醫(yī)學(xué)院后勤處非大宗物資采購管理規(guī)定

醫(yī)學(xué)院后勤產(chǎn)業(yè)處非大宗物資采購管理規(guī)定

第一條 采購機(jī)構(gòu)及人員

1、后勤產(chǎn)業(yè)處辦公室下設(shè)采購中心;

2、采購中心設(shè)工作人員3-6人,編制屬辦公室,其中1人工作地點(diǎn)在飲食服務(wù)中心;

3、在實(shí)際采購時,由物資部使用部門時派出1-2人同時參與采購或采取招投標(biāo)方式采購;

4、庫房:

1)后勤產(chǎn)業(yè)處辦公室下設(shè)中心庫房一個,負(fù)責(zé)收發(fā)全處除飲食服務(wù)中心以外的所有材料、物資;

2)后勤產(chǎn)業(yè)處飲食服務(wù)中心下設(shè)餐飲庫房多個,分別負(fù)責(zé)飲食服務(wù)中心的所有材料、物資收發(fā)工作;

第二條 申報流程

1、材料、物資的使用部門提出書面申請(申請格式參見附件:《材料、物資購買申請表》),預(yù)計購買金額低于100元可口頭申請;

2、材料使用部門應(yīng)先詢價、估價,造出初步購買預(yù)算;報經(jīng)科室、中心負(fù)責(zé)人簽字;

3、報分管處長簽字;

4、金額超過1000(含1000)元的報處長簽字;

5、轉(zhuǎn)交采購中心進(jìn)行采購;

第三條 采購流程

1、采購中心收到巳審批的采購申請表后,立即建立采購計劃;

2、由以采購中心工作人員及材料、物資使用部門派出的工作人員成立的臨時采購組對所需采購的物資及材料進(jìn)行詢價,核實(shí)采購預(yù)算;

3、若采購預(yù)算和初步購買預(yù)算出入較大,則應(yīng)暫停采購流程,轉(zhuǎn)報分管總經(jīng)理(或總經(jīng)理)審批,以決定是否繼續(xù)采購流程或重新申報采購申請;

4、若采購金額較大(超過20000元,含20000元),則按照學(xué)院《大宗物資采購管理辦法》執(zhí)行;

5、臨時采購組一起共同執(zhí)行采購計劃;

第四條 采購入庫

1、所購材料、物資到貨后;由采購中心負(fù)責(zé)驗(yàn)收入庫;

2、入庫時需由供貨方、采購中心兩人以上及庫管工作人員共同驗(yàn)收(原則上材料、物資申購部門應(yīng)派人參加);

3、入庫留憑:在采購入庫過程中,應(yīng)對所采購材料、物資分類分批次照像留憑,每一類別物資按批次留影2-5張(數(shù)碼像機(jī)記錄,標(biāo)記當(dāng)天時間),所有驗(yàn)收人員、庫管人員也應(yīng)和入庫實(shí)物共同照像留憑;

4、入虛庫產(chǎn)品驗(yàn)收;

⑴虛庫,是指因所購材料、物資因材質(zhì)、形態(tài)不易保存,或在生產(chǎn)環(huán)節(jié)中保存過程不利于提高生產(chǎn)效率,而在管理過程中虛擬設(shè)定的一個庫房;

⑵入虛庫產(chǎn)品(如肉類)直接由供貨商交至使用場所至使用者手中;在交接過程需有采購中心兩人以上(含兩人),督察中心委派代表一人以上(含一人),以及材料、物資使用部門工作人員一人以上(含一人)共同參與驗(yàn)收;并照像留憑;

5、在入庫過程中,需填寫《材料、物資到貨驗(yàn)收單》(格式參見附件:《材料、物資到貨驗(yàn)收單》),所有驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字;

6、在入庫過程中,需填寫《材料、物資入庫單》,共三聯(lián)。一聯(lián)存根,一聯(lián)交庫管記錄庫存臺帳,一聯(lián)交核算中心審核費(fèi)用。