p集團儲運商務管理制度

某集團儲運商務管理制度

現(xiàn)代企業(yè)物流是銷售和財務業(yè)務的組合,承擔了銷售部門和財務部門的基層工作,主要負責處理商品進銷存原始憑證和編制其匯總分析表等工作。

(由采購、物控、運輸商務組合,分為管理、調配、助理、文職、提貨、接貨、送貨、保管等崗位)

一、儲運部各崗位分工。

1、物流經(jīng)理:分管并協(xié)調部門內外整體工作,如運輸監(jiān)督、庫存管理、環(huán)境建設、信息檔案管理、流程優(yōu)化及創(chuàng)新、人員管理、對外溝通。

2、調度配貨:安排車輛及發(fā)貨、送貨人員,接聽貨物查詢電話,協(xié)調部門內整體工作。

3、商務助理:收發(fā)傳真、審核單據(jù)連續(xù)性、抄寫單據(jù)、統(tǒng)-發(fā)送傳真、訂水、訂餐、接聽電活。

商務文員:協(xié)助客戶自提、運費管理、檔案管理、暫存貨物管理、將單據(jù)輸入電腦、機器機身號管理。

4、車站提貨;提貨、分貨、清點及辦理到貨登記于續(xù)并通知采購商務,協(xié)助客戶自提、市內送貨、外地出貨交接。

5、庫房接貨:接貨、清點及辦理到貨登記手續(xù)并通知采購商務,協(xié)助客戶自提、市內送貨、外地出貨交接。

6、發(fā)貨送貨;市內配送、周邊地區(qū)貨物發(fā)送、代收支票。

7、庫存物控:庫存及庫房管理,如庫存日報、積壓及破損商品旬報、協(xié)助庫房發(fā)貨員登記出庫商品機器號、及時與銷售商務及采購商務進行庫存商品信息反饋及溝通。

二、存貨管理概述。

(一)存貨含義和范圍。

1、存貨含義:公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為生產(chǎn)耗用或銷售而儲備各種資產(chǎn)或物資。

2、公司存貨范圍:商品、原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、委托加工材料、待索賠返修商品、材料備件材料等。

3、各經(jīng)營公司存貨:購入存貨,主要是存在于各流通環(huán)節(jié)經(jīng)營商品及原材料、維修備件等。

(二)存貨管理目的。

1、滿足集團公司發(fā)展需要,實現(xiàn)集團內規(guī)?；?、統(tǒng)一化管理需求。

2、規(guī)范存貨管理操作規(guī)程,達到有效地、統(tǒng)一地管理模式。

3、提高進、銷、存速度,減少不必要資源浪費,避免違規(guī)操作,杜絕違法行為。

4、確保集團公司資產(chǎn)安全完整、保值、增值。

三、采購商務。

1、送貨制:由供應商將商品送到本公司指定地點或倉庫交貨。

(1)采購商務接受由銷售業(yè)務部門經(jīng)理所下采購訂單。

(2)采購商務審核銷售業(yè)務部門采購訂單,不合格采購訂單返回銷售業(yè)務部門,發(fā)出合格采購訂單。

(3)采購商務將預到貨信息或采購訂單發(fā)給儲運商務,由儲運商務安排接貨準備。

(4)采購商務負責將采購訂單替換成通用格式發(fā)給供應商。

(5)采購商務著手辦理商品進口手續(xù),準備合同與批文,辦理報關付稅手續(xù)。

(6)采購商務與銷售業(yè)務部門溝通后下達分貨指令,分貨指令以書面形式下達于儲運商務。

(7)供應商發(fā)貨,委托運輸公司送貨或自己派車運送,由供應商開具送貨憑證,送本公司銷售業(yè)務部門。

(8)供應商將商品送到本公司指定地點或倉庫。

(9)儲運商務與供應商或貨運公司聯(lián)系交接貨物,采購商務必須到倉庫檢查商品規(guī)格、質量,按合同或協(xié)議商定進貨數(shù)量,同時將貨物信息傳給銷售業(yè)務部門。

(10)儲運商務立即將到貨登記單給銷售商務,便于馬上銷售,最遲在三日內將入庫單給銷售商務,便于計算成本。

2、提貨制:本公司到供應商倉庫或指定地點提取商品。

(1)由銷售業(yè)務部門通知采購、儲運商務人員憑提貨單等單證提貨。

(2)采購商務或儲運商務根據(jù)供應商所開出發(fā)票、提單,經(jīng)銷售業(yè)務部門核對選購品種規(guī)格后,填制一式四聯(lián) 入庫收貨單 。一聯(lián)作存根,其余各聯(lián)連同發(fā)票、提單一并送財務部,向供應商辦理貨款結算。

(3)儲運商務驗收后截留一聯(lián)作登記商品賬依據(jù),其余各聯(lián)連同有關憑證轉交財務部入賬。

3、發(fā)貨制:由供應商根據(jù)合同規(guī)定,將商品委托運輸部門發(fā)送到本公司所在地車站、碼頭交貨。采用 托收承付 或 委托收款 辦理貨款結算。

