房地產(chǎn)公司檔案管理程序15

房地產(chǎn)公司檔案管理程序(十五)

1.目的和范圍:建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序,確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì),檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。

2.職責(zé):

2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的辦法進(jìn)行組織管理,即圖書(shū)檔案室(隸屬人力資源部)負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理,部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作,圖書(shū)檔案室對(duì)各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.2鑒于財(cái)務(wù)檔案的特殊性,公司財(cái)務(wù)檔案(包含各類合同)由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部自管,圖書(shū)檔案室提供存放點(diǎn)。使用時(shí),由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性,公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管,人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。

3.流程:

3.1檔案分類:

3.1.1文書(shū)檔案:即在公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。

3.1.2基建檔案:即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過(guò)程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財(cái)務(wù)檔案:即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案:即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。、

3.1.5經(jīng)營(yíng)銷售檔案:即公司房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄,如合同評(píng)審記錄、商品房預(yù)售合同、客戶檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料、樓盤宣傳資料等。

3.1.6客戶服務(wù)檔案:即公司在提供客戶服務(wù)過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄,如客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查與分析記錄等。

3.1.7對(duì)外聯(lián)絡(luò)檔案:即公司在項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。

3.1.8聲像檔案:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說(shuō)明的歷史記錄。

3.2具體管理:

3.2.1立卷歸檔:

a.流程:

b.要求:

a.各部室向圖書(shū)檔案室移交檔案時(shí),均需附上移交清單一式兩份。移交時(shí),交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收,并各自保存一份。(移交清單即文件清單)

b.各部室向圖書(shū)檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整,圖書(shū)檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段,要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整,防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫件、圓珠筆書(shū)寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

d.各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件,但向檔案室移交檔案時(shí),則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。

a)總經(jīng)理室:會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書(shū)、項(xiàng)目策劃與年度計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來(lái)文件、外送文件、大事記等;

b)人力資源部:人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料(應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等)、內(nèi)部刊物等;

c)工程材料部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等);其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集,竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制;文書(shū)如外送文件、外來(lái)文件、有關(guān)人員出差帶回來(lái)的文件等;

d)財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部:財(cái)會(huì)檔案見(jiàn)第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》;

e)審計(jì)核算部:決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來(lái)文件等;

f)經(jīng)營(yíng)銷售部:合同評(píng)審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、外來(lái)文件等;

g)設(shè)計(jì)研發(fā)部:工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件(標(biāo)書(shū)、合同等)、工程設(shè)計(jì)概算說(shuō)明、各項(xiàng)目往來(lái)文件(傳真、工作聯(lián)系函等)、施工設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來(lái)文件等。

h)對(duì)外聯(lián)絡(luò)部:聯(lián)絡(luò)函、活動(dòng)計(jì)劃、外送文件、外來(lái)文件等。

i)客戶服務(wù)部:客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查及分析記錄等。

3.2.2整理上架:

a.流程

b.要求:

a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書(shū)檔案按時(shí)間順序依次排列,具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起,即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后;正件在前、附件在后;基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。

b.不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開(kāi)組卷。

c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼(采用打號(hào)機(jī),正面右上角,背面左上角)。

d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法,規(guī)格為30cm×21cm;裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。

3.2.3保管:

a.庫(kù)房管理:

a.庫(kù)房應(yīng)集中布置、自成一區(qū),不堆放與檔案資料無(wú)關(guān)的物品,不從事與庫(kù)房管理無(wú)關(guān)的活動(dòng);庫(kù)內(nèi)檔案必須按順號(hào)上架,不得錯(cuò)架、亂架;

b.除檔案員外,非檔案人員不得隨意出入庫(kù)房,確需進(jìn)庫(kù)的(如維修庫(kù)房或設(shè)備等),則須有檔案員陪同并相伴始終;

c.庫(kù)房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測(cè)量?jī)x和消防噴淋等設(shè)備,檔案員要定期檢查,以確保以上設(shè)施的安全有效;

d.隨時(shí)注意庫(kù)房溫濕度的具體指數(shù),務(wù)必使溫度保持在140c~200c,相對(duì)濕度50%~65%;

e.檔案入庫(kù)前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作,特別注意檢查易于生蟲(chóng)的部位;同時(shí)對(duì)檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查,有計(jì)劃、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng);

f.每月中旬定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃擦拭,包括擦洗密集架、地面、門窗等,特別是對(duì)一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲(chóng)滋生;

g.檔案員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)隨手鎖門,并注意檢查庫(kù)房門窗的緊閉性;

h.公司采用移動(dòng)式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放,密集架的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起,從左自右,從上到下。

b.流動(dòng)中的安全防護(hù):

a.檔案在庫(kù)房外未被使用時(shí),不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上,而應(yīng)及時(shí)放入庫(kù)房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好,更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所;

b.未經(jīng)許可,利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人,以防泄密;

c.未經(jīng)許可,利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;

d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中

的滯留時(shí)間,以防因檔案外借時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4提供利用:

a.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作:

a.編制必要的全引目錄和案卷目錄,為檔案用戶提供必要的檢索工具;

b.安裝使用快捷便利的檔案管理軟件,提高查檔效率;

c.開(kāi)辟閱覽室,向檔案用戶提供檔案信息。

b.開(kāi)展查借服務(wù):

a.借閱:

a)公司內(nèi)部人員借閱檔案的,須填寫《檔案借閱登記表》,閱畢及時(shí)歸還;歸還時(shí),管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù),之后再入庫(kù);

b)非公司人員借閱檔案的,須持有關(guān)單位介紹信,并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱;

c)借閱者必須愛(ài)護(hù)所查閱的檔案,不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記;不得撕去檔案內(nèi)頁(yè);

d)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。

b.借出:

a)檔案使用人如需借出檔案,須填寫《檔案借出登記表》,并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還,不能及時(shí)歸還的,經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù);歸還時(shí),檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫(kù)。

b)非公司人員若需借出檔案,須持有關(guān)單位介紹信,并征得公司相關(guān)部門主管同意后,方可借出;

c)借出人員須妥善保管好檔案,不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借,并負(fù)有保密的完全責(zé)任。

c.復(fù)印:

a)檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的,須經(jīng)檔案員同意;

b)圖紙資料若需借出復(fù)印的,須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

3.2.5銷毀:

a.流程:

b.要求:

a.準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管;

b.批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀,嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途,更不允許出賣。

c.檔案銷毀時(shí),須有兩人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)。

4.相關(guān)文件:

4.1《rr集團(tuán)檔案管理辦法》之《檔案保管期限表》

4.2《rr集團(tuán)人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》

4.3《財(cái)務(wù)檔案管理制度》

5.相關(guān)表單:

5.1文件清單/移交清單(具體見(jiàn)《文件管理程序》)

5.2檔案借閱登記表

5.3檔案借出登記表

5.4檔案銷毀清冊(cè)

編制:

日期:20**.4.22審核:

日期:20**.4.28批準(zhǔn):

日期:20**.4.30