某科技公司日常用款管理制度

科技公司日常用款管理制度

1.1目的

本程序規(guī)定了出差申請、差旅費及報銷的管理要求,旨在規(guī)范員工公務出差管理工作,合理控制差旅費用,提高出差管理效率,減低經營管理費開支。

1.2日常用款包括差旅費、購買辦公用品和低值易耗品、業(yè)務招待費、資產修理與維護等日常辦公和經營借款。日常用款應遵循申請-審批-取款原則。

1.3出差計劃

1.3.1各部門負責人制定出差計劃,并對本部門差旅費開支進行嚴格控制,如果業(yè)務可以更經濟的方式進行,則不應批準其出差。財務部業(yè)務主管人員則應當對各部門差旅費實際開支進行監(jiān)督審核。

1.3.2所有公務出差應在出差前由出差人填寫 '出差費用預算表'并經過部門經理和總經理的批準。出差費用預算表是差旅費報銷時的必要附件。

1.3.3出差員工如果需要預借出差借款時,應根據計劃出差天數、具體活動安排以及費用和補助標準等計算出所需款額,報本部門負責人簽字。5000元以下借款經財務總監(jiān)簽字,5000元以上經付總經理簽字。

1.3.4財務部業(yè)務主管人員只有在審核授權人員簽字后,方可辦理付款手續(xù)。

1.3.5財務部主管人員應當每月一次向各部門提交員工借款情況表。各部門負責人應當敦促借款人限期向財務部辦理報銷或退款手續(xù)。當借款人未能在規(guī)定期限內辦理報銷手續(xù)時,財務部將在計算其下月工資時從其工資中扣除。

1.4政策和規(guī)定:

禁止利用出差辦理招待之際,宴請親友。

禁止假冒公務出差游山玩水。

出差借款應嚴格執(zhí)行'前款不清,后款不借'的政策。

禁止員工長期占用公款不辦理報銷和退款手續(xù)。發(fā)現(xiàn)員工利用公款辦理私人事務,應根據金額大小和獎懲規(guī)定對其進行相應處罰。

禁止上級人員將自己的出差費用交下及人員填報辦理報銷手續(xù)。

任何人員不能審批自己的費用支出。

1.5費用報銷管理

1.5.1差旅費報銷管理規(guī)定

根據財政部有關規(guī)定,結合本公司具體實際,公司差旅費報銷控制標準如下:

1.5.1.1 住宿標準

公司可根據不同的出差對象實行不同的差旅費控制標準。

公司總部管理人員住宿標準

科目副總經理及以上人員 部門經理一般員工

一般地區(qū)經濟特區(qū)一般地區(qū)經濟特區(qū)一般地區(qū)經濟特區(qū)

住宿費

市場部人員住宿標準

科目市場部經理 大區(qū)及市場業(yè)務經理

一般地區(qū)經濟特區(qū)一般地區(qū)經濟特區(qū)

住宿費

工程部住宿標準

外埠出差,經公司批準在施工現(xiàn)場租住一室一廳居民房,或在公司指定之住所居住。在公司辦事處居住者每天補助30元。在不具備上述條件,經當地租住人員簽字后,可自行解決住宿,按如下標準。

科目工程部區(qū)域經理

及專家組員 現(xiàn)場工程師

一般地區(qū)經濟特區(qū)一般地區(qū)經濟特區(qū)

住宿費

以上費用憑住宿發(fā)票實報實銷,不得超過限額。

1.5.1.2 伙食補助

公司總部管理人員和市場部:

一般地區(qū)每人每天補助65元;經濟特區(qū)每人每天90元。

工程部:

外埠工程,每人每天補助45元

本地工程,每人每天10元。

工程技術人員進行野外或高空作業(yè),每天額外補助25元。

享受以上補助后不再享有公司午餐補助

1.5.1.3 市內交通費補助

因工出差副總經理每人每天60元,部門經理每人每天40元,其他人員每人每天20元。工程人員不享有此項補貼

1.5.1.4會議費

員工會議出差可以根據會議統(tǒng)一標準安排辦理住宿。當舉辦的會議標準超過企業(yè)出差標準時,出差人員應當另選合適的賓館。

1.5.1.5 交通工具

部門經理及副總經理級別以上人員可坐飛機普通艙位、火車軟臥、輪船二等艙。

出差地點火車前往超過24小時,或因緊急工作需要并能提出合理理由證明非立即出發(fā)就無法達到工作目的經總經理批準方可乘坐飛機,除此之外,只能乘坐其他運輸方式。

如乘火車在6小時之內,不得乘坐臥鋪;

