集團公文管理制度

A集團集團公文管理辦法

1.目的

為加強集團公司的公文管理工作，使之制度化和規(guī)范化，同時加快公文流轉，防止公文積壓，提高辦事效率。

3.適用范圍

本制度適用于在集團及各子公司內部流轉的公文。

4.公文定義

本制度所指公文是指集團公司在行使管理職權、處理日常工作時所使用的具有直接效用和規(guī)范體式的公務文書，具有規(guī)范性、政策性、實用性、定向性、時效性的特點。

5.公文作用

公文是保證集團經營管理工作正常進行的重要手段之一，主要用來頒布規(guī)章制度、傳達命令指示、指揮工作、請示問題、報告情況、商洽協調、記載活動等。

6.公文種類

公司公文一般有請示、報告、指示、命令（令）、批復、通知、決定決議、通報、通告、意見、函、會議紀要等12種形式。

6.1請示：適用于向上級請求指示批準，申請相關事宜。

6.2報告：適用于向上級匯報工作，反映情況。

6.3指示：對下級布置工作，闡明工作的指導原則。

6.4命令（令）：適用于依照法律法規(guī)公布公司規(guī)章制度，實施重大強制性行政措施，相關人事任免和獎懲等。

6.5批復：適用于上級向下級答復請示事項。

6.6通知：適用于傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、統計和不相隸屬單位的公文。

6.7決定決議：

6.7.1對某些重大問題或者重大行動作出安排，用“決定”；

6.7.2經過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

6.8通報：適用于表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項。

6.9通告：適用于向各方面公布應當遵守或者周知的事項。

6.10意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

6.11函：適用于平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向主管部門詢問和答復問題。

6.12會議紀要：傳達會議議定事項和主要精舍，要求有關單位和責任人遵守、執(zhí)行。

7.行文關系

公文按照行文關系有上行文、下行文、平行文。

7.1上行文是下級向上級單位或部門的發(fā)文，體現下級接受上級單位或部門的領導，如：請示、報告等。

7.2行文是指上級單位或部門對下級發(fā)文，體現上級單位或部門對下級的領導，如：指示、命令、批復、決定決議、通知等。

7.3下平行文是指相互平行（不相隸屬）的職能部門之間和子公司之間的發(fā)文，體現子公司或部門之間工作上的互相協商的關系，如：函、會議紀要等。

8.管理權限

8.1集團公司的行政人事部及各子公司行政人事部是公文運轉的主管部門，承擔集團公司及各子公司公文處理方面的職責：

8.1.1制定公司公文處理的具體規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范；

8.1.2負責公司的收文、發(fā)文及公文管理、立卷歸檔等工作；

8.1.3負責公文處理過程中的安全保密工作，開展保密教育和保密檢查；

8.1.4負責對集團公司和各子公司公文運轉質量的指導和培訓，切實提高公司公文運轉的質量。

8.2集團外部來文由集團公司及各子公司行政人事部統一收發(fā)、傳遞、管理、用印、立卷、歸檔和銷毀。通其他各類途徑收到的外部公文，收文者應及時交行政人事部登記處理。集團內部流轉的公文，由各職能條線負責收發(fā)、傳遞、歸檔和銷毀，但需要使用公司公章時，必須經過用印審批流程。

8.3集團各職能部門和各子公司要高度重視公文處理工作。集團各職能部門應將該職能由指定人員負責，各子公司行政人事部也需指定專員負責公文處理。負責公文處理的工作人員應具備良好的政治和業(yè)務素質，掌握有關的專業(yè)知識和操作技能，自覺保守公司機密。

9、行文規(guī)則

9.1行文應當確有必要，注重效用。凡是能通過當面協商就能解決的事項,不要行文。

9.2以集團名義對外正式行文,由集團行政人事部負責審核、印制并呈送集團領導簽發(fā)。

9.3行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。如遇特殊情況，必須越級請示、報告時，應當同時抄送被越過的上級單位。

9.4請示應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其它單位的，應當用抄送形式，9.5不相隸屬單位之間一般以函的形式商洽工作，對不相隸屬單位發(fā)送的公文，不得有指示性、規(guī)定性的文字內容。