(1)供應商根據(jù)合同協(xié)議發(fā)運商品,應將 發(fā)貨單 (隨貨同行聯(lián))、 裝箱單 等有關憑證,交運輸部門隨貨同行,運送本公司。在商品發(fā)運,取得運輸單位證明后,填制托收結算憑證,連同 發(fā)貨單副本 及運費單據(jù)或代墊費用清單等一并送開戶銀行,辦理托收手續(xù)。

(2)銷售業(yè)務部門于商品運到后,將供應商發(fā)票單據(jù)給采購商務或儲運商務到指定地點收貨。

(3)儲運商務驗收商品后,填制一式四聯(lián) 入庫收貨單 ,留一聯(lián),據(jù)以登記商品保管賬,其余各聯(lián)分別送銷售業(yè)務部門、財務部等,財務部作為進貨記賬依據(jù)。

(4)本公司收到銀行轉來供應商 結算憑證 及所附有關單據(jù),應由銷售業(yè)務部門根據(jù)合同進行審核,財務部最后審查單據(jù)內容是否符合規(guī)定,數(shù)字是否正確,并根據(jù)付款期承付貨款。

四、物控商務。

(一)庫房保管工作意義。

公司庫房是儲存和保管各類商品和器材場所,是公司各類商品和器材供應中心,搞好庫房商品保管工作,對于確保公司生產(chǎn)和業(yè)務經(jīng)營進行,加速物資周轉、壓縮庫存積壓、降低商品損耗、提高公司經(jīng)濟效益,具有十分重要意義。

(二)庫房保管工作任務。

從公司生產(chǎn)和業(yè)務經(jīng)營出發(fā),及時、準確、保質保量的搞好各類商品的收發(fā)工作,為公司生產(chǎn)和業(yè)務經(jīng)營服務。

1、嚴格把好入庫驗收關,確保入庫商品數(shù)量準確、質量完好。

2、搞好在庫商品保管工作,壓縮庫存積壓、提供庫存信息。

3、做好商品出庫工作,準確、迅速、安全。

4、加強庫房安全工作。

5、健全物資管理制度,不斷提高業(yè)務管理水平。

(三)商品借用、歸還、報廢管理。

〈一〉商品領用出庫管理。

1、耗材領用:耗材指一次性消耗不可再利用商品,如色帶、墨粉、墨合、硒鼓等。

(1)規(guī)定。

〈1〉耗材領用需填寫《商品出庫單》。

〈2〉審批權限:領用人必須是集團公司正式人員,耗材領用必須經(jīng)總經(jīng)理或其授權人簽字認可。

(2)領用出庫管理。

〈1〉由領用人填寫《商品出庫單》經(jīng)審批簽字認可后持單到庫房辦理領用。

〈2〉《商品出庫單》填寫應注明部門、日期、商品編號、品名規(guī)格、單位、數(shù)量、用途、經(jīng)辦人,審批人。儲運商務審核單據(jù)無誤后照

單發(fā)貨,并加蓋 貨已付訖 章和人名章。

〈3〉領用人領用在庫商品必須辦理完出庫手續(xù)后方可使用,否則不允許以任何理由領取在庫商品使用。

〈4〉領用人必須經(jīng)過商務統(tǒng)計審核后并親自到儲運商務處辦理手續(xù)和提取商品。

(3)《商品出庫單》票據(jù)格式。

第一聯(lián)、儲運商務,第二聯(lián)、財務會計,第三聯(lián)、商務統(tǒng)計,第四聯(lián)、領用人存查。

2、其他領用。

(1)贈送出庫。

〈1〉審批權限:贈送出庫商品必須經(jīng)分公司管理部門審批后方可辦理,應由財務人員登記備查賬,詳細、真實地記錄每筆業(yè)務。

〈2〉單據(jù)使用說明:贈送商品出庫采用《商品出庫單》或零價銷售小票方式。

(2)索賠出庫。

〈1〉索賠包括兩種情況:集團公司內部購入商品索賠。自行外購商品索賠。

〈2〉使用單據(jù)及說明:索賠出庫填寫《商品借用單》。借用原因:索賠。

〈3〉索賠手續(xù)。

a、返回同樣商品,填寫《索賠還貨單》辦理還貨手續(xù)。

b、返回不同商品、但價格不變,按還貨,調賬處理。

c、返回不同商品、且價格變化,按換貨,填寫《商品還貨單》,再沖原入庫單,并重新辦理入庫手續(xù)。

d、對于超過三個月尚未索賠回來商品,財務部應核對上報分公司總經(jīng)理,并督促經(jīng)辦人盡快索回。

(3)調撥出庫:不同庫別之間商品轉移。

〈1〉調撥單由調出方加蓋 調撥付訖 章,由調入方加蓋 調撥收汔 章。

〈2〉調撥單格式。

3、低值易耗品支出。

(1)低值易耗品支出:在固定資產(chǎn)辦公室填制辦理單低值易耗支出。

(2)其它物料消耗:不需要填制低值易耗品辦理單支出。

(3)生產(chǎn)用物料消耗:生產(chǎn)基地線體耗用及維持生產(chǎn)用物料消耗。

(4)低值易耗品購買、領取在預算內。

〈1〉一次購買、領取在1000元以下由各部門具備簽字權負責人審批,固定資產(chǎn)管理部門登記后方可報銷。

〈2〉一次購買、領取在1000元以上必須由總經(jīng)理審批,固定資產(chǎn)管理部門登記后方可借款、報銷。

〈3〉一次購買、領取在3000元以上必須由總經(jīng)理室會同簽字審批,固定資產(chǎn)管理部門登記后方可借款、報銷。

(5)超出預算額度,事先需向集團公司報送增加預算報告,待批準后方可辦理借款、報銷手續(xù)。

(6)低值易耗品報廢,必須經(jīng)固定資產(chǎn)管理部門鑒定,寫出處理意見,由總經(jīng)理審批后方可做銷賬和作價處理。

〈二〉商品借用管理。

1、借用范圍:商品借用只限于展示、樣機、維修、索賠,禁止銷售借用或其它種類借用。

2、借用原則: 前賬不清,后賬不借 。

(1)集團公司正式員工允許借用商品并親自到儲運商務處辦理手續(xù)和提取商品,辦理借用手續(xù)人員必須是分公司已經(jīng)備案或辦了手續(xù)正式員工,非分公司正式員工(臨時工、試用人員)一律不辦理借用業(yè)務。

(2)有銷售傾向商品借用,儲運商務一律不予辦理借用,辦理人必須首先經(jīng)過商務統(tǒng)計審核,期限不得超過1個月所有借用必須有總經(jīng)理審批簽字。

(3)每次借用商品數(shù)量:展示樣品不得超過一套(維修借用除外),耗材不允許辦理借用。

(4)持借用單到庫房提貨人員必須是辦理者本人或部門指定專人,否則庫房不辦理提貨業(yè)務。

(5)已辦理借用尚未歸還員工,不得再次提出借用申請(維修人員除外),特殊情況必須寫出書面材料由總經(jīng)理審批后方可再次辦理借用手續(xù),若借用人調動人事關系,必須到商務部清理借用商品。

3、借用手續(xù)。

(1)經(jīng)辦人在辦理借用時需填寫《樣品借用單》。

(2)借用單要注明借用部門、庫別、借用日期、計劃借用時間、商品編號、品名規(guī)格、單位、數(shù)量、借用原因、借用地點、經(jīng)辦人、總經(jīng)理或授權人審批。

(3)《樣品借用單》必須填寫清楚、全面、準確、不允許涂改,按照單據(jù)規(guī)定項數(shù)填寫商品種類。借用數(shù)量必須填寫,編碼與名稱須與集團公司一致,借用原因和地點必須真實,借用時間須寫時間段。

(4)儲運商務審核單據(jù)無誤后照單發(fā)貨蓋 貨已付訖 章和人名章,同時注明所借商品貨號,經(jīng)辦人保留存查聯(lián)。

4、借用商品管理。

(1)商務統(tǒng)計崗每月月底定期打印借用報表,對借用商品進行核實。

(2)《樣品借用單》借用期限不得超過一個月,對于借用超過一個月不歸還人員,需報總經(jīng)理審批,按比例扣罰借用人工資直到歸還為止。若借用商品在借用期間發(fā)生損壞或借用人調離公司,根據(jù)損壞情況由借用人及借用批準人按比例進行賠償。

(3)凡作為樣品直接借給用戶單位,為避免出現(xiàn)漏洞,各銷售業(yè)務部門必須與用戶單位簽訂《樣品借用合同》,在商務部備案,儲運商務員對該合同審核無誤后方可辦理提貨手續(xù)。

5、借用管理規(guī)定。

(1)對于超過租賃期限愈期未還商品,按月打印報表上報總經(jīng)理和集團公司總部。

(2)特殊情況需寫明原因,經(jīng)分公司總經(jīng)理審批后,上報分公司管理部門備案。

(3)《租賃(借用)單》單據(jù)格式及使用說明。

第一聯(lián)、儲運商務存查,第二聯(lián)、財務會計記賬,第三聯(lián)、借用人存查,第四聯(lián)、統(tǒng)計商務員。

〈三〉商品歸還管理。

1、歸還原則:誰借誰還,哪借哪還。

2、歸還方式。

(1)以單據(jù)頂物。

(2)用實物歸還。

3、手續(xù)(注意:歸還數(shù)量不能大于借用數(shù)量)。

(1)借用人必須在規(guī)定歸還時間內歸還,若以票頂物時,借用人直接到商務統(tǒng)計審查內容即可。

(2)銷售歸還在辦理時必須持相對應銷售小票(以票頂物)到庫房辦理歸還手續(xù)。銷售小票開據(jù)要與借用單填寫內容相一致,《歸還單》只能填寫一張《借用單》商品。

