職業(yè)學院學院文件、資料管理制度

職業(yè)學院學院文件、資料管理制度

為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我院的實際情況，特制訂本制度。

文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種發(fā)文、文件、資料。本學院各類文件統(tǒng)一由院辦公室管理、存檔。

1、公文的簽收

⑴學校所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由院務(wù)辦登記簽收。

⑵對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號的核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

2、公文的編號保管

⑴簽收后應(yīng)及時做好的文件的分類登記、整理、保管，并建立電子文檔目錄，以保證歸檔的文件材料齊全、完整。

⑵按內(nèi)容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個整體立卷。單一問題的文件按時間順序排列。

⑶本學校外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交院務(wù)辦進行登記編號保管，不得個人保存，如工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

⑴正式文件均需由院辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由院辦人員分送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送有關(guān)部門閱辦。批辦后的文件，要根據(jù)批辦意見及時辦理或傳閱，保證在盡可能短的時間內(nèi)傳閱完畢。相關(guān)發(fā)文發(fā)放后，應(yīng)由各部門負責人簽收。

⑵一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由院務(wù)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

⑶加速文件運轉(zhuǎn)，行政工作人員應(yīng)在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

⑷內(nèi)部傳閱文件，應(yīng)履行登記手續(xù)，傳閱文件的人對借閱的文件有保管責任，閱后應(yīng)及時歸還，防止泄密、丟失。

⑸各部門秘書負責收集整理學院下發(fā)的各種文件，并做好日常文件立卷管理工作。

4、文件的銷毀

⑴對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，院務(wù)辦應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

⑵經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。