小區(qū)管理處物業(yè)檔案建立管理規(guī)范

小區(qū)管理處物業(yè)檔案的建立與管理

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后,幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案,無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標邁進,物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。

物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。

一、檔案管理運作環(huán)節(jié)

1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。

2、資料的收集堅持內(nèi)容真實的原則,根據(jù)實際資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料的來源渠道。

二、資料分類整理

收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。

三、檔案內(nèi)容

范圍分 類資 料 內(nèi) 容

房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證

技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報告、工程預(yù)決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料

管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點資料、娛樂設(shè)施資料、路標、門牌、室號配置圖

業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單

日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案

四、資料歸檔整理

1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學(xué)地分類與保存。

2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用。

3、檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。

4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。