文檔管理制度（六篇）

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：16

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文檔管理制度

第1篇文檔管理制度

文檔管理制度（一）

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容，確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用范圍：適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括：

1）開發(fā)計劃階段：方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

2）開發(fā)設(shè)計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。

3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

4）產(chǎn)品維護階段：設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負責(zé)。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進行各項文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

1、各相關(guān)負責(zé)人負責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫<設(shè)計項目歸檔資料清單>;，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法保持不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫<借閱登記表>;，然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進行查閱。

3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整<借閱文件記錄表>;。

六、責(zé)任追究

各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

文檔管理制度（二）

一、總則

第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來文。

二、收文的管理

第三條公文的簽收：

凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收

第四條公文的編號保管：

1、辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應(yīng)及時附上'外來文件流單'，并分類登記編號、保管。

2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。

第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

3、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第六條文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見'，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。

三、發(fā)文的管理

第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責(zé)。

第八條發(fā)文的范圍：

1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構(gòu)變動或干部任免事項；（4）公布重大經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)重大事項；

3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。

4、在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

5、各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會議紀(jì)要。

6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。

四、發(fā)文程序與要求

第九條發(fā)文程序規(guī)定：

1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請；擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期；

2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整。

3、辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿；

4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)）；

5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；

6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；

7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打?。?/p>

8、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。

五、文件的借閱和清退

第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人同意后辦公室方可借閱。

第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。(www.)任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十三條文件的歸檔范圍：

以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責(zé)歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負責(zé)立卷歸檔。

第十四條立卷要求

1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

七、文件的銷毀

第十五條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。

文檔管理制度（三）

1、負責(zé)收發(fā)、保管監(jiān)理工作中的往來文件、通知、報告，整理會議記錄；

2、收集所監(jiān)理工程的技術(shù)資料，并按要求分類、編號、登記、保管；

3、負責(zé)接收業(yè)主提供的圖紙、資料，并及時發(fā)給各專業(yè)監(jiān)理工程師；

4、工程竣工后，做好項目監(jiān)理檔案資料的整理、歸檔工作；

5、認(rèn)真做好計算機操作、文印及信息傳遞工作；

6、完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作。

第2篇通風(fēng)科調(diào)度室文檔管理制度

調(diào)度文檔管理，分為圖表、臺賬、記錄薄

第一條、圖表

每月必須及時填匯和修訂與實際情況相符合的圖表，打印后交調(diào)度室歸檔管理。

第二條、臺賬

1、綜合臺賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況、重點工程和重點工作調(diào)度情況、安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況、領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶、跟、值班情況、領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作落實情況等。

2、綜合臺賬的內(nèi)容應(yīng)完整字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

3、綜合臺賬可采用計算機記錄。

第三條、記錄薄

建立以下記錄薄并存檔管理、調(diào)度室值班記錄、調(diào)度交接班記錄、科級三匯報、有計劃停風(fēng)停電、無計劃停風(fēng)停電、等記錄本記錄臺賬。

第3篇文檔資料管理制度

為了使拌和站資料管理實現(xiàn)正規(guī)化,并切實加強檔案資料的管理工作,特制定本制度。

一、文件收發(fā)

1、建立收文登記制度。對上級機關(guān)發(fā)來的文件和市直有關(guān)部門文件及其他兄弟單位來文都要進行收文登記。

2、收文登記主要包括以下內(nèi)容:收文日期、來文機關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。

3、文件管理人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時將文件交還保管人員保存。

4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內(nèi)容包括:發(fā)文時間、發(fā)文機關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。

5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

二、檔案資料管理

1、原始記錄是設(shè)備管理和維修工作的基礎(chǔ)之一,是了解設(shè)備狀況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊和進行經(jīng)濟技術(shù)分析的依據(jù)。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。

2、機械設(shè)備的數(shù)據(jù)管理是一項基礎(chǔ)工作,它來源于原始資料。為了提高設(shè)備資產(chǎn)的運作效益,必須按時分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究,并及時采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標(biāo)的實現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計分析、上報考核等方面,應(yīng)做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準(zhǔn)確,報表要及時齊全。

3、機械管理基本數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備以下內(nèi)容:1、管理號碼;2、設(shè)備名稱;3、型號規(guī)格;4、技術(shù)狀況;5、保管單位;6、本季運轉(zhuǎn)小時;7、原值;8、凈值;9、組資日期;10、生產(chǎn)廠家;11、本機編號;12、出廠日期;13、外型尺寸;14、整機重量;15、動力機名稱;16、動力機型號;17、動力機規(guī)格;18、動力機生產(chǎn)廠;19、動力機出廠日期;20、動力機編號;21、工點。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項為動態(tài)數(shù)據(jù),其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。

4、及時上報的報表:《設(shè)備臺帳》(包括自有配屬的設(shè)備和內(nèi)租、外租的設(shè)備以及協(xié)作隊伍的設(shè)備,分別建帳管理)、《機械增減情況表》、《機械事故統(tǒng)計表》、《機械保養(yǎng)、修理計劃報表》、《機械保養(yǎng)、修理完成情況報表》。

5、建立檔案目錄,主要分設(shè)備文件材料、設(shè)備檔案、設(shè)備技術(shù)資料三個方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務(wù)。

6、建立和認(rèn)真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。

第4篇調(diào)度文檔管理制度

調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。

一、圖表。

調(diào)度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

二、臺賬。

（1）綜合臺賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點工程和重點工作調(diào)度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況，領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實情況等。