(3)《樣品歸還單》填寫必須注明部門、庫別、日期、原借用單據(jù)no號、商品編號、品名規(guī)格、單位、數(shù)量、借用時間和借用人編號,注明商品狀況及其附件是否齊全。

(4)實物歸還必須經(jīng)過維修部門檢驗認可封箱后,由總經(jīng)理簽字才到庫房辦理歸還手續(xù),先到商務統(tǒng)計處確認,查詢商品租賃情況,符合要求后再到儲運商務處辦理手續(xù),歸還時必須持檢驗單一同辦理。儲運商務員審核單據(jù)時注意是否與借用單填寫內容一致,所還商品貨號是否與借用單登記一致,如符合條件則辦理歸還手續(xù),并加蓋 貨已

收訖 章和人名章。

(5)還貨部門應與借用部門相符,商品定義部門、還貨庫別即為商品所屬部門。

(6)相關人員必須在單據(jù)上簽字或蓋章,填寫人員編號。

〈四〉維修備件管理。

1、備件來源。

(1)根據(jù)銷售比例搭配一定數(shù)量維修散件。

(2)根據(jù)維修業(yè)務自行采購維修配件。

2、管理原則。

(1)維修備件應設專庫、專人負責管理。

(2)各分公司維修部指定專人根據(jù)需要,制訂采購計劃,辦理各種備件入庫。

(3)維修人員持規(guī)范手續(xù)辦理備件銷售、借用、以舊換新、索賠等事項。

(4)非維修人員未經(jīng)批準,不得辦理與備件有關一切事宜。

(5)不允許拆可售整機做維修配件。

3、備件入、出庫管理。

(1)入庫。

〈1〉依據(jù)需求,制訂采購計劃,經(jīng)維修部經(jīng)理及總經(jīng)理或授權人批準外購,由商務人員辦理入庫手續(xù)。

〈2〉有各種途徑。

a、外購備件:按發(fā)票價格辦理入庫手續(xù),商品編號需采用維修部專用外購編號。

b、總部備件:采用零價或協(xié)議入庫價格辦理手續(xù),商品編號需采用集團公司總部統(tǒng)一編號。

(2)出庫。

〈1〉由維修人員填寫出庫單據(jù),單據(jù)注明編號、規(guī)格型號、名稱、數(shù)量、原因、審批人簽字。儲運商務審核單據(jù)無誤后辦理出庫手續(xù)。

〈2〉領用出庫:維修人員領用備件需填寫《備件出庫單》。

〈3〉銷售出庫:維修人員銷售備件需填寫《商品銷售單》。

〈4〉借用出庫:維修人員借用備件、及向總部換貨需填寫《維修借用單》,借用原因 維修 。

(3)維修歸還各種情況。

〈1〉歸還完好實物:填寫《維修歸還單》,同時附《檢驗報告單》將完好實物還回庫房。

〈2〉歸還完好實物,但非所借物品:填寫《維修歸還單》《調賬單》同時附《檢驗報告單》對實物進行調賬處理。

〈3〉歸還壞損實物:填寫《維修歸還單》,同時填寫 備件出庫單 ,將壞件退回庫房.

〈4〉不歸還實物:填寫《維修歸還單》,同時填寫《備件出庫單》。

(4)票據(jù)格式、傳遞方式及使用說明。

〈1〉所有票據(jù)都要先經(jīng)過庫房,由儲運商務向財務傳遞。

〈2〉票據(jù)傳遞要及時,當天單據(jù)當天傳送,特殊情況次日上午十點之前也要傳到財務。

〈3〉如果財務發(fā)現(xiàn)錯誤票據(jù)應及時返回庫房,庫房對錯誤票據(jù)立即修改、更正。

〈4〉票據(jù)傳遞時,交接雙方要有書面手續(xù)并簽字確認。

(四)商品在庫管理。

商品在庫保管工作,根據(jù)商品不同性質,合理存放,精心管理,妥善保管,達到庫容整齊,賬、物、卡一致基本要求。

1、商品(分庫房、分區(qū)、分部門、分類)保管規(guī)劃。

根據(jù)各銷售業(yè)務部門商品儲存任務、商品類別、性質特點、保管要求和消防安全要求、結合庫房面積等條件、確定每一庫房、每一區(qū)位存放商品大類、品種和數(shù)量,并繪制平面圖,確定各商品具體位置 按圖索引 。有利于提高庫房面積利用率,調劑倉容,也有利于縮短搬運距離,加快商品入出庫效率。

(1)按銷售業(yè)務部門商品劃分。

(2)按商品類別劃分。

(3)按商品輕重大小劃分。

(4)按商品周轉快慢情況劃分。

2、貨位規(guī)劃與商品碼放。

(1)貨位規(guī)劃與定位:貨位是商品存放地點?？茖W合理貨位規(guī)劃有利于提高利用率、有利于商品保管,有利于商品入出庫方便。采用 四四定位法 即庫房號、貨位號、貨架號、層號。任何儲運商務都能找到商品所在位置,優(yōu)點是能減少盲目性、減少差錯、提高工作效率,同時、這也是庫房管理規(guī)范化要求。

(2)商品碼放基本要求:合理、牢固、定量、整齊、節(jié)省、安全。商品碼放是否合理科學,直接關系到商品質量完好、庫房面積利用程度、商品入出方便、以及是否便于商品動碰盤點和是否符合庫房安全要求。商品碼放多采用貨架式存放和商品堆碼兩種方式,商品堆碼多采用 五五碼放法 相近商品堆碼方式,其優(yōu)點是便于計算、減少差錯、有利于快進快出、提高工作效率。

3、日常在庫商品管理:貫徹 以防為主、防治結合 原則,加強對商品經(jīng)常性檢查,根據(jù)情況采取有效措施。

(1)根據(jù)庫房條件,商品貨位要加塹木排,起到隔潮防水保護作用。

(2)根據(jù)商品 先進先出 原則,接近保修期、索賠期商品要先出,防止給公司造成不必要損失。

(3)商品堆碼時,杜絕野蠻裝卸和搬運,商品標志向上,要考慮商品承受力。

(4)依據(jù)消防安全規(guī)定,庫房必須留出一定量度走道、通道、墻距、燈距。

(5)經(jīng)常對商品進行 三勤 即勤倒垛、勤并垛、勤整理,減少半堆貨垛,杜絕梯子型貨垛。

(6)搞好庫房內衛(wèi)生,做好 三防 工作即防蟲害鼠咬、防霉變、防商品老化。

(7)定期向有關部門反映商品積壓情況和商品庫存信息。

(8)碼放貨物需以部門為單位,同部門商品歸放在一起,同種商品原則上不得分開碼放。

(9)長期積壓商品應妥善保管,并與其他商品區(qū)分碼放。

4、立體庫房:庫房設收貨區(qū)、備貨區(qū)、叉車充電區(qū)、流通加工檢配區(qū)(流通加工、檢驗檢測)、辦公區(qū)、存儲區(qū)、*-docking(直入直出)區(qū)(貨物分撥、收、發(fā)貨),存儲區(qū)分為橫梁式高層位平面堆放貨架區(qū)(統(tǒng)一擺放歐式標準托拍或鋼制貨架,采用堆垛機,存放大型和出入庫頻率高的貨物)閣樓式輕小型貨架區(qū)(擺放小件物品)和堆地式散件區(qū)(存放大件不規(guī)則物品)。

5、現(xiàn)代化收、發(fā)貨。

立體倉庫采用sap的r/3系統(tǒng)和倉庫管理wms系統(tǒng),實時數(shù)據(jù)交互,無縫聯(lián)接;自動化流水線管理模式,能提供精確庫位信息、貨物實行先進先出,分為收貨、揀選、掃描過帳、交接等作業(yè)塊。全國各分公司的倉庫聯(lián)網(wǎng),都可以在erp系統(tǒng)上下訂單,系統(tǒng)在確認定單后能迅速備貨,第一時間將貨物發(fā)出。

(1)用堆垛機自動存取,輸送機自動輸送,電瓶叉車搬運。

(2)所有貨物、貨位等信息通過條碼管理、實時傳輸,實現(xiàn)無紙化作業(yè)。

(3)所有工作按照rf(無線掃描設備)提示操作,無需人工判斷,無需單據(jù)。

收貨崗人員把所需收貨采購訂單號輸入手中無線掃描手持設備,手持設備立即顯示出該訂單收貨信息,包括物料號、物料描述、應收物料數(shù)量等。當操作

崗將貨物放到托拍(托拍是存放貨物載體)以后,收貨崗人員掃描托拍號條碼、物料號條碼,輸入每拍碼放數(shù)量,然后電腦系統(tǒng)會自動建議該托拍應該放到的貨位,最后庫內操作崗人員就能按照無線手持設備顯示的指定位置,進行貨物入庫上架操作,并對貨位進行掃描確認。

(五)存貨積壓管理。

1、原則:對于庫存中積壓存貨應建立削價準備金制度,用于對分公司及業(yè)務部門內部考核與評價。

2、有關削價準備金計提方式。

(1)未獨立核算分公司財務部根據(jù)月未商務統(tǒng)計崗提供積壓商品報表,確定積壓存貨金額和相應計提比例計算存貨削價準備金,作為一項風險準備基金,抵減責任利潤,以真實反映經(jīng)營成果。

