采購及供貨工作管理制度

一、采購程序

1、各部門需要零星物品購置時,應(yīng)由該部門組長填寫申購單

采購原則。

4、對于一些特殊的原材料可由外地發(fā)貨,按計劃定期申購。

三、供貨商進場程序

1、供貨商的尋找原則上由采購主管負責(zé),辦公室經(jīng)理、財務(wù)會計協(xié)助;

2、供貨商進場首先與辦公室經(jīng)理接洽,辦公室經(jīng)理在財務(wù)會計的協(xié)助下(財務(wù)會計全程參與),談妥相關(guān)合同細節(jié)(以酒店合同范本為標準合同格式),經(jīng)總經(jīng)理審查批準后,由總經(jīng)理出面代表酒店與供貨商簽定合作協(xié)議。

3、辦公室經(jīng)理以書面形式通知財務(wù)會計、庫管及相關(guān)使用部門負責(zé)人,并將已簽定的合同(協(xié)議)送交財務(wù)部一份備檔,另一份留存?zhèn)洳椤?/p>

四、供貨商處罰程序

1、凡供貨商違反相關(guān)合作條款(送貨不及時、原材料質(zhì)量問題、拒絕送貨、配合工作不到),由辦公室經(jīng)理、行政總廚、財務(wù)會計、庫管告知總經(jīng)理;

2、辦公室了解事情原委后,由辦公室經(jīng)理作出處罰決定,開出罰單;

3、辦公室所開罰單交總經(jīng)理審批;

4、辦公室將對供貨商的罰單交財務(wù)部執(zhí)行,財務(wù)部在結(jié)算供貨商款項時按罰單標準予以扣除。

五、供貨定價制度

(一)原材料市場價格調(diào)查

1、酒店每月組織供貨市場調(diào)查不得少于兩次,且應(yīng)填寫市場價格調(diào)查表,寫明市調(diào)時間及地點,各參加人員在市調(diào)表上簽字。財務(wù)會負責(zé)調(diào)價表格打印、價格記錄工作并負責(zé)調(diào)價表保管。

2、市場調(diào)查由辦公室經(jīng)理、行政總廚、財務(wù)會計組成,具體由財務(wù)會計召集。

3、市場調(diào)查時間定于每月 日、 日,如恰逢周末,應(yīng)作適當(dāng)順延。

(二)定價程序

1、每次市場價格調(diào)查后,應(yīng)及時制定當(dāng)期的供貨商品執(zhí)行價格,先由辦公室經(jīng)理、行政總廚、財務(wù)會計、采購主管初定,再交總經(jīng)理審定后,最后交董事會審批。董事會審批后將執(zhí)行價格以書面形式交財務(wù)部執(zhí)行。

2、原材料采購定價標準

處在批發(fā)價和零售價之間(即高于批發(fā)價低于零售價)。

3、價格調(diào)整:

因市場變化情況特殊,供貨商提出價格調(diào)整要求,首先由供貨商報辦公室經(jīng)理,辦公室經(jīng)理了解相關(guān)市場情況后與財務(wù)會計商量定出調(diào)價草案,再報總經(jīng)理審批。

(三)供貨商的更換與續(xù)用

在合作過程中如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,且經(jīng)溝通后無效,由辦公室經(jīng)理、財務(wù)會計組成審查小組,集體討論決定是否更換、續(xù)用,然后報總經(jīng)理最后裁奪。

六、貨款的支付

1、貨款的支付應(yīng)盡量不通過采購,若因特殊情況必須經(jīng)過采購時,須由采購填寫借款單,并由總經(jīng)理批準后方可借款,借款后應(yīng)在3(次)日內(nèi)報銷沖帳;

2、供貨商的貨款支付,由財務(wù)會計向總經(jīng)理報付款計劃,并在付款前填寫《請款單》經(jīng)總經(jīng)理簽字批準,方可付款;

3、對方因特殊原因,未及時付款的供貨商,由財務(wù)部會計負責(zé)進行協(xié)調(diào),必要時由辦公室經(jīng)理協(xié)助。如經(jīng)財務(wù)會計、辦公室經(jīng)理協(xié)調(diào)未果報總經(jīng)理處理。

行政人事部