4s店借款及報銷管理制度
汽車4s店借款及報銷管理制度
支付款程序
(一)個人借款(含備用金、因公借款及差旅費借款)
1、借款原則:
(1)各部門根據本部門業(yè)務實際情況可以申請備用金。
(2)因處理公司事項需借款
(3)憑分管領導批準的出差單預借差旅費
2、單據填寫:
(1)公司員工的所有個人借款(包括差旅費和其他費用預支款等)均須填制借據。
(2)申請人只限1人,申請人須同領款人一致;
(3)單據不得由他人代為填寫,也不得代他人借款。單據上所有內容均需清晰準確地填寫;
3、借款注意事項:
(1)受公司庫存現金限額管理規(guī)定限制,各部門現金大額借款(5000元以上)均需提前一天通知財務部,以確?？铐椀闹Ц丁?/p>
(2)個人借款必須在當月內核銷,25日后借款可以在次月報銷,每年年底前所有借款必須核銷。
(3)原則上對公采購業(yè)務均采用銀行結算方式
4、借款程序
(1)各部門需發(fā)生各項費用時,由經辦人填寫借據,本部門經理簽字確認;
(2)交至財務部審核、審查費用性質,具體用款額度、付款方式,核對有關協(xié)議、合同,簽注審核意見;
(3)報總經理批準后,方可到財務部辦理領款(或領用支票)手續(xù)。
(二)對外支付成本、費用
1、付款原則:對外付款必須有付款依據,實行單位與個人相結合責任制度。
(1)支付供貨商配件款必須附采購訂單。
(2)廣告付款必須附有合同,報樣
(3)支付其他采購等款必須有發(fā)票,預付款時必須附有合同、協(xié)議。
2、單據填寫:
(1)公司對外付款必須由經辦人填寫((付款審批單)),
(2)如實填寫付款單位名稱,金額,用途、結算方式
(3)廣告費首次付款必須附有合同,付尾款時必須在((付款審批單))注明。
3、備注:
(1)對外的預付貨款必須在1個月內取得發(fā)票,特殊情況需寫說明經總經理簽字。否則停發(fā)次月工資。
(2)財務每月25日結帳付款,遇到節(jié)假日順延,集中支付供應商、代理商款,各業(yè)務人經辦人員接到財務付款通知后及時通知各債權人。
(3)所有發(fā)票的兌獎聯(lián)不得刮開、不得撕除,否則財務有權拒絕報銷。
4、付款程序
(1)各部門需支付供貨商、海馬總部款、廣告以及其他費用時,由經辦人填寫支付款審批單,本部門經理簽字確認;
(2)交至財務部審核、審查費用性質,具體用款額度、付款方式,核對有關協(xié)議、合同,簽注審核意見;
(3)報總經理批準后,交由財務部集中辦理付款手續(xù)。
(三)暫支及付款流程圖
經辦人填寫借據或支付款單
部門領導簽字
財務審核
總經理批準
出納付款
財務費用報銷程序
一、對報銷單據的要求
1.取得發(fā)票要正規(guī)、記錄要真實。費用單據要從合法單位取得,所列的經濟業(yè)務內容和數字,必須真實可靠,符合實際要求,不得涂改、刮擦、挖補痕跡,如有特殊情況無法取得發(fā)票用其他發(fā)票抵沖的,需要單獨填寫支出證明單(無須粘貼)
2.內容要完整。報銷單據所要求填制的項目必須逐列填列齊全,不得遺漏和省略,匯總開據的發(fā)票一定要取得購買清單,印刷費、制作費、廣告費、修繕費等發(fā)生前未經總經理同意和財務部門合同審核備案的,財務部有權拒付該筆款項。
3.填寫費用報銷單據內容、金額與原始單據要相符,金額不得大于原始單據金額。
4.使用公司統(tǒng)一的單據粘貼單粘貼費用單據,粘貼要整齊、平坦、美觀。
5.手續(xù)要完備。按照借款與費用報銷流程的規(guī)定簽字審批。
6.關于通訊費與電話費等報銷票據的要求:通訊費必須是定額的手撕票,電話費發(fā)票客戶名稱必須為公司名稱,不得是私人名字,不符合要求的一律辦理變更手續(xù)。
7.報銷的業(yè)務招待費,必須在票據后寫明用途(不必涉及到人名),招待時間、招待人數,陪同人數,出租車費必須有當事人在票據后寫明事由,車輛通行費、停車費應寫明何時去何地辦事;加油由公司統(tǒng)一辦理油卡,出差異地加油需總經理同意,并報綜合部備案;拖車費應寫明車牌號。
二、費用報銷時間的要求:
各部門發(fā)生的費用必需在當月發(fā)生當月報銷,25日以后的費用可以在次月報銷,如有特殊情況未能及時報銷的,按下列流程辦理:
1.當月費用延遲至下月報銷情況的發(fā)生,必須由報銷當事人做出合理的書面說明,并交部門負責人簽字同意后方可報銷;通訊費補貼過月不報。
2.如果費用報銷時與實際發(fā)生期,間隔兩個月的,則必須由報銷當事人做出合理的書面說明,交部門負責人簽字同意后,再報總經理簽字同意,方可報銷。
3、兩個月以上的單據財務不再受理報銷,特殊費用除外。
4、所有員工借款必須及時辦理核銷手續(xù),當月借款當月內核銷,25日后借款可以在次月核銷。逾期不辦理,財務部將停發(fā)最近一次工資直至核銷為止的下一個工資發(fā)放日。
三、費用報銷流程:
經辦填寫費用報銷單
部門領導簽字
財務審核
總經理批準
出納付款
