某學(xué)院會議管理辦法

學(xué)院會議管理辦法

為了進(jìn)一步加強(qiáng)會議管理、提高會議效率,特制定本辦法。

一、會議安排及通知

(一)根據(jù)**學(xué)院黨委、行政辦公會議議事規(guī)則,校黨委會和行政辦公會一般于每周一下午交替召開。學(xué)校辦公室為會議責(zé)任單位。如會議需要相關(guān)單位列席,由學(xué)校辦公室通知。

(二)各單位組織召開二級單位負(fù)責(zé)人會議、全校性會議和專題工作會議,應(yīng)提前5天填寫《**學(xué)院活動/會議申報(bào)表》送學(xué)校辦公室,經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)審定后召開。會議申報(bào)單位為會議責(zé)任單位,負(fù)責(zé)通知參會人員。學(xué)校辦公室協(xié)調(diào)校領(lǐng)導(dǎo)出席。

(三)校領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)召集的會議,視會議內(nèi)容確定相關(guān)單位為責(zé)任單位,負(fù)責(zé)通知參會人員。學(xué)校辦公室協(xié)調(diào)校領(lǐng)導(dǎo)出席。

二、會議的組織

(一)議題的準(zhǔn)備

黨委會和行政辦公會的議題一般由校領(lǐng)導(dǎo)提出,也可由職能部門提出,職能部門應(yīng)就議題相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行充分調(diào)研論證,形成通報(bào)提綱或問題解決建議方案,提前5-7天填寫《**學(xué)院黨委會/行政辦公會議題申報(bào)單》,經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核,送學(xué)校辦公室呈校主要領(lǐng)導(dǎo)審核后安排上會。

學(xué)校其他會議的議題由校領(lǐng)導(dǎo)提出或由會議申報(bào)單位與分管校領(lǐng)導(dǎo)商定。

(二)會前準(zhǔn)備

會議責(zé)任單位負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議材料,經(jīng)相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審閱通過后,按要求發(fā)放至所有參會人員并做好相關(guān)會議準(zhǔn)備。

(三)會議記錄和會議紀(jì)要

會議責(zé)任單位應(yīng)安排專人認(rèn)真做好會議記錄及會議紀(jì)要。

(四)會議議定事項(xiàng)的落實(shí)

會議責(zé)任單位應(yīng)積極做好會議議定事項(xiàng)的落實(shí)工作,并及時(shí)將落實(shí)情況報(bào)相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)。

(五)會議資料的歸檔

會議責(zé)任單位應(yīng)按規(guī)定做好有關(guān)會務(wù)工作的文字及影像資料的歸檔工作。

(六)會議責(zé)任單位應(yīng)協(xié)助宣傳部門,做好會議的宣傳報(bào)道工作。

三、本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施,由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)解釋。