物業(yè)信件收發(fā)管理程序

公司程序文件 版號(hào): a

修改號(hào): 0

ej -qp4.15物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序 頁(yè)碼: 1/2

1.目的:

為了及時(shí)、準(zhǔn)確地把住戶的信件、報(bào)刊送到住戶手中,特制定本程序。

2.適用范圍:

適用于本小區(qū)住戶來(lái)往的信件傳遞和代住戶訂閱報(bào)刊服務(wù)。

3.引用文件:

3.1 質(zhì)量手冊(cè)第4.9、4.13章

3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.9、4.13章

4.職責(zé):

收發(fā)員負(fù)責(zé)每日信件、報(bào)刊的收發(fā),確保不丟失。

5.工作程序

5.1郵遞員送來(lái)的信件,要檢查有無(wú)開(kāi)封信件,如有開(kāi)封信件,由收發(fā)員填寫《報(bào)刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。

5.2送到的報(bào)刊要檢查有無(wú)損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報(bào)刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報(bào)刊缺損情況,請(qǐng)求補(bǔ)給。

5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報(bào)刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。

5.4普通信件、報(bào)刊分發(fā)后將信件、報(bào)刊放入報(bào)刊存放柜中或根據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。

5.4.1未訂報(bào)紙住戶的信件,工作人員負(fù)責(zé)通知住戶領(lǐng)取。

5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應(yīng)及時(shí)送到經(jīng)營(yíng)管理部,由物業(yè)管理員確認(rèn)后再傳遞;若物業(yè)管理員也無(wú)法確認(rèn),應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交經(jīng)營(yíng)管理部主任確認(rèn)后傳送給住戶。

5.4.3若屬地址錯(cuò)寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營(yíng)管理部主任確認(rèn)后,收發(fā)員應(yīng)及時(shí)退還郵局。

5.4.4若住戶的信件、報(bào)刊一日內(nèi)無(wú)人來(lái)取,收發(fā)員應(yīng)及時(shí)與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必須取走。

5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報(bào)刊收發(fā)員應(yīng)妥善收存,待住戶回來(lái)后,一并交于住戶。

5.5報(bào)刊、信件發(fā)放過(guò)程中,發(fā)生丟失情況時(shí),收發(fā)員應(yīng)主動(dòng)向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟(jì)損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。

5.6住戶訂閱報(bào)刊時(shí),由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費(fèi)用,收

發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時(shí)到郵局為住戶訂閱。

5.7收發(fā)員訂閱報(bào)刊后,要及時(shí)填寫《代住戶訂閱登記表》對(duì)郵局開(kāi)回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。

5.8在收發(fā)服務(wù)過(guò)程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《代住戶訂閱登記表》 ej-qr-qp4.15-01

6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián) ej-qr-qp4.15-02

6.3《住戶信件、報(bào)刊發(fā)放登記表》 ej-qr-qp4.15-03

6.4《報(bào)刊信件缺損登記表》 ej-qr-qp4.15-04

6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語(yǔ)》 ej-wi-qp8.1-02

6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》 ej-wi-qp8.1-01