所有員工中短途出差可乘坐各種大巴,出租車費一律不報銷。

1.5.2通訊費管理

1.5.2.1手機費管理。

公司對手機費實行定額控制。

開支標準規(guī)定見實施細則'威奧特公司手機費開支標準':

科目副總經理及以上市場部經理市場部大區(qū)經理市場部業(yè)務經理行政部門經理司機

手機費 700/月 700/月 600/月 500/月 200/月 200/月

科目工程領導小組成員專家組員區(qū)域經理現(xiàn)場工程師

手機費800/月700/月600/月400/月

其他工作人員因工出差需報銷電話費的,應事先以書面形式提出申請,經批準后方可報銷。

注:以上費用超出部分由個人負擔。

1.5.2.2辦公室電話費

公司各部門辦公室電話費報銷憑電信局電話單經財務總監(jiān)簽字報銷。

1.5.3.招待費。

1.5.3.1.餐費

公司應嚴格控制招待費開支。如確因業(yè)務需要須宴請關鍵人員或業(yè)務往來關系密切人的,其內容和標準也應從嚴掌握;出差過程中要發(fā)生招待費用的,應事前提出書面申請并得到批準。

正、副總經理陪客人每人不超過150元的標準;

部門經理陪客人每人不超過100元的標準。陪同人員原則上不超過2人。

1.5.3.2 禮品費一律報總經理批準后方可執(zhí)行。

1.5.4車輛使用費

1.5.4.1 汽油費

在北京地區(qū)一律使用油卡,杜絕用現(xiàn)金加油;用車部門在使用時填寫用車單,月末行政辦分配記入各部門費用。

1.5.4.2保養(yǎng)維修費

由辦公室指定維修單位,并開具正規(guī)發(fā)票和正規(guī)的維修單。

1.5.4.3罰款

司機違章罰款一律內不予報銷

1.6.費用報銷規(guī)定。

1.6.1報銷時間規(guī)定:

員工出差回來后一周內到財務部及時辦理差旅費報銷手續(xù)。如果出差的實際天數超過預計天數,則應在'出差報告書'中詳細陳訴超過原因并附于報銷單后。

1.6.2 報銷程序:

出差人在填制'差旅費報銷單'之后,應得到部門經理的審核并簽署后交財務部業(yè)務主管會計、財務總監(jiān)、副總經理簽字。在報銷同時出具'出差報告書'和'出差費用預算表'

財務主管根據出差人填制的'差旅費報銷單'和所附原始憑證,對下列事項進行審核:

原始憑證合法性。審查發(fā)票有無稅務部門監(jiān)制的全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章,發(fā)票記載的日期、項目、金額有無涂改,有無出具財務專用章或發(fā)票專用章;收據僅為行政事業(yè)單位有效。

原始憑證合理性。審查發(fā)票日期是否屬于報銷期間內,出具發(fā)票地點是否正確,住宿發(fā)票金額是否合理。

原始憑證真實性。審查發(fā)票經濟內容是否符合客觀實際。

原始憑證完整性。審查發(fā)票基本要素是否具備。

出差人發(fā)生超標開支時,財務部辦理報銷前必須經總經理、財務總監(jiān)或其他授權主管副總經理的批準。

1.7辦公用品和低值易耗品報銷管理。

辦公用品和低值易耗品實行統(tǒng)一購置,專人保管的原則。由公司經理辦公室統(tǒng)一購置,其他各部門不得自行購置。

辦公室按各部門領用情況,在每月25日前向財務處報送辦公用品和低值易耗品明細表,由財務處列入各部門費用支出。

辦公室在向財務處報銷辦公用品和低值易耗品時,應按下列程序辦理:

1.出具購買辦公用品和低值易耗品明細表,明細表一式二份,財務處和辦公室各留一份;

2.填寫'費用報銷單';

3.費用報銷單經辦公室負責人簽字;

4.把費用報銷單交給財務主管按以上原則進行審核;