會議大廈會務服務管理要點

行政辦事中心及會議大廈會務服務管理要點

l、專業(yè)化酒店式服務

在行政辦事中心及會議大廈物業(yè)服務中心成立專職會務服務組,專業(yè)提供會務服務。會務服務組服務人員由公司具有豐富會務服務經驗的專業(yè)人士負責進行,會務服務人員須通過符合zzbi行為規(guī)范的服務技能、服務禮儀及服務技巧等內容的專業(yè)培訓及考核,選派骨干力量接受星級酒店的培訓,在引導接待、禮儀迎賓、會場服務等方面始終保持較高的專業(yè)水準。同時我司將在和甲方充分溝通的基礎上建立一套嚴格而規(guī)范的會務服務操作細則,指導服務人員的操作行為,以確保行政辦事中心及會議大廈的會務服務質量。

2、個性化全天候服務

在會務服務中,無形和靈動是我們追求的境界,幕后工作講究的是細節(jié)和周全,在標準化的基礎上,個性化服務是保證機關會務服務質量的關鍵。

我們的會務眼務人員能根據會議的性質、會場的條件因地制宜的布鬣會場.人到主席臺的布置、桌椅的擺放及數量、與會人員的就座方位、衛(wèi)生間及吸煙處的應急處理,小到水果、茶葉、水、紙盒的要求.以及對燈光音響的細致入微的觀察.都是我們作為專業(yè)服務人員必須具備的技能技巧。會議主調是嚴肅還是輕松,是工作布置還是聯誼交流,會務服務人員應當準確把握并努力營造相適應的氛圍。同時,會務服務人員在長期的實

踐中通過專業(yè)培訓,能具備識別領導身份和來賓身份的基本判斷能力和技巧。掌握與會領導的個人習慣、基本的性格愛好及工作要求,能使我們的服務更加得體、舒適,進退有余。在無形中創(chuàng)造一個舒適、寬松、方便的會議環(huán)境。

在長期的政府物業(yè)服務時間中,我們能理解和適應機關工作的緊湊性、突發(fā)性和隨機性,在不規(guī)律的服務要求中尋找服務的規(guī)律,以此適應和提供相應的配套服務。全天候立體式作業(yè)就是一個基本要求,所有會務服務人員和其他服務人員。我們要求象一只訓練有素的紀律部隊,各專業(yè)互相配合.招之即來,來之能戰(zhàn),時刻準備著。

3、保密教育

由于機關會議具有保密性質,物業(yè)工作人員特別是會務服務人員除了具備良好的操作技能外。還必須具備良好的職業(yè)道德和保密意識?；诖?我們在管理中實行'授權和保密管理'制度。

zz物業(yè)在人員招聘時,即實行了基本的從業(yè)資格和過往工作經歷的基本調查,同時對重要崗位實行擔保制度,并須由員工戶口所在地公安機關出具'無犯罪記錄證明'文件,確保員工的素質能符合要求。對交接人員,我司將同樣加強這方面的管理。同時對能接觸一定政府機密信息的會務服務人員,實行'授權上崗和保密教育'制度,我司將與會議舉辦方和機關事務管理局保持溝通,了解對會議要求的各項信息并堅決執(zhí)行。

4、三級檢查及確認制度

由于會務服務的重要性,必須確保會議進行的順暢。因此,我們將在會務服務前實行三級會務檢查與確認。會務服務組長提前二小時進行一級檢查與確認(確認會議安排是否調整),環(huán)境主管提前一小時進行二級檢查與確認(對一級確認、工作安排及準備情況進行確認),服務熱線提前半小時進行檢查確認(核實前兩級確認,并對相關部門的協調配合情況進行確認)。實行三級會務檢查與確認制度,可有效杜絕漏洞和疏忽,確保會務服務取得良好的效果。