒店資金需求的最主要部分,若無良好的財務計劃,采購工作將無法順利進行。采購人員在選擇較佳品質時,必須考慮成本因素;在訂購較大數(shù)量時,必須考慮酒店財務負擔能力;在議定價格時,必須考慮付款方式(現(xiàn)金支付或期票支付),以避免造成財務上的損失或風險。因此,采購部門應與財務部門在資金調度與運用、匯率與利率之價差、付款條件與額度等方面,做妥善之協(xié)調。

第6篇星級酒店采購員工作制度

星級酒店采購員工作制度

制度名稱:采購員工作制度

第1條目的。

為規(guī)范本酒店采購員的采購行為,提高采購工作效率,控制采購成本,特制定本制度。

第2條適用范圍。

本制度適用于對采購員的管理工作。

第3條采購員不準弄虛作假,偽填或涂改發(fā)票。

第4條采購員應該時刻維護酒店形象,保守商業(yè)秘密。

第5條采購員應該愛惜并節(jié)約使用酒店的一切財產物資。

第6條采購員應該恪盡職守,勤奮工作,高質量地完成工作任務。

第7條采購員應該主動學習業(yè)務知識與技能,提高自身的工作能力。

第8條不按規(guī)定進行詢價的,酒店按照相關規(guī)定對其予以處罰。

第9條緊急采購且需酒店總經(jīng)理批準的,可先進行采購,后補辦相關手續(xù)。

第10條采購員應按采購單保質、保量地進行采購,并協(xié)助收貨員按照酒店有關規(guī)定進行驗收。

第11條憑相關領導審批的采購單,采購員按酒店規(guī)定批準權限和相關程序實施采購。

第12條所有的采購員必須對酒店的各種經(jīng)營管理信息保密,機密文件和資料不得擅自復印,未經(jīng)特許,不得將文件和資料帶出酒店。

第13條上班時應保持良好的精神狀態(tài),認真接受領導的指示和命令,對別人的提醒、忠告和批評應持虛心接受的態(tài)度。

第14條凡單批采購金額在萬元以上的采購,采購員應至少向家供應商詢價,爭取最低的采購成本,并將相關詢價資料報采購主管審核。

第15條各組采購主管應對采購信息進行核實,確認采購員報價屬實及最低時,核準采購申請單。

第16條若采購主管發(fā)現(xiàn)自己的詢價比采購員的報價低于%時,應展開相應的調查,并將調查結果報相關領導處理。

第17條本制度由采購部負責制定,報總經(jīng)理批準后施行。

第18條本制度自頒布之日起執(zhí)行。

編制日期審核日期批準日期

修改標記修改處數(shù) 修改日期

第7篇某酒店能源采購管理制度

酒店能源采購管理制度

1.酒店工程部油庫根據(jù)各類能源的使用情況,編制各類能源的使用量,制定出季度使用計劃和年度使用計劃;

2.制定實際采購使用量的季度計劃和年度計劃(一式四份)交總經(jīng)理審批,同意后交采購部按計劃采購;

3.按照酒店設備和車輛的油、氣消耗情況以及營業(yè)狀況,定出油庫、氣庫在不同季節(jié)的最低、最高庫存量,并填寫請購單,交采購部經(jīng)理呈報總經(jīng)理審批同意后,交能源采購組辦理;

4.超出季度和年度使用計劃而需增加能源的請購,必須另填寫請購單,提前一個月辦理;

5.當采購部接到工程部油庫請購單后,應立即進行報價,將請購單送總經(jīng)理審批同意后,將請購單其中一聯(lián)送回工程部油庫以備驗收之用,一聯(lián)交能源采購組。

第8篇酒店采購管理差旅制度

酒店(賓館)采購管理、差旅制度

為了規(guī)范酒店采購程序,降低酒店的經(jīng)營成本,保證各項物資的正常供應,特制定本制度。

一、采購人員必須以經(jīng)營部門的需要為中心,根據(jù)貨比三家,質優(yōu)價廉的原則,準時、保質、保量的完成各項物品的采購工作。

只有采購人員才能給供應商下達采購指令,其他任何人下達的采購指令都是無效的,總倉有權拒絕驗收。

二、采購程序:

