學(xué)院電話傳真管理制度

學(xué)院電話傳真管理制度

第一條 電話管理

（一）電話接打規(guī)范

1、接聽電話規(guī)范用語(yǔ)

（1）“您好！安徽外國(guó)語(yǔ)學(xué)院×××部門”

（2）“請(qǐng)稍等，......”

（3）“對(duì)不起，他（她）不在，請(qǐng)打他（她）手機(jī)或改日再打”

2、撥打電話規(guī)范用語(yǔ)

“您好，我是安徽外國(guó)語(yǔ)學(xué)院的......”

3、接聽原則

接聽電話要迅速、準(zhǔn)確、用語(yǔ)簡(jiǎn)練、清晰、耐心。接聽電話應(yīng)在鈴響2-3聲之間就拿起話筒。

4、掛斷電話

尊、長(zhǎng)者優(yōu)先掛斷；打電話者先掛電話。

（二）電話記錄及處理

1、接聽電話時(shí)要做好記錄準(zhǔn)備，主要是六大要素：何人、何地、何時(shí)、何因、何事、何果。

2、要及時(shí)將電話記錄內(nèi)容轉(zhuǎn)告當(dāng)事人。

（三）電話的開通（移機(jī)、停機(jī)）

因工作需要，由部門提出電話開通（移機(jī)、停機(jī)）申請(qǐng)，交總務(wù)處審核，報(bào)分管院長(zhǎng)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后交后勤服務(wù)中心負(fù)責(zé)辦理。

（四）電話故障處理

1、電話機(jī)及內(nèi)部線路在使用過(guò)程中出現(xiàn)故障，由各使用部門向后勤服務(wù)大廳報(bào)修。

2、電話信號(hào)等出現(xiàn)故障時(shí)，由后勤服務(wù)中心負(fù)責(zé)及時(shí)與運(yùn)營(yíng)商協(xié)商解決。

（五）電話費(fèi)用結(jié)算

1、各部門每部電話每學(xué)期都有一定的話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，超支由部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)，結(jié)余部分由部門負(fù)責(zé)人自由支配。話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)另行制定。

2、后勤服務(wù)中心派員每月到電信局打印電話費(fèi)用清單，憑清單到財(cái)務(wù)辦理結(jié)算手續(xù)。繳費(fèi)須及時(shí)，避免因欠費(fèi)而停機(jī)。

第二條 傳真管理

（一）傳真操作規(guī)范

1、發(fā)送傳真時(shí)明確對(duì)方的傳真號(hào)碼、姓名，向?qū)Ψ胶?jiǎn)單說(shuō)明發(fā)送傳真的事由及接收傳真人員的姓名。重要傳真發(fā)送后，需電話確認(rèn)。

2、接收傳真時(shí)問(wèn)清對(duì)方傳真發(fā)送給何部門何人，若是純商業(yè)性的傳真可以拒收。收到傳真后及時(shí)通知相關(guān)部門人員領(lǐng)取傳真，并做好登記和簽收。

3、院辦公室文員負(fù)責(zé)傳真機(jī)維護(hù)，保障傳真紙張的充足。

（二）傳真使用要求

1、傳真由院辦公室文員操作，其他人員嚴(yán)禁接發(fā)傳真。

2、嚴(yán)格登記制度，發(fā)往外地或發(fā)送量超過(guò)5頁(yè)的傳真須經(jīng)院辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第三條 本制度由院辦公室負(fù)責(zé)解釋。