管理處文檔庫建立和目錄規(guī)范

管理處文檔庫建立和目錄

物業(yè)管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內(nèi)容,文檔庫是管理處各類檔案的重要儲(chǔ)備地,服務(wù)于物業(yè)管理處每一部門。對于物業(yè)管理處文檔庫的建立,可根據(jù)管理處職能和業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況,編制文檔分類目錄,保證文檔資料完整并易于檢索,作為物業(yè)管理處進(jìn)行各類文檔管理的規(guī)范基礎(chǔ)。

1、文檔分類編號(hào)規(guī)則:

1)編號(hào)原則上應(yīng)根據(jù)職能管理和業(yè)務(wù)管理的各類工作內(nèi)容進(jìn)行分類,按照文檔一、二、三級(jí)目錄進(jìn)行編號(hào)。如:一級(jí)目錄'物業(yè)規(guī)劃檔案'下的第一條'用地批準(zhǔn)文件',則其編號(hào)為'1-1',如該二目錄對應(yīng)下文檔有多卷以上,則每卷的編號(hào)順序?yàn)?1-1-1、1-1-2……'。

2)現(xiàn)場管理的日常工作文檔也須按序號(hào)進(jìn)行編碼,以防止在工作現(xiàn)場的遺失,在工作文檔完成后,由責(zé)任人按時(shí)定期交資料室編號(hào)、存檔。

3)在文件夾(盒/袋)封面或側(cè)面應(yīng)有標(biāo)識(shí),上面注明目錄號(hào)、文檔標(biāo)題等。文件夾(盒/袋)應(yīng)有卷內(nèi)目錄,詳細(xì)列明卷內(nèi)的文件資料。

4)文檔管理員調(diào)(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù),如文檔資料有遺失,追究當(dāng)事人責(zé)任。

2、文檔目錄分類

序號(hào)一級(jí)目錄二級(jí)目錄

1物業(yè)規(guī)劃檔案用地批準(zhǔn)文件

項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

2物業(yè)接管驗(yàn)收資料移交證明資料

驗(yàn)收證明資料

3工程檔案竣工資料

技術(shù)資料

4產(chǎn)權(quán)資料

5物業(yè)委托管理合同

6房屋使用及公眾制度房屋使用資料

7管理處證照管理處專業(yè)化管理資料

8架構(gòu)及職責(zé)

9行政管理檔案

10后勤管理檔案采購文件資料

資產(chǎn)、倉庫管理記錄

內(nèi)務(wù)管理記錄

鑰匙管理記錄

11合同管理檔案

12人事管理檔案人事資料

員工培訓(xùn)記錄

員工考核記錄

崗位資格證書

13財(cái)務(wù)管理檔案

14維修基金管理

15房屋管理檔案房屋本體維修資料

房屋管理資料

16公用設(shè)施設(shè)備管理檔案共用設(shè)施設(shè)備

管理資料

共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄

17給排水系統(tǒng)

管理檔案給排水系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)

18供配電系統(tǒng)管理檔案

19消防設(shè)備設(shè)施管理檔案消防系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)記錄

20安全管理檔案安全管理資料

安全防范措施

安全工作記錄

21消防管理檔案消防管理資料

消防應(yīng)急方案

消防工作記錄

22車輛管理檔案停車場管理資料

停車場管理記錄

非機(jī)動(dòng)車輛管理檔案

23保潔管理檔案保潔管理資料

保潔工作記錄

24消殺服務(wù)檔案

25綠化管理檔案綠化管理資料

綠化工作記錄

26業(yè)主檔案

27租戶檔案

28社區(qū)文化活動(dòng)檔案社區(qū)文化活動(dòng)資料

29經(jīng)營管理檔案有償服務(wù)檔案

商戶管理檔案

30客戶服務(wù)檔案客房服務(wù)工作記錄

31業(yè)主委員會(huì)檔案