⑴使用部門需要采購物資時,必須填寫《采購申請單》(采購申請單必須明確:物品名稱、規(guī)格型號、質量要求、數(shù)量、要求到貨時間等);⑵使用部門經(jīng)理核準;⑶送總倉確認;⑷報采購負責人和財務部經(jīng)理審核;⑸報總經(jīng)理審批,采購人員才可采購。

《采購申請單》一式四聯(lián),第一聯(lián)(白)留采購部存檔,第二聯(lián)(紅)交財務部核算,第三聯(lián)(綠)交總倉作為收貨憑據(jù),第四聯(lián)(黃)交申購部門備查。

三、采購部業(yè)務操作程序:

⑴按經(jīng)過批準的《采購申請單》的要求多方詢價、選擇、填寫價格及供應商的調查表;

⑵向采購負責人匯報詢價情況,呈報調查表,經(jīng)總經(jīng)理批準后,確定最佳采購方案;

⑶按照確定的采購方案進行采購;

⑷到貨后,送總倉驗收,按規(guī)定辦理入庫手續(xù);

⑸如果驗收時發(fā)現(xiàn)問題,應立即通報采購負責人,并提出處理意見;

⑹將到貨的品種、數(shù)量、付款情況通報申購部門;

⑺將貨物發(fā)票、驗收單、采購申請單或采購合同一并交財務部審核,并辦理報銷或結算手續(xù)。

第9篇某酒店采購管理制度

1、制定采購計劃

(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;

(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核;

(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。

2、審批采購計劃：

(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核;

(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;

(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;

(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。

3、物資采購：

(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。

(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。

(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。

(4)計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權有關部門經(jīng)理批準后可進行采購，以保證需用。

4、物資驗收入庫：

(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;

(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。

第10篇酒店采購責任與獎罰制度

酒店采購責任與獎罰

* 采購責任與義務

采購人員的責任與義務包括但不僅限于:

1、貫徹落實采購申請、審批、訂貨、簽約、采購、記賬等各項管理制度,無違規(guī)、違紀現(xiàn)象發(fā)生。

2、定期執(zhí)行貨源報價。集體定價、價格審批程序合規(guī)。每次采購堅持貨比三家,貨比三家價格合理,無虛報現(xiàn)象發(fā)生。

3、每次原材料、物品采購能堅持做到品種對應、質量優(yōu)良、價格合理、數(shù)量適當、到貨準時,無人為原因影響經(jīng)營正常進行。

4、堅守廉政條約,無串標、圍標、收取回扣、營私舞弊等造成酒店經(jīng)濟損失的行為發(fā)生。

5、開展市場調查研究,不斷開發(fā)貨源渠道,保證常規(guī)用品的供應達到'1+2+n'的供應商積累和動態(tài)管理。更新提供市場信息,不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實施。

* 相關獎懲

1、采購人員有以下情形之一,給酒店帶來可實現(xiàn)或已實現(xiàn)的利益,酒店將給予相關責任人通報表揚、月度考核加分、評先創(chuàng)優(yōu),以及100-2000元的獎勵。

(1)完善'1+2+n'的合格供應商資源,并有效展開競爭管理;

(2)開辟新的供應渠道,帶來更優(yōu)性價比的物資來源;

(3)價格獲得同區(qū)域優(yōu)勢,并規(guī)范管理信用,獲得供應商的額外支持;

(4)價格預測超前準確,并進行補庫計劃的合理建議,實施效果良好。

(5)其他公司認定的情形。

2、采購人員有下列情形之一,給酒店造成經(jīng)濟或名譽損失的。根據(jù)情節(jié)輕重,酒店將分別給予相關責任人記過、免職、辭退等行政處罰,100-2000元經(jīng)濟處罰。給酒店造成重大損失的,酒店將依法追究法律責任:

(1)私自接受供方帶有娛樂性宴請或私自參加其它非正常活動的。

(2)私自接收或向供方索取財、物的。

(3)接收財、物后未主動上繳公司的。

(4)未遵守保密制度,出現(xiàn)任何有意或無意的泄密行為的。

(5)違反制度或違規(guī)操作,給公司帶來事實或潛在的風險與損失的。

第11篇餐飲酒店物品采購管理制度

隨著餐飲酒店規(guī)模的不斷擴大,餐飲酒店的管理也越來越難,尤其在財務物品采購管理方面更是難上加難了,不過有一套好的物品采購管理制度管理就不再是難題了。有了制度還必須要有流程標準,同時還要做好如何減少餐飲采購中的漏洞問題。為了加強餐飲酒店物品采購的管理,防止庫存積壓、造成滯銷、超期變質等損失,我們需要結合餐飲酒店的實際情況,制定該管理制度,具體如下:

1、采購人員須認真學習《合同法》及有關法律和餐飲酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當而給餐飲酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經(jīng)辦人填寫合同簽訂申請書,報餐飲酒店總經(jīng)理批準,方可簽署。

2、采銷合同由專人統(tǒng)一編寫、登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。

3、物品的采購:

物品的采購,按每月使用計劃及合理庫存的需要,經(jīng)營業(yè)部門經(jīng)理審核后報總經(jīng)理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。

采購人員采購物品時,應根據(jù)請購單的數(shù)量、規(guī)格、質量要求、用途,審核同意后報總經(jīng)理審批,方可采購。管理用物品的采購,如固定資產、儀器、工具、辦公用品等,各部門應填寫請購單,經(jīng)所購物品的部門經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理批準后統(tǒng)一購買。

辦理購物付款時,應附付款申請單、購銷合同、請購單,已經(jīng)總經(jīng)理審批的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報財務部審核后,方可付款。

財務部門在辦理付款時應核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務有權拒付,并要求補齊相關手續(xù)。

采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚齊全,如需要質檢的物品,應附質檢部門的審簽手續(xù)。根據(jù)財務要求,發(fā)票應在開出一個月內報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經(jīng)辦人承擔,該部門經(jīng)理負同等責任。

采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變質、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負直接責任。

4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫)盤點情況匯總表報財務部,并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺、毀損等列示清楚,及時處理,減少不必要的損失。如是人為因素給餐飲酒店造成損失,當事人要承擔責任。

5、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為,將嚴厲追究當事人經(jīng)濟或刑事責任。

以上五點就是物品采購管理制度的內容,可能內容比較廣,具體的細化內容還需要自己根據(jù)自身的工作崗位要求進行調整,同時以上制度的內容是由財務部制定并負責解釋的,財務部負主要責任。有了這份物品采購管理制度還必須要有一套餐飲業(yè)采購流程及標準還能把采購部的工作做得更好。

第12篇酒店日常采購工作制度

某酒店日常采購管理制度

第一章總則

第一條為保證酒店采購工作的計劃性和統(tǒng)籌性,合理控制成本,促進內部協(xié)調,加強內部控制,提高工作效率,特制定日常采購管理制度(以下簡稱《制度》)。

第二條本《制度》適用酒店經(jīng)營管理日常采購工作。

第三條本《制度》由總則、組織機構及職責、采購工作內容、采購程序、采購業(yè)務實施規(guī)范、責任與獎罰和附則七個部分組成。

第二章組織機構及職責

第四條組織機構

酒店庫房部負責庫存物資管理,根據(jù)庫存物資消耗情況提報庫存物資的補庫計劃。庫房部對因庫存盤點把關不嚴造成超額或短缺采購,導致酒店受損或無法正常運轉負責。

使用部門負責根據(jù)日常經(jīng)營和管理的消耗進行科學合理預測,提報月度采購計劃需求。

酒店設立專職采購部,牽頭組織編制定期采購計劃,并全面負責酒店物資采購的具體實施工作。采購部隸屬酒店財務部系統(tǒng),業(yè)務上同時接受管理公司采購部業(yè)務監(jiān)督與考核。