(2)已獨立核算分公司按系統(tǒng)計算銷價準備金作內部賬務處理。

(3)凡在庫超過三個月庫存商品(包括借用),根據(jù)在庫時間長短,存貨削價準備金計提比率。

在庫一個月至二個月(不含二個月),按庫存金額10%提取存貨削價準備金。

在庫兩個月至三個月(不含三個月),按庫存金額25%提取存貨削價準備金。

在庫三個月至四個月(不含四個月),按庫存金額45%提取存貨削價準備金。

在庫四個月至五個月(不含五個月),按庫存金額70%提取存貨削價準備金。

在庫五個月以上(含五個月),按庫存金額100%提取削價準備金。

3、有關積壓商品處理。

(1)對于積壓庫存五個月以上,已經(jīng)全部計提完削價準備金商品,均需經(jīng)當?shù)囟悇詹块T批準

〈1〉對于市場上有一定競爭條件,由于本地區(qū)管理不善造成積壓商品,應以原價盡快售出。

〈2〉處理積壓商品,需經(jīng)分公司總經(jīng)理簽字后,報分公司管理部門總經(jīng)理審批后方可處理。

(2)對于積壓處理商品應建立備查賬,每月報送集團公司總部管理部門備案。

(六)單據(jù)和卡片管理。

商品垛卡是管理商品最直接手段,是商品入、出庫流通信息真實記錄,具備手工賬功能,是庫房管理水平提高標志,認真填寫商品垛卡是庫房管理重要環(huán)節(jié)。

1、儲運商務必須按單據(jù)商品編號、名稱及規(guī)定填寫商品垛卡相應位置處,時間必須填寫真實入、出庫時間, 憑證單號 填寫單據(jù)種類、單據(jù)號,摘要處填寫商品供應商、銷售客戶。結存數(shù)=上期實存+本期入庫-本期出庫

2、結存數(shù)必須保證與實物數(shù)量相符。

3、填寫垛卡要準確、清楚便于查詢、注意節(jié)約、不要浪費。

4、商品垛卡應放在明顯位置,并注意保存避免丟失。

5、每張垛卡填滿后須按照商品編號收集歸檔。

(七)商品盤點管理制度。

由于庫房存儲商品品種規(guī)格繁多,進出頻繁,極易造成數(shù)量變化。因此,經(jīng)常性動碰盤點和檢查是商品保管過程中不可缺少一項工作,也是向有關部門提供庫存信息和防止商品差錯事故發(fā)生的手段。

1、盤點過程及流程(具體操作辦法)

(1)儲運商務與商務統(tǒng)計共同對庫存貨物進行盤點與監(jiān)控,確保存貨數(shù)據(jù)真實性。

(2)日動碰:每日商品出庫后,儲運商務要配合商務統(tǒng)計把當日出入庫動態(tài)較大、價值較高、庫存較大主要商品進行 日動碰點 即賬與實物核對,做到日清月結,結存數(shù)/整數(shù)(件、臺、箱)對余數(shù)。并且打印 儲運與統(tǒng)計對賬差異表 無誤后,打印每日庫存日報。

(3)每日商務統(tǒng)計必須與儲運商務對賬,清點實物數(shù)與報表數(shù)是否一致,核對庫存差異,查明差異原因,及時進行修改更正,如實填寫盤點表,做到當日問題當日解決,確保儲運賬、統(tǒng)計賬一致。如商務統(tǒng)計員沒有盤點實物儲運商務有權在盤點表上簽字,并向部門經(jīng)理如實核對差異。

(4)旬盤點:每旬儲運商務和商務統(tǒng)計共同對所保管全部庫存商品進行全面盤點,共同在盤點表上簽字確認并打印旬報、月報,傳遞給商務統(tǒng)計,保證賬賬相符,賬實相符。

(5)月對賬:每月由商務經(jīng)理、商務統(tǒng)計、儲運商務三方共同進行全面盤點月底盤點無誤后,進行賬賬核對,儲運商務與商務統(tǒng)計應在月報表上共同簽字認可,上報總經(jīng)理及集團公司。集團公司商務部管理員根各地報送數(shù)據(jù)定期對分公司統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行核實;對庫存實物進行盤點。

(6)通過監(jiān)控,庫存商品保證賬、物、卡一致,確保存貨數(shù)據(jù)真實性。

2、在核對賬目或實物盤點時如發(fā)現(xiàn)錯誤情況,將對分公司商務統(tǒng)計、儲運商務主管進行處罰。

(1)因管理不善造成貨物損壞丟失現(xiàn)象。

(2)與向總部報送數(shù)據(jù)不符。

(3)未按規(guī)范操作流程操作。

(4)其他違反公司有關規(guī)定現(xiàn)象。

3、盤盈、盤虧處理。

清查盤點中發(fā)現(xiàn)存貨盤盈、盤虧或毀損,應認真查明原因,詳細填列存貨盤盈、盤虧或毀損清單,提供相應證據(jù),視不同情況進行處理。

(1)盈虧相抵,竟虧價值在1000元以內,分公司自行處理。

(2)竟虧價值在1000-10000元,報分公司管理部門批準,同時送財務部,商務部備案。

(3)竟虧價值在10000元以上,報分公司管理部門審批,同時送財務部、商務部備案處理。

(4)所有竟虧損失均需對責任人進行處罰。

(八)正確使用程序、單據(jù)傳遞、報表和票據(jù)保存、報表及數(shù)據(jù)管理。

1、報表管理。

(1)報表種類:分為儲運類報表和統(tǒng)計類報表。

〈1〉儲運類報表:庫存日報、庫存旬報、庫存月報、實存報表。

〈2〉統(tǒng)計類報表:入庫商品明細表、積壓商品月報表、庫存商品月報表、統(tǒng)計與儲運差異表、庫存商品旬報表、已銷未提明細報表、借用商品明細報表、入庫情況匯總表。

〈3〉說明:報表每月結賬后5日內傳送至商務部。

(2)報表有關規(guī)定。

〈1〉儲運商務每天出日報、每旬出旬報,月底出月報。

〈2〉商務統(tǒng)計每旬出旬報、月底出月報,并將數(shù)據(jù)及報表簽字后傳到總部。

〈3〉商務統(tǒng)計每月出積壓商品明細表,上報總經(jīng)理。

〈4〉商務統(tǒng)計每月出已銷未提明細表,上報總經(jīng)理。

〈5〉商務統(tǒng)計每月租賃商品明細表,上報總經(jīng)理。

〈6〉商務統(tǒng)計每天打印統(tǒng)計與儲運差異表,核對差異。

2、數(shù)據(jù)管理。

(1)原則:分公司儲運、統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確性,是直接影響物流管理關鍵環(huán)節(jié)。通過數(shù)據(jù)傳輸,可以使集團公司總部能夠盡快了解全國各分公司物流狀況,以便于實現(xiàn)大物流體系形成。

(2)數(shù)據(jù)傳輸內容規(guī)定:單據(jù)

庫、月報庫、人員庫、部門庫、編號庫、出庫用途庫、入庫用途庫、成本庫、庫別庫、部門代號庫、商品類別庫。

3、配合部門經(jīng)理完成集團公司下達各項工作任務,配合集團公司各部門檢查工作。

(九)倉庫安全檢查工作管理和衛(wèi)生制度及人員素質的培養(yǎng)。

庫房安全工作包括人身安全、商品安全和設備安全。搞好庫房安全工作,保證人身安全、商品安全和設備安全對于全面完成庫房工作任務,具有十分重要的意義。

1、以 預防為主、防消結合 方針,加強庫房防火防盜工作。庫房安全工作有專人負責,建立安全制度,有落實有檢查。每日班前班后對重點部位門、窗、鎖、水、電器設備等進行檢查,做好記錄,對不安全隱患隨時改進。

2、嚴禁攜帶各種易燃易爆物品進入庫房,嚴禁在庫區(qū)內吸煙,庫房內商品貨垛要與照明燈具保持一定距離,儲運商務工作完畢,要做到人走拉閘斷電,并經(jīng)常檢查線路完好情況,發(fā)現(xiàn)異常及時上報,庫房人員要牢記火警電話119、匪警電話110,會使用滅火器材。

3、庫房保管員要嚴格遵守商情保密制度,嚴格非庫房管理人員進入庫房,確實因工作需要進入庫房時,儲運商務要陪進陪出。

4、庫房裝卸、運輸和堆碼作業(yè)要嚴格按照工作流程操作,做到文明裝卸、文明運輸,堅決杜絕野蠻操作,確保商品安全,要經(jīng)常維護和保養(yǎng)機械設備,確保機械設備使用安全。

五、運輸商務工作。

1、客戶上門自提。

(1)根據(jù)客戶提出選定商品的品種、規(guī)格、數(shù)量、價錢,由銷售商務數(shù)控開出一式五聯(lián)銷售單(包括倉庫提貨聯(lián)、收款結算聯(lián)、財務記賬聯(lián)、銷售存根聯(lián)、商務統(tǒng)計聯(lián)等)。

