某辦公大廈告示欄設置使用管理程序

辦公大廈告示欄設置與使用管理程序

a.告示欄的設置

為了能將管理中心的各項工作安排及時通知客戶,為了加強管理中心與客戶之間的聯(lián)系與溝通,特此在公共區(qū)域設置告示欄,以方便客戶。

b.公告欄使用管理程序

1]前言

●公告欄的定義:管理中心設置在首層大堂明顯位置,用于張貼**國際中心物業(yè)管理中心針對**國際中心內全體客戶之重要公告,及發(fā)布重要信息時使用的設施稱為公告欄。

●設置目的:**國際中心物業(yè)管理中心設置公告欄的目的是方便管理中心與客戶間的信息傳遞,使客戶能夠及時知曉管理中心發(fā)布的重要信息,方便客戶的日常辦公。

●批準實施:由物業(yè)部統(tǒng)一安排,經(jīng)管理中心物業(yè)總經(jīng)理審核后批準實施。

2]公告欄內公告的張貼

●公告欄內張貼的任何公告均須經(jīng)客服經(jīng)理批準后方可張貼。

●除特殊原因外,所有公告均以a4紙(297mm×210mm)打印,每張公告在不與其他公告發(fā)生重疊時,均以透明圖釘在距離紙張四角臨近兩邊各10mm處固定。

●張貼及撤換公告的工作由大物業(yè)助理負責。

●公告的張貼及撤換時間根據(jù)公告內所載信息的生效時間確定,具體情況可參照以下2條處理:

如公告所載信息為不需要客戶提前做任何準備工作,則張貼工作在公告時間生效前48小時(2天)完成。

如公告所載信息需要提前告之客戶做好準備工作,需在所載信息生效前72小時(3天)將公告張貼在公告欄內。

3]公告欄具體的張貼方式根據(jù)公告的多少來確定:

●1張公告時,此公告張貼于公告欄的中心位置,即公告左邊距離公告欄左邊180mm,公告上邊距離公告欄280mm。

●當有2張公告時,2張公告上下排列,每張公告左邊距離公告欄左邊仍為180mm,上公告為生效日期早的公告,同時其上邊距離公告欄120mm,下公告為生效日期晚的公告。上公告下邊與下公告上邊距離為30mm。

●當有3張公告時,當三張公告內容相同,但文字分別以英文、中文、日文分別書寫時,則公告欄左上角張貼英文公告,其左邊距離公告欄60mm,其上邊距離公告欄120mm;公告欄右上角張貼中文公告,其左邊距離英文公告右邊為30mm,其上邊距離公告欄同為120mm,英文公告正下方30mm張貼日文公告。如所張貼的三份公告的內容不同,則左上角公告為生效日期最遠,右上角公告生效日期晚于左上角公告,左下角的公告為生效日期最近的公告。

●當有4張公告時,前三張的張貼位置同'c.';有3張公告時,第四張公告張貼在第三張公告的正右方30mm處,且第四張公告的生效日期比其左側公告還近。

●當有5張公告時,左上角公告左邊距離公告欄左邊仍為60mm,其上邊距離公告欄上邊為10mm,右上角公告位于左上角公告正右方60mm處,第三張公告上邊壓在左上角第一份公告下邊重疊15mm處,第四張公告上邊壓在右上角第二份公告下邊重疊15mm處,第五張公告上邊壓在第三張公告下邊重疊15mm處,其日期及順序排列參照'c'及'd'。

●當有6張公告時,其前五張公告排列順序同上,第六張公告上邊壓在第四張公告下邊重疊15mm處。其日期及順序排列參照'c'及'd'。

●如兩張公告的生效日期相同時,則已公告序號小的排在較早的位置上。

c.公告欄內公告的撤消

1]公告的有效日期已到期時,由物業(yè)助理于到期當日20:00前,將到期的公告取下,并于次日交客服經(jīng)理確認收回簽字。如有特殊情況未能按時撤消公告,大物業(yè)助理應及時上報,由客服經(jīng)理跟進處理。

2]公告欄內的到期公告被撤下后,如還有其他公告,撤下公告的人員需要按照本程序b項第5]條的規(guī)定對剩余的公告進行重新排列。

3]所有撤消的公告由物業(yè)客服助理進行存檔。