酒店成立定價評審小組:由采購部經(jīng)理、使用部門負責人(食品原材料定價須由廚師長和餐飲部負責人同時參加)、財務負責人、總經(jīng)理組成,酒店總經(jīng)理任組長。各酒店食品原材料固定周期內的定價由評審小組評定后執(zhí)行。

第五條酒店采購部組織架構

第六條采購部經(jīng)理工作職責

1、負責持續(xù)完善酒店采購制度,細化采購流程,規(guī)范臺賬管理,確保采購質量,控制采購成本,提高采購效率,保證物資采購管理體系的完整與科學。

2、根據(jù)公司招標管理相關規(guī)定,牽頭組織實施酒店權限內的招標采購。

3、掌握物資使用情況和庫存物資動態(tài),牽頭組織有關部門根據(jù)實際經(jīng)營情況,合理、科學地編制并審核年度、季度、月度采購計劃。配合成控部門做好物資平衡工作,及時處理呆滯物資,加速物資周轉。

4、組織實施酒店日常物資采購供應工作,審核所有《采購申請單》、訂貨單,按程序上報經(jīng)審批后實施采購。

5、建立和維護價格管理體系,定期了解市場行情和價格信息,堅持貨比三家的原則,落實詢、比、定價,控制物資采購成本。

6、開辟和維護優(yōu)質供貨渠道,落實'1+2+n'的供應商管理方式,保證供貨的及時性和質優(yōu)價廉。

7、按公司規(guī)定加強合同的管理,嚴格把關合同條款,保證合同的正常履約,防止經(jīng)營風險。

8、負責下屬的業(yè)務知識和業(yè)務技能培訓。

9、完成領導及上級業(yè)務部門交辦的其他工作。

相關權限:

1、部門備用金的支配權。

2、對采購程序執(zhí)行情況的獎懲建議權。

3、下屬考核權與獎懲權。

4、部門日常行政工作的安排。

第七條雜品類采購工作職責

1、熟悉酒店各部門對雜品的需求以及倉庫存貨情況,掌握物品市場的供應情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進行歸類整理。

2、以采購計劃為依據(jù),負責審核各部門的采購申請單,與倉庫密切溝通,避免出現(xiàn)庫存積壓現(xiàn)象,確保不出現(xiàn)重復采購。

3、堅持貨比三家的原則,對各部門申購單和申購計劃做好詢比定價,并報相關領導審批。

4、采購完畢,要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質量可靠,對不符合采購要求的物品負責辦理退貨或調換工作。

5、嚴格執(zhí)行公司各項制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。

6、負責供應商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護工作。

7、根據(jù)酒店的實際經(jīng)營情況,積極拓展供應渠道,主動發(fā)現(xiàn)市場新產品,調整新貨源并及時上報,為酒店節(jié)省采購成本。

8、保質保量完成領導交辦的其他工作。

第八條食品類采購工作職責

1、全面負責店內所有煙、酒、食品類物品的采購工作,保證營運部門工作的連續(xù)性、時效性。

2、熟悉酒店各部門對食品的需用要求以及倉庫存貨情況,掌握食品市場的供應情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進行歸類整理。

3、堅持貨比三家的原則,做好食品原材料的詢比定價工作。并報相關領導審批。

4、確保所購食品來源的合法性、安全性,保證各類食品證件的齊全。

5、采購完畢,要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質量可靠,對不符合采購要求的食品負責辦理退貨或調換工作。

6、嚴格執(zhí)行公司各項制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。

7、根據(jù)酒店的實際經(jīng)營情況,積極拓展供應渠道,主動發(fā)現(xiàn)市場新產品,調整新貨源并及時上報,為酒店節(jié)省采購成本。

8、負責供應商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護工作。

9、保質保量完成領導交辦的其他工作。

第三章采購工作內容

第九條采購方案制定

采購物資要滿足使用部門對質量、數(shù)量和時限性的要求,同時避免過量采購帶來的壓庫風險,且價格要符合市場行情,達到控制成本的目的。合理的采購方案制定要考慮以下幾個方面:

1、數(shù)量:申購數(shù)量由使用部門提報(建議訂貨量,以及申報理由),倉庫校核(考慮合理庫存量和實際庫存量),采購部門依據(jù)上述條件對實際采購數(shù)量進一步核算。在滿足經(jīng)營的前提下,壓低控制庫存量,減少資金占壓。對于日常消耗量大且波動價值較低物資,可適當增大安全庫存。

2、質量和價格:須采取供應商實物封樣或者照片封樣的方式保證驗貨標準的統(tǒng)一,質量必須經(jīng)使用部門確認。嚴格按照詢比定價的原則執(zhí)行價格結算,采購單上須標明三家以上可比供應商的報價及聯(lián)系方式,堅持同等質量比價格。

3、進貨地點:按照在比價的前提下就近購買的原則,確保供貨及時性。

4、供應時間:以綜合考慮最低庫存量及消耗速度和實際使用量為依據(jù),在供應商協(xié)議上明確約定供應時間,以防缺貨影響經(jīng)營管理。

5、供應商:建立可靠穩(wěn)定信譽好的供應商檔案,確保擁有'1+2+n'的供應商資源,以公平的競爭機制實現(xiàn)優(yōu)質、優(yōu)價、及時的物資供應,除非特別采購請示,日常采購應由合格供應商供應。

第十條采購計劃制定

采購計劃包含計劃內申購(月度采購計劃)和計劃外申購(采購申請單)。

1、審批后的采購計劃最終匯總采購部組織實施,必須明確所需物品的名稱、規(guī)格、質量、數(shù)量及到貨時間要求,到貨時間須滿足采購周期的一般要求。

2、因采購計劃編制不當而造成浪費和損失,按照所負

責的節(jié)點分別由申報部門、庫房、采購負責。對因庫存盤點把關不嚴造成超額或短缺采購,其損失由庫房負責;對于日常消耗估測嚴重不準造成的超額或短缺,其損失由使用部門負責;對于計劃審核測算錯誤或供貨不及時造成的損失由采購部負責。

第十一條申購

申購的分類:計劃內申購和計劃外申購

1、計劃內申購是指由倉庫按酒店批準的常備物品采購計劃按供貨周期分批進行的申購。

2、計劃外申購是指確屬日常需要,但是在計劃中沒有涵蓋,臨時提出的采購,各部門填寫《采購申請單》(見附件一:《采購申請單》)經(jīng)庫房校核、采購部核算后逐級上報審批。

第十二條采購實施

1、對于大宗物資(指全年大批量、單件價值高或單項品種達到一定規(guī)模的物資)采取招標的辦法進行采購。具體工作事項可參照《酒店管理公司招標采購管理制度》。

2、采購部根據(jù)分工,按照審批后的采購計劃或者采購申請單,向供應商發(fā)出供貨通知,并過程督進,保證及時性。

3、定價小組根據(jù)所提供的供應商資料,經(jīng)多輪報價,多輪談判確定最低價格或者性價比最高的供應商。

4、鮮活食品每15天進行一次定價,每類物品供應商應先報價。采購部、財務部、餐飲部三方派人對市場調研,提供書面價格資料,經(jīng)過報價-詢價-核價-多輪談判-最后由定價小組簽批后執(zhí)行。

5、非鮮活類日常物資采購要堅持貨比三家的工作原則,詢價階段要有使用部門人員共同參加,定價小組經(jīng)多輪比價、議價后定價,最終選定的物品和價格要經(jīng)使用部門確認。

6、對于新品種除按正常的采購申報外,還須提供樣品、試驗報告,經(jīng)使用部門負責人確認后(重要物質還需酒店總經(jīng)理確認)方可購買。

7、辦公用品歸口管理部門為辦公室,庫房申請辦公用品補庫需經(jīng)辦公室審核,然后轉采購部執(zhí)行。工程維保材料的申購歸口部門為工程部,電腦耗材的申購部門為酒店電腦部。

