化龍物業(yè)檔案資料的建立與管理

荔園物業(yè)檔案資料的建立與管理

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對碧桂園荔園的物業(yè)管理形式,做到每一項(xiàng)管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對原始文件資料進(jìn)行管理,完善檔案管理工作,從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。

一、碧桂園荔園檔案的建立

(一)主要思路

1.碧桂園荔園檔案資料分類:依據(jù)小區(qū)的具體情況,管理特點(diǎn)略有增減、各有側(cè)重。在管理過程中,注重對資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進(jìn)行重新的分類和補(bǔ)充,使其符合對園區(qū)細(xì)致管理的需求。

2.檔案建立抓住初次接管這一契機(jī),從一開始就注重整理住戶全面的原始資料,最大限度的明確物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎(chǔ),以方便接管后日常管理。

3.檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:

電腦軟、硬盤儲(chǔ)存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重,互相補(bǔ)充,形成小區(qū)管理的無盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)。

4.區(qū)內(nèi)各項(xiàng)管理工作必須建立檔案資料,依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序,逐一建檔,形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。

二、碧桂園荔園檔案的管理

物業(yè)管理檔案的種類繁多,我們擬采用建立檔案、資料的分類檢索的方式進(jìn)行管理。

1.發(fā)展商提供的資料

1)產(chǎn)權(quán)資料

項(xiàng)目批準(zhǔn)文件;用地批準(zhǔn)文件;建筑執(zhí)照;拆遷安置資料

2)技術(shù)資料

規(guī)劃圖;竣工圖(a.總平面圖b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖d.地質(zhì)勘測報(bào)告e.工程合同開f.竣工報(bào)告g.工程預(yù)決算h.圖紙會(huì)審記錄i.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)j.隱蔽工程驗(yàn)收簽證k.沉降觀察記錄l.竣工驗(yàn)收證明書m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書p.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告q.供水的試壓報(bào)告r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料s.其他技術(shù)資料)

2.管理處建立的資料

1)物業(yè)資料

住宅區(qū)基本資料;住宅區(qū)分區(qū)資料;商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料;娛樂設(shè)施資料

2)住戶資料

住戶入住資料;入住通知書;入住協(xié)議書;家庭人員檔案;住戶情況登記表

3)管理資料

①保潔管理記錄:日常巡查記錄;綠化消殺記錄

②保安管理記錄:日常巡查記錄;交接班記錄;值班記錄;物資搬運(yùn)放行記錄;緊急事件處理記錄;車輛管理記錄;夜間查崗記錄

③出租屋檔案:承租人員資料

④車輛管理檔案:車位使用協(xié)議

⑤裝修管理檔案:裝修申請表(附圖紙);裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書;臨時(shí)施工人員登記表;施工單位營業(yè)執(zhí)照

⑥工程返修檔案:住戶情況登記表