某物業(yè)財務(wù)管理運(yùn)作制度

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：78

一、管理方案

財務(wù)系統(tǒng)的設(shè)置按深圳花園具體情況劃分核算單元,每個核算單元為一個成本中心,由各成本中心,由各成本中心及共同成本中心構(gòu)成物業(yè)管理核算體系。

二、管理原則

嚴(yán)格監(jiān)管各管理單元,主要側(cè)重于現(xiàn)金收支情況的監(jiān)督及費用的控制、出包合同及物資采購的監(jiān)督控制,確保各項費用能控制在預(yù)算之內(nèi)。

三、財務(wù)會計制度

總體遵循《中華人民共和國會計法》,《中華人民共和國外商投資企業(yè)財務(wù)管理規(guī)定》、《中華人民共和國外商投資企業(yè)會計制度》,國家有關(guān)的稅收規(guī)定,及物業(yè)管理有關(guān)規(guī)定,具體按財政部《房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)會計制度》及《物業(yè)管理企業(yè)會計核算補(bǔ)充規(guī)定》執(zhí)行。

四、財產(chǎn)管理制度

(1)財產(chǎn)管理包括財產(chǎn)的保管、保養(yǎng)、使用、維修及支付保養(yǎng)、維修的各種支出。

(2)財產(chǎn)實行分級管理。所有財產(chǎn)由財務(wù)部列帳記載,其中工程、機(jī)電、設(shè)備類物資由工程部管理,及各使用部門保管;其他物資由辦公室管理,[[及各使用部門保管。

(3)財產(chǎn)物資分固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用消耗性物品及其它消耗性物品。

(4)所有固定資產(chǎn)和非消耗性物品按使用部門設(shè)卡登記;屬個人使用、保管的非消耗性物品按使用人設(shè)卡登記。

(5)各種物資應(yīng)設(shè)倉庫保管,各倉庫應(yīng)分品種、規(guī)格和型號設(shè)賬記錄各種物品的收、發(fā)、存情況,并按月向管理處主任、主管部門和財務(wù)部報送月報表。

(6)各種物品必須按規(guī)定定期進(jìn)行檢修。由使用部門提出檢修計劃,經(jīng)批準(zhǔn)后,由對口部門安排維修。

(7)固定資產(chǎn)發(fā)生損壞時,使用部門應(yīng)立即報告管理部門。損壞嚴(yán)重時,必須報告管理處主任。屬責(zé)任事故者,對當(dāng)事人予以嚴(yán)肅處理。

(8)低值易耗品和非消耗性物資發(fā)生損壞時,由使用部門或使用人向有關(guān)管理部門辦理交舊領(lǐng)新。屬人為損壞者(包括需維修的)。由責(zé)任者進(jìn)行賠償。

(9)固定資產(chǎn)或低值易耗品報廢時,由使用部門填寫報廢表,經(jīng)倉管主管部門鑒定并經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后廢發(fā)。由歸口主管部門進(jìn)行處理。所有物品進(jìn)行檢修、報廢時均需報財務(wù)部備案。

(10)固定資產(chǎn)的折舊年限按國家的規(guī)定每一固定資產(chǎn)預(yù)計殘值率10%,確定其殘值后,按直線法計提折舊,從投入使用月份的次月起,按月計提;停止使用的,自停用月份的次月起,停止計算折舊。固定資產(chǎn)提足折舊后,仍可繼續(xù)使用的,不再計提折舊;提前報廢的,不補(bǔ)提折舊。

(11)各種低值易耗品在領(lǐng)用后,原則上一次性攤銷。但數(shù)額較大的,按使用時間攤銷。

(12)購置各種物品必須辦理進(jìn)倉驗收手續(xù);領(lǐng)用各種物品,必須填寫領(lǐng)料單,經(jīng)部門主管簽批后辦理領(lǐng)用。庫存物品每月至少盤點一次,發(fā)生盤盈、盤虧或變質(zhì),應(yīng)立即查清原因,報告主管領(lǐng)導(dǎo)。情況嚴(yán)重的,應(yīng)報告總物業(yè)經(jīng)理。

(13)各部門所有的收支結(jié)算一律通過財務(wù)部辦理。

(14)庫存現(xiàn)金必須嚴(yán)格執(zhí)行國家關(guān)于現(xiàn)金管理的有關(guān)規(guī)定。當(dāng)日發(fā)生的收入一律送入銀行,一般不得坐支。每日結(jié)出余額,每周填制現(xiàn)金收支報表,做到賬款相符。發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或溢余,應(yīng)立即向財務(wù)經(jīng)理報告,并查明原因。重大事故應(yīng)立即報告總物業(yè)經(jīng)理。

(15)銀行存款的收支應(yīng)每天結(jié)出余額并每周填制銀行存款報表。月結(jié)時,應(yīng)取得銀行對賬單,填制銀行存款調(diào)節(jié)表。

(16)對外簽訂的各種合同,均應(yīng)送財務(wù)部,由財務(wù)部監(jiān)督和配合合同的執(zhí)行。

(17)銀行的結(jié)算憑證、發(fā)票、有價證券等統(tǒng)一由財務(wù)部管理。

五、物資管理制度

(1) 物資分類:

i)固定資產(chǎn):單位價值在1000元以上(含1000元),使用時間在1年以上(含1年)。

ii) 低值易耗品:單位價值在100元以上-1000元以下,使用時間不足1年或超過1年的物品。

iii)辦公用品:辦公用消耗性物品。

iv)物料用品:管理所需的消耗性物品。

(2) 物資采購(工程)申請審批程序

a 所有采購須先由各所在物業(yè)管理處填寫'采購單/工程承包確認(rèn)單',由物業(yè)管理處主任簽批后報物業(yè)管理公司審批:

a) 總額在500元以上、1000元以下者,采購部門須提供1-2份報價單,由物業(yè)管理處主任審批后報物業(yè)管理公司審批;

b) 總額在1000元至10000元以下者,采購部門須提供不少于2份的報價單;由所在物業(yè)管理處主任審批后報物業(yè)管理公司審批;

c) 總額在人民幣1萬元至2萬元以下者,采購部門提供3份報價單,由所在物業(yè)管理處主任審批后報物業(yè)管理公司審批;

d) 總額在人民幣2萬元至5萬元以下者,采購部門提供4份以上報價單,由所在物業(yè)管理處主任審批,報物業(yè)管理公司審批;

e) 總額在人民幣5萬元至10萬元及以上者,采購部門須提供5份以上的報價單,由所在物業(yè)管理處主任初審,報物業(yè)公司審批。

b.'采購單/工程承包確認(rèn)單'一式五聯(lián),分別為:-

第一聯(lián)(白色)- - - - - - - - - - - - 承包商/供應(yīng)商留存

第二聯(lián)(紅色)- - - - - - - - - - - - 所在物業(yè)管理處經(jīng)理留存

第三聯(lián)(綠色)- - - - - - - - - - - - 物業(yè)管理部會計處留存

第四聯(lián)(黃色)- - - - - - - - - - - - 采購人員在申請付款時作附件給會計部

第五聯(lián)(藍(lán)色)- - - - - - - - - - - - 存檔于物業(yè)管理公司

c.所有采購及工程項目對外須簽定正式合同,備合同原件或復(fù)印伯睛份給會計存檔;

d.所有采購及工程項目完成并經(jīng)有關(guān)部門驗收合格后,會計部門才能予以付款。

e.對辦公用品及其它低值易耗的物品及維修材料等的收、發(fā)各物業(yè)管理處須指定專人進(jìn)行登記。

(3) 物資的領(lǐng)用、使用、保管制度

a) 專人使用之固定資產(chǎn)及及低值易耗品,由使用人辦理領(lǐng)用登記手續(xù),并負(fù)有保管責(zé)任;公司及部門共用物品,必須指定專人保管,保管人履行領(lǐng)用手續(xù)并負(fù)有保管責(zé)任。員工離職或調(diào)離必須辦理物品交接手續(xù)。

b) 日常物品的出入庫須填寫出入庫單。倉庫管理人員在物品領(lǐng)用時必須憑有關(guān)人員的簽名的領(lǐng)料單辦理出庫手續(xù)。

c) 各部門領(lǐng)用物品須填寫領(lǐng)料單,由部門主管及有關(guān)部門人員簽名后方可到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。

d) 各部門領(lǐng)用之物品,須建立部門領(lǐng)用物品使用登記薄,包括領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人、領(lǐng)用數(shù)量及用途。

e) 倉管人員應(yīng)及時將出入庫單送至財務(wù)以便入賬。財務(wù)應(yīng)定期匯同倉管員對庫存物資進(jìn)行盤點。并對物資的采購、消耗、使用情況匯總分析,形成分析報告。

六、成本控制

(1) 嚴(yán)格按預(yù)算對各單元進(jìn)行控制;

(2) 嚴(yán)格按規(guī)定審查各種財產(chǎn)物資的申購程序及合同報價等;

(3)員工借款必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度。借款人先填寫

借款申請單,經(jīng)部門主管、財務(wù)主管及管理處主任審批后,由財務(wù)部辦理借款。所有借款除零星采購可使用現(xiàn)金外,均采用支票或匯票結(jié)算?，F(xiàn)金借款不得超過rmb1000元,申請人必須還清舊款方可申請新的借款。