8、非采購人員通知供應商下達的采購指令,一律無效。除專職采購人員,其他任何部門、任何人都不得干預采購工作。

第十三條付款

采購物品經(jīng)庫房驗收入庫并經(jīng)使用部門出具物品合格驗收單后方可按照合同或協(xié)議規(guī)定付款(按合同執(zhí)行的預付款除外)。月結類固定供應商付款時應注意以下幾點:

1、考慮到員工餐廳廚房食品原材料與餐飲部廚房食品原材料有可能出現(xiàn)同種物品價格會有所區(qū)別,可以分開上報。

2、經(jīng)營中的常規(guī)付款都應制定計劃,各單店于每月10日前上報本月的付款計劃(見附件二:《本月付款計劃》),經(jīng)管理公司財務總監(jiān)、總經(jīng)理及董事長批準后執(zhí)行。計劃內付款各單店可直接支付。

3、對于日常付款過程中出現(xiàn)以下情況之一的付款,各單店須上報管理公司審批(見附件三:《付款申請單》):

(1)對于實際需要付款的額度超出審批計劃;

(2)對于計劃外的緊急采購付款超過5千元(含5千);

(3)日常零星支出中,計劃內單一事項額度超過2萬元(含2萬);

(4)日常零星支出如總額超出計劃,計劃外支出。

第十四條物資進店管理

1、所有進店支持的談判必須要有財務負責人和總經(jīng)理共同參加進行。

2、進店支持要在保證公司利益、維護酒店聲譽的前提下進行,禁止供應商返利與商品加價后進店。

3、進店費用最佳方案為現(xiàn)金且一次性支付。

第四章采購程序

第十五條計劃內采購程序(月度采購計劃)

計劃內采購程序的制定是為了加強各部門計劃性有序管理,將零散采購變?yōu)榧胁少彙Ｋ械牟少徯袨槎家_賬等基礎工作的補充進行。具體執(zhí)行順序如下:

使用部門負責人→庫房主管→成本會計→財務負責人→總經(jīng)理→采購部

1、各部門負責人需根據(jù)部門日常消耗測算出下月月度采購計劃,于每月20日報庫房校核。

2、庫房將各部門月度采購計劃匯總,結合庫存物資合理儲備量編制庫存物資常備物品采購計劃并上報(可參照中軟庫存系統(tǒng))。

3、成本會計審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃儲備量設置是否合理。

4、財務負責人審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃是否超出部門本年度預算,并對設置原則進一步分析合理性。

5、酒店總經(jīng)理對月度采購計劃擁有最終的審批權。

6、采購部依據(jù)審批后的采購計劃執(zhí)行購買,有合格供應商的通知供應商送貨,沒有合格供應商的連同使用部門共同調研篩選后上報審批,確保次月10日前到貨。

第十六條計劃外采購程序

具體執(zhí)行程序如下:

使用部門負責人→庫房主管→采購部→財務部負責人→總經(jīng)理→采購部購買→收貨

'采購申請單'應一式四份(見附件一:《采購申請單》)

第一聯(lián)、采購部存檔

第二聯(lián)、申請部門留存

第三聯(lián)、財務全面把控

第四聯(lián)、倉庫部門使用

各流程負責人職責如下:

1、申請部門負責人:應根據(jù)自身部門消耗與儲備情況酌量填寫,并注明所需物品的詳細名稱、規(guī)格、質量、所需數(shù)量、用途、申報原因等,確實有必要購買,方可簽字確認。

2、庫房主管:應仔細審核部門所填寫的物品采購單,若庫房有存貨或有替代品應及時通知使用部門讓其領貨。避免浪費,然后簽字確認。

3、采購部:對部門提供的采購單要迅速組織相關負責人調研,價格與質量要經(jīng)使用部門確認后上報。采購單上要明確寫明三家的報價及聯(lián)系人、聯(lián)系方式,然后部門經(jīng)理簽字向上一級傳遞。