（2）綜合臺賬應(yīng)內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬面整潔，字跡工整。

（3）綜合臺賬可采用計算機電子臺賬。

（4）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺進行分項或統(tǒng)一的建立統(tǒng)計臺賬。

三、記錄簿。

建立以下記錄簿，并存檔管理。

調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班記錄（由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫）、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事故）分析統(tǒng)計記錄。

四、存檔要求：

（1）班、日調(diào)度記錄（包括調(diào)度日志、原始調(diào)度記錄、逐日生產(chǎn)完成情況登記表），要保存5年以上。

（2）調(diào)度日報、旬報和文字分析資料，保存3年以上。

（3）上級調(diào)度通知、通報、傳真電文和本單位下達的調(diào)度通知、通報和傳真電文原稿要保存2年以上。

（4）月度生產(chǎn)調(diào)度簡報、各類調(diào)度臺賬和專題報告，要保存5年以上。

（5）死亡事故原始記錄、重大非傷亡事故專項記錄、非傷亡事故分類綜合統(tǒng)計，以及年度生產(chǎn)簡報作為永久資料保存。

（6）有統(tǒng)計部門下發(fā)的年度統(tǒng)計匯總資料，各類傷亡統(tǒng)計資料要永久保存。

（7）調(diào)度室要建立保密制度，各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡人數(shù)，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得私自對外傳播公布。

第5篇監(jiān)理日記和文檔管理制度

1.監(jiān)理日記是監(jiān)理部和監(jiān)理工程師必備的專用記錄手冊，是監(jiān)理工作的重要資料。監(jiān)理人員應(yīng)逐日逐項認(rèn)真填寫，特別是涉及變更設(shè)計、會議決定、上級指示，有關(guān)質(zhì)量、進度、安全檢查、投資等有關(guān)事項，都應(yīng)詳細寫入日記。

2.文檔管理。監(jiān)理部應(yīng)建立有關(guān)往來函件、電話處理、日常監(jiān)理工作技術(shù)資料整理與歸檔管理的相關(guān)臺帳。所有文件收發(fā)、文檔資料均應(yīng)嚴(yán)格按監(jiān)理（咨詢）公司貫標(biāo)工作的規(guī)定進行管理。

3.工程監(jiān)理臺帳。各類臺帳是文件化的施工信息分類記錄，監(jiān)理部應(yīng)結(jié)合工程特點和內(nèi)容選擇建立，以加強對內(nèi)業(yè)資料的管理。

1)開工報告審批臺帳

2)工程進度臺帳

3)見證取樣檢驗臺帳

4)平行檢驗臺帳

5)見證檢測臺帳

6)旁站監(jiān)理臺帳

7)工程變更臺帳

8)總監(jiān)理工程師巡視記錄臺帳

9)驗工計價臺帳

10)項目管理機構(gòu)要求建立的其他臺帳

上述各類監(jiān)理臺帳必須定期記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)符合各類臺帳的記錄要求和規(guī)定。監(jiān)理站辦公室必須認(rèn)真對臺帳進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保臺帳資料的及時、完整和準(zhǔn)確，具有可追溯性。

4.各類監(jiān)理臺帳與監(jiān)理日記、監(jiān)理技術(shù)文件應(yīng)能互相印證，主要內(nèi)容一致，不得互相矛盾或無法對應(yīng)。

5.對于大型鐵路綜合建設(shè)項目，監(jiān)理部應(yīng)建立監(jiān)理日志，記錄監(jiān)理部主要人員的動向和工作內(nèi)容。監(jiān)理日志由監(jiān)理站辦公室負責(zé)填寫，總監(jiān)理工程師定期審簽。

第6篇電子文檔管理制度

電子文檔管理

1.總則

1.1對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或人員負責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。

1.2電子文件形成部門負責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導(dǎo)與監(jiān)督。

1.3電子文件的管理由檔案部門負責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

1.4應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

1.5為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

1.6歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

1.7具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

2.電子文件的收集與積累

2.1收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.2收集積累要求

2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。

2.2.2保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

2.2.3在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

2.2.5用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

2.2.6用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

2.2.7用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

2.2.8用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。

2.2.9由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

2.2.10通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

2.2.11計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.3收集、積累方法

2.3.1及時按照要求制作電子文件備份。

2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

2.3.3電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

2.3.4電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

2.3.5電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件;N—無紙電子文件;T—文本文件;I一圖象文件;G—圖形文件;V一影像文件;A—聲音文件;M—多媒體文件;P—計算機程序;D—數(shù)據(jù)文件。

3.電子文件的整理

3.1電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。

3.2電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。

3.3歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。

4.1歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.2歸檔時間

邏輯歸檔應(yīng)實時進行，物理歸檔應(yīng)定期完成。

4.3檢測在進行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

4.4歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，在電子文件的機讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。

4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.5歸檔要求

4.5.1把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復(fù)制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作，

4.5.2本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

4.5.3存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4.5.4將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

4.5.5需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

4.5.6原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。

4.5.7在網(wǎng)絡(luò)中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。

5.1檢驗

5.1.1檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達到100%。

5.1.2檢驗項目。

5.1.2.1載體有劃痕，是否清潔。

5.1.2.2有無病毒。

5.1.2.3核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

5.1.2.4核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

5.1.3將檢驗結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。

5.2移交手續(xù)

驗收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。

5.3保管要求

電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

5.3.1歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

5.3.2環(huán)境溫度選定范圍: