第1篇 電子文件管理制度

電子文件管理制度

1.目的和適用范圍

為保證我公司計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全順利運行,提高工作效率特制定本辦法。

本辦法規(guī)定計算機(jī)電子文件的編制、批準(zhǔn)、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。

本辦法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。

2.術(shù)語

電子文件:相對于紙質(zhì)文件而言,凡將儲存、編輯、使用于計算機(jī)媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。

3.職責(zé)

3.1人事行政部負(fù)責(zé)局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運行的維護(hù)管理,以及各部門計算機(jī)的維護(hù)管理。

3.2各部門按本規(guī)定執(zhí)行。

4.管理內(nèi)容和要求

4.1局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的建立

4.1.1操作系統(tǒng)的應(yīng)用

a)服務(wù)器安裝windowsnt4.0

b)客戶機(jī)安裝windows98第二版,需要時可安裝windows2000/*p/me等。

4.1.2基本應(yīng)用軟件

a)office2000/*p辦公自動化軟件

b)autocad2000計算機(jī)輔助設(shè)計軟件

4.1.3操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的安裝必須由人事行政部微機(jī)維護(hù)技術(shù)員同意或在其指導(dǎo)下方可進(jìn)行安裝和卸載。

4.2網(wǎng)絡(luò)軟件的建立和應(yīng)用

4.2.1我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用microsoftmail電子郵局進(jìn)行管理,該軟件安裝在windows98啟動組程序中,隨系統(tǒng)自行啟動,各部門必須保證郵件箱在工作時間內(nèi)開放,任何單位不得自行改動。

4.3網(wǎng)上鄰居的管理

4.3.1網(wǎng)上用戶的設(shè)置具體見附表1《計算機(jī)局域網(wǎng)編號及用戶名稱對稱表》

4.3.2網(wǎng)上鄰居中各部門在服務(wù)器中設(shè)專用文件夾,各部門把有關(guān)文件分類歸檔。

4.3.3設(shè)定訪問權(quán)限分類控制。

4.4電子文件的管理

4.4.1電子文件的管理不能違背質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件和資料、質(zhì)量記錄等控制程序的規(guī)定,編制必須以擴(kuò)展名為.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式進(jìn)行編寫。

4.4.2電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進(jìn)行發(fā)放,審核、審批處加蓋受權(quán)為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。

4.4.3各部門收到電子文件后,必須進(jìn)行文件回復(fù)以確保你部門正常收到電子文件。

4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作,發(fā)放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時刪除。

4.4.5電子文件不允許自行進(jìn)行更改,必須由編制單位提請《文件更改申請單》報品質(zhì)管理小組審核、管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)管理小組進(jìn)行整體更改。

4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進(jìn)行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。

4.4.7由發(fā)文部門負(fù)責(zé)把回復(fù)存到專用文件夾中,做為收發(fā)文登記。

4.4.8上級部門郵件的處理方式,當(dāng)收到上級部門發(fā)來的郵件時由人事行政部網(wǎng)關(guān)計算機(jī)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門,相關(guān)部門要對文件的有效性進(jìn)行反饋,最后按文件要求發(fā)回上級部門。

4.4.9對于標(biāo)準(zhǔn)、顧客圖樣和技術(shù)條件等外來文件和資料必須在5個工作日內(nèi)進(jìn)行評審和轉(zhuǎn)化,并填寫《外來文件和資料評審表》。

4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的控制

4.5.1電子文件不違背《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》要求,以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。

4.5.2質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗科計算機(jī)中《網(wǎng)上鄰居-正式版qms文件》為有效受控版本,其他部門和單位計算機(jī)中復(fù)制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運行中使用。如需要,必須經(jīng)綜合辦確認(rèn)同意,管理者代表批準(zhǔn),印制紙質(zhì)文件,并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。

4.5.3計算機(jī)中與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有文件夾和文件名稱的命名應(yīng)采用實名、全稱或簡稱的方式,避免采用數(shù)字、字母代號和個性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。

4.5.4對于保密和未經(jīng)授權(quán)不得閱讀的文件和資料,必須進(jìn)行文檔加密和標(biāo)識。

4.5.5對于重要文件和資料必須設(shè)置為“只讀”屬性,以避免無意中被修改。

4.6計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全

4.6.1每臺計算機(jī)必須安裝瑞星2002、金山毒霸、kv3000等正版殺毒軟件;并定期進(jìn)行查毒和殺毒,需要時,由人事行政部微機(jī)維護(hù)技術(shù)員進(jìn)行。

4.6.2對一些保密的電子文件要進(jìn)行加密處理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。

4.7電子文件的備份

4.7.1客戶機(jī)要每季度對電子文件進(jìn)行備份,其備份方式可視情況自行確定。

4.7.2服務(wù)器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務(wù)器儲存空間接近臨界容量時,要刻錄光盤備份,并進(jìn)行分類保管。

5.相關(guān)文件和記錄

《電子文件有效性檢查記錄》

第2篇 電子技術(shù)文件管理制度

一、 總則

1、 技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

2、 為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。

3、 適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、 技術(shù)文件的編制

1、 技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括:

1) 開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

2) 開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。

3) 產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

4) 產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、 技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

3、 技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

三、 技術(shù)文件的提交

1、 在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

2、 在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。

3、 設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

4、 對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

四、 技術(shù)文件的歸檔

1、 各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

2、 技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、 文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

4、 各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

5、 用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

6、 歸檔文件時,須填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進(jìn)行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。

五、 技術(shù)文件的借閱

1、 任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。

2、 若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。