4、財務負責人:對采購部送來的采購單進一步分析,看是否超出本年度采購預算,簽字確認送至總經(jīng)理審批。

5、總經(jīng)理:對采購單有最終審批權。

6、采購部:根據(jù)最終審批下來的采購單組織購買。

7、庫房部:庫房部依據(jù)審批下來的采購單與使用部門、采購部三方共同驗收貨物。對于供應商送交庫房物品,庫房部應予詳細核對,對不符合要求的物品。絕不允許收貨。

第十七條緊急采購程序

原則上酒店不允許緊急采購,除非極為特殊的情況。但緊急采購必須嚴格遵守相關制度與程序,具體程序如下:

1、緊急采購適用范圍:重要接待、工程搶修、突發(fā)事件等不可預見性事件或總經(jīng)理認為緊急采購的物品。

2、有關緊急采購必須先通知財務負責人和總經(jīng)理,若總經(jīng)理不在時須報知值班經(jīng)理,并獲得簽字同意。

3、在采購部當班期間,緊急采購原則

上交由采購部執(zhí)行。使用部門填寫采購單(標注緊急采購事由)后交采購部。接到緊急采購任務后,根據(jù)采購分工,由采購經(jīng)理安排采購事宜。

(1)對于庫存商品,有固定供應商送貨的,馬上通知供應商送貨。

(2)需要外出購買的,直接拿備用金購買。如金額較大,使用部門填寫借款單,交財務負責人和總經(jīng)理簽批后采購部取現(xiàn)金購買。物品買回后補填采購單交庫房填寫價格,報賬時附上。

4、在采購部非工作時間內,緊急采購可由使用部門實行,但必須嚴格遵守相關制度和程序。

5、使用部門在收到貨物時需記錄注明收貨名稱、數(shù)量、規(guī)格及收貨時間,并經(jīng)部門負責人批準后盡快轉給庫房。若庫管員當班,應通知庫管員驗貨。

6、緊急采購的《采購申請單》需事后12小時內及時送交部門負責人、采購經(jīng)理、財務負責人和總經(jīng)理補簽。

7、所有緊急采購相關的財務程序必須在3個工作日內上報并審批完畢,借款人應確保緊急采購發(fā)生的款項在5個工作日內償還,否則財務部將會按相關制度執(zhí)行處罰。

第十八條食品原材料采購程序

蔬菜、水果、肉類、水產等鮮貨類執(zhí)行直撥物資采購申報程序

1、廚房報單員每天根據(jù)營業(yè)情況及庫存物資情況確定次日所需物資品種及數(shù)量,詳細填制'每日市場采購單'(見附件四:《每日市場采購單》)并交廚師長、餐飲部負責人簽字(若廚師長不在時,需指定授權人)。

2、廚房報單員在下午4:30點前應將簽批后的《每日市場采購單》交采購部,逾期未將《每日市場采購單》送至采購部,采購部將不予訂貨。若要補充當日晚餐所需部分物資時,需將補充申請單于當日下午1點前報采購部。

3、'每日市場采購單'具體執(zhí)行流程如下:

使用廚房提單員→廚師長→餐飲部負責人→采購部→通知供貨商直接供貨

'每日市場采購單'應一式叁聯(lián),第一聯(lián)采購部存檔,第二聯(lián)收貨部使用,第三聯(lián)使用廚房留用。

4、各流程負責人職責如下:

(1)廚師長:仔細檢查各個冷庫、菜庫,根據(jù)存量在采購單上明確所需食品的名稱、數(shù)量、規(guī)格,避免浪費或者不足。若特殊食品要寫明具體品牌,在采購單上簽字確認。

(2)餐飲部負責人:應根據(jù)實際消費傾向情況審核食品原材料訂貨量,避免食品儲備不足或超量儲備,然后簽字確認。

(3)采購部:先審核餐飲部送來的采購單,看是否有特殊商品需單獨購買,然后及時通知供貨商明早送貨。

(4)供貨商:接聽到采購部的訂單電話后及時備貨,確保食品質量,保證及時供貨。

第十九條食品原材料類詢、比、定價程序

1、詢價地點:

