大廈業(yè)主租戶檔案管理制度

管理部的服務(wù)過(guò)程是大廈運(yùn)營(yíng)的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各樓層的各項(xiàng)服務(wù)場(chǎng)地管理,也是面對(duì)業(yè)/租戶各類服務(wù)關(guān)系。管理部的工作又是銷售工作的延續(xù)。

當(dāng)營(yíng)業(yè)部完成一份租賃合同,業(yè)/租戶進(jìn)駐大廈時(shí),租賃合同的執(zhí)行就要依靠管理部的服務(wù)工作來(lái)維系,其工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會(huì)影響到日后業(yè)/租戶對(duì)管理公司的形象。

1.管理部的主要業(yè)/租戶管理任務(wù):

管理部的主要任務(wù)就是'服務(wù)'。只有健全業(yè)/租戶檔案及服務(wù)內(nèi)容,才可能留住舊業(yè)/租戶,吸引新業(yè)/租戶。

2.管理部業(yè)/租戶管理的日常工作包括:

'及時(shí)上行下達(dá)業(yè)/租戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

'協(xié)調(diào)與業(yè)/租戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

'做好與業(yè)/租戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

'接聽(tīng)業(yè)/租戶投訴,解決業(yè)/租戶投訴;

'接聽(tīng)業(yè)/租戶工程報(bào)修電話,及時(shí)聯(lián)系修復(fù);

3.樓層鑰匙的管理

管理部?jī)?nèi)設(shè)有大廈鑰匙柜,鑰匙柜內(nèi)存放有大廈各個(gè)樓層、各個(gè)單位、公司的鑰匙。鑰匙柜的設(shè)立既可為忘記攜帶或遺失的業(yè)/租戶提供開(kāi)門服務(wù),亦是大廈安全消防工作的必要保證手段。

4.業(yè)/租戶檔案管理

業(yè)/租戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般

業(yè)/租戶檔案包括以下的資料:

1)收集業(yè)/租戶單位資料

2)業(yè)/租戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3)業(yè)/租戶裝修工程文件

4)業(yè)/租戶遷入時(shí)填具之資料

5)業(yè)/租戶資料補(bǔ)充

1]業(yè)/租戶聯(lián)絡(luò)資料

2]緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

3]管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)/租戶人事變遷資料

6)業(yè)/租戶與管理處往來(lái)文件

7)業(yè)/租戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

8)業(yè)/租戶請(qǐng)修記錄

9)業(yè)/租戶投訴記錄

10)業(yè)/租戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)