(4) 有關(guān)部門費用報銷規(guī)定

a)管理處必須嚴(yán)格遵守有關(guān)審批程序,凡需購買之物品,要先填寫'采購/工程承包確認(rèn)單',由管理處管理處主任簽名,呈物業(yè)管理公司審批后方可履行采購。所有'采購/工程承包確認(rèn)單'由各部門填寫所購物品清單交管理處出納,由出納統(tǒng)一填寫并編號。要求所填內(nèi)容、金額必須齊全。

b)所有報銷須取得正式的發(fā)票、單據(jù),并有經(jīng)辦人的簽名(全名);

-市內(nèi)交通費:外出辦事非緊急情況不得搭乘的士,特殊情況除外,但事先須征得管理處管理處主任同意。報銷時,報銷人必須在的士車票背面注明**年**月**日,由**地方到**地方辦理**事情,并簽名(全名)。

-辦公用品:各部門若需購買辦公用品,每月初須填寫'辦公用品申請單'交由行政文員匯總后統(tǒng)一申請,并按規(guī)定程序填寫'采購/工程承包確認(rèn)單'經(jīng)管理處主任簽名呈物業(yè)管理公司審批后方可履行購買。臨時急需要的零星辦公用品必須填寫'零星物品申購單'(附后)向管理處主任申請,經(jīng)同意后由行政文員臨時購買。其他人員不得隨意購買辦公用品,否則不予報銷。任何人不得擅自購買任何收據(jù),如有需要應(yīng)到物業(yè)管理部會計處領(lǐng)取。

-工程部使用的工具用具及維修用品必須按月預(yù)算,統(tǒng)一申請并按本規(guī)定之'一'項的要求操作。臨時急用之維修用品須填寫'零星物品申購單'向物業(yè)管理公司申請,經(jīng)同意后,方可購買,并及時將該筆報銷單據(jù)傳真至物業(yè)管理公司按規(guī)定程序?qū)徟?/p>

-通訊費用:

① 管理處管理處主任之手機(jī)費用按500元/月標(biāo)準(zhǔn)報銷,超過部分自理,如實際費用不足報銷標(biāo)準(zhǔn),按實際發(fā)生數(shù)據(jù)實報銷。但不再報銷call機(jī)臺費。

② 管理處主管及以上級員工按規(guī)定每月憑據(jù)報銷call機(jī)臺費(數(shù)字機(jī))。

③ 其余員工call機(jī)臺費一律不得報銷,特殊情況需報銷call機(jī)臺費者須由管理處管理處主任單獨書面申請,須詳細(xì)說明被申請報銷人員報銷該費用之必要性,經(jīng)物業(yè)管理公司審批后從審批當(dāng)月開始按審批標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

④ 報銷人取得通訊費報銷單據(jù)后應(yīng)及時按月報銷,下列情況不予報銷:

●所取得之原始憑據(jù)之客戶名稱與報銷人不相符者,不予報銷;

●用其他月份之原始憑據(jù)代替當(dāng)月憑證報銷者,或擅自修改原始憑證者,不予報銷;

⑤ 所有購買之辦公用品及維修用品報銷時須附清單于發(fā)票后,否則不予報銷。

(5) 報銷程序:

●經(jīng)辦人員在報銷單據(jù)背后簽名后,填寫'費用報銷單'并在'報銷人'處簽名,并將發(fā)票單據(jù)整齊粘貼于'費用報銷單'之后;出納審核'費用報銷單'所填數(shù)據(jù)與其附件發(fā)票單據(jù)的數(shù)據(jù)是否相符;所填單據(jù)內(nèi)容是否符合有關(guān)財務(wù)規(guī)定;

●管理處主任簽名。

●出納須將'費用報銷單'及有關(guān)附件傳真至物業(yè)管理公司審批后方可支付現(xiàn)金;

●出納取得按規(guī)定的審批程序?qū)徟戤呏?費用報銷單'后履行支付程序,收款人簽名,出

納加蓋'現(xiàn)金付訖'或'銀行付訖'印章;

七、會計報表規(guī)定

(1) 每月財務(wù)報告須按統(tǒng)一的格式上報,具體報送報表如下:

a) 資產(chǎn)負(fù)債表;

b) 收支表;

c) 固定資產(chǎn)明細(xì)表;

d) 各科目余額明細(xì)表(往來賬明細(xì)須單獨列表反映);

e) 應(yīng)收、已收、實收管理費明細(xì)表

f) 庫存現(xiàn)金盤點表;