各單體酒店所在地及周邊一級批發(fā)市場。

2、詢價、定價人員:

采購部牽頭,協(xié)調財務部、廚房或員工食堂各指定專人負責參與詢價工作。制定價格時,由參與詢價人員共同談判制定。務求準確、公正以維護酒店利益。具體流程如下:供應商報價→詢價→核價→議價→定價→執(zhí)行。

3、基本報價:

每月1日、每月16日為供應商報價日,要求供應商對其負責的項目進行報價,并對部分遺漏單品進行補充。

4、詢價:

每月2日、每月17日為市場詢價日,財務成本會計、餐飲部廚師、食品采購員到酒店及周邊一級批發(fā)市場進行調查及詢價,并要有詢價記錄。

5、核價和議價:

根據(jù)市場調查后的情況,由采購部經(jīng)理、財務負責人、餐飲部負責人共同與供應商再次進行核價、議價。

6、定價:

(1)定價原則:酒店采購定價不高于市場批發(fā)價格。

(2)每月3日、18日召開定價會議,確定采購定價。

(3)確定最后價格后,由廚房廚師長、采購部經(jīng)理、餐飲部負責人簽字確認,財務部負責人審核,總經(jīng)理審定。

7、執(zhí)行:

將最終審核后的價格交財務部執(zhí)行,財務部、采購部、餐飲部、庫房各留一份價格清單進行存檔。

8、核價周期:

(1)干貨、調料、凍品、糧油、酒水:

定價周期為一個月一次,每月17日為詢價執(zhí)行日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認后于每月20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期為本月20日至下月19日。

(2)蔬菜、水果、禽類、肉類、海鮮類:

定價周期為一個月兩次,每月2日、17日為調研日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認后每月5日、20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期分別為本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。

第二十條固定資產采購程序

各酒店在編制年度財務預算時確定下年度固定資產購置計劃,報管理公司及地產總公司批準后,按照計劃購置固定資產。預算范圍內的固定資產購置,由擬購部門申請固定資產購置,財務部門審核,酒店總經(jīng)理、管理公司審批后,由采購部統(tǒng)一購置。

不可預見的計劃外購置固定資產,可以追加購置計劃,經(jīng)酒店、管理公司及地產總公司批準后采購。嚴禁未經(jīng)批準的預算外資產購置行為。

1、固定資產購買

采購部在購買固定資產前應進行多輪詢價、議價,提供固定資產詢價單,詢價單列明至少三家同類同規(guī)格產品價格信息,堅持同等質量比價格,同等價格比質量的原則。詢價單要附經(jīng)使用部門確認的多輪報價、談判記錄。經(jīng)財務核實后交使用部門確定所需資產,采購部按使用部門要求辦理采購業(yè)務。

2、固定資產驗收

購置的固定資產由資產使用部門和財務部負責實物驗收,驗收合格的固定資產驗收單由經(jīng)辦人、驗收人、主管領導簽字確認后,連同固定資產購置申請、購置發(fā)票交財務部門辦理報賬事宜。

酒店財務部根據(jù)驗收單登記固定資產明細表,表上記載資產名稱、規(guī)格型號、單價、購入日期、保管部門和存放位置等(見附件五:《固定資產明細臺賬》)。此表作為備查賬,方便酒店年度固定資產盤點和資產調撥、報廢等工作。

第二十條印刷品、宣傳類物品采購程序

1、定樣

(1)需求發(fā)起部門要確定印刷品的內容。酒店所有印刷品的式樣、格式需經(jīng)營銷部美工制定稿樣。

(2)美工的印刷稿樣需交需求發(fā)起部門負責人簽字認可。

(3)有關酒店經(jīng)營事項的重要稿樣,還需經(jīng)酒店總經(jīng)理在稿樣上簽字審批,并報批酒店管理公司。

2、申購

(1)需求發(fā)起部門填寫采購申請單,申請單要求附美工稿樣、品質要求。

(2)采購部經(jīng)理根據(jù)附有美工稿樣的申購單簽字審批,并按程序辦理審批手續(xù)。

3、下單