第1篇 z業(yè)主檔案管理規(guī)定

1.目的

1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作

2.適用范圍

2.1適用于物業(yè)服務中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

3.職責

3.1客服組主任負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客服助理負責依照本規(guī)定具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.程序要點:

4.1由客服組前臺對業(yè)戶檔案的管理,為嚴格對業(yè)戶檔案管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。

5.業(yè)主檔案內(nèi)容。

5.1收樓資料;

5.2收樓證明書;

5.3管理規(guī)約簽約頁;

5.4樓宇遺留記錄;

5.5業(yè)主身份證復印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);

5.6《裝修申請審批表》簽署后的《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》、《裝修承諾書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復印件,業(yè)戶委權(quán)/委托書等);

5.7《物業(yè)服務合同》

5.8《業(yè)主家庭情況登記表》

5.9《物品資料及鑰匙簽收表》

5.10《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》

5.11《業(yè)主收樓房屋檢查情況表》

5.12《違章處理通知單》

5.13 業(yè)主的有關(guān)證件復印件。

5.14 其它應保存的資料。

6. 業(yè)主檔案袋的整理

6.1業(yè)戶資料整理、分類:

6.2 資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;

6.3 業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫'業(yè)主檔案資料情況'表;

6.4 資料收集按先后順序主要分為三大部份:

6.5 業(yè)戶資料歸檔時間和更新:

6.6 客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺;

6.7 前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;

6.8 對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;

6.9 客服組前臺每月30日進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;

6.10 每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統(tǒng)一清理;

6.11 銷毀檔案有關(guān)文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經(jīng)鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。

7.業(yè)戶資料查閱及印取:

7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;

7.2經(jīng)客服組主任審批同意后,前臺服務人員開啟相應的業(yè)戶檔案,抽取有關(guān)業(yè)戶資料;

7.3屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現(xiàn)場查閱;

7.4屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領(lǐng)導審批意見進行印取;

8.保密要求:

8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;

8.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料的文件須設置密碼,并于每月30日進行一次更新;

8.3違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;

8.4泄露遺失業(yè)戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。

9.業(yè)主檔案的跟蹤:

9.1對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業(yè)經(jīng)理批準,經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。

9.3業(yè)主檔案應永久保存。

9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據(jù)之一。

11.記錄

第2篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定6

小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定(六)

為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理,不斷完善信息的內(nèi)容,使客戶檔案信息準確、及時有效,便于開展工作,同時確保資料的保存完好,特制定本管理規(guī)定:

1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存,建立統(tǒng)一目錄,同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列,以便查閱;

3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

4、專管人員須認真填寫各項記錄表,紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更,保證信息的準確性;

5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理,注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱,以保護業(yè)主的隱私,維護公司良好形象;

6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

7、業(yè)主檔案永久保存,及時與業(yè)主溝通,及時變更業(yè)主信息,保證其準確性。

第3篇 金融大廈業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

金融中心(大廈)業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

1.目的:

規(guī)范業(yè)主檔安資料的管理。

2.職責范圍

2.1文員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

3.管理規(guī)定

3.1檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。

3.2業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

3.3業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設備裝修申報表、裝飾、裝修責任書、住戶裝潢竣工驗收表、物業(yè)管理公約。

3.4檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導批準的人員翻閱,不準復印。

3.5未經(jīng)領(lǐng)導同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《文件借閱、復制記錄表》,并督促借調(diào)人及時歸還。

3.6檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質(zhì)。

3.7日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應立即進行修復處理。

質(zhì)量記錄:

1.《文件借閱、復制記錄表》zc-05/b05

第4篇 住宅區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定

住宅園區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定

第一條業(yè)主檔案分類

1.住戶檔案:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。

2.商業(yè)網(wǎng)點資料:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。

第二條住戶檔案

1.業(yè)主資料:由開發(fā)商發(fā)出的《“商品房”入住通知單》原件,業(yè)主及家庭成員的照片;《業(yè)主及家庭成員的情況表》,業(yè)主及家庭成員身份證復印件,《入住驗房表》,購房合同或租賃合同復印件,《業(yè)主臨時公約》,《管理費用銀行托收合同》,《入住申請表》,存折復印件,《房屋租賃情況一覽表》,《入伙會簽單》。

2.裝修資料:《裝修申請表》、《裝修驗收表》,室內(nèi)裝修平面示意圖,施工隊營業(yè)執(zhí)照復印件,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。

3.其他資料。

第三條商業(yè)網(wǎng)點檔案

1.業(yè)主資料:購房合同或租賃合同復印件,營業(yè)執(zhí)照,商業(yè)單位基本情況簡介(附有宣傳簡介的單位),業(yè)主或商業(yè)單位法人代表身份證復印件,《業(yè)主公約》。

2.裝修資料:《裝修申請表》,消防批文,特種行業(yè)(如:飲食)許可證(如:衛(wèi)生許可證、環(huán)保證明等)復印件,《裝修驗收表》,裝修圖紙(如:水、電、空調(diào)、通風、裝飾、招牌和隱蔽設施等),施工隊的營業(yè)執(zhí)照復印件,《裝修許可證》,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。

3.其他:臨時訂立的其他協(xié)議等(如:飲食行業(yè)的垃圾清運協(xié)議或租用車位、公共場地設施等)。

第四條檔案管理辦法

1.按《文件與資料的控制程序》中規(guī)定的進行編號,分類管理。

2.建立檔案目錄,并整理成冊。

3.個別資料業(yè)主(住戶)有困難提供或不需提供的,經(jīng)管理處主任同意,可以不提供。

第5篇 新世界地產(chǎn)物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定

新世界物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定

1.目的

1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作

2.適用范圍

2.1適用于物業(yè)服務中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

3.職責

3.1客服組主任負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客服助理負責依照本規(guī)定具體實施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。

4.程序要點:

4.1由客服組前臺對業(yè)戶檔案的管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。

5.業(yè)主檔案內(nèi)容:

5.1收樓資料:

5.1.1《業(yè)主家庭情況登記表》;

5.1.2《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;

5.1.3業(yè)主身份證復印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);

5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;

5.1.5樓宇情況檢查表;

5.1.6收樓通知書;

5.1.7交款通知書;

5.1.8購房認購書

5.1.9管理公約簽約頁;

5.1.10《物業(yè)服務合同》;

5.2裝修資料:

5.2.1《裝修申請審批表》;

5.2.2《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》;

5.2.3《裝修承諾書》;

5.2.4《閉水試驗確認書》;

5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防炎安全承諾書》;

5.2.6《裝修人員管理條例》;

5.2.7相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復印件,業(yè)戶委權(quán)/委托書等);

5.3入住日常資料:

5.3.1業(yè)主來函;

5.3.2客戶服務單;

5.3.3催繳費通知單;

5.3.4《整改通知單》;

6.業(yè)主檔案袋的整理

6.1業(yè)戶資料整理、分類:

6.2資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;

6.3業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫'業(yè)主檔案資料情況'表;

6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份:業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。

6.5業(yè)戶資料歸檔時間和更新:

6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺;

6.7前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;

6.8對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;

6.9客服組前臺每月30日進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;

6.10每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統(tǒng)一清理;

6.11銷毀檔案有關(guān)文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經(jīng)鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。

7.業(yè)戶資料查閱及印取:

7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;

7.2經(jīng)客服組主任審批同意后,前臺服務人員開啟相應的業(yè)戶檔案,抽取有關(guān)業(yè)戶資料;

7.3屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現(xiàn)場查閱;

7.4屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領(lǐng)導審批意見進行印取;

8.保密要求:

8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;

8.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料的文件須設置密碼,并于每月30日進行一次更新;

8.3違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;

8.4泄露遺失業(yè)戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。

9.業(yè)主檔案的跟蹤:

9.1對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業(yè)部經(jīng)理批準,經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。

9.3業(yè)主檔案應永久保存。

9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據(jù)之一。

11.相關(guān)文件和記錄

11.1《業(yè)主資料情況表》wi-nwgz-al.kf-06-41

11.2《業(yè)主檔案目錄》

第6篇 某物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

1.職責范圍

1.1管理處綜合組人員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。

1.3業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

1.4業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、房屋裝修聯(lián)系表、裝潢施工安全保證責任書、室內(nèi)設施驗收表、住戶裝潢協(xié)議書、物業(yè)管理合同、住宅移交手續(xù)。

1.5檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導批準的人員翻閱,不準復印。

1.6未經(jīng)領(lǐng)導同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《檔案資料調(diào)出登記》,并督促借調(diào)人及時歸還。

1.7檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質(zhì)。

1.8日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應立即修復。

2.質(zhì)量記錄:

2.1《檔案資料調(diào)出登記》c7.5.1-5.20-a