11.公文處理程序

公文處理程序按照工作步驟，可分為收文處理和發(fā)文處理。

11.1收文辦理

11.1.1收文處理程序包括簽收、登記、擬辦、承辦、傳閱、催辦等程序。

11.1.2集團各級來文均由集團行政人事部統一簽收，對文件進行拆封、登記、分發(fā)。為規(guī)范公文運轉程序，加強檔案管理，便于今后文件查閱，集團本部各部門收到的各類公文需要以集團名義作出答復或交辦的，應及時轉送集團行政人事部。

各子公司由本單位行政人事部收文辦理，涉及重大事項或與集團公司有直接關系的文件須盡快報送集團行政人事部。

11.1.3行政人事部收到公文后，要根據公文內容和部門職責范圍及時提出擬辦意見，按程序送公司領導批示或交有關部門辦理（見式樣7）。

11.1.4公文中需辦理的事項，承辦部門應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬本部門職責范圍或者不適宜由本部門辦理的，應當迅速退回行政人事部并說明理由。

11.1.5送領導批示或者交有關部門辦理的公文，行政人事部要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

11.1.6簽報公文如有以下情況，行政人事部可退回呈報單位或部門

（1）內容不符合國家法律、法規(guī)，不符合黨和政府的方針、政策；

（2）無特殊理由越級上報；

（3）所涉事項屬來文單位職權范圍應自行解決的；

（4）一文多事，多頭呈報，文種亂用、漏蓋公章等明顯不符合規(guī)范的。

行政人事部處理退文時，應向來文單位或部門說明退文理由，對于不符合規(guī)范但十分緊急的請示事項，可財務邊受理邊補辦手續(xù)的辦法。

11.1.7集團行政人事部在接到來文后，應在一個工作日內給予擬辦意見。需要會簽的單位應在接文后兩個工作日內給予意見，需要承辦單位應在接文后兩個工作日內給予回復。急件應按照行政人事部的要求在規(guī)定時間內給予答復。

11.1.8如承辦單位在規(guī)定的時間內無法完成文件規(guī)定的相應任務，應及時向行政人事部說明原因并經協商后共同擬定新的完成時間。

11.1.9公司的對外收文或內部收文的辦理均按照上述規(guī)定進行。

11.2發(fā)文辦理

11.2.1發(fā)文辦理包括擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、復核、用印、分發(fā)等程序。

11.2.2發(fā)文分為對外發(fā)文與內部發(fā)文。

11.2.3對外發(fā)文:對政府機關或相關單位的正式發(fā)文,由集團行政人事部或各子公司行政人事部統一印發(fā)。

11.2.4集團本部職能部門或各子公司就職責范圍內的發(fā)文，且行文對象非政府機關，可以對相關單位直接行文；如涉及重要事項如出臺規(guī)章制度類文件或需要在全集團范圍內實施的發(fā)文須經集團公司分管領導審核后，由集團行政人事部統一印發(fā)，辦法和實施細則類發(fā)文則不需要經過集團行政人事部。

11.2.5內部發(fā)文:

（1）以集團名義對各職能部門、各子公司的行文，應由集團行政人事部擬文，由集團行政人事部負責人審核后，報分管領導、總裁（常務副總裁）、董事長按照分管權限審核會簽后，由集團行政人事部用印發(fā)文。

（2）集團公司各職能部門對各子公司對口部門行文，部門擬文后需由分管領導審核，然后加蓋本部門印章（如有）后發(fā)文，同時應抄送集團公司分管領導。

11.2.6起草公文應做到：

（1）符合國家政策、法律、法規(guī)，完整準確地體現發(fā)文單位的意圖，措施和辦法具有可操作性；

（2）情況屬實，觀點明確，表達準確，文字精練規(guī)范，篇幅簡短；

（3）涉及到單位或機構名稱一般先用全稱，加以說明后再用規(guī)范化簡稱，使用簡稱應前后一致。

（4）根據公文內容和行文規(guī)則，準確適用公文文種。

（5）公文內容結構層次的次序，第一層為“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。

11.2.7審核：公文送分管領導簽發(fā)前，應由相關責任人進行審核，審核重點是：

（1）是否確應行文；

（2）內容是否合法合情合理,措施與辦法是否可行,決定事項事都符合職權范圍；

（3）涉及相關部門或公司的事項是否經過協商、會簽并取得一致意見；

（4）文種使用是否恰當，公文格式是否規(guī)范；

（5）公文層次是否清楚、結構是否合理、文意是否周全、表達是否簡潔、語句是否通順；

（6）報批程序和行文規(guī)則是否符合規(guī)定。

領導審簽公文后，應明確簽署意見、日期。若圈閱，則視為同意。若簽發(fā)，應在文件原件上用手寫體簽上自己的名字。

11.2.8發(fā)文用?。侯I導簽發(fā)后的公文，由行政人事部復核無誤后用印。發(fā)文用印由集團行政人事部統一負責管理。對不符合要求的公文，一律不得用印。

11.2.9公文的分發(fā)和發(fā)布：審批流程完結后，由集團行政人事部統一分發(fā)和發(fā)布。分發(fā)方式為：傳真和發(fā)郵件至主送單位相關人員，發(fā)文如需掛網，擬稿單位或部門應到集團行政人事部辦理“內網信息發(fā)布登記”手續(xù)（見式樣9）后，在集團集團OA系統上掛網。

11.2.10文件發(fā)出后，由集團行政人事部檔案專員將原文、附件及有關材料整理、歸檔。

11.2.11各子公司內部發(fā)文可參考本辦法進行規(guī)定。

12．公文立卷、歸檔和銷毀

12.1為確保檔案資料的齊全、完整，應將處理完畢的公文（包括公文定稿、正本和有關材料）及時收集、整理、分類、立卷。

12.2公文立卷，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理，有利于保管和利用。

12.3案卷應定期向檔案室移交，個人不得保存應當歸檔的公文。

12.4沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

13.附則

13.1本制度由集團行政人事部負責解釋。

13.2本制度自發(fā)布之日起施行，試行期滿未另行變更的，則自動轉為正式制度。

13.3本制度附件。

附件1.公文格式規(guī)范要求

集團公文格式分為兩種，紅頭公文和一般公文。

1.紅頭公文（見式樣1）

1.1適用情況：

（1）集團本部向上級政府部門、有合同合作關系的單位的正式行文。

（2）集團向各職能部門、各子公司的正式下行文，包括人事任免、獎懲，重要通知、通告、決定、決議等。

1.2組成部分

本格式將公文劃分為眉首、主體、版記三大組成部分。公文首頁紅色線以上部分統稱眉首；紅色線以下至主題詞（不含）的部分統稱主體；主題詞以下部分統稱版記。

1.3眉首

眉首由集團全稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人組成。

（1）集團全稱：即“上海A集團控股（集團）有限公司文件”，套紅居中印在公文首頁上部，字體為一號黑體字。

（2）發(fā)文字號：即“A集團控字+發(fā)文年份+發(fā)文序號”，發(fā)文序號用（）括起，從001號起編。在第二行居中排布，字體為四號黑體字。

（3）簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側，用冒號標注簽發(fā)人姓名，字體為四號黑體字。

1.4主體

主體由標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位、成文日期、印章、附件等部分組成。除標題用小2號宋體字外，其余內容均用4號宋體字。

（1）標題：在紅色線下空2行，可分1行或多行，居中排布，回行時要保證詞意完整，排列對稱美觀。標題的內容一般由發(fā)文單位或規(guī)范化建成、公文主題和文種三個要素組成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號及并列的幾個單位或部門之間加頓號外，一般不用標點符號。

（2）主送單位：是指行文的對象，是要求主板和答復的單位或部門，亦即負有對文件內容進行掌握、答復或貫徹執(zhí)行責任的受文單位或部門。主送單位必須是以單位作為收件人標注，而不得以個人標注。因告知集團全體員工的“人事任免”可以不寫主送單位。在標題下空1行，左側頂格標注，主送單位名稱后標全符冒號。

（3）正文用來表述公文的內容，準確反映行文的目的。在主送單位名稱之下一行，左空2字開始，回行頂格。以下每起一個自然段均空2字。每行28個漢字，行距1.5倍，頁碼編在每頁末行居中。

（4）附件：公文如有附件，應在正文之后，發(fā)文機關之上，注明附件的名稱和順序。最后另起一段標識“附件+附件序號+:+附件名稱“，附件名稱后不加標點符號。

（5）發(fā)文單位或部門署名應用全稱，為于正文右下方。聯合行文時，各單位名稱應平行排列，主辦單位排在第一位。

（6）成文日期：也叫發(fā)文日期，即發(fā)文的年、月、日，在發(fā)文單位下面，一般以簽發(fā)的具體時間為準，會議通過文件，以會議通過時間為準。一般性公文材料，如涉及具體事項的通知、公告、函等的發(fā)文日期，常常用它的印發(fā)時間。日期需用漢字書寫，“0”寫為“零”，成文日期位置應靠右邊距。

（7）用印：公文原稿必須經過簽發(fā)領導核簽后才可以蓋章，集團公司的公章用印核簽人為總裁、常務副總裁，子公司公章的核簽人為子公司負責人。用印應當端正、清晰，上不壓正文，下壓成文日期。用印頁如無正文，應當在頁首用圓括號標明“此頁無正文”字樣。

（8）附件。公文附件應與正文一起裝訂，并在附件的左上角第1行頂格標識“附件”二字并加全符冒號，如有序號在序號后加全符冒號。附件的序號和名稱應與“附件說明”中的附件序號、名稱保持一致。

1.5版記

版記由主題詞、抄報單位、抄報人、擬文單位等部分組成。一般情況下，集團“紅頭”公文不用版記，除非有特殊情況，才標注“版記”。

2.一般公文

2.1一般公文種類：可以是集團發(fā)文、集團行政人事部發(fā)文、也可以是子公司發(fā)文，包括通知、通告、請示、信函、會議紀要等。一般公文的主要特點是不標注發(fā)文字號，屬于常規(guī)性公文。

2.2通知、通告：集團內部通知、通告公文格式見式樣2。

通知、通告由標題、版記、主體三大組成部分。

（1）標題用3號黑體字，可分1行或多行，居中排布。一般通知通告標題為“關于××××的通知”。

（2）版記由擬稿人、擬稿單位、擬稿部門、收件人、發(fā)件人、公司、日期、抄送、總頁數、咨詢電話、附件、保密等級、簽發(fā)人以及具體要求。其中，收件人、發(fā)件人都以單位部門標注，不得標注個人作為收件人、發(fā)件人。保密等級分為：“絕密、機密、秘密、一般”四種情況。根據相應項目填寫。

（3）主體格式與集團紅頭公文主體格式同等要求，不再概述。

2.3請示。集團請示分為請示（申請）、報告，見式樣3。

請示單位部門根據請示單相應欄目要求填寫，請示內容可以另外附頁。

2.4工作協調單，見式樣4用于集團職能部門之間、子公司之間因工作安排上需要相互協調、相互支持的行文，具體內容根據表單格式填寫。

2.5信函格式，見式樣5公文標題為集團全稱加“函”字，居中排布。信函字體為宋體，標題為小2號，正文內容為4號宋體。

2.6會議紀要格式，見式樣6（1）標題由會議名稱加“會議紀要”組成，用3號黑體字，居中排布。

（2）標題之后為會議紀要要項，按照要求有以下要項：會議名稱、會議時間、會議地點、出席人員（遲到人員、缺席人員）、會議主持、會議記錄等。

（3）會議紀要正文每一段發(fā)言內容必須寫明發(fā)言部門、發(fā)言人、發(fā)言時間，用小4號宋體加粗，會議紀要具體內容用小4號宋體字。

3.公文文字版面從左至右橫排，一般采用國際標準A4型。

附件2:A集團集團公文式樣

式樣1：紅頭公文格式；

式樣2：通知通告格式；

式樣3：請示（申請）報告格式；

式樣4：工作請示單格式；

式樣5：信函格式；

式樣6：會議紀要格式；

式樣7：文件呈報表格式；

式樣8：制度（發(fā)文）審批單格式。