(2)銷售商務留下存根聯(lián),其余各聯(lián)交客戶,向商務部、財務部辦理貨款結算手續(xù)。

(3)商務部審查后留下收款結算聯(lián),財務部留下記賬聯(lián),其余交回客戶到指定倉庫提貨。

(4)客戶到倉庫后,將倉庫提貨聯(lián)和商務統(tǒng)計聯(lián)交儲運商務。

(5)儲運商務留下提貨聯(lián)登記商品保管賬,留下商務統(tǒng)計聯(lián)送商務統(tǒng)計。

(6)儲運商務填制-式三聯(lián) 商品發(fā)貨單 ,留下存查聯(lián),另一聯(lián)送銷售商務,作為已發(fā)貨憑證。

(7)倉庫發(fā)貨后,銷售客戶聯(lián)交購貨單位,作為客戶已取貨憑證。

2、市內送貨上門。

(1)銷售業(yè)務員到指定倉庫送貨。

(2)銷售業(yè)務員到倉庫后,將倉庫提貨聯(lián)和商務統(tǒng)計聯(lián)交儲運商務。

(3)儲運商務留下提貨聯(lián)登記商品保管賬,留下商務統(tǒng)計聯(lián)送商務統(tǒng)計。

(4)儲運商務填制-式三聯(lián) 商品發(fā)貨單 ,調配車輛送貨到客戶倉庫或其指定地點。

(5)儲運商務待客戶驗收簽單后,將銷售客戶聯(lián)交客戶,作為客戶收貨憑證,留下存查聯(lián),另一聯(lián)送銷售商務,作為已送貨憑證。

3、發(fā)貨市外、外地。

(1)先由銷售業(yè)務部門和客戶簽訂合同或協(xié)議,規(guī)定商品品種、規(guī)格、數(shù)量、單價,由銷售商務數(shù)控開出銷售單。

(2)銷售業(yè)務員到指定倉庫發(fā)貨。

(3)銷售業(yè)務員到倉庫后,將倉庫提貨聯(lián)和商務統(tǒng)計聯(lián)交儲運商務。

(4)儲運商務留下提貨聯(lián)登記商品保管賬,留下商務統(tǒng)計聯(lián)送商務統(tǒng)計。

(5)預算運費、選擇貨運公司,填制-式三聯(lián) 商品發(fā)貨單 辦理委托發(fā)貨手續(xù),將貨交給運輸公司發(fā)貨外地。

(6)儲運商務發(fā)貨后,將銷售客戶聯(lián)送客戶,作為客戶收貨憑證,留下存查聯(lián),另一聯(lián)交銷售商務,作為送貨憑證,并取回貨運單轉交財務部。

(7)資金商務收款崗根據(jù)銷售單 收款結算聯(lián) 、貨運單,或財務部出納員根據(jù)銷售單 記賬聯(lián) 及有關憑證,填制委托收款結算憑證送銀行辦理托收貨款手續(xù)。

(8)如在發(fā)運商品時,代客戶墊付運雜費,可將墊付運雜費清單附托收憑證,一并委托銀行向客戶收款。

(9)當辦妥委托收款手續(xù)并取得銀行回單時,財務部即可憑銀行退回單入賬。

4、直接銷售:集團公司向供應商購進商品,不通過集團公司倉庫,而委托供應商直接撥給客戶,或集團公司指派采購商務將所購進商品,在本地或外埠車站分撥給客戶,可以減少中間環(huán)節(jié),減少商品損耗和資金占用,加速商品流轉,節(jié)約費用開支。

(1)集團公司派采購商務或儲運商務到供應商所在地,自行辦理商品直運手續(xù)。

(2)商品發(fā)運后,采購商務或儲運商務填制 直運商品收發(fā)貨單 寄給客戶。

(3)供應商在商品運出后,即可向集團公司辦理委托收款手續(xù),結算貨款。

(4)集團公司可當即選用一定結算方式(如委托收款、托收承付等),向客戶收取貨款。

5、直接轉貨。

(1)與供應商或貨運公司交接貨物。

(2)現(xiàn)場立即分貨。

〈1〉銷售商務數(shù)控開出銷售單。

〈2〉銷售業(yè)務員到指定倉庫分貨。

〈3〉銷售業(yè)務員到倉庫后,將倉庫提貨聯(lián)和商務統(tǒng)計聯(lián)交儲運商務。

〈4〉儲運商務留下提貨聯(lián)登記商品保管賬,留下商務統(tǒng)計聯(lián)送商務統(tǒng)計。

〈5〉儲運商務填制-式三聯(lián) 商品發(fā)貨單 ,現(xiàn)場調配車輛分貨。

〈6〉儲運商務分貨后,將銷售客戶聯(lián)交客戶,作為客戶收貨憑證,留下存查聯(lián),另一聯(lián)送銷售商務,作為分貨憑證。

〈7〉資金商務收款崗根據(jù)銷售單 收款結算聯(lián) 、貨運單,或財務部出納員根據(jù)銷售單 記賬聯(lián) 及有關憑證,填制委托收款結算憑證送銀行辦理托收貨款手續(xù)。

(3)如分貨時,代客戶墊付運雜費,可將墊付運雜費清單附托收憑證,一并委托銀行向客戶收款。

(4)當辦妥委托收款手續(xù)并取得銀行回單時,財務部即可憑銀行退回單入賬。

6、關于傳真單據(jù)操作方法。因為集團公司和倉庫不在同地辦公,所以商務部采用單據(jù)傳真操作。

(1)傳真單據(jù)必須是商務部銷售商務或專人負責確認,簽字。

(2)為保證傳真單據(jù)清晰度,規(guī)定各傳真單據(jù)為第二聯(lián)。

(3)儲運商務外勤發(fā)、送貨崗或銷售業(yè)務員或客戶持合格傳真單據(jù)親自到保管崗處辦理業(yè)務。

(4)儲運商務認真審核單據(jù)正確性、合法性、有效性,并按單據(jù)排列順序出庫,單據(jù)有涂改、不清楚時,儲運商務有權力拒絕辦理。

(5)業(yè)務結束后,儲運商務外勤發(fā)送貨崗和保管崗同在單據(jù)上簽字確認,儲運商務員加蓋收貨、付貨章。

(6)商務統(tǒng)計必須將當天全部傳真單據(jù)原始正規(guī)單據(jù)和儲運商務員應收聯(lián)次移交儲運商務員,雙方確認簽字。

(7)儲運商務員將傳真單據(jù)必須保存到15天后

,用碎紙機將傳真單據(jù)進行銷毀處理。