文廣局文印管理制度(范文)

為規(guī)范機關(guān)文印管理,提高工作質(zhì)量和效率,按照國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》及區(qū)、州、市有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。

一、發(fā)文

發(fā)文是指以局名義下發(fā)或上報的通知、報告、請示、批復(fù)、函告等。發(fā)文程序包括起草、核稿、簽發(fā)、校對、打印、蓋章、分發(fā)等。為保證發(fā)文質(zhì)量,發(fā)文一律由相關(guān)科室起草,填寫發(fā)文單,由科室負(fù)責(zé)人校對,分管領(lǐng)導(dǎo)核稿,主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),辦公室登記編號并核算打印數(shù)量。已簽發(fā)的文件打印稿,由承辦科室負(fù)責(zé)核對,協(xié)助印刷、分封、發(fā)送,其文印規(guī)范應(yīng)接受辦公室的技術(shù)指導(dǎo)和質(zhì)量監(jiān)督。編號登記時,須檢查簽發(fā)手續(xù)是否符合規(guī)定,并逐項填寫。凡未經(jīng)核稿、簽發(fā),無主辦單位及擬稿人簽名,以及不符合存檔要求的文稿,一律不予編號登記;凡正式發(fā)文,要有2份打印件,連同底稿交辦公室存檔(包括電子文檔)。由局發(fā)出的一般性函件(含小紅頭),按照紅頭文件規(guī)定,須填寫小紅頭簽發(fā)單,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字,由局長審批簽字印發(fā)。重要文件分發(fā)范圍,除文內(nèi)標(biāo)出的主送、抄送單位外,還應(yīng)發(fā)至局班子成員、各有關(guān)科室,以便于了解全局工作情況,協(xié)調(diào)工作步驟。起草、簽批文件必須使用碳素筆或黑藍墨水鋼筆,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫紙復(fù)寫。科室對外交流材料須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)核稿、主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),并留存復(fù)印件。

二、收文

收文辦理程序是:簽收、登記、批辦、呈閱、傳遞、辦結(jié)歸檔。局駕駛員兼任通訊員,按要求取、報文件,每天到市政府交換箱取文件1次。參加各類會議帶回來的文件,以及有存檔價值的資料,須及時交辦公室,以便做文書處理。凡上級收文和下級主送各類文件、材料、電報,必須于接件當(dāng)日分類編號登記,及時交辦公室主任簽署傳閱意見,送局領(lǐng)導(dǎo)批閱。文件傳遞的順序是:黨建類文件,先呈黨組書記閱示,再呈局長傳閱;業(yè)務(wù)類文件,先呈局長閱示,再呈黨組書記閱示,其后,領(lǐng)導(dǎo)班子成員不再排列傳遞順序。日常業(yè)務(wù)工作和下級收文,辦公室一般不作傳閱處理,由局長、副局長批閱直接送有關(guān)科室。緊急待處來文,請示研究主要領(lǐng)導(dǎo)后,可直接分送分管領(lǐng)導(dǎo)或由有關(guān)科室辦理。閱文一般不超過1天,閱后簽名并注明閱文時間,傳閱文件時,不得將文件夾中的文件取下留存。需全體局機關(guān)干部了解的文件,由局領(lǐng)導(dǎo)組織傳達。為避免壓誤文件,辦公室負(fù)責(zé)催辦。對日常收到的上級業(yè)務(wù)文件、下級主送文件和本局發(fā)文,辦公室應(yīng)及時做好收集、整理(立卷)、歸檔工作,年度歸檔工作一般應(yīng)在下年的4月底前結(jié)束。上級黨委、政府機要文件要按時收回清退。機要文件不準(zhǔn)在個人手里過夜。丟失、泄漏機要文件,按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。

三、文印管理

(一)文印設(shè)備由辦公室管理,文印機出現(xiàn)故障等問題,要及時安排維護。各科室計算機設(shè)備應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,進行日常保養(yǎng)以保證正常使用,計算機設(shè)備出現(xiàn)故障需要維修,要列出維修計劃,報辦公室匯總審核,報分管機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或按權(quán)限局長審批后,方可購置配件及維修。所有人員操作打印、復(fù)印機要按照程序,有操作不慎造成的機械故障維修費用由肇事者自負(fù)。

(二)我局復(fù)印機不對外。文件一般采用雙面印刷,嚴(yán)格控制數(shù)量,在保證效果前提下,減小字體縮小邊距,以減少頁數(shù),厲行節(jié)約,禁止浪費。文字材料排版完畢后,相關(guān)人員要認(rèn)真核對,堅決杜絕文件印制后發(fā)現(xiàn)錯誤、重新印制現(xiàn)象。

(三)各科室需要到外部印制的各類文件、資料及其他印刷品,由各科室填寫采購單,按照采購審批權(quán)限報批后,報局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),到指定地點辦理。

(四)涉及人事、機構(gòu)等內(nèi)容的上報件或下發(fā)件,要遵守保密紀(jì)律,嚴(yán)格按照規(guī)范要求或局領(lǐng)導(dǎo)的要求辦理。

(五)工作人員在辦公室領(lǐng)取日常辦公用品一律實行登記。文印設(shè)備丟失和非正常損壞,據(jù)情追究當(dāng)事人的責(zé)任。

四、介紹信管理

(一)開據(jù)介紹信時,凡屬一般性事務(wù),證明本局干部身份的由辦公室主任報分管機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批;凡涉及重要事項開據(jù)單位介紹信、證明函的,必須經(jīng)局長簽批后出具;

(二)空白介紹信、信箋,原則上不得加蓋印章。特殊情況需要帶空白介紹信,必須經(jīng)局長簽批。