采購供應(yīng)部管理規(guī)范

物資的采購、供應(yīng)管理,是賓館整體管理的重要組成部分,強化物資采購管理的規(guī)范化,對保障物資供應(yīng),節(jié)約使用資金,加速資金周圍,降礁成本消耗,提高經(jīng)濟效益,都有著十分重要的作用.

一、采購部管理規(guī)范

1、由財務(wù)部、采供部共同制定合理的物資定額,物資定額包括日常清梧定額和倉庫儲備定額,銷耗定額由使用部門制定,儲備定額由財務(wù)部和采供部制定。

儲備物資一般不超過一個月的庫存量,由外埠按期發(fā)貨的物品,庫存量允許在三個月以內(nèi),超過規(guī)定期限的存量屬物資積壓,采供部應(yīng)負經(jīng)濟責(zé)任。

2、每月末各部門按照核定的物資消耗定額〈先扣除本部門周轉(zhuǎn)庫的庫存〉編制本部門的物資采購計劃,由本部門經(jīng)理審核簽字后報采供部,采供部接到各部門報來的請購單后,接以下程序匯總、審核:

(1)根據(jù)請購計劃所旗寫的采購內(nèi)容,檢查其是否扣除周轉(zhuǎn)庫的庫存和是否還有相同規(guī)格的物品,如庫有存貨,則取消該項采購.

(2)審核各部門編報的月計劃,是否控制在定額以內(nèi),如超出計劃,則要查詢超計劃定額的原因.

(3)由采供部審核匯總,扣除部門庫內(nèi)一周的周轉(zhuǎn)量,將補充數(shù)量填入實際采購數(shù)量內(nèi),采供部經(jīng)理簽字后送財務(wù)部審批,財務(wù)部經(jīng)理根據(jù)各部門消耗定額和清購內(nèi)容再次審批.凡屬于購置固定資產(chǎn)及大型維修項目的和所規(guī)定使用年限內(nèi),經(jīng)檢查是否具有年度預(yù)算,原1日固定資產(chǎn)是否辦理報扳手續(xù),經(jīng)審核無誤后報請總經(jīng)理批準執(zhí)行.

(4)采購員必須根據(jù)當(dāng)月批準的《采購計劃》中所下達的晶種、規(guī)格、數(shù)量進行適時優(yōu)質(zhì)的采購,屬于采購大宗和高檔貴重的物品,必須簽定采購合同,對不符合質(zhì)量的物品,負責(zé)退換,對退換不了的物品由采購員負責(zé)經(jīng)濟損失.

(5)采購合同的談判簽定,由使用部門、采供部門、財務(wù)部門三方共同洽談簽定方為有效.

(6)物品的采購應(yīng)堅持以國營為主,個體為輔,貨比三家,質(zhì)量優(yōu)良,價格合理的原則,并以大宗物品和日常用量大的物料消艷必須做比較幾個廠家的出廠價為主進貨渠道,要選擇質(zhì)量好,價格合理的廠家為較固定供應(yīng)點.采購員在賓館確定的價格內(nèi)進行采購,如無特殊原因,突破賓館確定的價格范圍,其突破部分的經(jīng)濟損失由采購員承擔(dān),采購的質(zhì)量不合格物品由采購員承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任.

(7)各使用部門應(yīng)將本部門的周轉(zhuǎn)庫月末的庫存編制明細表于當(dāng)月26日內(nèi)報財務(wù)部和采供部.

(8)采供部門必須按時按量保證各部門訂購物資的到位,影響需用計劃,視具體情況承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟處罰.

(9)采購人員必須不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì),掌握市場行情和價格政策,熟悉采購物品的名稱、性能、規(guī)格、用途,杜絕購非所用,以避免和積壓浪費.

(10)采購人員必須自英遵守采購紀律,廉潔逢律,對一切購銷中的各種回扣,必須如數(shù)交公,由組織按規(guī)定給予一定獎勵,嚴禁私收回扣,否則,一經(jīng)查出將從嚴處罰.

二、物資供應(yīng)及倉庫管理規(guī)范

1、為了強化物資用品的計劃管理,嚴格執(zhí)行物資的入出庫制度,使倉庫管理員有較地掌握物資入出庫的主動權(quán),規(guī)定各使用部門,應(yīng)將經(jīng)財務(wù)部批準的當(dāng)月采購計劃復(fù)印一份,交倉庫作為入出庫控制的依據(jù).

2、嚴格執(zhí)行物資入出庫制度,認真辦理物資入庫驗收手續(xù),應(yīng)做到三不入庫:

(1)不合格的不入庫;

(2)不符合質(zhì)量標準的不入庫;

(3)計劃外或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準的不入庫。

3、認真執(zhí)行物資出庫手續(xù),倉庫管理人員必須認真審查出庫單是否符合規(guī)定,內(nèi)容是杏完整,簽字是否齊全,并同時核對其部門的采購計劃批準的品種、數(shù)量是否相符,不能突破.以保證采購計劃及成本費用計劃的有效執(zhí)行。才能進一步保證賓館利潤計劃的實現(xiàn)。

4、保管員對庫房的所有物品,都應(yīng)按類別、品種、規(guī)格、分別碼放,做到定物、定位、定架,一目了然,易于盤點,同時每種物品,都必須設(shè)置有收、付、存數(shù)量的物品卡,每日應(yīng)將當(dāng)日發(fā)生的收付存結(jié)出,以便能及時準確的反映庫存,而且也為提供采購信息和作為控制考核儲備定額的依據(jù)。

5、保管員對每月庫房的物品卡要與全庫記帳員對帳一次,必須做到帳卡相符,卡實相符。

6、庫房的所有物資,必須以高度負責(zé)的精神,保證做到完好無損(特殊情況例外)凡因責(zé)任心不強和保管不善而造成物資損失的,根據(jù)損失具體情況,按損失總額的1%-2%追究其經(jīng)濟責(zé)任。

7、庫房每月末必須進行一次全面清查盤點,并按規(guī)定表格,編制盤點表,每月二十五日內(nèi)報送財務(wù)部,發(fā)生盤盈盤虧情況時,應(yīng)附文字說明,經(jīng)財務(wù)部審查和提出處理意見后,報請總經(jīng)理批準執(zhí)行。

8、本規(guī)定如有未盡事宜,經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)研究后,可隨時修正補充。

采供部經(jīng)理崗位職責(zé)

報告上級:總經(jīng)理

督導(dǎo)下級:采購主管

1、負責(zé)本部門的組織領(lǐng)導(dǎo)工作,掌握人員思想情況,隨時了解工作進程.在工作中以身作則,集中正確意見,配合完成工作任務(wù),為第一線服務(wù)。

2、在賓館總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下,根據(jù)賓館及各部門的預(yù)算要求,核部門采購預(yù)算和采購申請表,控制采購資金的使用。

3、有效地,控制和監(jiān)督物品的出入庫手續(xù)及數(shù)量,壓縮費用開支,將庫存金額壓縮在規(guī)定要求的范圍之內(nèi)。

4、監(jiān)督和檢查月末盤點工作,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

5、認真聽取下屬職工的意風(fēng),并及時解決職工提出的疑難問題,以保證各項工作的順利進行。

6、督導(dǎo)采供部各主管人員的工作,責(zé)任的落實,定期聽取匯報。

7、按時按質(zhì)完成賓館領(lǐng)導(dǎo)分配的工作。

8、與賓館各部門建立良好的協(xié)作關(guān)系。